II MẫT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CễNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI VIỆN QUY
2. Một số kiến nghị nhằm nõng cao hiệu quả ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp.
2.3. Trang bị phương tiện kỹ thuật cụng nghệ thụng tin.
Cuộc cỏch mạng khoa học và cụng nghệ, đặc biệt là cụng nghệ thụng tin đang cú những bước tiến triển nhanh chúng từng ngày, từng giờ. Văn phũng tương lai sẽ phỏt triển theo hướng “Văn phũng tự động hoỏ”, “Văn phũng hiện đại hoỏ”. Việc trang bị cỏc phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giỳp đắc lực cho con người trong cụng tỏc quản trị. Cỏc phương tiện đú gồm cú: mỏy tớnh, mỏy in, mỏy scan, mỏy fax, mỏy photocopy và rất nhiều thiết bị kốm theo. Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thụng tin quốc gia, mạng thụng tin toàn cầu nhằm thu thập, phõn tớch, xử lý,và chuyển tải thụng tin một cỏch thụng suốt, kịp thời và chớnh xỏc, giỳp cho lónh đạo ra quyết định đỳng.
Việc trang bị cỏc phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cũng cần chỳ ý tớnh đồng bộ,tớnh hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng cỏc phương tiện đú nhằm đem lại hiệu quả cao nhất và chi phớ hợp lý nhất.
Qua quỏ trỡnh thực tập tại Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp, ngoài những trang thiết bị đú cỳ, em xin đề xuất thờm một số loại thiết bị sau:
a) Mỏy vi tớnh.
Tỏc dụng của mỏy vi tớnh là vụ cựng to lớn trong cụng tỏc thụng tin hiện nay. Điều này khụng ai khụng biết. Mỏy vi tớnh ra đời là thành tựu to lớn của nhõn loại, đỏp ứng được mọi yờu cầu cụng việc đề ra. Mỏy vi tớnh đú giỳp cho người làm cụng tỏc văn phũng giải quyết được những khú khăn trong việc quản lý văn bản, tài liệu cũng như quản lý con người. Mỏy tớnh với những chức năng của nú sẽ là cụng cụ hữu hiệu trợ giỳp cho người làm cụng tỏc văn phũng. Để tăng hiệu quả hoạt động của cụng tỏc quản lý của phũng hành chớnh quản trị, lónh đạo Viện cần xem xột để cú thể trang bị đồng bộ cho phũng hành chớnh quản trị, trang bị thờm mỏy tớnh cho những phũng ban cũn thiếu. Hơn nữa, cỏc
mỏy tớnh cũng phải được thiết lập mối quan hệ với nhau thụng qua hệ thống mạng, trước hết là mạng nội bộ, sau tiến tới nối mạng với cấp trờn là Bộ Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn. Đõy là việc làm vụ cựng cần thiết trong quỏ trỡnh quản lý của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp trong thời gian tới.
b) Mỏy photocopy.
Mỏy photocopy đó được sử dụng từ rất lõu trờn thế giới. Hiện nay thiết bị này đó được cải tiến, hiện đại hơn rất nhiều so với trước đõy. Tớnh năng của nú ngày càng được hoàn thiện hơn. Tốc độ sao chụp đó được nõng lờn, với kớch thước ngày càng nhỏ gọn hơn. Mỏy photocopy cú thể sao chụp được cỏc loại khổ giấy từ A4 cho đến Ao. Thiết bị này được dựng thay cho mỏy in trong việc nhõn in văn bản với số lượng nhiều và rất nhanh chúng. Điều này nếu thực hiện với mỏy in thỡ sẽ mất nhiều thời gian hơn và rất tốn kộm. Trong khi đú việc nhõn in bằng mỏy photocopy sẽ tạo ra được những văn bản cú chất lượng gần tương đương bản gốc, nhanh chúng dễ dàng chỉ qua vài thao tỏc đơn giản mà lại tiết kiệm. Hiện nay, mỏy photocopy ở phũng Hành chớnh quản trị của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp đó cũ, tuy cũn dựng được song chất lượng của cỏc văn bản tài liệu sao chụp khụng được cao, thường bị lem mực và phải mất chi phớ gọi người đến sửa chữa. Vỡ vậy, để nõng cao chất lượng trong việc sao chụp văn bản tài liệu, em xin kiến nghị Viện nờn đầu tư thờm một mỏy photocopy để cú thể đỏp ứng được nhu cầu in sao tài liệu văn bản. Hiện nay trờn thị trường cú nhiều loại mỏy photocopy đời mới rất hiện đại, cú thể sao chụp với tốc độ rất nhanh, cú chức năng ghim tự động với độ sắc nột khụng kộm gỡ mỏy in.
c) Mỏy Facsimile – Fax.
