II MẫT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CễNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI VIỆN QUY
1. Đỏnh giỏ chung về ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp.
phũng Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp.
1.1. Ưu điểm:
Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp đó làm thay đổi về phương phỏp làm việc. Cụng tỏc soạn thảo văn bản được thực hiện trờn mỏy tớnh thụng qua phần mềm soạn thảo.
Hiện cú rất nhiều phần mềm phục vụ cho hoạt động này như Word Perfect, Ami Proffesional, Word Star, Microsoft Word…trong đú Word Perfect, Ami Proffesional cho phộp kết hợp văn bản và đồ hoạ trờn cựng một trang. Cú thể là do đặc trưng cụng việc mà phũng Hành chớnh quản trị khụng phải soạn thảo một văn bản cú kốm theo đồ hoạ nờn em khụng thấy cỏc phần mềm Word Perfect và Ami Proffesional được cài đặt trong mỏy tớnh của phũng Hành chớnh quản trị. Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng cũn giỳp nõng cao chất lượng văn bản, rỳt ngắn thời gian soạn thảo cũng như chuyển văn bản. Cỏc văn bản được ban hành đỳng thể thức, đỳng theo quy định của phỏp luật. Bờn cạnh đú, việc truyền tải thụng tin giữa cỏc bộ phận, giữa Viện với cỏc đối tỏc nước ngoài diễn ra nhanh chúng nhờ cỏc phương tiện truyền thụng hiện đại như fax, điện thoại…tiết kiệm được khụng ít cụng sức, tiền của, thời gian.
1.2. Hạn chế:
Mặc dự Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp đó ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc văn phũng và đạt được những hiệu quả nhất định, tuy nhiờn bờn cạnh đú, cụng tỏc văn phũng cũng bộc lộ một số hạn chế:
- Cỏc trang thiết bị mỏy tớnh điện tử được trang bị ở tất cả cỏc phũng ban nhưng hầu hết chỳng khụng được khai thỏc hết tớnh năng ưu việt, chủ yếu dựng
- Cụng tỏc lưu trữ hồ sơ tài liệu trờn mỏy tớnh cũn chưa xõy dựng được phần mềm riờng sử dụng trong cụng tỏc văn thư lưu trữ nờn hầu như nhõn viờn lưu trữ cũng mới chỉ nhập phần nội dung và danh mục hồ sơ của tài liệu, hợp đồng một cỏch thủ cụng, do vậy chưa đảm bảo về mặt khoa học cũng như yờu cầu của cụng tỏc lưu trữ hiện đại. Việc bảo quản lưu trữ tài liệu vẫn cũn dựng những cặp tài liệu được lưu trong tủ đựng hồ sơ. Như vậy, việc tra cứu, truy tỡm tài liệu sẽ mất nhiều thời gian.
- Cỏc cỏn bộ trong văn phũng đều đú cỳ thõm niờn nờn trỡnh độ ngoại ngữ cũn hạn chế, cỏc phần mềm tin học hầu như bằng tiếng Anh, vỡ vậy việc khai thỏc cũng như sử dụng chỳng cũng chưa triệt để.
- Cụng tỏc thu thập và xử lý cỏc nguồn thụng tin cũn thủ cụng qua nhiều tầng lớp trung gian, phức tạp và tốn khỏ nhiều thời gian.
1.3. Nguyờn nhõn:
Sở dĩ việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp cũn bộc lộ một số hạn chế là do một số nguyờn nhõn chủ yếu sau:
+ Ban lónh đạo Viện cũn chưa chỳ trọng quan tõm đỳng mức về cụng nghệ thụng tin, cũn chưa hiểu hết những giỏ trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng cụng nghệ thụng tin mang lại.
+ Bờn cạnh đú, vấn đề tài chớnh cũng là một trong những nguyờn nhõn khiến cho việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cơ quan Viện cũn chưa được toàn diện và triệt để. Vỡ đõy là một đơn vị sự nghiệp cú thu, hàng năm ngoài kinh phớ hạn hẹp từ trờn bộ cấp xuống, cỏc hoạt động của cơ quan chủ yếu dựa vào thu nhập từ cỏc hợp đồng kinh tế kớ kết với cỏc đối tỏc. Do vậy, việc xem xột đến việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin mạnh mẽ hơn hiện nay đặc biệt là xõy dựng hệ thống mạng nội bộ cũng đang là một vấn đề cần cấp lónh đạo bàn bạc và giải quyết.
+ Thờm vào đú, trỡnh độ cỏn bộ nhõn viờn trong phũng Hành chớnh quản trị cũng là một nguyờn nhõn ảnh hưởng ít nhiều đến tỡnh hỡnh ứng dụng cụng nghệ
thụng tin . Vỡ cỏc cỏn bộ nhừn viờn đú cỳ thõm niờn cụng tỏc nờn trỡnh độ tin học và ngoại ngữ cũn hạn chế, nhất là khi cỏc phần mềm được cài đặt trong mỏy tớnh là của cỏc cụng ty nước ngoài sản xuất. Điều này cũng ảnh hưởng khụng nhỏ đến việc khai thỏc tối đa cỏc tớnh năng ưu việt của mỏy tớnh.
Ngoài những nguyờn nhõn chủ yếu trờn, cũn một số những nguyờn nhõn khỏc như trờn bộ chưa cú chủ trương chớnh sỏch mạnh mẽ hơn nữa để khuyến khớch những cơ quan trực thuộc của mỡnh tăng cường đầu tư hơn nữa vào cụng nghệ thụng tin, tăng thế cạnh tranh trờn trường quốc tế; cũn cấp dưới cũng chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp trờn về vấn đề này nờn việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động quản lý điều hành cũn chưa sõu rộng, chưa triệt để.