CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHANG VINH
3.3.2.2. Các giải pháp về quy trình kiểm soát bán hàng tại Công tycổ phần Khang Vinh
Vinh
Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát: Các tiêu chuẩn mà công ty đang sử dụng là khá tốt, tuy nhiên do quy mô của công ty đang được mở rộng do đó mà các tiêu chuẩn cũng phải có sự thay đổi cho thích hợp.
+ Công ty cần xây dựng được cụ thể các tiêu chuẩn trong kiểm soát bán hàng như: năng suất làm việc, chất lượng công việc, đạo đức tác phong làm việc của nhân viên. Việc lựa chọn các tiêu chuẩn kiểm soát phải hợp lý, có cơ sở khoa học, tuỳ thuộc vào những mục tiêu đã định: doanh thu, lợi nhuận, chi phí,…Nhà quản trị không nên chú trọng đến một tiêu chuẩn nào đó mà phải biết kết hợp nhiều tiêu chuẩn đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu được thuận lợi. Việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát không chỉ tạo điều kiện cho việc kiểm soát được dễ dàng mà còn liên quan đến các bộ phận khác: Kiểm soát đặt hàng, kiểm soát kho hàng, dự trữ và bán ra.
+ Công ty nên kết hợp các tiêu chuẩn định tính và định lượng trong kiểm soát thông thường các công ty khi đánh giá hoạt động kinh doanh của mình thường bỏ qua các yếu tố định tính vì yếu tố này khó đánh giá. Các tiêu chuẩn định tính như: mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng, các dịch vụ bổ sung thực hiện trước, trong và sau khi bán… Việc kết hợp các yếu tố định tính và định lượng sẽ giúp cho công ty có được cái nhìn tổng quang hơn trong cách đánh giá kết quả đạt được và giúp cho doanh nghiệp biết được những thông tin chính xác tạo thuận lợi trong quá tình ra quyết định cho hoạt động kinh doanh tiếp theo.
+ Công ty cần phải thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình thực tế số lượng hàng hoá bán ra trong từng thời kỳ, phải luôn bám sát nhu cầu khách hàng thay đổi và những chính sách kinh doanh mới của đối thủ cạnh tranh.
+ Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát trong hoạt động bán hàng, công ty cần phải thiết lập mối quan hệ gắn bó giữa cấp trên và cấp dưới. Cấp trên phải liên tục theo dõi và nắm bắt tình hình thực tế công việc cấp dưới, lắng nghe ý kiến cấp dưới, tổ chức huấn luyện đào tạo nhân viên để họ không có sự chênh lệch lớn về trình độ, về kỹ năng làm việc đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động bán hàng.
Ngoài ra, nhà quản trị cần phải quan tâm đến các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán với điều kiện dễ dàng hơn so với các đối thủ cạnh tranh.Điều này sẽ thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn và giúp cho công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn.
Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng: Nhà quản trị dựa vào việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo tháng, theo quý hoặc cuối tuần để đánh giá kết quả bán hàng. Như vậy nhà quản trị sẽ nắm bắt được tình hình kinh doanh mới, tình hình tiêu thụ hàng hoá trong từng thời kỳ và từng khu vực thị trường nhanh chóng đảm bảo cho việc điểu chỉnh hiệu quả. Công ty nên xây dựng quy trình kiểm soát kết quả hoạt động bán hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá kết quả bán hàng được chính xác nhất. + Thời gian tới công ty cần sử dụng thêm một số phương pháp nữa nhằm hoàn thiện và hỗ trợ tốt hơn cho việc kinh doanh.
+ Thu thập, sưu tầm, nghiên cứu các thông tin về hàng hoá, chất lượng của hàng hoá cùng loại nhằm cung cấp những thông tin cho việc chống cạnh tranh trên thị trường và công ty đang hoạt động.
+Đánh giá mức độ cạnh tranh của đối thủ và xu hướng của thị trường về số lượng, chủng loại, để nâng cao khả năng phát triển sản phẩm và đưa ra các chiến lược cạnh tranh, tăng thị phần, nâng cao uy tín hình ảnh và thương hiệu của công ty.
+ Tăng cường hoạt động xúc tiến quảng bá sản phẩm tới các khu vực thị trường trọng điểm.
+ Kiểm soát định kỳ: Giúp cho nhà quản trị nắm bắt nhanh chóng chính xác công việc của cấp dưới thực hiện. Với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ như hiện nay, nhà quản trị nên tiến
hành kiểm soát 3 tháng một lần để công việc đánh giá kết qủa bán hàng được thuận lợi và chính xác nhất.
+ Kiểm soát bất ngờ: Nhà quản trị có thể tiến hành các buổi kiểm soát đột xuất và liên tục các gian trưng bày giới thiệu hàng hóa của công ty để nắm bắt chính xác tình hình bán hàng thực tế của công ty đồng thời trực tiếp thấy được thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên. Ngoài ra, còn cần phải kiểm soát việc quản lý và bảo quản hàng hoá của công ty tại các kho dự trữ hàng hoá.
Đối với việc điều chỉnh hoạt động bán hàng: Công ty cần phải tiến hành nhanh chóng các hoạt động điều chỉnh khi đã phát hiện ra có sai lệch với các tiêu chuẩn đề ra. Có như vậy mới đem lại hiệu quả cao và định hướng đúng cho hoạt động kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo. Để giúp họ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đem lại như kết quả mong muốn, công ty phải có biện pháp điều chỉnh đúng đắn nhanh chóng, kịp thời, đúng lúc phù hợp với xu hướng phát triển của công ty.Công ty có thể điều chỉnh hoạt động bán hàng trước, trong và sau hoạt động.Việc thực hiện các hoạt động điều chỉnh này giúp cho công ty tránh được những tổn thất nặng nề trong kinh doanh, đồng thơi giúp cho doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh được với đối thủ trên thị trường.Tuỳ thuộc vào từng giai đoạn của kiểm soát trong bán hàng mà doanh nghiệp có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
3.3.2.3. Các giải pháp về quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc tại Công ty cổ phần Khang Vinh