9. Kế toán Tiền lương
9.2. Mô hình hóa hoạt động Tiền lương
9.3. Quy trình thực hiện
9.3.1. Chứng từđầu vào
- Bảng chấm công
- Bảng chấm công làm thêm giờ - Giấy đi đường
- Phiếu xác nhận công việc hoặc sản phẩm hoàn thành - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- ….
9.3.2. Khai báo các danh mục
Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Tiền lương, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau:
- Danh mục Phòng ban - Danh mục Nhân viên
- Danh mục Biểu tính thuế thu nhập: Phần mềm đã thiết lập sẵn Biểu tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, NSD có thể thêm hoặc sửa đổi biểu thuế này cho phù hợp. Cách thực hiện như sau: Vào menu Danh mục\Lương nhân viên\Biểu tính thuế thu nhập,
nhấn nút <<Thêm>> hoặc <<Sửa>> trên thanh công cụ, nhập các thông
tin về biểu thuế và nhấn nút <<Cất>>.
Thao tác khai báo danh mục Phòng ban và Nhân viên, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục.
9.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Tiền lương
9.3.3.1.Chấm công
Nội dung
Cho phép thực hiện chấm công cho từng nhân viên trong doanh nghiệp theo giờ hoặc theo buổi và cho phép in bảng chấm công đã lập. NSD có thể lập Bảng chấm công dựa trên Bảng chấm công đã lập các tháng trước.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Chấm công, kích chuột vào biểu
tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để tạo mới Bảng chấm công.
- Chọn Loại chấm công (theo buổi hoặc theo giờ), chọn Phòng ban, Tháng, Năm và nhấn nút <<Đồng ý>>, xuất hiện màn hình Bảng chấm công cho
phép thực hiện chấm công cho từng nhân viên.
- Thao tác lập và chỉnh sửa Bảng chấm công, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể tạo mới hoặc xem danh sách Bảng chấm công bằng cách di chuột vào biểu tượng Chấm công trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền lương và chọn chức năng tương ứng.
NSD có thể Tạo mới hoàn toàn hoặc Tạo mới dựa trên bảng chấm công khác đã có từ các tháng trước.
Khi thực hiện Tạo mới dựa trên bảng chấm công khác, NSD có thể Lựa chọn thêm nhân viên mới vào bảng chấm công hoặc lấy cả những nhân viên đã ngừng theo dõi trước đó.
Sau khi <<Cất>> Bảng chấm công, NSD có thể sinh ngay Bảng lương bằng cách kích chuột vào chức năng Sinh bảng lương trên thanh công cụ.
9.3.3.2.Lập bảng lương tạm ứng
Nội dung
Cho phép doanh nghiệp lập bảng lương và trả lương nhiều lần trong một tháng, trả lương lần I thường mang tính chất tạm ứng lương. Cuối tháng doanh nghiệp tính lại lương và các khoản trích theo lương, số tiền tạm ứng kỳ I sẽ được trừ đi khi tính số tiền thực lĩnh kỳ II.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Lập bảng lương
- Tại cửa sổ Tạo mới bảng lương, chọn Loại bảng lương là Bảng lương tạm ứng.
- Người sử dụng tích chọn Tạo mới hoàn toàn hoặc Tạo mới dựa trên Bảng lương khác, nhấn nút <<Đồng ý>> để lập bảng lương tạm ứng.
- Nhập số tiền tạm ứng cho từng nhân viên vào cột “Số tiền tạm ứng” và
nhấn nút <<Cất>>.
- Sau khi lập bảng lương tạm ứng, người sử dụng thực hiện thanh toán lương tạm ứng bằng cách: Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Trả lương
và thực hiện trả lương. Số còn phải trả tháng này chính là số tiền tạm ứng của từng nhân viên trên bảng lương tạm ứng, số trả có thể chỉ là số tiền tạm ứng trong tháng hoặc bao gồm cả số còn phải trả từ tháng trước chuyển sang.
- Trong một tháng doanh nghiệp có thể cho nhân viên tạm ứng nhiều kỳ bằng cách lập nhiều bảng lương tạm ứng. Đến cuối tháng, kế toán lập bảng lương chính, tính chi phí lương và các khoản trích theo lương. Các khoản tạm ứng lương trong tháng sẽ được lấy lên cột “Tạm ứng kỳ I” và
được trừ đi khi tính Số lương thực lĩnh kỳ II của từng nhân viên
- Thao tác lập và chỉnh sửa Bảng lương tạm ứng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD có thể Tạo mới hoàn toàn hoặc Tạo mới dựa trên bảng lương tạm ứng khác đã có từ các tháng trước.
Chức năng lập bảng lương tạm ứng để trả lương nhiều lần cho nhân viên trong một tháng hiện tại chỉ áp dụng được trong trường hợp TK 334 không theo dõi chi tiết theo nhân viên.
9.3.3.3.Lập bảng lương
Nội dung
Cho phép tính lương và in bảng lương của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp theo từng tháng.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Lập bảng lương, kích chuột vào biểu
thêm Bảng lương.
- Chọn Loại bảng lương, chọn Phòng ban, Tháng, Năm và nhấn nút
<<Đồng ý>>, ta được Bảng lương tương ứng với loại bảng lương đã chọn. NSD kiểm tra và nhập các thông tin của bảng lương căn cứ trên thông tin thực tế của doanh nghiệp đối với từng nhân viên như Hệ số, Phụ cấp, Tạm ứng kỳ I,… phần mềm sẽ tự động tính bảo hiểm khấu trừ vào lương, thuế thu nhập cá nhân, nhân viên phải nộp và tiền lương thực lĩnh của từng nhân viên, theo công thức đã thiết lập sẵn. NSD có thể sửa lại công thức tính cho các cột bằng cách kích chuột phải chọn Lập công thức cho cột.
