4. Kế toán Mua hàng
4.2. Mô hình hóa hoạt động mua hàng
4.3. Quy trình thực hiện
4.3.1. Chứng từđầu vào
- Hóa đơn GTGT. - Bảng kê mua hàng. - Phiếu nhập kho.
- Các chứng từ phản ánh thanh toán công nợ. - …
4.3.2. Khai báo các danh mục
Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Mua hàng, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau:
- Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên
- Danh mục Kho
- Danh mục Vật tư, Hàng hóa - Danh mục Công cụ, dụng cụ - Danh mục Tài khoản ngân hàng
Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục.
4.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Mua hàng
4.3.3.1. Đơn mua hàng
Nội dung
Cho phép lập và in Đơn mua hàng, đồng thời quản lý danh sách Đơn mua hàng. Đơn mua hàng đã lập có thể làm căn cứ để nhập hóa đơn mua hàng sau này.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đơn mua hàng, kích chuột vào biểu
tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Đơn mua hàng.
- NSD nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Địa điểm giao hàng, Ngày đơn hàng, Số đơn hàng.
- Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Ngày giao hàng, Hạn thanh toán, Phương thức vận chuyển, Nhân viên mua hàng (nếu có).
- Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng,
Diễn giải, Số lượng, Đơn giá… (Tại ô Mã hàng hoặc ô Kho, NSD có thể nhấn phím F9 để thêm nhanh danh mục VTHH hoặc danh mục Kho.) - NSD chọn % thuế GTGT trong trang Thuế và nhập các thông tin khác
- Thao tác lập và chỉnh sửa Đơn mua hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Đơn mua hàng bằng cách di chuột vào biểu tượng Đơn mua hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
4.3.3.2.Mua hàng
Nội dung
Cho phép NSD lập và in Hóa đơn mua hàng, bao gồm mua hàng chưa thanh toán, mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, Séc, Ủy nhiệm chi.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng, kích chuột vào biểu tượng
trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới chứng từ mua hàng.
- Chọn hình thức thanh toán: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay. Nếu chọn hình thức là Thanh toán ngay thì chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hay Thẻ tín dụng.
- Phần mềm ngầm định tích chọn Đã nhận hóa đơn, trong trường hợp
hàng về trước hóa đơn về sau thì người sử dụng bỏ tích chọn này. - Trường hợp chọn Chưa thanh toán:
+ NSD nhập các thông tin chung trong phần Phiếu nhập như: Đối tượng, Địa chỉ, Người giao, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,...
+ Chọn hình thức mua hàng là Trong nước hay Nhập khẩu, chọn Đơn hàng, Loại tiền, Tỷ giá, Hạn thanh toán, Nhân viên mua hàng (nếu có),….
+ Nếu chọn từ Đơn mua hàng đã lập trước đó thì phần mềm tự động điền thông tin của đơn hàng vào phần chi tiết hàng hóa, NSD có thể bỏ một số dòng chi tiết bằng cách kích chuột phải vào dòng cần bỏ, chọn Xóa
dòng chứng từ. Nếu không chọn từ đơn hàng đã lập trước đó thì nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng, Kho, TK Nợ,
TK Có, Số lượng, Đơn giá, Tỷ lệ CK (nếu có). Tại cột Số lượng, để nhập mã quy cách cho vật tư, hàng hóa... NSD gõ số lượng vật tư, hàng hóa cần nhập sau đó nhấn phím F6 hoặc kích chuột phải chọn Nhập mã quy cách và nhập một mã quy cách rồi sinh các mã tiếp theo, theo
hướng dẫn trên hộp hội thoại.
+ Với những hóa đơn mua hàng có chi phí mua hàng cần phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng, sẽ chia làm hai trường hợp:
o Trường hợp 1: Có nhiều chứng từ chi phí mua hàng liên quan đến 1 hóa đơn mua hàng thì phải nhập các chứng từ này trong phần
Nhập hóa đơn dịch vụ trước khi lập hóa đơn mua hàng (Cách nhập hóa đơn mua dịch vụ xem trong phần Mua dịch vụ trang 69).
o Trường hợp 2: Chỉ có một chứng từ chi phí mua hàng, NSD có thể nhập hóa đơn mua dịch vụ trong phần Nhập hóa đơn dịch vụ
trước khi lập hóa đơn mua hàng hoặc không.
- Với trường hợp có một chứng từ chi phí mua hàng tương ứng với một hóa đơn mua hàng và chứng từ này chưa được nhập vào phần Nhập hóa đơn dịch vụ: Sau khi nhấn nút <<Phân bổ chi phí>>, xuất hiện hộp hội thoại Phân bổ chi phí mua hàng.
