III TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ NễNG NGHIỆP
3. Hiệu quả của việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng.
Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng đó cho thấy sự thay đổi theo chiều hướng tớch cực hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan.
3.1. Cụng tỏc soạn thảo văn bản.
Cụng tỏc soạn thảo văn bản là một cụng việc hết sức quan trọng trong văn phũng. Với số lượng lớn văn bản được hỡnh thành từ văn phũng, khoảng gần 3000 văn bản mỗi năm, cụng việc soạn thảo đũi hỏi tớnh chớnh xỏc cao theo đỳng quy định của Nhà nước. Trước đõy, cụng việc soạn thảo văn bản đều được thực hiện theo phương thức thủ cụng, tức là nhõn viờn văn phũng sẽ phải thảo một cụng văn hay quyết định rồi đưa cho lónh đạo duyệt sau đú mới tới cụng đoạn đỏnh mỏy văn bản. Quy trỡnh này đũi hỏi tốn rất nhiều thời gian, vỡ việc đỏnh mỏy yờu cầu độ chớnh xỏc cao, nhưng tốc độ lại rất chậm, ảnh hưởng tới việc ban hành văn bản. Cụng việc chuẩn bị trước khi đỏnh mỏy là nhõn viờn phải xếp giấy đỏnh mỏy và giấy than xen kẽ nhau tuỳ theo số lượng văn bản cần thiết, sau đú thực hiện những thao tỏc gừ những phớm chữ cỏi trờn mỏy chữ. Để hoàn thiện một văn bản người đỏnh mỏy cần phải rất tập trung vào từng thao tỏc của mỡnh, nếu sai xút sẽ phải đỏnh lại từ đầu mà khụng thể sửa chữa được. Hơn thế nữa phớm chữ của mỏy chữ rất nặng, ảnh hưởng khụng nhỏ tới tốc độ soạn thảo và sự nhức mỏi của đụi tay. Một nhược điểm cơ bản của mỏy chữ là tớnh thẩm mĩ khụng cao, dẫn đến văn bản khụng được trỡnh bày đẹp mắt, chữ in khú đọc, mực in thỡ nhoố nhoẹt rất khú nhỡn. Nhưng nay nhờ ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong văn phũng, thỡ việc soạn thảo văn bản trờn mỏy tớnh là rất đơn giản, nhanh chúng mà hiệu quả rất cao.
Hiện nay cú phần mềm Ms Word cho phộp soạn thảo văn bản theo ý muốn nhờ những tớnh năng ưu việt của nú. Người soạn thảo sử dụng cỏc phớm chức năng trờn bàn phớm để trực tiếp gừ văn bản vào trong mỏy tớnh. Cỏc phớm này cho phộp người soạn thảo cú thể kiểm tra, sửa chữa, trang trớ văn bản trong thời gian ngắn, chẳng hạn như sửa lỗi chớnh tả, tạo tiờu đề, đỏnh số trang cho văn bản, tự động điền tờn cho nhiều người với cựng một nội dung văn bản, căn chỉnh lề… để cú thể cho ra một văn bản hoàn chỉnh đỳng thể thức quy định của Nhà nước trước khi cho in. Đặc biệt khi văn bản cỳ cỏc bảng biểu thống kờ với nhiều con số thỡ việc soạn thảo trờn mỏy tớnh thật dễ dàng với chức năng kẻ bảng nhanh chúng và tớnh toỏn chớnh xỏc trong phần mềm Ms Excel. Ngoài ra phần mềm
Word Perfect và Ami Proffesional cũn cho phộp kết hợp văn bản với đồ hoạ trờn cựng một trang.
Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc soạn thảo văn bản đó được phũng Hành chớnh quản trị thực hiện từ lõu và hiệu quả mang lại là rất lớn. Tất cả cỏc văn bản đều được soạn thảo theo đỳng quy định về nội dung, thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản.
Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh soạn thảo văn bản, họ mới chỉ sử dụng 2 phần mềm chủ yếu là Word và excel. Trong khi đú họ cú thể sử dụng một số phần mềm khỏc để trợ giỳp việc soạn thảo được dễ dàng và nhanh chúng hơn. Khi thực tập tại phũng Hành chớnh quản trị, em thấy trong mỏy tớnh họ khụng cài cỏc phần mềm này nờn khụng thể sử dụng được.
Túm lại, việc ứng dụng cỏc phần mềm về soạn thảo văn bản đó gúp phần nõng cao chất lượng, tớnh chớnh xỏc và thẩm mĩ của văn bản, tiết kiệm khụng ít thời gian và cụng sức, mang lại hiệu quả cao trong cụng tỏc văn phũng.
