Giai đoạn chấm dứt hoạt động của nhóm bao gồm sự kết thúc nhiệm vụ của nó và sự không bị ràng buộc bởi các mối quan hệ. Sự chấm dứt hoạt động của nhóm không phải luôn được dự liệu trước mà trons nhiều trường hợp nó xảy ra khá đột ngột.
Sự chấm dứt hoạt động của nhóm theo kế hoạch thường bao hàm sự công nhận những đóng góp, thành tích của nhóm và được dự liệu trước về thời gian. II/ MÔ HÌNH HỆ THỐNG VỀ NHÓM
Mô hình hệ thống về nhóm của Homans mô ta và phân tích về nhóm một cách khá hữu hiệu. Mô hình này vạch ra những nguyên nhân thúc đẩy các cá nhân trong nhóm hành động, cung cấp phương tiện cho chúng ta để phán đoán tiến trình phát triển của nhóm. Đồng thời xem xét Mr tác động của cá yếu tố ngẫu nhiên đối với hoạt động và kết quả của nhóm, dự kiến khuynh hướng phát triển và thay đổi của nhóm. Mô hình hệ thống của Homans bao gồm hai phần chủ yếu, tác động qua lại với nhau là hệ thống bên trong và hệ thống bên ngoài
I
1/ Hệ thống bên trong
Hệ thống ben trong bao gôm các hoạt động, tác động qua lại, tinh cảm và nhưng chuân mực giá tn mà các thành viên triển khai trong nhóm. Những biến số nay luôn tac động qua lại với nhau và sư thay đổi của một biến sỗ có thể dẫn tới sự thay đổi của các biến số khác.
Nêu các thành viên liên tục làm việc cùng nhau trong điều kiện bình thường thì giữa họ sẽ phát triển một tinh thần đồng đội, một mô hình hoạt động mẫu, những mối liên hệ qua lại và những tình cảm vượt quá mức cần thiết đối với công việc. Những điều kiện này tạo nên một hệ thống cơ cấu xã hội và những chuẩn mực giá trị bên trong. Do đó, nhóm sẽ được coi như một hệ thống mà không phải là tổng số giản đơn các hoạt động của các cá nhân các thành viên. Cách thức tác động qua lại với nhau giữa các thành viên có ảnh hưởng mạnh mẽ đối với hiệu quả của nhóm.
Sự tự do phát triển các hệ thống bên trong của nhóm trực tiếp đáp ứng nhu cầu của các thành viên, nhằm đạt đến sự thoả mãn và chính họ tự cam kết đối với nhiệm vụ. Đồng thời nó cũng tạo ra sự duy trì lòng trung thành đối với nhóm và đó là một trong những nguyên nhân đem lại sự thành công của các nhóm tự quản.
Các hoạt động
Các hoạt động bao gồm nhiều loại công việc cụ l!v' khác nhau như phân tích vấn đề, đánh giá các giải pháp khác nhau, ra quyết định, vận hành thiết bị, viết nhật ký công tác,... Trong những nhóm có tổ chức, những hoạt động liên quan đến nhiệm vụ chiếm phần lớn thời gian của các thành viên. Còn đối với các chuyên gia và các nhà quản trị thì những hoạt động liên quan đến công việc thường được chú trọng hơn.
S ự tương tác qua lại
Là sự trao đổi thông tin giữa hai hay nhiều người. Sư trao đổi này xảy ra đối với cả những hoạt động liên quan đến nhiệm vụ cũng như hoạt động thuộc mối
quan hệ giữa các thành viên. Có thể nhận diện hình thức và khối lượng trao đổi qua lại thông qua việc trả lời những câu hói sau
Các thành viên trao dối thông tin với ai? Họ thường trao đổi thông tin bằng cách nào? Họ trao đổi thông tin trong bao lâu?
Ai là người bắt đầu truyền thông?
Tinh cảm
Tinh cảm gồm những xúc cảm hàng ngày như sự giận dữ, vui mừng, nỗi buồn... Tình cảm phản ánh bầu không khí tình cảm của nhóm. Có bốn loại tình cảm có ảnh hưởng lớn đối với tính hiệu quả và năng suất của nhóm là sự tin tường, sự cởi mở, quyền tự do và sự hợp tác. Khi những tình cám này hiện diện trong nhóm càng cao thì hiệu quá và năng suất cứa nhóm càng cao.
Bảng dưới đây dùng để đánh giá về sự tin tưởng, sự cởi mớ, quyền tự do và tinh thần hợp tác trong nhóm. Bảng này có thể dùng cho các nhóm chính thức và không chính thức. Hãy khoanh tròn số điểm thích hợp cho mỗi câu hỏi, sau đó cộng số điểm của bảng câu hỏi sau:
Sự tin tưởng: cộng số điểm đánh dấu từ câu 1 đến 5 Sự cởi mở: cộng số điểm đã đánh dấu từ câu 6 đến 10 Sự tự do: cộng số điểm đã đánh dấu từ câu 11 đến 15 Tinh thần hợp tác: cộng số điểm đã đánh dấu từ câu 16- 20 Tổng cộng: cộng số điểm của tất cả các câu hỏi
Tổng số điểm càng cao thì năng suất và tính hiệu quả của nhóm càng cao. Nếu số điểm của một biến sô' < 5 thì có thể thừa nhận rằng sự thiếu vắng các yếu tố đó đan ° cản trư tình hiệu quá của nhóm. Nếu tổng số điểm của tất cá các câu hói < 20 điểm thì chứns tỏ nhóm có nhiéư vấn đề.