NSD nhập tổng giá trị chi phí mua hàng cần phân bổ vào Tổng chi phí mua hàng sau đó chọn tiêu thức phân bổ là theo Số
lượng hoặc Giá trị, sau đó nhấn nút <<Phân bổ>>. Sau khi nhấn nút <<Đồng ý>>, phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ chi
phí mua hàng trên giao diện Mua dịch vụ và ngầm định một số thông tin của hóa đơn mua hàng sang như nhà cung cấp, hình thức thanh toán... NSD có thể sửa lại các thông tin này cho phù hợp. Nhấn nút <<Cất>> và <<Đóng>> để chuyển về chứng từ
mua hàng đang nhập. Đồng thời chứng từ chi phí mua hàng này sẽ được hiển thị tại trang Chứng từ chi phí của hóa đơn mua
- Với trường hợp một hóa đơn mua hàng có nhiều chứng từ chi phí hoặc có một chứng từ chi phí nhưng chứng từ chi phí này đã được nhập ở phần Nhập hóa đơn dịch vụ thì sau khi nhấn
nút <<Phân bổ chi phí>>, NSD nhấn nút <<Chọn chứng từ chi phí>>, chọn Khoảng thời gian và nhấn nút <<Lấy dữ liệu>>, phần mềm sẽ liệt kê tất cả các chứng từ mua dịch vụ có
tích chọn Là chi phí mua hàng trong khoảng thời gian đã
chọn. NSD tích chọn vào các chứng từ chi phí mua hàng liên quan đến hóa đơn mua hàng đang nhập và nhấn nút <<Đồng ý>> để trở lại màn hình Phân bổ chi phí mua hàng, tổng chi phí
được phân bổ của các chứng từ chi phí mua hàng sẽ được tự động điền vào phần Tổng chi phí mua hàng. NSD chọn tiêu
thức phân bổ theo Giá trị hoặc theo Số lượng, sau đó nhấn nút
<<Phân bổ>>, nhấn nút <<Đồng ý>>. Chi phí mua hàng sẽ
được phân bổ cho từng mặt hàng và cộng vào giá trị nhập kho của VTHH, đồng thời chứng từ chi phí mua hàng sẽ được hiển thị tại trang Chứng từ chi phí.
+ Trong trang Thuế, nhập % thuế NK (trường hợp mua hàng nhập khẩu), % thuế TTĐB (nếu có), % thuế GTGT, TK đối ứng thuế GTGT (là TK 1331 nếu đã nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, là TK 1388 hoặc 3388 nếu chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu); nhập thông tin về hóa đơn: Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn,…
+ Trong trang Thống kê, nhập các thông tin phục vụ quản lý như: Mục
chi, Hợp đồng,…
- Trường hợp chọn Thanh toán ngay:
+ NSD lựa chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng.
+ Nhập thông tin trên trang Phiếu nhập: Tương tự như trường hợp mua hàng chưa thanh toán.
+ Với trường hợp thanh toán ngay NSD có thể nhập các thông tin về chứng từ thanh toán tương ứng như: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Séc,... ở trang tương ứng.
- Thao tác lập và chỉnh sửa chi tiết chứng từ Mua hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Khi lựa chọn hình thức thanh toán ngay. VD: Thanh toán ngay bằng tiền mặt sẽ có 2 trang chứng từ là Phiếu nhập và Phiếu chi, thông tin chi tiết trên các trang Hàng tiền, Thuế, Thống kê, Chứng từ chi phí trên 2 chứng từ là giống nhau, chỉ khác nhau về phần Thông tin chung và Thông tin chứng từ để phục vụ cho việc in phiếu nhập kho và phiếu chi. Với các hình thức thanh toán ngay khác cũng thực hiện tương tự.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Mua hàng kèm hóa đơn hoặc không kèm hóa đơn bằng cách di chuột vào biểu tượng Mua hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
4.3.3.3.Mua hàng không qua kho
Nội dung
Cho phép NSD nhập các hóa đơn mua VTHH không qua nhập kho như mua chuyển ngay ra công trình xây dựng, chuyển cho sản xuất,… phát sinh tại doanh nghiệp.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng không qua kho, kích chuột
vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn
Thêm để thêm mới Hóa đơn mua hàng.
- Thao tác trên chứng từ này tương tự thao tác trên phần Hóa đơn mua hàng (Tham khảo phần Mua hàng trang 65).
- Thao tác lập và chỉnh sửa chi tiết chứng từ mua hàng không qua kho, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
4.3.3.4.Nhận hóa đơn
Nội dung
Cho phép NSD khai báo các thông tin về hóa đơn cho các chứng từ mua hàng đã lập trước đó nhưng chưa có hóa đơn để giải quyết nghiệp vụ hàng về trước, hóa đơn về sau.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Nhận hóa đơn, sau đó chọn Nhà cung
cấp, nhập Ngày hạch toán thuế GTGT, chọn khoảng thời gian phát sinh chứng từ mua hàng chưa có hóa đơn, nhấn nút <<Lấy dữ liệu>>, chọn
chứng từ mua hàng đã được lập, nhấn nút <<Đồng ý>>, phần mềm sẽ
hiển thị lại chứng từ mua hàng đã lập, cho phép NSD nhập các thông tin cần thiết về hóa đơn.
