Như đã phân tích ở chương 3, bảng mô tả công việc hiện FSC đang sử dụng đã không còn phù hợp với điều kiện và đặc điểm hiện tại của tổ chức, và còn thiếu bảng mô tả công việc của nhiều vị trí. Do bảng mô tả công việc có vai trò rất quan trọng trong hoạt động đánh giá nhân viên nên trước tiên FSC cần khắc phục yếu điểm này.
Hiện tại, FSC đang dùng bảng mô tả công việc do FPT ban hành cho các vị trí sau:
- Lễ tân
- Nhân viên kinh doanh
- Nhân viên hành chính tổng hợp - Thủ kho
- Thủ quỹ
- Kế toán công nợ - Kế toán tổng hợp
Và hiện còn thiếu bảng mô tả công việc cho hàng loạt các vị trí: - Nhân viên đặt part và quan hệ với hãng (nhà sản xuất)
- Nhân viên mua hàng nước ngoài - Nhân viên giao nhận
- Kế toán thanh toán nội bộ
- Kỹ thuật viên đi on-site (phục vụ khách hàng tận nơi) - Kỹ thuật viên sửa máy móc, thiết bị, linh kiện
- Kỹ thuật viên nhận máy - Kỹ thuật viên bảo hành - Trưởng nhóm đặt hàng - Trưởng nhóm kế toán
- Trưởng nhóm kỹ thuật dịch vụ - Trưởng nhóm kỹ thuật bảo hành - Trưởng nhóm kinh doanh
- v.v……
Trong thời gian sớm nhất, Công ty nên thực hiện việc điều chỉnh các bảng mô tả công việc đang dùng cho phù hợp với công việc thực tế tại Công ty và xây dựng các bảng mô tả công việc cho các vị trí đang thiếu. Bảng mô tả công việc phải thể hiện rõ các tiêu chí đánh giá mà Công ty yêu cầu đối với từng chức danh công việc.
Để làm được điều này, Ban nhân sự của Công ty nên thực hiện những việc sau: Bước 1: Thực hiện phân tích công việc
Bước 2: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc theo phương pháp mới là mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc theo Chỉ số kết quả công việc chủ yếu (Key Performance Indicator-KPI)
Bước 3: Xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng trách nhiệm cụ thể trong bảng mô tả công việc của từng chức danh
Bước 4: Xây dựng hướng dẫn công việc đi kèm
Bước 5: Tổ chức phổ biến về bảng mô tả công việc cho nhân viên và tổ chức đào tạo hướng dẫn công việc cho từng nhóm công việc.
Việc thực hiện quy trình trên đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự của Công ty với các chuyên viên trong từng lĩnh vực cụ thể và sự hỗ trợ của bộ phận chất lượng (ISO).
Trong phạm vi giới hạn của đề tài, đề tài đưa ra đề xuất trình bày phần các trách nhiệm chính trong bảng mô tả công việc cho vị trí Nhân viên kinh doanh như sau:
Bảng 4.1: Bảng mô tả công việc Nhân viên kinh doanh (phần các trách nhiệm chính)
STT Nhiệm vụ/Công việc Tiêu chí đo lường đánh giá
1 Tìm kiếm khách hàng mới I. Chỉ tiêu tài chính:
Doanh số/năm:
Chi phí kinh doanh/ doanh thu Tỷ lệ nợ quá hạn: II. Chỉ tiêu thị phần và phát triển sản phẩm dịch vụ: % tăng trưởng thị phần: Doanh số các dịch vụ mới: III. Khách hàng: Số lượng khách hàng mới
Số lượng khiếu nại của khách hàng
2 Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh
3 Thu thập thông tin khách hàng và lập danh sách khách hàng
4 Lập hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 Tiếp nhận yêu cầu hồ trợ khách hàng và xử lý
7 Thăm dò khách hàng định kỳ
8 Theo dõi, đốc thúc và thu hồi các khoản nợ quá hạn trên 20 ngày
Việc đưa các tiêu chí đánh giá rõ ràng và định lượng được vào bảng mô tả công việc sẽ giúp cho nhân viên hiểu rõ công việc, các yêu cầu của công ty về tất cả
các phần công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của họ. Từ đó, nhân viên có thể tự đánh giá bản thân một cách dễ dàng, việc đánh giá của cán bộ quản lý cũng có căn cứ cụ thể, dễ thực hiện, tránh được tình trạng đánh giá chung chung, mang nặng tính chất cảm tính.
Ngoài ra, các bảng mô tả công việc phải luôn được cập nhật kịp thời những thay đổi nếu có để đảm bảo luôn phù hợp với điều kiện hoạt động thực tiễn tại Công ty.