3.2. Cụng tỏc văn thư lưu trữ.
Hiện nay, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn thư đó trở thành một trong những nhu cầu khụng thể thiếu được ở mọi cơ quan. Bộ phận văn thư của phũng Hành chớnh quản trị thường xử lý luồng thụng tin đầu vào (cụng văn, giấy tờ..) qua sổ cụng văn đến và luồng thụng tin đầu ra qua sổ cụng văn đi. Cũn trong nội bộ cơ quan Viện, cỏc cụng văn được sao nhõn ra thành nhiều bản để gửi tới cỏc phũng ban, bộ phận trong cơ quan. Tỡnh hỡnh tổ chức cụng tỏc văn thư của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp được tổ chức tương đối khoa học và thuận tiện cho dự cỳ khừu cũn thủ cụng. Phũng Hành chớnh quản trị được bố trớ ngay tầng 1 gần cầu thang và cửa ra vào cơ quan rất thuận tiện cho việc trao đổi thụng tin, giao dịch cụng tỏc của cỏn bộ trong Viện và khỏch đến làm việc với Viện. Bộ phận văn thư được sắp xếp bố trớ cựng phũng với trưởng phũng, rất thuận lợi trong việc trỡnh ký cụng văn giấy tờ cũng như việc truyền đạt ý kiến từ trưởng phũng tới nhõn viờn.
Hàng năm Viện ban hành một khối lượng văn bản rất lớn, đũi hỏi việc sắp xếp lưu trữ phải khoa học, hợp lớ. Trước kia, cụng việc này cần nhiều người đảm nhận, quản lý, sắp xếp và lưu trữ văn bản trong cỏc ngăn tủ với đủ thể loại kẹp tài liệu dày, mỏng khỏc nhau. Trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc này khụng trỏnh khỏi cỏc văn bản dễ bị nhàu nỏt, khú khăn trong việc lưu và nghiờn cứu văn bản khi cần. Trong thời đại mới, cụng tỏc văn thư khụng cũn khú khăn, tốn kộm như trước nhờ ỏp dụng cụng nghệ thụng tin . Cụng tỏc văn thư hiện nay được thực hiện trong mỏy tớnh với những thao tỏc đơn giản, cú thể bảo quản một cỏch dễ dàng. Mỏy tớnh cho phộp phõn loại cỏc văn bản theo thứ tự chữ cỏi, theo chủ đề, theo thời gian… giỳp cho việc tra cứu tài liệu nhanh chúng và tiện lợi. Cú thể ứng dụng phần mềm Access trong việc vào sổ cụng văn đi, sổ cụng văn đến và phõn loại văn bản. Việc lưu giữ cỏc văn bản trờn đĩa mềm sẽ giảm bớt bộ nhớ cho mỏy tớnh, thuận lợi trong bảo quản, lưu chuyển tài liệu, hồ sơ.
Chẳng hạn, muốn tra cứu một văn bản cú tờn là “Hợp đồng về việc đo đạc bản đồ nụng nghiệp huyện Thạch Thất tỉnh Hà Tõy ” ký kết ngày 30/7/2001 giữa cơ quan Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp và UBND huyện Thạch Thất. Nếu như tỡm tài liệu bằng phương phỏp thủ cụng thỡ văn thư sẽ phải thực hiện một số thao tỏc sau: trước hết văn thư phải tỡm tài liệu cần theo năm 2001, sau đú tra theo tờn của tài liệu là Hợp đồng, rồi tỡm văn bản cú số hiệu là 69 VQHTKNN-HCQT/HĐ thỡ mới cú thể tỡm được tài liệu đú. Thời gian tỡm tài liệu cũng phải mất đến 30 phút. Chưa kể cú thể tài liệu đú bị thất lạc thỡ khụng biết bao giờ văn thư mới cú thể tỡm thấy tài liệu đú. Nhưng khi ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong việc tỡm và tra cứu văn bản thỡ cụng việc đú lại trở nờn nhẹ nhàng qua việc thực hiện một vài thao tỏc đơn giản trờn mỏy tớnh và khụng tốn nhiều thời gian. Để tỡm một văn bản cú tờn như vậy thỡ văn thư chỉ cần nhấp chuột vào nút Start, chọn search, chọn For File or Folder sẽ hiện ra cửa sổ của chương trỡnh tỡm văn bản. Gừ tờn và một phần nội dung của văn bản cần tỡm vào, mỏy tớnh sẽ tự tỡm và hiển thị tệp văn bản đú. Muốn xem nội dung, kớch đỳp chuột vào tệp văn bản đú. Thời gian chỉ khoảng 1 đến 2 phút là cú thể tỡm được văn bản cần tra cứu.
