II MẫT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CễNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI VIỆN QUY
2. Một số kiến nghị nhằm nõng cao hiệu quả ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc văn phũng Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp.
2.2. Bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ.
Với sự phỏt triển của cỏch mạng khoa học và cụng nghệ, đặc biệt là cụng nghệ thụng tin, cụng nghệ văn phũng gắn bú ngày càng chặt chẽ với cụng nghệ thụng tin.
Văn phũng là đầu mối giỳp lúnh đạo trong cả 4 khõu của quỏ trỡnh quản lý. Đú là cỏc khừu:
- Ra quyết định.
- Tổ chức thực hiện quyết định.
- Kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện quyết định. - Đỏnh giỏ, tổng kết việc thực hiện quyết định.
Cỏc khõu này nhằm giỳp văn phũng thực hiện chức năng: tham mưu, điều hành tổng hợp, hậu cần của mỡnh. Cụng nghệ văn phũng với sự hỗ trợ của cụng nghệ thụng tin sẽ giỳp cho người cỏn bộ văn phũng thực hiện tốt hơn cỏc chức năng, nhiệm vụ để thực hiện 4 khõu kể trờn.
Cỏn bộ làm cụng tỏc văn phũng cần nắm vững nghiệp vụ của mỡnh để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Vỡ vậy, họ phải luụn tự bồi dưỡng kiến thức chuyờn mụn cho mỡnh, nhất là trong cụng tỏc soạn thảo văn bản, đũi hỏi nắm chắc kiến thức về văn bản học. Phũng hành chớnh quản trị cú thể tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn cho đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn nhằm nõng cao khả năng phõn tớch, xử lý thụng tin để đạt được kết quả cao hơn trong cụng việc, đặc biệt là trong cụng tỏc tham mưu, giỳp việc cho lónh đạo. Cỏc cỏn bộ được đào tạo sẽ ỏp dụng những kiến thức lý luận vào trong cụng việc, từ đú so sỏnh và chọn lọc kiến thức nhằm thực hiện cụng việc trong văn phũng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị.
Hơn thế nữa, là một người cỏn bộ trong một văn phũng hiện đại thỡ khụng thể khụng trang bị cho mỡnh những kiến thức về chuyờn mụn một cỏch đầy đủ và toàn diện. Do vậy, việc đào tạo cỏn bộ phũng hành chớnh quản trị của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp hiện nay là vụ cựng cần thiết và nú phải đỏp ứng được những tiờu chớ sau:
- Đào tạo về nghiệp vụ văn phũng cho cỏn bộ phũng hành chớnh quản trị. Cú thể núi, người cỏn bộ làm cụng tỏc văn phũng cần phải nắm chắc và luụn thực hiện tốt những yờu cầu mà lónh đạo đề ra. Vỡ vậy, người cỏn bộ văn phũng cần làm tốt những cụng việc để phục vụ cụng tỏc quản lý chung của lónh đạo từ khõu thu thập, phõn tớch, xử lý thụng tin cho đến khõu cuối cựng để lónh đạo cú thể ra một quyết định đỳng đắn. Đõy là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, ảnh hưởng đến uy tớn của cả một tập thể. Chớnh vỡ thế người làm cụng tỏc văn phũng luụn luụn phải tự trau dồi kiến thức về cụng tỏc văn phũng núi chung để cú thể bắt kịp với sự phỏt triển của xó hội, đặc biệt là khi nước ta đang trong quỏ trỡnh phỏt triển như vũ bóo về kinh tế cũng như về cụng nghệ thụng tin. Để cú một chuyờn mụn nghiệp vụ vững vàng, người cỏn bộ làm cụng tỏc văn phũng ngoài những kiến thức về nghiệp vụ cũng cần phải rốn luyện cho mỡnh bản lĩnh về chớnh trị cũng như những hiểu biết về xó hội. Bờn cạnh đú, người cỏn bộ văn phũng cũng phải cú cỏi nhỡn tổng thể về sự phỏt triển về kinh tế, văn húa, xó hội của nước ta, từ đú nghiờn cứu để cú thể dự đoỏn và nắm bắt kịp thời những vận
hội mới, dỏm đương đầu với những thỏch thức từ đú cú những phương phỏp mới phục vụ cụng tỏc quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp.
- Rốn luyện tỏc phong làm việc cho mọi cỏn bộ nhõn viờn trong phũng hành chớnh quản trị.
Trong thời đại mới, thời đại mà cụng nghệ thụng tin đang chiếm ưu thế và trở thành một trợ thủ đắc lực của con người trong mọi lĩnh vực, mọi mặt của đời sống kinh tế, xó hội thỡ cỏn bộ văn phũng cần phải cú một tỏc phong làm việc mới, phự hợp với thực tiễn xó hội hiện nay. Trước đõy, khi nước ta cũn trong thời kỳ bao cấp, chỳng ta đó quen với tỏc phong, lề lối làm việc “quan liờu giấy tờ” cũng như lối làm việc cũn thủ cụnghiệp và rườm rà về thủ tục. Tỏc phong làm việc này đó gõy cản trở cho nền kinh tế nước ta trong một thời gian dài, và hiện nay nú vẫn cũn tồn tại dưới nhiều hỡnh thức ở nhiều cơ quan đơn vị Nhà nước. Từ khi nước ta bước vào thời kỳ mở cửa, chỳng ta đú cỳ những bước tiến bộ đỏng kể về kinh tế và đó cú được vị thế trong trường quốc tế. Tỏc phong và lề lối làm việc của chỳng ta cũng cú những tớn hiệu đỏng mừng. Chớnh phủ đó ra quyết định về cải cỏch thủ tục hành chớnh theo cơ chế “một cửa” là một bước đột phỏ trong quỏ trỡnh cải cỏch lề lối làm việc ở cỏc cơ quan, đơn vị Nhà nước. Để cụng tỏc cải tổ lề lối và thói quen làm việc được triệt để và toàn diện thỡ người cỏn bộ văn phũng giữ vai trũ quan trọng nhất, là nhõn tố quyết định nhất. Trong thời đại của cụng nghệ thụng tin thỡ người cỏn bộ văn phũng cần phải cú được tỏc phong làm việc khoa học, hiện đại. Tỏc phong đú thể hiện ở sự vững vàng về chuyờn mụn nghiệp vụ, cũng như việc sử dụng thành thạo những trang thiết bị hiện đại phục vụ cho cụng tỏc quản lý của mỡnh. Người cỏn bộ văn phũng trong thời đại cụng nghệ thụng tin cần phải biết sắp xếp cụng việc một cỏch hợp lý và luụn đặt hiệu quả cụng việc lờn hàng đầu. Họ cũng cần phải cú sự sỏng tạo trong suy nghĩ để cú thể nõng cao được hiệu quả cụng việc.
Một điều quan trọng mà người cỏn bộ văn phũng cần phải cú đú là tinh thần làm việc say mờ, nhiệt tỡnh trong cụng việc và tinh thần học hỏi, tỡm tũi sỏng tạo những phương phỏp làm việc mới hiệu quả hơn. Tất nhiờn, để cú được tỏc phong
trau dồi của bản thõn mới cú được. Nhưng điều đú cú thể làm được và nhất định phải làm được. Đỳ chớnh là xu thế của thời đại mới, xu thế chung của thế giới, là mục tiờu mà nước ta đang từng bước phấn đấu để tiến lờn hội nhập với khu vực và thế giới.