II MẫT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CễNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI VIỆN QUY
2. Một số kiến nghị nhằm nõng cao hiệu quả ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp.
2.4. Xõy dựng cỏc phần mềm ứng dụng.
Phần mềm tin học là một phần khụng thể thiếu được của cụng nghệ thụng tin. Nỳ chớnh là trợ thủ đắc lực cho cỏc nhà quản trị. Hiện nay trờn thế giới cú rất nhiều phần mềm khỏc nhau, dựng riờng cho cỏc cụng việc, cỏc tổ chức cú chức năng khụng giống nhau. Trong cụng tỏc văn phũng, phần mềm chủ yếu được ứng dụng là Ms Word, Ms Excel, Ms Access, Ms PowerPoint… những phần mềm
này được sử dụng rộng rói trờn thế giới, tuy nhiờn do đõy là những phần mềm của nước ngoài sản xuất nờn muốn sử dụng chỳng một cỏch triệt để thỡ đũi hỏi phải cú một trỡnh độ ngoại ngữ cần thiết. Vỡ vậy, để tiện sử dụng, Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp nờn cú phần mềm riờng phục vụ cho cụng tỏc quản lý hồ sơ tài liệu, lưu trữ thụng tin, thu thập, xử lý, truyền tải thụng tin … Việc xõy dựng cỏc phần mềm bằng tiếng Việt sẽ giỳp cho người sử dụng dễ dàng và thuận lợi hơn nhiều. Bờn cạnh đú, việc đồng bộ hoỏ hệ thống phần mềm trong nội bộ Viện sẽ giỳp ích rất nhiều trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin, truyền tải thụng tin đến cỏc đầu mối, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả xử lý thụng tin.
Việc xõy dựng cỏc phần mềm ứng dụng riờng cho hoạt động văn phũng là một tất yếu nhằm nõng cao hiệu quả cụng tỏc văn phũng, tiết kiệm chi phớ, thời gian và cụng sức. Ở nước ta hiện nay đang cú rất nhiều cụng ty chuyờn viết cỏc phần mềm sử dụng trong nhiều lĩnh vực như kế toỏn, văn phũng, cỏc phần mềm thiết kế đồ hoạ…đú đem lại lợi ích to lớn về kinh tế khụng chỉ cho người sử dụng mà cũn cho toàn xó hội. Nỳ giỳp cho người sử dụng cú thể dễ dàng khai thỏc hết những tớnh năng, tăng tớnh hiệu quả trong cụng việc, tạo điều kiện thuận tiện khi sử dụng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất xử lớ thụng tin. Viện cú thể thuờ cỏc cụng ty này viết một số phần mềm dành riờng cho từng cụng tỏc, vớ dụ như xõy dựng phần mềm quản lý văn bản riờng, xõy dựng phần mềm kế toỏn riờng cho phự hợp với chuyờn ngành của Viện. Điều quan trọng hơn là lónh đạo Viện cũng như cỏn bộ nhõn viờn của Viện cần phải cú quan điểm đỳng về cụng nghệ thụng tin, thấy được những lợi ích to lớn khi ứng dụng cụng nghệ thụng tin.
Túm lại, việc xõy dựng cỏc phần mềm ứng dụng là việc quan trọng hàng đầu, song khụng thể thực hiện trong một sớm một chiều mà phải cú một thời gian dài qua nhiều giai đoạn. Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp nờn cỳ một sự chuẩn bị kỹ lưỡng để cú thể từng bước tiến hành thiết lập những phần mềm riờng cho mỡnh phục vụ cụng tỏc chuyờn mụn cũng như cụng tỏc văn phũng.
KẾT LUẬN
Cụng nghệ thụng tin ra đời và phỏt triển đó mang lại nhiều lợi ích cho con người, cho xó hội khụng chỉ ở trong nõng cao hiệu quả trong cỏc lĩnh vực kinh tế, xó hội mà cụng nghệ thụng tin cũn đem lại những giỏ trị tinh thần trong đời sống của con người. Việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng là rất cần thiết vỡ cụng tỏc văn phũng liờn quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thụng tin. Cỏc trang thiết bị mỏy múc phương tiện hiện đại đó làm thay đổi đỏng kể trong văn phũng, đó dần thay thế cỏc phương phỏp làm việc thủ cụng với cỏc thiết bị lạc hậu. Cụng việc trong văn phũng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm khối lượng lao động thủ cụng lớn. Đội ngũ cỏn bộ văn phũng sẽ gọn nhẹ hơn đồng thời cú trỡnh độ chuyờn mụn cao đỏp ứng được những yờu cầu khắt khe trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế. Những thành tựu mới trong cụng nghệ thụng tin đó đưa xó hội phỏt triển từ nền văn minh cụng nghiệp tiến lờn nền văn minh thụng tin và trớ tuệ, mà cơ sở của nú là sự phỏt triển từ nền kinh tế cụng nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức.
Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp đó mạnh dạn ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào chuyờn mụn nghiệp vụ cũng như cụng tỏc quản lý hành chớnh. Tuy nhiờn Viện cũng cần phải đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin đặc biệt là trong cụng tỏc văn phũng nhằm nõng cao hiệu quả trong việc quản lý văn bản, từng bước hoàn thiện về cụng tỏc chuyờn mụn, nghiệp vụ văn phũng.
Túm lại, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin núi chung và trong cụng tỏc văn phũng núi riờng là vụ cựng cần thiết khụng chỉ trong cỏc cơ quan, đơn vị sản xuất kinh doanh mà cũn rất quan trọng trong cỏc cơ quan quản lý Nhà nước. Với những thành tựu về cụng nghệ thụng tin đó đạt được, khụng ai cú thể phủ nhận những lợi ích to lớn mà chỳng đú, đang và sẽ đem lại cho con người. Đối với Việt Nam đừy chớnh là phương tiện khụng thể thiếu trong tiến trỡnh hội nhập, phỏt triển kinh tế khu vực và quốc tế.