MỘT SỐ NẫT CĂN BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY
3.1.KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG PR TRONG MỘT SỐ LĨNH VỰC KHÁC 1 PR trong ngành Cụng nghệ Thụng tin và Viễn thụng (khảo sỏt trƣờng hợp
3.1.1. PR trong ngành Cụng nghệ Thụng tin và Viễn thụng (khảo sỏt trƣờng hợp Tập đoàn FPT)
3.1.1.1. Giới thiệu chung về Tập đoàn FPT
Tập đoàn FPT ra đời ngày 13/9/1988, với xuất phỏt điểm là một cụng ty chuyờn về cụng nghệ thụng tin và viễn thụng do những thanh niờn tài năng và giàu hoài bóo gúp sức thành lập ra. Ngay từ đầu, FPT đó cú chiến lược phỏt triển hết sức rừ ràng, tỏo bạo và một nền tảng văn hoỏ doanh nghiệp vững vàng, độc đỏo. Đến nay, trải qua 20 năm hoạt động, FPT đó khụng ngừng lớn manh, trở thành một tập đoàn đa quốc gia với khoảng 13000 cỏn bộ nhõn viờn, gần 20 cụng ty thành viờn, đơn vị trực thuộc cựng một thương hiệu nổi tiếng và giàu bản sắc bậc nhất tại Việt Nam.
Khụng những vươn lờn thành cụng ty cổ phần mạnh nhất về cụng nghệ thụng tin và viễn thụng ở nước ta, gúp phần to lớn giỳp Việt Nam cú tờn trờn bản đồ cụng nghệ thụng tin khu vực và thế giới, FPT cũn mở rộng hoạt động của mỡnh sang nhiều lĩnh vực “núng” khỏc tài chớnh ngõn hàng, bất động sản, truyền thụng quảng cỏo, giỏo dục đào tạo… Với những thành cụng xuất sắc trong hoạt động, nhiều năm qua FPT liờn tục nhận được nhiều danh hiệu, giải thưởng cao quý do Nhà nước, cỏc bộ ngành trao tặng. Gần đõy nhất, ngày 02/9/2008, trong lễ trao Giải thưởng Sao vàng Đất Việt 2008, FPT đó được cụng nhận là một trong 5 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam với đường hướng phỏt triển bền vững, quan tõm tới đời sống người lao động và tụn trọng phỏp luật.
3.1.1.2. Một số điểm nổi bật trong hoạt động PR và xõy dựng thương hiệu của FPT * Về cơ cấu tổ chức hoạt động PR:
Với quy mụ và tham vọng rất lớn của một tập đoàn đa ngành như hiện nay, FPT đang tổ chức được một mạng lưới những người làm truyền thụng núi chung, làm PR núi riờng khỏ đụng đảo từ trụ sở chớnh tại Hà Nội cho đến cỏc chi nhỏnh tại Đà Nẵng, TPHCM và cỏc cụng ty, đơn vị thành viờn. Riờng tại trụ sở chớnh của FPT, ban lónh đạo tập đoàn đó quyết định thành lập Ban Truyền thụng gồm khoảng 20 người chuyờn lo việc xõy dựng và phỏt triển thương hiệu chung của FPT. Ban Truyền thụng cũn cú nhiệm vụ liờn kết cỏc đơn vị thành viờn của FPT trong một số hoạt động chung của cả tập đoàn, cũng như hỗ trợ cỏc đơn vị này trong hoạt động truyền thụng ở từng đơn vị.
Trong Ban Truyền thụng, cú một Phũng PR riờng biệt với cơ cấu gồm 5 người nhưng chủ yếu đảm nhiệm cỏc cụng việc liờn quan đến xõy dựng quan hệ với giới truyền thụng. Cụng việc chớnh của phũng PR là:
- Tư vấn và trực tiếp xõy dựng, thực hiện chiến lược và cỏc kế hoạch PR theo định kỳ; - Soạn thảo, phỏt hành thụng cỏo bỏo chớ;
- Tổ chức họp bỏo và cỏc sự kiện truyền thụng của tập đoàn;
- Thu thập, phõn tớch, đỏnh giỏ, kiểm soỏt cỏc thụng tin về tập đoàn trờn bỏo chớ; - Chăm súc, duy trỡ mối quan hệ với cỏc nhà bỏo và cơ quan bỏo chớ;
- Tư vấn, xõy dựng hỡnh ảnh lónh đạo Tập đoàn trờn bỏo chớ (tuy nhiờn cỏc lónh đạo cao cấp của Tập đoàn FPT vốn dĩ là những người rất biết tự làm PR cho bản thõn, đặc biệt là ụng Trương Gia Bỡnh – Chủ tịch HĐQT);
- Quản lý, xử lý khủng hoảng truyền thụng;
- Đề xuất, trực tiếp thực hiện cỏc hoạt động tài trợ từ thiện, vỡ cộng đồng;
Cỏc mảng hoạt động khỏc của PR (và cả quảng cỏo) được giao cho cỏc nhúm cỏn bộ khỏc thuộc Ban Truyền thụng như:
- Cỏn bộ thương hiệu phụ trỏch tài liệu thương hiệu: quản lý nội dung trang web
www.fpt.com.vn, soạn thảo cỏc tài liệu, tờ rơi, brochure giới thiệu tập đoàn, chuẩn bị cỏc file trỡnh chiếu power point, bỏo cỏo thường niờn…
- Cỏn bộ thương hiệu chuyờn tổ chức chươnng trỡnh, sự kiện: chuyờn triển khai và theo dừi cỏc chương trỡnh quảng cỏo (truyền hỡnh, bỏo chớ, bảng biển outdoor, indoor) và
theo dừi mức độ tuõn thủ Sổ tay thương hiệu của Tập đoàn; Thực hiện cỏc cụng việc liờn quan đến xõy dựng thương hiệu như phõn tớch thị trường, nghiờn cứu cụng chỳng mục tiờu, tài trợ, tổ chức chương trỡnh, sự kiện; đăng ký sở hữu trớ tuệ cho tập đoàn… - Cỏn bộ truyền thụng nội bộ chuyờn trỏch việc theo dừi, tỡm kiếm thụng tin về cỏc đơn vị trong Tập đoàn để viết tin, bài cho bản tin nội bộ; Tỡm, phỏt hiện và phỏt triển cỏc chủ đề cho bản tin nội bộ; Viết bài theo sự phõn cụng; Đọc morat và chữa lỗi ngữ phỏp, chớnh tả; Lựa chọn, biờn tập tin bài theo yờu cầu; Tỡm và cập nhật thụng tin chung của Nhà nước, xó hội trực tiếp hay giỏn tiếp ảnh hưởng đến con người, cụng việc kinh doanh của tập đoàn; nắm rừ cỏc lĩnh vực được giao để trở thành nguồn tin và nguồn kiểm tra thụng tin liờn quan đối với cỏc lĩnh vực đú...
Như vậy, Ban Truyền thụng tại Trụ sở chớnh đó và đang thực hiện hầu hết cỏc hoạt động PR của Tập đoàn FPT với sự phõn cụng cụng việc rất rừ ràng, chặt chẽ, thể hiện sự nhận thức đầy đủ, đỳng mức của ban lónh đạo tập đoàn này đối với hoạt động PR. Riờng mảng hoạt động quan hệ với cổ đụng, nhà đầu tư do Ban Quan hệ Cổ đụng thuộc Trụ sở chớnh phụ trỏch. Cũng như đại đa số cỏc doanh nghiệp Việt Nam khỏc, mặc dự rất coi trọng đối tượng khỏch hàng, nhưng FPT khụng chủ trương để những người làm PR thực hiện cỏc hoạt động truyền thụng trực tiếp với khỏch hàng mà để cho bộ phận kinh doanh tại cỏc cụng ty thành viờn phụ trỏch hoạt động này.
Ngoài Ban Truyền thụng tại Trụ sở chớnh, FPT cũn liờn tục tuyển dụng cỏn bộ PR cho tất cả cỏc cụng ty, đơn vị thành viờn của mỡnh. Tuỳ theo quy mụ, tớnh chất hoạt động, mỗi đơn vị sẽ cú số nhõn viờn PR nhiều ớt khỏc nhau. Tuy nhiờn, trung bỡnh mỗi đơn vị thành viờn của FPT sẽ cú khoảng 2 - 4 nhõn viờn PR, chia làm 2 nhúm: 1 nhúm phụ trỏch PR nội bộ và 1 nhúm quản lý truyền thụng ra bờn ngoài của cụng ty.
- Nhúm phụ trỏch cỏc hoạt động PR nội bộ: Thực hiện chiến lược truyền thụng nội bộ của cụng ty, hỗ trợ tất cả hoạt động truyền thụng trong phạm vi được giao bao gồm truyền thụng của ban lónh đạo đến nhõn viờn cụng ty; hỗ trợ cỏc phũng ban khỏc và tư vấn cho ban lónh đạo trong việc giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh trong mối quan hệ nội bộ của cụng ty; Quản lý website cụng ty, cập nhật tin tức lờn trang web; Tổ chức cỏc hoạt động văn thể mỹ, cỏc diễn đàn nội bộ của cụng ty…
- Nhúm phụ trỏch quản lý truyền thụng: quản lý thụng tin của tất cả cỏc phũng, sản phẩm, dịch vụ của cụng ty; Viết, xuất bản thụng cỏo bỏo chớ, tin bài về cỏc sản phẩm, dịch vụ, hoạt động trờn bỏo chớ; ssoạn thảo văn bản cụng văn, thư ngỏ khi được yờu cầu; Quản lý và triển khai cỏc kế hoạch truyền thụng ra bờn ngoài nhằm quảng bỏ, nõng cao thương hiệu của cụng ty…
* Về việc sử dụng dịch vụ PR:
Dễ hiểu là với đội ngũ nhõn sự PR hựng hậu như vậy, FPT ớt khi sử dụng cỏc dịch vụ PR. Ban lónh đạo Tập đoàn đó xõy dựng một chiến lược phỏt triển cực kỳ rừ ràng, độc đỏo và tỏo bạo cho giai đoạn từ nay đến năm 2015. Đú là chiến lược “Vỡ cụng dõn điện tử” với mục tiờu tạo ra hệ thống giỏ trị gia tăng nhằm thoả món tối đa nhu cầu của cỏc tổ chức, cỏ nhõn của thời đại mới – thời đại của Internet và cỏc dịch vụ điện tử. Chiến lược phỏt triển này cũng là cơ sở để hoạch định chiến lược truyền thụng của FPT trong giai đoạn này.
Những người làm PR ở FPT luụn khẳng định: cỏc hoạt động truyền thụng của Tập đoàn luụn đi theo chiến lược đó đề ra một cỏch đồng bộ, nhất quỏn. Và theo chủ trương của ban lónh đạo, FPT cần phỏt huy tối đa nguồn lực nội bộ để thực hiện cỏc hoạt động truyền thụng, PR. Vỡ vậy, đội ngũ những người làm PR của FPT và cỏc thành viờn trong Tổng hội đều làm việc với cường độ rất cao mới cú thể đỏp ứng được yờu cầu của cụng việc.
Theo tỡm hiểu của chỳng tụi, FPT ớt sử dụng cỏc dịch vụ PR. Nếu cú thỡ thường rơi vào một số mảng như nghiờn cứu, xõy dựng chiến lược PR, lập kế hoạch PR, tổ chức sự kiện, tư vấn xõy dựng hỡnh ảnh lónh đạo cụng ty, Quản lý khủng hoảng. Cũn những mảng như quan hệ bỏo chớ, tài trợ cộng đồng, truyền thụng nội bộ, quan hệ với khỏch hàng, cổ đụng và cỏc đối tượng khỏc thỡ FPT luụn chủ trương tự thực hiện.
Núi chung, với tư cỏch là một tập đoàn kinh tế cổ phần cú thương hiệu mạnh, FPT đó và đang làm PR khỏ bài bản, chuyờn nghiệp với hầu hết cỏc mảng hoạt động cơ bản của PR. Điểm nổi bật nhất của FPT là một nền tảng văn hoỏ doanh nghiệp khỏc biệt cựng cỏc hoạt động truyền thụng nội bộ hết sức thường xuyờn và hiệu quả. Chớnh điều này đó gúp phần tạo nờn những thành cụng và giỏ trị thương hiệu cho FPT.