3.2.1. Thành l p phòng Qu n tr ngu n nhân l c
̇ S c n thi t ph i thành l p phòng Qu n tr ngu n nhân l c
Qui mô ngu n nhân l c t i trung tâm t ng d n qua t ng n m, kéo theo các yêu c u v qu n tr ngu n nhân l c ngày càng cao. V i th c tr ng hi n t i c a b ph n nhân s (đ c mô t t i m c 2.2.2.2 c a ch ng 2), s không đ m đ ng đ c kh i l ng và yêu c u công vi c qu n tr ngu n nhân l c cho toàn trung tâm.
S phát tri n c a trung tâm ph i g n li n v i s phát tri n c a ngu n nhân l c. xây d ng đ c m t ngu n nhân l c có trình đ cao, ho t đ ng hi u qu , đáp
ng các yêu c u phát tri n c a trung tâm, ngu n nhân l c ph i đ c qu n tr m t cách khoa h c và có các chi n l c phát tri n phù h p. th c hi n đi u này, trung tâm ph i thành l p m t đ n v tr c thu c v i đ y đ các b ph n chuyên trách v qu n tr ngu n nhân l c t ho ch đ nh, phân tích công vi c, tuy n d ng,
đào t o hu n luy n, đ n đánh giá và tr công lao đ ng.
̇ Vai trò c a phòng Qu n tr ngu n nhân l c
Vai trò chính c a phòng là duy trì và phát tri n ngu n nhân l c c a trung tâm, đ m b o sao cho ngu n nhân l c đ c qu n lý và s d ng có hi u qu nh t, ph c v t t nh t cho m c tiêu, chi n l c ho t đ ng c a trung tâm.
̇ Nhi m v c a phòng Qu n tr ngu n nhân l c
- Ho ch đnh ngu n nhân l c c a trung tâm.
- Thu hút ngu n nhân l c. - ào t o và phát tri n. - Duy trì ngu n nhân l c. - Th ng kê l u tr h s .
̇ C c u c a phòng Qu n tr ngu n nhân l c
C c u t ch c: theo ch đ m t th tr ng bao g m m t Tr ng phòng (ch u
trách nhi m và ch u s ch đ o tr c ti p c a Giám c), 02 nhân viên ph trách t ng b ph n theo các nhi m v k trên.
Yêu c u chính: Tr ng phòng và hai nhân viên ph i có b ng i h c tr lên
thu c các ngành Qu n tr kinh doanh, Lu t, Kinh t , Lao đ ng ti n l ng, Hành chánh, Tâm lý h c ho c xã h i h c. Tr ng phòng ph i có ít nh t 05 n m kinh nghi m, nhân viên ph i có ít nh t 03 n m kinh nghi m làm công tác qu n tr ngu n nhân l c. Các nhân viên còn l i có trình đ t Cao đ ng tr lên thu c các ngành Lu t, Kinh t và có ít nh t 02 n m kinh nghi m.
Ngu n nhân l c: có th thuyên chuy n t các phòng khác trong trung tâm
và tuy n d ng bên ngoài. Riêng n i b trung tâm, thông tin tuy n d ng đ c công b r ng ra và công khai, nh t là các tiêu chu n và yêu c u c th đ i v i t ng v trí. Bên c nh đó, h i đ ng tuy n d ng s ti n hành tuy n ch n, ki m tra n ng l c th c t m t cách khách quan gi a t t c các ng viên trong và ngoài trung tâm đ ch n ra các ng viên th t s có n ng l c đ b trí cho phòng Qu n tr ngu n nhân l c.
3.2.2. C i ti n công tác ho ch đnh ngu n nhân l c
Th nh t, ngu n nhân l c ph i đ c ho ch đnh có tính dài h n, c th và liên t c trong kho ng th i gian t n m 2011 – 2020 d a trên c s m c tiêu và chi n l c ho t đ ng c a trung tâm t n m 2011 – 2020. Ho ch đnh chi ti t ngu n nhân l c các b ph n ph i d a trên th c tr ng ngu n nhân l c t i t ng b ph n, đ a ra đ c các d báo c th nhu c u ngu n nhân l c v th i gian, s l ng, ch t l ng và các yêu c u khác đ có s k t h p liên hoàn gi a các n i dung qu n tr ngu n nhân l c nh phân tích công vi c, tuy n d ng nhân viên, đào t o và phát tri n nhân viên,
Th hai, c n chú ý qui ho ch, u tiên đ u t phát tri n dài h n đ i ng nhân viên tr , có ti m n ng, có nhi t huy t đ d b b nhi m vào các v trí ch ch t, các v trí lãnh đ o các b ph n trong t ng lai. C th , m i b ph n tuy n ch n và l p danh sách các nhân viên tr có n ng l c, có ti m n ng phát tri n đ đ a vào di n đào t o. Ngoài các khóa đào t o chính th c do trung tâm t ch c, các nhân viên này s đ c t p s , h ng d n b i đi u ph i các b ph n nh m tích l y kinh nghi m và ki n th c cho t ng lai.