RK: Rất không đồng ý K: Không đồng ý
Đ: Đồng ý RĐ: Rất đồng ý
STT Câu hỏi RK K Đ RĐ
Sự tin tưởng
1. Các thành viên của nhóm rất tin tướng vào nhau
0 1 2 " 3
2. Mọi người trong nhóm đang đóng kịch với nhau và không thật lòng
3 2 1 0
3. Một số thành viên luôn lo sợ về nhóm 3 2 1 0 4. Nhóm coi mỗi người trong nhóm đều là một
thành viên quan trọng
0 1 2 3
5. Các thành viên trong nhóm thường quan tàm rất nhiều đến người khác với tư cách cá nhãn
0 1 2 3
Sụ cởi mở
6. Các thành viên của nhóm không thật sự quan lâm đến những gì mà các thành viên khác trình bày
3 2 1 0
7. Các thành viên của nhóm chỉ nói sự thật 0 1 2 3 8. Các thành viên thường bày tỏ tình cảm và ý
kiến ớ bên ngoài nhóm khác hẳn với những gì họ biểu lộ trong nhóm
3 2 1 0
9. Các thành viên trong nhóm rất ngại cời mờ và trung thực với người khác
3 2 1 0
10. Trong nhóm không có gì phải bí mật với nhau 0 1 2 3
Sụ tụ do
11. Các ihành viên của nhóm phái làm những công việc ngoài nhận thức của cá nhãn về trách nhiệm đối với nhóm
12. Nhóm đã tạo ra áp lực quá mức đối với mỗi thành viên nhăm dạt dược mục tiêu của nó
3 2 1 7)""'
13. Trong quá trình ra quyêt định, các thành viên săn sàng bày tỏ những suy nghĩ của ho
0 1 2 3
14. Nhóm đã tiêu hao khá nhiều nỗ lực của các thành viên vào những công việc mà họ thưc sự không muốn làm
3 2 1 0
15. Các thành viên của nhóm luôn phát triển và thay đổi liên tục
0 1 2 3
Tinh thần hợp tác
16. Môi người trong nhóm thường hành động theo quan niệm riêng của họ mà rấl ít quan tâm đến ý kiến của người khác
3 2 1 0
17. Mọi người cùng làm việc nhịp nhàng như một dàn nhạc
0 1 2 3
18. Nhóm cần tiến hành giám sát chặt chẽ hơn đê duy trì hoạt động
3 2 1 0
19. Trong nhóm có rất ít sự cạnh tranh tiêu cực 0 1 2 3
fO o Nếu bạn muốn tiến hành bất cứ công việc gì trong nhóm thì bạn phải có một số quyền hạn
3 2
1 0
- Số điểm trong phần “Sự tin tưởng” cao chỉ cho thấv bạn là na ười tin tườns vào nhóm và bầu không khí của nhóm rất đán° tin cậy, đồng thời là mỏi trường thuận lợi cho chính bạn và các thành viên khác. Trái lại, số điểm thấp chứn° tó bạn không tin vào nhóm, coi các mối quan hệ trons nhóm mang tính đe doạ và là một môi trường tiêu cực. Điều đó cho thấy rằng cần phải xây dựng lòng tin trong nhổm và giữa các nhóm.
- Số điểm cao trong phần “Sự cời m ớ” cho thấy bạn coi trọng nhóm có sự cởi m ớ tự ơiác và các thành viên sẩn sàn” chia sé tình cam cùa họ. Số điếm tháp
cho thây bạn đánh giá các thành viên của nhóm luôn e dè. thận trọim và khôns sẵn sàng chia sẻ tình cám hay V kiến cùa họ.
- Số điểm cao trong phần “Sự tự do” chỉ ra rằng nhóm cho phép các thành viên •tự do lựa chọn và khuyên khích họ trực tiếp đóng aóp nhữníi nỗ lực của họ vào
mục tiêu chung đã vạch ra. Sô điểm thấp cho thấy bạn cho ràna nhóm đã tạo ra những áp lực lớn đôi với các thành viên đê ép buộc mục tiêu của nhóm
- Số điểm cao trong phần “Tinh thần hựp tác” cho thấy bạn cho rằna, nhóm là một đơn vị hoạt động trôi chảy, làm việc hiệu quả và hợp tác tốt. Sô điếm tháp có thể chỉ ra rằng, bạn đánh giá các hoạt độns của nhóm đã không dựa trên tinh thần hợp tác như một nhóm thống nhất, ìiiữa các thành vicn thiếu sự phối hợp cần thiết.
- Tổng số điểm của cả bốn yếu tố thuộc tình cám cao cho thấy nhóm .là một tập thê gắn bó đoàn kết. Tính gắn bó để cập đến sức mạnh về lònn mono muốn cúa các nhóm thành viên muốn được ớ lại Irons nhóm và sự cam kết của họ đối với nhóm
Tính gắn bó phản ánh những tình cám cúa các thành vicn hướng tới các thành viên khác và nhóm là thống nhất.
Các chuẩn mực giá trị
là nhũng nguyên tắc hành động khôn° chính thức được các thành viên trong nhóm chấp nhận và tôn trọng. Ch ú nu dặt ra những tiêu chuẩn dối với các hành vi của các Ihành viên irong mỗi tình huống cụ thế. Các chuẩn mực giá trị của nhóm xác định mức độ hoạt động của thành viên, cách trang phục, nơi ãn. loại trò đùa có thể chấp nhận, tình cảm đối với tổ chức và mối quan hệ đối với các nhà quản trị. Các chuẩn mực giá trị của nhóm được hình thành dựa trên sự kết hợp °iữa bôn yếu tố sau: