III TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ NễNG NGHIỆP
2. Tổ chức cụng tỏc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong văn phũng.
Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động quản lý ở văn phũng được thể hiện chủ yếu qua việc sử dụng mỏy tớnh để soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, là phương tiện để lưu trữ tài liệu, tra cứu khi cần thiết. Tuy nhiờn cụng việc này vẫn cũn mang tớnh thủ cụng nhiều, nhất là cụng tỏc văn thư lưu trữ. Nú thể hiện ở một loạt những tủ đựng hồ sơ với nhiều cặp đựng tài liệu trong cỏc phũng ban. Việc lưu trữ những văn bản tài liệu quan trọng trong mỏy tớnh vẫn cũn rất hạn chế. Trong thời gian thực tập tại Viện, em được biết chủ yếu họ lưu trữ những hợp đồng kinh tế trong mỏy tớnh, cũn khối lượng văn bản tài liệu lớn của Viện thỡ họ lưu trữ theo phương phỏp thủ cụng. Bờn cạnh đú, việc quản lý cụng văn giấy tờ họ cũng chỉ dừng lại ở việc ghi chộp vào sổ theo đỳng quy định chứ chưa cú sổ cụng văn trờn mỏy tớnh. Đõy là một hạn chế nữa của cụng tỏc văn phũng trong việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý văn bản.
Rất tiếc là Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp lại chưa nối mạng nội bộ (Lan) và mạng diện rộng (Wan) nờn hầu như việc thụng tin truyền tải đều được thực hiện qua bưu điện. Điều này làm giảm tốc độ truyền tải thụng tin về quản lý cũng như thụng tin về cụng tỏc quy hoạch đo đạc, trắc địa…
Sở dĩ việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin của Viện chưa toàn diện là do cấp trờn chưa quan tõm tới sự tiện lợi trong việc quản lý văn bản bằng cụng nghệ thụng tin. Họ cho rằng nú chưa thực sự cần thiết trong việc quản lý. Sự tiện lợi đú cú thể thấy rừ qua việc quản lý hợp đồng trong mỏy tớnh. Thế nhưng cho đến bừy giờ họ vẫn chưa triển khai việc quản lý văn bản trờn mỏy tớnh. Việc tạo ra sổ cụng văn trờn mỏy tớnh tương đối dễ dàng khi họ sử dụng phần mềm Microsoft Access với cỏc tớnh năng cho phộp người sử dụng tra cứu nhanh chúng tỡm ra được văn bản cần thiết. Nếu Viện cú mạng nội bộ thỡ việc tra tỡm tài liệu văn bản được lưu tại phũng Hành chớnh quản trị lại rất dễ dàng nhanh chúng và chớnh xỏc, sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và cụng sức so với phương phỏp thủ cụng.