- Thao tác thực hiện nhận hóa đơn, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thực hiện chức năng Nhận hóa đơn bằng cách kích chuột vào biểu tượng Nhận hóa đơn trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng. Ngày hạch toán thuế GTGT chính là ngày để hạch toán nghiệp vụ thuế GTGT đầu vào Nợ TK 133/Có TK 331, 111, 112… và là ngày để kê hóa đơn lên Bảng kê mua vào
4.3.3.5.Mua dịch vụ
Nội dung
Cho phép NSD nhập các chứng từ mua dịch vụ đối với những khoản dịch vụ phát sinh tại doanh nghiệp như tiền điện, tiền nước, chi phí vận chuyển,...
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua dịch vụ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Mua dịch vụ.
- Chọn hình thức thanh toán là Chưa thanh toán hay Thanh toán ngay. Nếu dịch vụ này là chi phí mua hàng (Chi phí vận chuyển, bốc xếp, tháo dỡ...)
thì đánh dấu mục Là chi phí mua hàng.
- Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,... Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên mua hàng (nếu có).
- Chọn Mã dịch vụ (VD: Có thể đặt mã các dịch vụ tiền điện, tiền điện thoại, Internet,... chung là DVMN - Dịch vụ mua ngoài). Nếu là chi phí mua hàng thì chọn mã là CPMH – Chi phí mua hàng.
- Nhập các thông tin chi tiết trên trang Hạch toán, Thuế và Thống kê (nếu có).
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Mua dịch vụ, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
4.3.3.6.Hàng mua trả lại, giảm giá
Nội dung
Cho phép NSD lập và quản lý các hóa đơn hàng mua trả lại, chứng từ hàng mua giảm giá phát sinh trong kỳ.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Hàng mua trả lại, giảm giá, kích
chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, chọn Hàng mua trả lại hoặc Hàng mua giảm giá để thêm mới chứng từ phù hợp.
+ Trường hợp chọn Hàng mua trả lại, tại trang Hóa đơn NSD có thể
chọn trả lại cho chứng từ nào bằng cách nhấn vào nút <<Chọn chứng từ>>, toàn bộ các thông tin chung và thông tin chi tiết của chứng từ
mua hàng đã lập trước đó sẽ được tự động lấy lên. NSD nhập thông tin về Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin chi tiết như: Chọn mã hàng cần trả lại, số lượng hàng trả lại,… Sau đó sang trang Phiếu xuất để kiểm tra lại chứng từ xuất hàng
trả lại. Nếu không chọn từ chứng từ mua hàng đã lập, NSD có thể nhập trực tiếp thông tin trả lại trên màn hình nhập liệu.
+ Trường hợp chọn Hàng mua giảm giá, NSD có thể chọn giảm giá cho
chứng từ nào bằng cách nhấn vào nút <<Chọn chứng từ>>, toàn bộ
các thông tin chung và thông tin chi tiết của chứng từ sẽ được tự động lấy lên căn cứ vào chứng từ mua hàng đã lập trước đó. NSD nhập thông tin về Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin trên trang chi tiết như: Chọn mã hàng được giảm giá, số tiền được giảm,… Nếu không chọn từ chứng từ mua hàng đã lập trước đó NSD có thể nhập trực tiếp thông tin giảm giá trên màn hình nhập liệu. - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Hàng mua trả lại, giảm giá, NSD nhấn
phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách hàng mua trả lại, giảm giá bằng cách di chuột vào biểu tượng Hàng trả lại, giảm giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
Phần mềm cho phép lập một chứng từ hàng mua trả lại, hàng mua giảm giá có các mặt hàng được chọn từ nhiều hóa đơn mua hàng đã lập trước đó bằng thao tác chọn chứng từ.
4.3.3.7.Trả tiền nhà cung cấp
Nội dung
Cho phép NSD lập chứng từ trả tiền nhà cung cấp, theo dõi và quản lý được công nợ phải trả theo từng hóa đơn.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Trả tiền nhà cung cấp, chọn nhà cung
cấp cần trả tiền trong danh sách, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Trả tiền nhà cung cấp.
- Chọn phương thức thanh toán bằng Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng. Nhập các thông tin chung, thông tin chứng từ. Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Số tiền, Nhân viên mua hàng,… - Tích chọn hóa đơn được trả tiền trên trang Hóa đơn, sau đó sang trang
Hạch toán để nhập và kiểm tra lại thông tin về bút toán hạch toán.
- Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Trả tiền nhà cung cấp, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Trả tiền nhà cung cấp bằng cách di chuột vào biểu tượng Trả tiền nhà cung cấp trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng.
4.3.3.8. Đối trừ chứng từ
Nội dung
MISA SME.NET 2010 cho phép thực hiện việc đối trừ giữa số tiền đã trả cho nhà cung cấp bằng Phiếu chi trong phân hệ Quỹ (hay Séc/Ủy nhiệm chi trên phân hệ Ngân hàng), hoặc công nợ đã ghi giảm trên chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá (chưa xác định cho hóa đơn mua hàng nào),… với công nợ trên các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán. Chức năng này nhằm mục đích theo dõi, quản lý công nợ theo tuổi và theo từng hóa đơn mua hàng.
Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đối trừ chứng từ, chọn Nhà cung cấp cần thực hiện đối trừ.