- Thao tác lập và chỉnh sửa Bảng lương, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Bảng lương bằng cách di chuột vào biểu tượng Lập bảng lương trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền lương, sau đó chọn chức năng tương ứng.
Ngoài ra phần mềm còn cho phép người sử dụng nhập khẩu các bảng lương vào trong phần mềm và xuất khẩu bảng lương ra file Excel hoặc xml để nhập khẩu vào dữ liệu khác, bằng cách kích chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng
trên thanh công cụ và chọn chức năng tương ứng.
Tại Bảng lương, NSD cũng có thực hiện việc hạch toán chi phí lương của nhân viên bằng cách kích chuột vào chức năng Hạch toán trên thanh công cụ. NSD cũng có thể tạo bảng lương bằng cách dựa trên bảng lương các tháng trước.
9.3.3.4.Hạch toán chi phí lương
Nội dung
Cho phép sinh chứng từ để hạch toán lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các khoản trích theo lương của nhân viên theo bảng lương đã lập..
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Hạch toán chi phí lương, kích chuột
Thêm để thêm mới chứng từ Hạch toán chi phí lương.
- Chọn bảng lương cần hạch toán chi phí lương, sau đó nhấn nút <<Thực hiện>>. Phần mềm tự động hạch toán các bút toán chi phí lương căn cứ
vào Bảng lương đã được lập. NSD nhập các thông tin chung như: Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Đồng thời, kiểm tra lại các thông tin chi tiết như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền,…và nhấn nút <<Cất>>.
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Hạch toán chi phí lương, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Hạch toán chi phí lương bằng cách di chuột vào biểu tượng Hạch toán chi phí lương trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền lương và chọn chức năng tương ứng.
Phần mềm cho phép NSD hạch toán nhanh chi phí lương của nhân viên căn cứ vào bảng lương đã được lập bằng cách từ màn hình danh sách bảng lương, chọn bảng lương cần hạch toán sau đó kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.
9.3.3.5.Trả lương
Nội dung
Cho phép thực hiện trả lương cho từng nhân viên dựa vào bảng lương đã lập (bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản); cho phép xem hoặc in chứng từ trả lương ngay sau khi thực hiện trả lương xong (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ).
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Trả lương.
- NSD lựa chọn phương thức thanh toán là Ủy nhiệm chi hay Tiền mặt.
Tùy vào từng phương thức thanh toán mà NSD phải khai báo những thông tin chung của chứng từ là khác nhau: TK ngân hàng hay Đối tượng, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,…
giá (nếu có).
- Tại trang Thông tin trả lương, NSD tích chọn vào các nhân viên cần trả
lương, có thể sửa số tiền trả lần này cho từng nhân viên tại cột Số trả. - Phần mềm tự động sinh ra bút toán định khoản nghiệp vụ trả lương trong
trang Hạch toán, NSD kiểm tra lại thông tin và nhấn nút <<Trả lương>>. Phần mềm sẽ có thông báo sinh chứng từ trả lương là Phiếu chi
hoặc Ủy nhiệm chi tương ứng với phương thức thanh toán để NSD có thể xem và in chứng từ.
- Thao tác thực hiện Trả lương, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thực hiện Trả lương bằng cách kích chuột vào biểu tượng
Trả lương trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền lương.
9.3.3.6.Thanh toán thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm
Nội dung
Cho phép thực hiện nộp các khoản bảo hiểm, nộp thuế thu nhập cá nhân của cán bộ, nhân viên trong công ty bằng tiền mặt hoặc tiền gửi; cho phép xem và in chứng từ nộp thuế, bảo hiểm ngay sau khi thực hiện nộp thuế, bảo hiểm (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ).
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Thanh toán thuế TNCN, bảo hiểm. - NSD tích chọn Nộp bảo hiểm hoặc Nộp thuế TNCN, lựa chọn phương
thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi. Tùy vào từng phương thức thanh toán mà NSD phải khai báo những thông tin chung của chứng từ là khác nhau: TK ngân hàng, Cơ quan thuế, bảo hiểm, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,…
- Tại trang Thông tin chi tiết, nếu nộp bảo hiểm, NSD tích chọn vào loại
bảo hiểm cần nộp, sửa lại Số nộp lần này (nếu cần). Nếu nộp thuế TNCN, NSD tích chọn các nhân viên cần nộp thuế TNCN, sửa lại Số nộp lần này (nếu cần).
- Phần mềm tự động sinh bút toán định khoản các nghiệp vụ nộp bảo hiểm hoặc nộp thuế TNCN trong trang Hạch toán, NSD kiểm tra lại thông tin
và nhấn nút <<Thực hiện>>. Phần mềm sẽ có thông báo sinh chứng từ
nộp bảo hiểm hoặc nộp thuế TNCN là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi tương ứng với phương thức thanh toán để NSD có thể xem và in chứng từ. - Thao tác thực hiện Thanh toán bảo hiểm, thuế TNCN, NSD nhấn phím F1
để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thực hiện Thanh toán thuế TNCN, bảo hiểm, bằng cách kích chuột vào biểu tượng Thanh toán thuế, bảo hiểm trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền lương.
9.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách báo cáo
- In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ hạch toán tiền lương bằng cách: tại màn hình chứng từ chi tiết có liên quan, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ muốn in.
- Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn hình danh sách chứng từ của phân hệ Tiền lương bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Bảng thanh toán tiền lương, Chi tiết công nợ nhân viên, Tổng hợp công nợ nhân viên
- NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Tiền lương, chọn báo
cáo cần in.