Th ba, vi c xây d ng k ho ch ngu n nhân l c c a trung tâm s do phòng Qu n tr ngu n nhân l c phác th o sau đó s có các cu c h p v i s tham d c a lãnh đ o trung tâm cùng v i và đi u ph i các b ph n đ th ng nh t thông qua và áp d ng. Trong đó, phòng Qu n tr ngu n nhân l c có vai trò tham m u, h tr và ph i h p v i các phòng ban đ vi c ho ch đnh đ c h p lý, tránh lãng phí ngu n l c c a trung tâm.
Trong quá trình th c hi n các chính sách, k ho ch v ngu n nhân l c, sau m i n m c n có s ki m tra, đánh giá k t qu th c hi n so v i m c tiêu c a n m đ có s
đi u ch nh k p th i, chú ý nh ng thay đ i n u có trong n m c a th tr ng ngu n nhân l c.
3.2.3. C i ti n công tác phân tích công vi c
Th nh t, kh n tr ng ti n hành rà soát, đánh giá l i và hoàn ch nh vi c phân tích công vi c t i t t c các b ph n tr c tháng 12/2010.
Phân tích công vi c là m t công c c b n cho các nhà qu n tr ngu n nhân l c, là m t ti n trình xác đnh có h th ng các đi u ki n ti n hành, nhi m v , trách nhi m, quy n h n khi th c hi n công vi c và các ph m ch t, k n ng c n thi t mà nhân viên ph i có đ th c hi n t t công vi c. Nh nó, nhà qu n tr t o ra đ c s ph i h p đ ng b gi a các b ph n trong trung tâm, đánh giá đúng yêu c u c a công vi c đ tuy n d ng đúng ng i, đúng vi c, đánh giá đúng n ng l c th c hi n công vi c, đ tr l ng kích thích k p th i chính xác. Công vi c này hi n nay trung tâm ch a đ c th c hi n
đ ng lo t và bài b n, trong th i gian t i trung tâm ph i mau chóng ti n hành t ch c phân tích cho t t c công vi c trong c quan, tr c tiên là các công vi c chính, tiêu
bi u đ làm c s cho các ho ch đ ng qu n tr ngu n nhân l c khác. Ví d nh : phân tích công vi c b ph n t p hu n, công vi c b ph n h i quán, công vi c b ph n vi c làm…
Sau đây là các b c đ xu t cho vi c phân tích công vi c trong Trung tâm:
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 3.1.Các b c đ xu t cho vi c phân tích công vi c
Th hai, sau khi phân tích công vi c xong, ti n hành xây d ng l i b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c t i các b ph n theo bi u m u th ng nh t toàn trung tâm (xem ví d m u b n mô t công vi c trang k ), xây d ng m t cách chi ti t, bám sát th c t công vi c và c p nh t ngay khi có thay đ i, đ c bi t chú ý đ n yêu c u ngày càng cao c a công vi c.
Cách th c ti n hành:
Lãnh đ o s th o lu n và th ng nh t l i v i các đi u ph i c a t ng b ph n v n i dung công vi c và tiêu chu n công vi c, sau khi th ng nh t hai bên s ký vào b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c.
Sau khi hoàn t t và đ c phê duy t, b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c ph i đ c tri n khai c th đ n t ng b ph n, t ng nhân viên. Tr c h t, lãnh đ o trung tâm có bu i h p v i toàn th nhân viên trong trung tâm đ thông báo n i dung
Xác đnh m c đích s d ng thông tin phân tích công vi c
Thu th p thông tin c b n
L a ch n các công vi c tiêu bi u
Thu th p thông tin phân tích công vi c
Ki m tra l i thông tin v i các thành viên
Tri n khai b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c
và m c đích c a vi c c p nh t, b sung b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c. Sau đó, lãnh đ o trung tâm s có các bu i làm vi c tr c ti p v i t ng b ph n đ h ng d n, gi i thích tr c khi chính th c áp d ng. Ngoài ra, các đi u ph i viên c a t ng b ph n yêu c u t ng nhân viên ph i n m rõ n i dung hai công c này
đ i v i công vi c mình đang làm do b n mô t công vi c và b n tiêu chu n công vi c s áp d ng làm c s đ tuy n d ng, hu n luy n, đánh giá và tr công nhân viên.