Như đó núi ở phần trờn, việc lưu trữ văn bản tài liệu trờn mỏy tớnh cũn rất hạn chế. Số lượng văn bản trong cỏc tủ đựng hồ sơ ngày càng nhiều, việc phõn loại và lưu trữ là rất phức tạp, tốn nhiều thời gian. Do vậy mà khối lượng cụng việc mà nhõn viờn lưu trữ phải thực hiện là rất nhiều.
Để giải quyết tỡnh trạng như vậy thỡ phũng Hành chớnh quản trị cần cú những giải phỏp nhằm khắc phục tỡnh trạng hiện nay. Trưởng phũng cú thể xin ý kiến lónh đạo về việc xõy dựng thờm một số phần mềm mới nhằm quản lý văn bản được tốt hơn.
Cú thể núi rằng nhờ ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc này sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chớnh xỏc thụng tin cần thiết phục vụ cụng tỏc lónh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước, giải quyết cụng việc của cơ quan được nhanh chúng, chất lượng, đỳng đường lối, chớnh sỏch chế độ. Đồng thời giỳp cho việc quản lý, kiểm tra cụng việc trong cơ quan được dễ dàng. Hơn thế nữa, ứng dụng cụng nghệ thụng tin sẽ gúp phần tiết kiệm cụng sức, nguyờn vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dựng trong quỏ trỡnh xõy dựng và ban hành văn bản.
3.3. Cụng tỏc tham mưu, lập kế hoạch.
Trong Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp khụng cú bộ phận tham mưu riờng, vỡ phũng hành chớnh quản trị đú kiờm luụn chức năng này. Với chức năng này, phũng Hành chớnh quản trị sẽ cú nhiệm vụ phải dựa trờn những thụng tin mỡnh thu thập được, từ đú qua quỏ trỡnh xử lý, phõn tớch, tổng hợp, sẽ đưa ra những phương ỏn thớch hợp cho lónh đạo. Từ đú, lónh đạo sẽ xem xột và lựa chọn một phương ỏn tối ưu để thực hiện.
Một nhiệm vụ quan trọng của phũng hành chớnh quản trị đú là tham mưu cho lónh đạo về việc lập chương trỡnh kế hoạch tuần, thỏng, quý… Đõy là nhiệm vụ mà phũng hành chớnh quản trị cần phải rất thận trọng trong việc tỡm hiểu thụng tin, trờn thực tế hiện tại và quỏ khứ. Hơn nữa, người tham mưu cần cú một cỏi nhỡn tổng thể về sự vận động và phỏt triển của sự vật, hiện tượng, phỏt hiện
sớm những xu thế mới, để từ đú phõn tớch, sàng lọc những thụng tin đó cũ, chọn lọc những thụng tin mới để tỡm ra được hướng đi đỳng cho đơn vị.
Vỡ nhiệm vụ của phũng hành chớnh quản trị cần một lượng thụng tin rất đa dạng và phong phỳ nờn việc trang bị cỏc phương tiện thụng tin là rất cần thiết. Thế nhưng phũng hành chớnh quản trị lại khụng thể khai thỏc thụng tin qua hệ thống mạng được, chỉ cú thể tỡm hiểu thụng tin trờn bỏo chớ, đi thực tế…Điều này sẽ ảnh hưởng khụng nhỏ tới tốc độ cập nhật thụng tin và sự nhanh nhạy trong việc đưa ra quyết định của lónh đạo, đặc biệt là những quyết định mang tớnh chiến lược.
3.4. Cụng tỏc thu thập và xử lý thụng tin.
Thụng tin là yếu tố quan trọng nhất trong quỏ trỡnh ra quyết định, do vậy việc thu thập và xử lý thụng tin là một cụng việc đũi hỏi tớnh cập nhật thường xuyờn, chớnh xỏc và đầy đủ. Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp cú nhiều đơn vị trực thuộc ở trờn nhiều tỉnh trong cả nước nờn việc tiếp nhận thụng tin từ cơ sở mất rất nhiều thời gian. Bờn cạnh đú, việc phõn tớch, xử lý thụng tin theo cỏch thủ cụng sẽ tốn kộm, đụi khi cũn cú thể sai lệch, thiếu chớnh xỏc, nhất là với những thụng tin ở dạng bảng biểu thống kờ cỏc số liệu về diện tớch đất đai, toạ độ…Hiện nay, Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp đó ứng dụng cỏc phần mềm về quản trị cơ sở dữ liệu như Ms Foxpro và mới nhất là phần mềm Ms Access cho phộp quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp cũng sử dụng phần mềm Ms Excel trong việc tớnh toỏn, phừn tớch những thụng tin số liệu,lập bảng biểu, bảng cõn đối kế toỏn… nhanh chúng cho ra được kết quả phõn tớch chớnh xỏc, tạo điều kiện cho việc lựa chọn cỏc phương ỏn tốt nhất trong thời gian ngắn nhất.
