III TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ NễNG NGHIỆP
1. Trang thiết bị kỹ thuật thụng tin.
Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp là một đơn vị trực thuộc Bộ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn, cú địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước. Chớnh vỡ vậy, cụng tỏc thụng tin là một nhu cầu rất quan trọng trong hoạt động chuyờn mụn của Viện. Để đảm bảo cho thụng tin luụn được cập nhật thụng suốt, đỏp ứng kịp thời cho cụng tỏc quy hoạch nụng nghiệp, Viện đó đầu tư cho cỏc phũng ban cỏc đơn vị trực thuộc cỏc trang thiết bị hiện đại, tiờn tiến.
Hiện nay, tất cả cỏc phũng ban của Viện đều được trang bị mỏy vi tớnh với nhiều chủng loại, nguồn gốc khỏc nhau và tương đối đồng bộ, phục vụ cụng tỏc của Viện với tổng số 45 bộ. Trong đú:
- Phũng Hành chớnh quản trị: 2 bộ. - Phũng Tổ chức lao động: 2 bộ. - Phũng Kế toỏn tài vụ: 2 bộ. - Phũng Kế hoạch: 2 bộ. - Phũng quản lớ dự ỏn: 2 bộ. - Phũng Hợp tỏc quốc tế: 2 bộ.
- Cỏc phũng nghiờn cứu kỹ thuật: 10 bộ. - Cỏc trung tõm nghiờn cứu ứng dụng: 8 bộ. - Cỏc đoàn quy hoạch: 6 bộ.
Bờn cạnh đú, hầu hết cỏc phũng đều cú mỏy in Lazer với nhiều chủng loại, phục vụ trực tiếp cho việc in ấn tài liệu của từng phũng cũng như tài liệu trỡnh lờn lónh đạo.
Về việc đỏp ứng nhu cầu sao chộp cụng văn, tài liệu, Viện cú 2 mỏy photo trong đú cú một mỏy photo màu cú thể photo khổ Ao dựng cho việc in sao bản đồ, 1 mỏy hiệu Ricoh phục vụ cho việc sao chộp văn bản thụng thường.
Trờn quan điểm chỳ trọng đến trang bị một số trang thiết bị hiện đại, mỏy vi tớnh cú tốc độ xử lý cao, Viện đó cho lắp đặt một hệ thống mỏy vi tớnh cú dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chúng tại trung tõm ứng dụng cụng nghệ để phục vụ những cụng việc mang tớnh khẩn trương, cú độ chớnh xỏc cao. Về thụng tin liờn lạc, cỏc phũng đều được trang bị mỏy điện thoại để tiện trong việc truyền tải thụng tin trong Viện. Mỏy Fax là thiết bị khụng thể thiếu trong việc thụng tin vỡ nú cho phộp truyền thụng tin ở dạng ký tự hay hỡnh vẽ, bảng biểu, sơ đồ trong thời gian ngắn đến bất kỳ địa điểm nào. Hiện nay Viện cú 3 mỏy phục vụ cho cụng việc liờn quan đến thụng tin liờn lạc, ký kết hợp đồng…
Tuy nhiờn, Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp lại chưa cú mạng nội bộ để quản lý cũng như truyền đạt thụng tin từ lónh đạo tới nhõn viờn. Đõy là một hạn chế mà lónh đạo và nhõn viờn trong Viện cần phải quan tõm và cú cỏi nhỡn đỳng mức hơn về tỏc dụng của hệ thống mạng trong đơn vị.
Một yếu tố quan trọng khụng thể thiếu đú là con người. Đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn trong Viện phần lớn đều cú chuyờn mụn trong việc sử dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc quy hoạch thiết kế, đo đạc bản đồ… Nhưng vẫn cũn cú một số người chưa được đào tạo bài bản về tin học, sử dụng mỏy tớnh chưa thành thạo. Việc sử dụng mỏy tớnh chỉ dừng ở mức độ một vài thao tỏc đơn giản, chủ yếu thay thế mỏy chữ thủ cụng trước kia. Do đú việc khai thỏc sử dụng mỏy tớnh cũn chưa triệt để, chưa tạo thành thói quen và phương thức làm việc của mọi người.