5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
1.3.3.2.Quy trình quản trị thực hiện đơn hàng
Bao gồm các bước: Thông báo xác nhận bán hàng. Lịch trình và kế hoạch vận chuyển. Xuất kho. Bao gói. Vận chuyển .
Thay đổi đơn hàng.
Theo dõi đơn hàng.
Hình 1.5 Quy trình thực hiện đơn hàng
- Thông báo xác nhận bán hàng :Sau khi đơn hàng được chấp nhận, bên bán nên thông báo cho khách hàng thông tin (đã chấp nhận đơn hàng); đưa ra thông báo tới khách hàng việc đặt hàng là chắc chắn. Có thể thông báo cho khách hàng qua email hoặc hiển thị trên cửa hàng trực tuyến thông báo có thể in được.
- Lịch trình và kế hoạch vận chuyển:
• Kế hoạch vận chuyển: xác định những công việc được đề cập đến trong quá
trình vận chuyển hàng hóa và giao cho khách hàng, thời gian và thời điểm thực hiện mỗi công việc, bao gồm 3 công việc chính:
Gom hàng và đóng gói.
Bốc hàng.
Chuyển hàng tới đích.
• Lịch trình vận chuyển là việc xác định các phương tiện vận tải, lựa chọn nhà
cung cấp dịch vụ vận tải, xác định tuyến vận tải để hàng hóa được gửi đi không bị chậm trễ và giao hàng hoá tới khách hàng đúng thời gian với chi phí thấp.
- Xuất kho:
Xuất kho là việc lấy hàng ra từ kho hàng, theo yêu cầu về số lượng và chất lượng hàng hóa phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng và kế hoạch vận chuyển. Xuất kho/xuất xưởng thường được thực hiện tại xưởng sản xuất hàng hóa.
Có hai cách thức xuất hàng thường được sử dụng:
• Nhập trước xuất trước (FIFO)
• Nhập sau xuất trước (LIFO)
Các hàng đã xuất kho thường được đưa tới những “khu vực” khác. Nhân viên kho hàng sau đó sẽ ghi lại những hàng hóa đã được xuất trong khu vực hàng đã được bán và xác định xem những hàng hóa nào còn lại trong khi để có thể thực hiện các đơn hàng tiếp theo.
- Bao gói :
Bao gói là quá trình kết hợp việc xuất hàng và đưa chúng tới địa điểm đóng gói để vận chuyển đi. Bao gói hàng hóa cần gửi kèm danh sách hàng hoá đóng gói để khách hàng tiện kiểm tra hàng hóa. Hàng được đóng gói theo danh sách, những mặt hàng cho một khách hàng được đóng gói riêng với khách hàng. Sau đó, người xếp hàng sẽ xếp đặt các hàng hóa theo thứ tự giao hàng hoặc theo logic không gian xếp hàng. Sau khi hàng hóa đã được đóng gói, bản ghi chép hàng hóa trong hệ thống quản trị kho hàng sẽ được cập nhật lại để phản ánh hàng hóa trong kho đã được bán đi. Sau đó người bán sẽ gửi danh sách hàng đã được xuất kho cho người nhận chuyên chở.
Quá trình vận chuyển được tiến hàng ngay sau khi người vận chuyển nhận các gói hàng từ kho hàng bán, sẽ kiểm tra lần cuối và chuẩn bị một hoá đơn vận chuyển B/L (Bill of lading), bốc dỡ hàng hóa và gửi tới khách hàng .
Vận chuyển chậm hoặc huỷ bỏ vận chuyển: nếu việc vận chuyển không được thực hiện đúng thời gian, người mua có thể huỷ bỏ đơn hàng, đơn hàng sẽ bị huỷ và người bán có thể trả lại tiền cho người mua.
Theo dõi vận chuyển: Với việc tin học hoá, nhiều nhà vận tải tích hợp việc giao nhận, theo dõi và hệ thống phân phối trong các hệ thống ERP, giúp họ có khả năng theo dõi quá trình vận chuyển theo thời gian thực.
Hồ sơ lịch sử đặt hàng: Ghi chép các đơn đặt hàng trong quá khứ và việc bán
hàng có thể được tạo ra trong các tài khoản của khách hàng, giúp khách hàng xem lại đơn đặt hàng trong quá khứ.
- Xử lý đơn đặt hàng trước
Khi mặt hàng hiện thời không có trong kho, khách hàng cần được thông báo trước khi đặt hàng. Điểu này có thể thực hiện được nếu doanh nghiệp ứng dụng hệ thống tự động quản trị đơn hàng và kho hàng (theo thời gian thực). Tuy nhiên trong những tình huống không lường trước, ví dụ hàng hóa trong kho không khớp với số liệu, hoặc kho hàng vật lý bị phá hủy có thể dẫn tới tình huống hàng hóa không có trong kho.
Người bán cần có chính sách và cách thức giải quyết các tình huống:
• Giữ đơn đặt hàng cho đến khi yêu cầu về hàng hóa được đáp ứng.
• Một phần của đơn đặt hàng được thực hiện và phần còn lại được thực hiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sau. Người bán không được tính phí phần đơn hàng thực hiện sau.
• Đề nghị khách hàng các mặt hàng thay thế khác.
• Cho phép khách hàng hủy bỏ đơn hàng nếu đơn đặt hàng đã được đặt và trả
lại tiền.
- Thực hiện đơn hàng từ nguồn lực bên ngoài
Người bán hàng trực tuyến nên lựa chọn tự mình thực hiện các tác nghiệp thực hiện đơn hàng hay thực hiện bằng nguồn lực bên ngoài. Nếu bằng nguồn lực
bên ngoài, cần thỏa thuận với các công ty logistics bên thứ ba (3PL-Third party logistics companies) thay mặt mình thực hiện đơn hàng.
Thuận lợi:
• Giảm chi phí đầu tư trong dự trữ hàng.
• Tạo sự lựa chọn rộng rãi sản phẩm và khả năng sẵn có tới khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển cho người bán.
• Người bán không phải trả phí lưu kho hàng hóa.
Bất lợi:
• Công ty giao hàng trung gian có thể đẩy giá hàng hóa quá cao.
• Có thể phát sinh vấn đề với kiểm soát chất lượng và chất lượng dịch vụ.
• Người bán có thể tự “đặt tỉ lệ ăn chia” với công ty giao hàng trung gian.
• Xâm hại khách hàng vì người bán có thể chia sẻ thông tin cho công ty giao
hàng trung gian. Công ty trung gian có thể gạt người bán để “cướp” lấy khách hàng của người bán.