Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm,kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Thông qua phân tích công việc sẽ giúp người lao động hiểu rõ nội dung công việc, trách nhiệm, quyền hạn của mình để làm cơ sở cho những hoạt động của mình. Ngoài ra cũng giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hoạt động của người lao động một cách chính xác hơn.
Với tầm quan trọng của công tác phân tích công việc như vậy, doanh nghiệp phải tiến hành phân tích công việc một cách có hiệu quả nhất. Sau đây là trình tự các bước để tiến hành phân tích công việc một cách hiệu quả nhất:
Trình tự tiến hành phân tích công việc có hiệu quả:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất
đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích côngviệc.Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thuthậpđểphân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng yêu cầu đối với người thực hiện công việc, bảng tiêu chuẩn công việc
- Bản mô tả công việc là văn bản giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. nó bao gồm ba nội dung là :
Phần 1: Xác định công việc( tên công việc, mã số của công việc, tên bộ phận hay địa chỉ thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo công việc trực tiếp, mức lương…)
Phần 2: Phần tóm tắt về các nhiệm vụ trách nhiệm thuộc một công việc (phải nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện như thế nào và tại sao phải làm như thế).
Phần 3: Các điều kiện làm việc như môi trường vật chất ( máy móc, công cụ trạng bị cần thiết), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc…
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có. Bản yêu cầu công việc với người thực hiện bao gồm các yêu cầu chuyên môn lỹ thuật có liên quan tới công việc và thực hiên công việc ít nhất là để có thể đảm nhiệm được công việc đã giao. Bản yêu cầu này phải đầy đủ chính xác nhưng không được yêu cầu vượt xa mức cần thiết, ví dụ như những yêu cầu kỹ năng
không cần thiết , không liên quan nhiều đến công việc. với việc có những yêu cầu không cần thiết sẽ dẫn đến việc tính sai hoặc đánh giá sai cho nhân viên.
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành nhiệm vụ. Thông qua bản tiêu chuẩn thực hiện công việc mà người lao động có cơ sở để đối chiếu, so sánh để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất, còn người quản lý có thể dựa vào đó để đánh giá công việc của người lao động. Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc càng cụ thể, chi tiết thì càng tốt.