Mỏy Fax hay cũn gọi là mỏy truyền văn bản, cú thể truyền bất kỳ văn bản tài liệu nào chỉ cần nú được nối qua một đường dõy điện thoại. Thiết bị này cho phộp truyền đi văn bản cựng với chữ ký và con dấu thật dễ dàng trong thời gian ngắn tới bất kỳ nơi nào trờn thế giới. Hơn nữa, thiết bị này cũn cú chức năng copy văn bản được dựng rộng rói trong cỏc cơ quan, đơn vị. Sử dụng mỏy Fax tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phớ. Chỉ cần so sỏnh chi phớ dịch vụ viễn
quả mà việc sử dụng mỏy Fax mang lại. Tuy nhiờn hiện nay, phũng Hành chớnh quản trị khụng được trang bị mỏy Fax, điều này sẽ ảnh hưởng tới sự chuyển tải thụng tin trong cụng tỏc văn phũng của phũng Hành chớnh quản trị.
d) Xõy dựng một hệ thống mạng nội bộ (Lan)
Như đó trỡnh bày ở trờn, Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp chưa được trang bị hệ thống mạng nội bộ Viện. Đõy là một hạn chế khụng nhỏ về vấn đề ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng của Viện.
Mạng mỏy tớnh là mụt thuật ngữ dựng để chỉ nhiều mỏy tớnh được kết nối với nhau qua cỏp truyền tin và làm việc với nhau. Ưu điểm của việc nối mạng là cú thể chia sẻ, sử dụng một cỏch hữu hiệu cỏc tài nguyờn mỏy tớnh như bộ nhớ, mỏy vi tớnh, dữ liệu, mỏy in; trao đổi thụng tin giữa cỏc mỏy và trạm làm việc nhanh chúng. Nếu khụng, phải copy dữ liệu ra đĩa mềm và đem đi để copy vào mỏy khỏc. Điều này tiết kiệm thời gian, đảm bảo được an toàn dữ liệu.
Mạng nội bộ (Local area network) là một tập hợp cỏc mỏy tớnh trong nội bộ một cơ quan,đơn vị được nối với nhau bởi cỏc đường truyền vật lý theo một kiến trỳc nào đú. Mạng nội bộ đũi hỏi phải cú mỏy chủ (server) tiếp nhận, xử lý và cung cấp thụng tin theo yờu cầu của cỏc mỏy khỏch (client), đồng thời làm vai trũ phõn phối thụng tin theo những quy định của lónh đạo qua phõn phối tin trong mạng.
Trong điều kiện thực tế của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp thỡ việc nối mạng nội bộ là một việc rất cần thiết. Nú quan trọng khụng chỉ bởi vỡ những lợi ích to lớn mà nú đem lại mà trờn hết là tớnh hiệu quả trong cụng việc.
Lợi ích của việc nối mạng nội bộ trong Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp:
+ Cỏc mỏy tớnh cú thể chia sẻ cỏc thụng tin với nhau, trao đổi thụng tin một cỏch nhanh chúng qua thư điện tử ( E-mail).
+ Cú thể sử dụng chung cỏc thiết bị như mỏy in, bộ nhớ, mỏy scan… Điều này gúp phần tiết kiệm đỏng kể thời gian, cụng sức và quan trọng là rất kinh tế.
+ Đối với cấp lónh đạo thỡ việc nối mạng Lan sẽ giỳp cho việc kiểm tra, giỏm sỏt cấp dưới được dễ dàng và khỏch quan hơn, chớnh xỏc hơn. Người lónh đạo chỉ cần truy cập vào hệ thống mạng của cơ quan mỡnh là cú thể khai thỏc được những thụng tin liờn quan đến nhiệm vụ mà cấp dưới cần phải thực hiện. Người lónh đạo cú thể biết được khối lượng cụng việc của từng bộ phận được thực hiện đến đõu, cỳ đỳng tiến độ khụng và nhõn viờn của mỡnh làm cú tốt hay khụng…. Điều thuận lợi là người lónh đạo cú thể kiểm tra bất cứ lỳc nào, và kiểm tra bất cứ ai. Từ đú, người nhõn viờn luụn phải thực hiện cụng việc thật tốt vỡ lỳc nào lónh đạo cũng cú thể kiểm tra họ.