Ví d m u b n mô t công vi c nhân viên đi u ph i t p hu n:
B ng 3.1: B N MÔ T CÔNG VI C I U PH I T P HU N
B ph n T p hu n
Ch c danh i u ph i
Th i gian b t đ u 01/01/2010
Tóm t t công vi c Nâng cao nh n th c và n ng l c cho NKT thông qua vi c t ch c các ho t đ ng t p hu n
Trách nhi m chính 1. L p k ho ch t p hu n hàng n m và hàng quý d a trên nhu c u th c t
2. T ch c các khoá t p hu n cho NKT
3. Theo dõi, giám sát và đánh giá ho t đ ng t p hu n
4. Xây d ng, thi k các khoá t p hu n v l nh v c khuy t t t cho các t ch c xã h i liên quan
5. T v n v n i dung t p hu n cho các t ch c xã h i liên quan 6. Ti p xúc v i chính quy n đa ph ng đ xây d ng m i quan h và xin phép t p hu n
Trách nhi m khác Ph i h p và h tr các b ph n khác trong trung tâm đ th c hi n các khoá t p hu n liên quan
Báo cáo Báo cáo tr c ti p cho giám đ c trung tâm hàng tháng
Quy n h n c quy n duy t các kho n chi ph c v cho ho t đ ng t p hu n d i 30 tri u đ ng
c quy n tuy n d ng ho c sa th i nhân viên d i quy n
i u ki n làm vi c Th ng xuyên đi công tác xa
Ph ng ti n làm vi c (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví d m u b n tiêu chu n công vi c nhân viên đi u ph i t p hu n:
B ng 3.2: B N TIÊU CHU N CÔNG VI C B ph n: T p hu n Ch c danh công vi c: i u ph i N I DUNG YÊU C U M c đ Mong mu n B t bu c
B ng c p và chuyên môn đ c đào t o
- T t nghi p i h c chuyên ngành qu n tr kinh doanh ho c qu n tr nhân s .
- ã qua các khoá đào t o v TOT
X
X
Kinh nghi m
- Ít nh t 3 n m làm vi c trong l nh v c đào t o, hu n luy n - Có kinh nghi m đào t o cho NKT
- Am hi u v l nh v c khuy t t t X X X K n ng - K n ng giao ti p - K n ng t ch c - K n ng đàm phán, thuy t ph c - K n ng gi i quy t v n đ - K n ng làm vi c nhóm X X X X X Ngo i ng : Giao ti p t t b ng ti ng Anh. X Vi tính
- S d ng thành th o Word, Powerpoint, và các ph n m m thông d ng khác
X
Ph m ch t cá nhân :
- Trung th c, có tinh th n trách nhi m cao - C n th n trong t ng chi ti t nh - Kiên trì, nh n n i - Ch u áp l c cao X X X X
3.2.4. C i ti n công tác tuy n d ng nhân viên
Trong ph n th c tr ng t i ch ng 2 đã nêu rõ công tác tuy n d ng r t b đ ng, khi nào thi u m i tuy n ch không lên k ho ch ngay t đ u n m. tránh tình tr ng b đ ng v nhân l c, tác gi m nh d n đ xu t ph i quy đnh rõ vào đ u n m các b ph n s xác đnh nhu c u tuy n d ng nhân s và lên k ho ch g i cho b ph n nhân s ch không ph i ch t i khi thi u nhân s m i ti n hành tuy n d ng
góp ph n hoàn thi n công tác tuy n d ng và gi i quy t nh ng v n đ mà trung tâm đang g p ph i trong công tác tuy n d ng, trung tâm ph i xây d ng l i quy trình tuy n d ng nh sau: Hình 3.2. Qui trình tuy n d ng đ xu t Ph ng v n l n 1 (7) Xác đnh nhu c u tuy n d ng t ng b ph n (1) Th m đnh (2) K ho ch tuy n d ng (3) Xác đnh ngu n cung (4)
Thông báo tuy n d ng (5) Ký h p đ ng th vi c (10) Ký h p đ ng chính th c (12) Nh n & th m đnh h s (6) Ph ng v n l n 2 (8) Th m tra đánh giá l a ch n (9) ánh giá sau th vi c (11) t t Tr h s Tr h s Tr h s Ch m d t h p đ ng th vi c Tr h s
̇ Xây d ng qui trình cho công tác tuy n d ng
Tuy n d ng nhân viên vào là m t khâu h t s c quan tr ng c a qu n tr NNL, tuy nhiên sau khi tuy n d ng, vi c b trí công vi c đúng kh n ng, s tr ng c a t ng ng i còn quan tr ng h n r t nhi u. Chính vì đi u đó tác gi m nh d n đ ngh m t qui trình tuy n d ng nh hình 3.2.
B c 1: Vào đ u m i n m (Ngày 15/1), đi u ph i các b ph n s cân đ i nhu c u v nhân l c b ph n mình, ti n hành phân tích công vi c, mô t công vi c, l p s l ng c n tuy n, tiêu chu n c n tuy n, th i gian c n s d ng.
Sau đó s l p phi u yêu c u tuy n d ng nhân l c và chuy n phi u yêu c u sang b ph n HC-NS
B c 2: Sau khi nh n đ c Phi u yêu c u tuy n d ng c a các b ph n, phòng HC- NS s ki m tra đnh biên, tiêu chu n d a theo t ng d án. Tr ng phòng HC-NS s tham kh o ý ki n c a giám đ c sau khi đã ki m tra các phi u yêu c u tuy n d ng. Sau khi giám đ c phê duy t s ph n h i thông tin cho các b ph n s d ng nhân l c th ng nh t và quy t đnh ch tiêu tuy n d ng.
B c 3: Phòng HC-NS s thi t l p K ho ch tuy n d ng đ c Giám đ c ký duy t,