Đối với bất cứ một tổ chức, đơn vị nào thỡ thụng tin luụn luụn rất cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị đú. Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp cũng vậy. Viện trưởng muốn ra được một quyết định cần phải cú một lượng thụng tin tối thiểu . Những thụng tin khụng phải dễ dàng mà cú được mà phải tỡm kiếm từ cỏc nguồn dữ liệu khỏc nhau như thụng tin hiện thực, thụng tin về chớnh trị, xó hội, thụng tin về kinh tế, thụng tin về điều kiện tài nguyờn tự
nhiờn…Do vậy, Viện phải cú một hệ thống trang thiết bị để thu thập và xử lý thụng tin, đỏp ứng yờu cầu của lónh đạo cũng như yờu cầu của cụng tỏc quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp.
Hiện nay, việc thu thập và xử lý thụng tin ở Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp chủ yếu qua cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng, bỏo chớ, đi khảo sỏt thực tế tại cơ sở… Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp cũng gặp khụng ít khú khăn trong việc trao đổi thụng tin từ lónh đạo tới nhõn viờn, từ cơ quan tới cỏc đơn vị cơ sở. Ngoài việc gặp trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại, fax thỡ khụng cũn cỏch nào hơn. Vỡ vậy, sự nhanh nhạy trong việc nắm bắt thụng tin cũn chưa đỏp ứng được yờu cầu của cụng tỏc, nhiều thụng tin đến cũn chậm, thụng tin thường đó cũ, ảnh hưởng đến tốc độ và thời gian hoàn thành tiến độ chương trỡnh. Trong khi đú, nếu Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp ỏp dụng cụng nghệ thụng tin nối mạng để truy cập và xử lý thụng tin, chuyển tải thụng tin thỡ sẽ cải thiện được đỏng kể tỡnh hỡnh hiện nay. Việc trao đổi thụng tin sẽ dễ dàng hơn và nhanh chúng hơn rất nhiều. Mọi việc cú thể trao đổi liờn lạc qua thư điện tử thật thuận tiện mà lại khụng mất nhiều thời gian, cụng sức. Với cụng nghệ thụng tin, nhõn viờn phũng hành chớnh quản trị cú thể thu thập thụng tin trờn mạng Internet, mạng diện rộng hay tỡm kiếm dữ liệu trong mạng nội bộ của đơn vị mỡnh mà khụng phải qua bỏo cỏo trung gian. Điều này sẽ làm cho thụng tin được chớnh xỏc, nhanh chúng và bớ mật đỏp ứng được yờu cầu của chớnh cụng tỏc thu thập và xử lý thụng tin trong cụng tỏc văn phũng.
3.5. Cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt.
Cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt của phũng hành chớnh quản trị cú liờn quan mật thiết đến chất lượng,tiến độ hoàn thành chương trỡnh, kế hoạch của toàn Viện và cỏc đơn vị cơ sở. Bởi vỡ chức năng của phũng hành chớnh quản trị là quản lý chung cỏc hoạt động của toàn Viện, vỡ vậy, việc kiểm tra, giỏm sỏt của phũng hành chớnh quản trị sẽ giỳp cho lónh đạo kịp thời cú những quyết định khắc phục những sai sút và rút ra được những bài học kinh nghiệm.
quan trọng, liờn quan tới kết quả của cụng tỏc chuyờn mụn. Kết quả của cụng việc cú tốt hay khụng phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt. Mặc dự Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp đó ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào trong cụng tỏc quản lý nhưng chưa triệt để nờn khiến cho cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt vẫn cũn phải thực hiện theo hỡnh thức thủ cụng, khụng trỏnh khỏi những sai sút. Hiện tại, cỏc phũng ban của Viện đều được trang bị mỏy tớnh, nhưng rất tiếc là chưa cú mạng nội bộ nờn khụng thể thực hiện việc giỏm sỏt của lónh đạo với cỏc bộ phận cấp dưới qua mạng mỏy tớnh được. Vỡ cỏc phũng ban trong Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp được tổ chức theo cơ cấu chức năng, hoạt động tương đối độc lập nờn việc kiểm tra, giỏm sỏt gặp nhiều trở ngại. Lónh đạo muốn trao đổi tỡm hiểu tỡnh hỡnh thỡ phải gặp trực tiếp cỏc trưởng, phú phũng hoặc trao đổi trong cỏc cuộc họp. Như vậy thật tốn thời gian, đặc biệt là với những đợt kiểm tra đột xuất, đớch thõn lónh đạo phải đi xem