+ Đối với người làm cụng tỏc văn phũng, thỡ việc nối mạng sẽ mang lại những lợi ích vụ cựng to lớn. Tất cả cỏc cụng việc của phũng Hành chớnh quản trị từ cụng tỏc văn thư, lưu trữ; xử lý thụng tin đầu vào đầu ra đến cụng tỏc hậu cần… đều cú thể thực hiện thụng qua mạng mỏy tớnh nội bộ Viện. Cỏc nhõn viờn văn thư lưu trữ cú thể cập nhật cỏc văn bản, quyết định, chỉ thị của lónh đạo vào trong mỏy tớnh rồi thụng qua mạng, truyền đến cỏc mỏy tớnh của cỏc phũng ban, bộ phận khỏc. Cỏc văn bản được lưu trữ trong mỏy tớnh, khi cần tra cứu thỡ bất cứ người nào cũng cú thể tự tỡm trờn mỏy tớnh của mỡnh mà khụng cần phải qua nhõn viờn văn thư. Toàn bộ cỏc thao tỏc này được thực hiện rất đơn giản và thời gian chờ đợi để tỡm tài liệu là rất nhanh, chỉ khụng đến 1-2 phút đồng hồ.
+ Một thuận lợi nữa khi sử dụng mạng mỏy tớnh nội bộ đú là việc lónh đạo triệu tập cuộc họp giữa cỏc phũng ban khi cần bàn bạc một cụng việc quan trọng hay truyền đạt một chỉ thị gỡ thỡ chỉ cần thụng bỏo trờn mạng đến cỏc mỏy tớnh của cỏc phũng ban thỡ trưởng cỏc phũng ban này sẽ biết được về thụng tin của cuộc họp như nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm….một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc. Điều này sẽ làm cho phũng Hành chớnh quản trị khụng phải mất thời gian in giấy mời, thời gian gọi điện thoại hoặc đi đến từng phũng ban, bộ phận để thụng bỏo trực tiếp.
Cú thể núi việc nối mạng trong nội bộ Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp là vụ cựng cần thiết nhằm nõng cao hiệu quả của cụng tỏc văn phũng. Tuy
quan tõm là do cấp lónh đạo chưa cú cỏi nhỡn đỳng đắn, khỏch quan, chưa thực sự quan tõm về hệ thống mạng trong cơ quan. Họ cho rằng là rất tốn kộm khi lắp đặt cỏc thiết bị phục vụ hệ thống mạng hoạt động. Thực tế cho thấy rằng, chi phớ lắp đặt một hệ thống mạng Lan như thế này khụng đắt lắm. Bởi vỡ thiết bị chủ yếu của một hệ thống mạng là mỏy tớnh. Cỏc thiết bị này đó được trang bị ở tất cả cỏc phũng ban rồi. Để nối mạng thỡ cỏc mỏy tớnh này cần được nối với nhau qua một đường cỏp. Chi phớ cho đường cỏp này tương đối rẻ. Hơn nữa, khi nối mạng cỏc mỏy tớnh cú thể chia sẻ sử dụng chung cỏc tài nguyờn mỏy tớnh như mỏy in laser, mỏy scan, ổ cứng, ổ ghi… Điều này sẽ giỳp Viện tiết kiệm rất nhiều chi phớ phải mua nhiều thiết bị phụ trợ. Núi chung, nếu cấp lónh đạo của Viện lo lắng về vấn đề kinh phớ lắp đặt thỡ điều đú là khụng cần thiết. Cấp lónh đạo Viện nờn xem xột đến những lợi ích mà hệ thống mạng nội bộ mang lại, so sỏnh với những khoản chi phớ phải bỏ ra khi chưa lắp đặt hệ thống mạng, sẽ thấy rừ được sao Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp nờn lắp đặt một hệ thống mạng thụng tin nội bộ.
Túm lại, bờn cạnh việc hiện đại húa trang thiết bị văn phũng là rất cần thiết nhưng phũng Hành chớnh quản trị vẫn cần phải chỳ trọng tới việc đào tạo nhõn sự trong phũng. Đừy mới là mục tiờu lõu dài mà phũng Hành chớnh quản trị cần phải đạt tới. Trong văn phũng hiện đại, yếu tố con người luụn là yếu tố quan trọng nhất, là yếu tố trung tõm của sự quản lý. Nếu khụng cú con người thỡ cỏc thiết bị cho dự cú hiện đại đến đõu chăng nữa cũng chỉ là vụ dụng. Chỳ trọng cụng tỏc đào tạo nhõn sự sẽ tạo động cơ thỳc đẩy con người phỏt huy hết năng lực, kớch thớch sự sỏng tạo trong cụng việc, mở ra cơ hội thăng tiến trong con đường sự nghiệp của mỡnh.