Công ty bị chiếm dụng vốn nhiều mà chủ yếu nằm ở các khoản phải thu của khách hàng và các khoản khác. Nguyên nhân là do:
- Với mục tiêu là mở rộng thì trường nên công ty mong muốn tìm được nhiều bạn hàng mới, dó đó chính sách tín dụng đã nới lỏng đối với khách hành. Công ty có thể gia hạn nợ với thời giạn dài hơn, số lượng lớn hơn và phạm vi khách hàng rộng hơn.
- Công tác thẩm định uy tín và khả năng tài chính của khách hàng chưa được tốt, dó đó công ty vẫn ký hợp đồng mua bán với một số khách hàng mà khả năng thanh toán thấp.
Trong một số trường hợp ký kết hợp đồng với khách hàng chưa có các điều kiện ràng buộc chặt chẽ về thời gian thanh toán và các điều khoản thanh toán mang tính pháp lý khác, do đó khách hàng coi thường kỷ luật thanh toán, dẫn dến khách hàng trả nợ chậm, dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Dó đó, để đảm bảo sự ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động từ đó góp phần sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, thì công ty phải có những biện pháp hữu hiệu để làm tốt hơn nữa công tác thanh toán và thu hồi nợ. Để làm tốt những công tác trên, theo em công ty phải áp dụng một số biện pháp cụ thể sau:
- Chính sách tín dụng phải ở trong một giới hạn an toàn, có sự hợp lý với khả năng tài chính của công ty, cũng như có thể gia hạn nợ căn cứ vào giá trị thực tế của lô hàng và tình hình thực tế của khách hàng sao cho vừa mềm mỏng vừa có khả năng thanh toán nợ nhanh nhất.
- Trước khi ký kết hợp đồng và chấp nhận tín dụng công ty cần phải làm tốt hơn nữa công tác thẩm định về uy tín và khả năng thanh toán của khách hàng. Cụ thể phải xem xét: khả năng thanh toán, hệ số tín nhiệm, uy tín của khách hàng, tình hình hoạt động kinh doanh và cả những yếu tố tiềm năng có thể. Nếu chưa có điều kiện đi sâu thẩm định thì bắt buộc bên đối tác phải sử dụng đến các biện pháp như đặt cọc, trả trước một phần giá trị hợp đồng,...
- Trong hợp đồng công ty cần phải quy định rõ thời thạn thanh toán, phương thức thanh toán,... và yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các điều khoản quy định trong hợp đồng phù hợp với chế độ chính sách tài chính hiện hành. Nếu thanh toán chậm so với thời hạn quy định đối tác sẽ phải chịu phạt vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn và phải chịu lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng.
Để giúp công ty có thể nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, hạn chế phát sinh các chi phí phát sinh không cần thiết hoặc rủi ro, công ty có thể tiến hành các biện pháp sau:
- Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu trong và ngoài công ty, thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn.
- Phân loại các khoản nợ quá hạn, tìm nguyên nhân của từng khoản nợ để có biện pháp xử lý thích hợp, như gia hạn nợ, thỏa ước xử lý.
- Khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn như chiết khấu thanh toán. Nếu khách hàng không trả nợ theo thời hạn thanh toán chi nhánh nên tìm hiểu thực tế của khách hàng để đi đến quyết định gia hạn nợ hoặc phạt trả chậm theo quy định trong hợp đồng. Có chính sách bán chịu đúng đắn với từng khách hàng cụ thể. Khi bán chịu cho khách hàng phải xem xét kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng đã ký kết.
Hiện nay phần lớn các khoản phải thu của công ty chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng. Có thể áp dụng tỷ lệ chiết khấu đối với khoản mục này như sau:
- Nếu khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng công ty có thể sử dụng mức chiết khấu cho khách hàng là 1,5% giá trị hàng hoá.
- Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 15 ngày thì công ty chiết khấu cho khách hàng 0,7% giá trị hàng hoá.
- Nếu khách hàng thanh toán chậm trong vòng 25 ngày thì công ty có thể chiết khấu cho khách hàng 0,2% giá trị hàng hoá.
- Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 30 – 45 ngày thì sẽ phải chịu toàn bộ lãi suất tương đương khi vay vốn ngân hàng do đó công ty sẽ không tính chiết khấu cho khách hàng.
- Nếu quá hạn thanh toán sau 45 ngày khách hàng sẽ phải trả lãi 1%/tháng cho công ty theo đúng quy định của chính sách tín dụng thương mại.
Như vậy khi thực hiện chính sách chiết khấu này, ta phân tích tín dụng khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng năm 2013 như sau:
75
Bảng 3.1. Chiết khấu thanh toán cho khách hàng năm 2013
Đơn vị tính: triệu VND
Thời hạn TT KH đồng ý Khoản thu dự tính Tỷ lệ CK Số tiền CK Thực thu TT ngay 10% 9,40 1,5% 0,14 9,26 1 – 15 ngày 45% 42,30 0,7% 0,30 42,00 16 – 25 ngày 25% 23,50 0,2% 0,05 23,45 Tổng cộng - 75,2 - 0,49 74,71
Dự tính số tiền chi phí phát sinh cho các hoạt động khác khi thực hiện chính sách chiết khấu như chi phí triệu tập khách hàng, chi phí đi lại,... dự tính là 04 triệu VND/năm. Như vậy khoản phải thu sẽ giảm 74,71 triệu VND và số tiền mà công ty thực thu trong năm là 70,71 triệu VND. Như vậy, nếu như áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý, khoản phải thu khách hàng sẽ được giảm thiểu đáng kể, giúp cho vòng quay khoản phải thu tăng lên. Công ty sẽ có thêm nguồn VLĐ bổ sung vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, từ đó góp phần sử dụng vốn lưu động có hiệu quả hơn.