Ngõn hàng No & PTNT huyện Hiệp Hoà bắt đầu ỏp dụng phần mềm giao dịch IPCAS và triển khai mụ hỡnh kế toỏn giao dịch một cửa từ năm 2008. Mụ hỡnh được phõn thành 2 bộ phận: Bộ phận trước quầy và bộ phận sau quầy.
* Bộ phận trước quầy:
+ Bộ phận chăm súc khỏch hàng:
Đõy là bộ phận quản lý toàn bộ hồ sơ khỏch hàng, do những nhõn viờn cú kinh nghiệm làm việc trong ngõn hàng đảm nhận, thụng thạo tất cả cỏc
nghiệp vụ ngõn hàng. Hiện nay bộ phận này gồm 2 cỏn bộ kế toỏn cú trỏch nhiệm đảm nhận những cụng việc sau:
- Đăng ký khỏch hàng mới: khỏch hàng mới là khỏch hàng chưa đăng ký mó số khỏch hàng tại ngõn hàng. Khi khỏch hàng cú nhu cầu vay tiền, mở tài khoản tiền gửi tại ngõn hàng…khỏch hàng thực hiện việc đăng ký khỏch hàng tại bộ phận chăm súc khỏch hàng. Bộ phận này thực hiện cỏc giao dịch tại quầy, hướng dẫn khỏch hàng lập hồ sơ cỏ nhõn, hồ sơ mở tài khoản, đăng ký mẫu chữ ký khỏch hàng, mẫu dấu đối với khỏch hàng là doanh nghiệp. Mỗi hồ sơ khỏch hàng được quản lý dưới một số hồ sơ gọi là mó số khỏch hàng.
- Mở tài khoản cho khỏch hàng: Mó số khỏch hàng trong hệ thống NHNo & PTNT do hệ thống IPCAS tự động tạo ra theo số tự nhiờn từ nhỏ đến lớn nhưng tài khoản của khỏch hàng cú thể là một hoặc nhiều tài khoản theo nhu cầu quản lý, sử dụng tài khoản của khỏch hàng và quy định của Ngõn hàng No & PTNT.
Mó số tài khoản của khỏch hàng cũng được hệ thống tự động tạo ra theo số tự nhiờn từ nhỏ đến lớn.
Sau khi đó mở mó số cho khỏch hàng, tiến hành mở tài khoản theo đề nghị của khỏch hàng.
Căn cứ vào hồ sơ khỏch hàng, tiến hành mở tài khoản theo đề nghị của khỏch hàng.
Ghi mó số tài khoản của khỏch hàng do hệ thống thụng bỏo vào phần quy định như theo cấu trỳc sau:
XXXX.YYY.ZZZZZZ
Trong đú: XXXX: mó chi nhỏnh
YYY: mó loại tài khoản(vớ dụ TK thanh toỏn cỏ nhõn mó 205) ZZZZZZ: số thứ tự của tài khoản
Chuyển toàn bộ hồ sơ khỏch hàng mở tài khoản để cỏn bộ phụ trỏch phờ duyệt và ký vào phần quy định.
Xử lý bộ hồ sơ sau khi đó phờ duyệt xong 01 bản đăng ký mở tài khoản trả khỏch hàng.
01 bản đăng ký và cỏc giấy tờ liờn quan lưu vào hồ sơ mở tài khoản theo quy định của ngõn hàng.
Giới thiệu, cung cấp thụng tin, tư vấn cho khỏch hàng về cỏc quy trỡnh, thủ tục của ngõn hàng.
Hướng dẫn khỏch hàng lập và điền đầy đủ cỏc thụng tin trờn cỏc mẫu cần thiết. Nhập thụng tin khỏch hàng vào hệ thống mỏy tớnh, đăng ký chữ ký khỏch hàng vào mỏy tớnh (scan).
Cuối ngày, bộ phận chăm súc khỏch hàng thực hiện kiểm tra đối chiếu dấu, chữ ký khỏch hàng trờn cỏc chứng từ do bộ phận giao dịch chuyển tới.
Cỏc thụng tin về tài chớnh phải luụn được cập nhật trờn mỏy tớnh để mỗi khỏch hàng cú thể biết được thụng tin về số dư của mỡnh một cỏch chớnh xỏc và kịp thời nhất. Bộ phận khỏch hàng tiếp nhận hồ sơ thụng tin khỏch hàng mới mở và bỏo cỏo thay đổi thụng tin khỏch hàng để đối chiếu với yờu cầu của khỏch hàng.
