1. Ngân sách
1.2. Quy trình thực hiện
1.2.1. Khai báo các danh mục
Để thực hiện các chức năng trong phân hệ Ngân sách, NSD cần phải khai báo các danh mục sau:
- Danh mục Chi nhánh: Để thêm mới danh mục Chi nhánh, NSD vào menu
Danh mục\Chi nhánh, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập
các thông tin về Chi nhánh và nhấn nút <<Cất>>. (Danh mục này chỉ
xuất hiện khi dữ liệu kế toán của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và người sử dụng mở dữ liệu kế toán với quyền Tổng công ty.)
- Danh mục Mục chi: Phần mềm đã thiết lập sẵn một danh sách các mục chi thường xuyên đối với một doanh nghiệp, tuy nhiên NSD có thể thiết lập lại hoặc thêm mới mục chi bằng cách vào menu Danh
mục\Khác\Mục chi, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các
thông tin về Mục chi và nhấn nút <<Cất>>. Với Tổng công ty có nhiều
chi nhánh, văn phòng đại diện có thể thiết lập một danh mục Mục chi chuẩn và trong trường hợp Tổng công ty và các chi nhánh hạch toán riêng dữ liệu (Nghĩa là không nhập liệu thông qua Internet để tập trung vào một dữ liệu kế toán) thì có thể xuất khẩu danh mục Mục chi này để gửi cho các chi nhánh, văn phòng đại diện nhập khẩu vào từng dữ liệu riêng.
1.2.2. Cách thực hiện trên phân hệ Ngân sách
1.2.2.1.Dự toán chi
Nội dung
Thông thường cuối năm trước hoặc đầu năm mới, sau khi nhận nhiệm vụ hoặc kế hoạch hàng năm của tổng công ty giao xuống, các chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ tiến hành lập dự toán kinh phí để có thể hoàn thành được kế hoạch hoặc nhiệm vụ đó. Các khoản kinh phí đó thường là: Chi lương, chi mua sắm TSCĐ, CCDC, chi phí bằng tiền khác,... Bảng dự toán chi này có thể xuất khẩu thành file hoặc in ra để nộp cho tổng công ty duyệt và ra quyết định cấp phát, đồng thời tổng công ty có thể nhập khẩu file dự toán chi của cấp dưới gửi lên.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Dự toán chi, kích chuột vào biểu tượng
trên thanh công cụ hoặc kích chuột vào biểu tượng Dự toán chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách.
- Chọn Năm nhập dự toán.
- Sau đó, nhập số tiền dự toán của từng tháng, nhập ngưỡng cảnh báo chi tiêu theo từng tháng, quý hoặc năm tương ứng với từng mục chi, nhấn nút
<<Cất>> để lưu bảng dự toán đã lập.
- Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Dự toán chi bằng cách di chuột vào biểu tượng Dự toán chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách, sau đó chọn chức năng tương ứng.
NSD có thể thực hiện xuất khẩu file dự toán để gửi lên tổng công ty hoặc nhập khẩu file dự toán do các chi nhánh gửi lên bằng cách kích chuột vào biểu tượng hoặc trên thanh công cụ.
1.2.2.2.Cấp phát
Nội dung
Cho phép các chi nhánh nhập số tiền được tổng công ty duyệt và cấp phát để thực hiện các hoạt động chi tiêu trong kỳ.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Cấp phát. - Chọn Năm nhập cấp phát.
- Sau đó, nhập số tiền cấp phát của từng tháng tương ứng với từng mục chi, nhấn nút <<Cất>> để lưu bảng cấp phát vừa nhập.
- Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể nhập số Cấp phát dự toán bằng cách kích chuột vào biểu tượng Cấp phát trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách.
1.2.2.3.Tình hình sử dụng ngân sách
Nội dung
Cho phép các chi nhánh kiểm tra, đối chiếu giữa số tiền dự toán với số tiền được cấp phát của tổng công ty, số tiền thực chi trong tháng với số tiền được cấp phát. Đồng thời, có thể xem được danh sách các chứng từ chi phí phát sinh cho từng mục chi.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Tình hình sử dụng ngân sách, xuất
hiện hộp hội thoại thống kê tình hình thực hiện dự toán của từng mục chi. - Chọn Năm. Tại đây, NSD có thể thấy được chênh lệch giữa số đã cấp và
số dự toán, số thực chi và số đã cấp phát. Khi kích chọn vào từng mục chi phần mềm sẽ hiển thị lên danh sách các chứng từ chi phí phát sinh của mục chi đó, NSD có thể kích đúp chuột vào từng chứng từ chi để xem chi tiết và chỉnh sửa chứng từ (nếu cần).
- Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể xem Tình hình sử dụng ngân sách bằng cách kích chuột vào biểu tượng Tình hình sử dụng ngân sách trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách.
1.2.3. Xem và in sổ sách, báo cáo
- Xem và in báo cáo về ngân sách ngay tại màn hình phân hệ Ngân sách bằng cách kích chọn báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Bảng dự toán chi, Báo cáo tình hình sử dụng ngân sách,… - NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu
tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Ngân sách, sau đó
chọn mẫu báo cáo cần xem hoặc in.
Để theo dõi được tình hình thực hiện ngân sách và để xem được báo cáo phân tích ngân sách, khi lập các chứng từ kế toán liên quan đến chi ngân sách cần phải chọn Mục chi tương ứng tại cột Mục chi.
2. Kế toán Quỹ
2.1. Nội dung
Phân hệ Quỹ cho phép lập Phiếu thu, Phiếu chi và xem được tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào.
Chức năng Giải quyết các vấn đề
Phiếu thu Cho phép hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt, lập và
in Phiếu thu trong các trường hợp như: - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ.
- Thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản ký cược, ký quỹ.
- Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân.
- Nhận khoản ký cược, ký quỹ của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt.
Phiếu chi Cho phép hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt, lập và in Phiếu chi trong các trường hợp như:
- Xuất quỹ gửi vào tài khoản tại ngân hàng.
- Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn hoặc đầu tư vào công ty con, góp vốn liên kết. - Xuất quỹ thanh toán các khoản nợ phải trả.
- Xuất quỹ sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác.
- …
Sổ quỹ - Xem và in Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN).
Khách hàng, Nhà cung cấp
- Khai báo danh mục Khách hàng, nhà cung cấp có hoạt động thu, chi tiền mặt với doanh nghiệp.
Nhân viên - Khai báo danh sách Nhân viên trong doanh nghiệp
để quản lý hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp theo từng nhân viên.