Hướng dẫn khỏch hàng về cỏc chớnh sỏch, cỏc quy định của ngõn hàng, giới thiệu cỏch thức sử dụng sản phẩm, dịch vụ cũn mới lạ đối với khỏch hàng như cỏc loại thẻ rỳt tiền gửi, lói suất tiền vay, lói suất của cỏc kỳ phiếu, trỏi phiếu do ngõn hàng phỏt hành.
+ Bộ phận giao dịch viờn:
Đõy là bộ phận tiếp xỳc trực tiếp với khỏch hàng thụng qua cỏc giao dịch viờn tại quầy. Tại ngõn hàng, hệ thống quầy giao dịch được bố trớ ở tầng 1 thuận tiện cho khỏch hàng.
Cỏc Teller được định nghĩa như là cỏc thanh toỏn viờn kiờm thủ quỹ. Tức là cỏc Teller lập phiếu và tiến hành thu chi tiền mặt sau khi đó qua kiểm soỏt của kiểm soỏt viờn, nếu thu chi tiền mặt vượt hạn mức mà ngõn hàng quy định cho mỗi Teller thỡ Teller cú trỏch nhiệm chuyển qua bộ phận quỹ xử lý trực tiếp. Mỗi Teller được quy định một hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ tiền mặt riờng. Tại đõy, hạn mức giao dịch được quy định đối với mỗi Teller là 300 triệu VNĐ và 500-10.000 USD hoặc EUR. Đối với những Teller chưa cú kinh nghiệm thỡ hạn mức giao dịch là 100 triệu VNĐ và 500-10.000 USD hoặc EUR.
Cỏc Teller cú khả năng xử lý và kiờm nhiệm nhiều nghiệp vụ. Cho nờn khỏch hàng cú thể tới bất kỳ quầy của Teller nào để giao dịch với bất kỳ yờu cầu nào. Đối với cỏc yờu cầu của khỏch hàng, Teller cú trỏch nhiệm nhận yờu cầu của khỏch hàng đó được điền đầy đủ trờn cỏc mẫu chứng từ thớch hợp và thực hiện xử lý phần nghiệp vụ liờn quan tới tiền mặt hoặc tài khoản của khỏch hàng sau đú phải chuyển kiểm soỏt viờn duyệt trước khi thực hiện thu chi tiền mặt. Nếu vượt hạn mức thỡ Teller phải chuyển qua bộ phận quỹ xử lý trực tiếp.
Cuối ngày Teller ngoài việc đối chiếu bản kờ cỏc giao dịch do mỡnh thực hiện trong ngày, cũn phải đối chiếu với tiền mặt thu chi trong ngày khớp đỳng với nhật ký, và chuyển toàn bộ tồn quỹ về quỹ chớnh.
+ Bộ phận quỹ:
Bộ phận quỹ cú nhiệm vụ tổ chức thu chi tiền mặt, giấy tờ cú giỏ, giao nhận cỏc tài sản khỏc đối với cỏc giao dịch viờn, nhõn viờn ngõn hàng và khỏch hàng (cỏc giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viờn hoặc cỏc khoản chi tiờu nội bộ, thanh toỏn cho cỏc đối tỏc..).
* Bộ phận sau quầy:
Tại chi nhỏnh cú 3 kiểm soỏt viờn. Cỏc giao dịch tiền mặt hoặc khụng dựng tiền mặt đều được kiểm soỏt chặt chẽ trước khi hạch toỏn.
Kiểm tra và phờ duyệt cỏc giao dịch của cỏc Teller và cỏc giao dịch khỏc theo sự phõn cấp, phõn quyền của Giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền.
Kiểm tra và ký xỏc nhận trờn cỏc bảng liệt kờ chứng từ giao dịch trong ngày của cỏc Teller.
+ Bộ phận thanh toỏn:
Cỏc thanh toỏn viờn nhận chứng từ đó được hạch toỏn bởi cỏc Teller. Bộ phận thanh toỏn viờn sẽ được nối mạng riờng với nhau theo một quy trỡnh riờng. Một giao dịch chuyển tiền chỉ được thực hiện khi cú sự thống nhất về hạch toỏn của cỏc nhõn viờn thanh toỏn và kiểm soỏt viờn thụng qua.
+ Bộ phận giao dịch nội bộ:
Do một nhõn viờn kế toỏn đảm nhận. Nhõn viờn này cú trỏch nhiệm
thực hiện hạch toỏn cỏc giao dịch nội bộ, chấm đối chiếu cỏc tài khoản nội bộ. Thực hiện hạch toỏn cỏc bỳt toỏn về tài sản của ngõn hàng, thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhỏnh với hộ sở.
2.2.2 Quy trỡnh nghiệp vụ kế toỏn trong mụ hỡnh giao dịch 1 cửa tại NHNo & PTNT huyện Hiệp Hoà – Bắc Giang.