I. Khái quát về Công ty cho thuê tài chính ngân hàng ngoại thương
2.3.2 Một số các bước trong quy trình thuê mua tài chính của Công
2.3.2.1 Ghi nhập và giám sát dữ liệu trên hệ thống
Thực hiện: CB QLN và Trưởng/Phó phòng phụ trách bộ phận QLN - Thời gian xử lý: trong ngày nhận được hồ sơ bàn giao từ CBKH. - Căn cứ Biên bản bàn giao hồ sơ do CBKH lập, CB QLN nhận hồ sơ theo danh mục đính kèm, và ký xác nhận. Biên bản bàn giao hồ sơ được lập thành 02 bản, 01 bản do CBKH giữ, 01 bản lưu hồ sơ khách hàng. Sau khi
CBKH KH Ban giám đốc Công
ty
Hướng dẫn KH về điều kiện cho thuê và các giấy tờ liên quan
Báo cáo nhanh và tóm tắt các thông tin chủ yếu
Lập báo cáo thẩm định và báo cáo rà soát rủi ro
Khách hàng đề xuất nhu cầu muốn thuê
Quy định bằng văn bản về thẩm quyền ra quyết định đối với CTTC
Ra quyết định và tiến hành ký kết hợp đồng
nhận hồ sơ tài liệu bàn giao từ CBKH, CB QLN chịu trách nhiệm (i) ghi nhập dữ liệu trên hệ thống trên cơ sở các tài liệu và hồ sơ đính kèm, (ii) in bản Xác nhận thông tin khách hàng, thông tin hợp đồng, thông tin tài khoản trình Trưởng/Phó phòng phụ trách bộ phận QLN ký kiểm soát khi duyệt trên hệ thống và lưu hồ sơ. Trường hợp các thông tin trên hồ sơ không khớp đúng, phù hợp với nhau CB QLN chuyển trả hồ sơ cho CBKH để CBKH thực hiện sửa đổi/ bổ sung. CB QLN thực hiện rà soát lại khi tiếp nhận lại hồ sơ từ CBKH.
- Trưởng/Phó phòng phụ trách bộ phận QLN là người chịu trách nhiệm kiểm soát lại dữ liệu trên hệ thống, đảm bảo dữ liệu trên hệ thống khớp đúng với dữ liệu trên hồ sơ.
- Trong suốt quá trình theo dõi khoản cho thuê, CB QLN tiếp tục chịu trách nhiệm giám sát, phát hiện kịp thời sự không khớp đúng và/hoặc sự không phù hợp về mặt thông tin giữa các văn bản nhận được và thông tin trên hệ thống…đồng thời phải báo ngay Trưởng/Phó phòng phụ trách bộ phận QLN để có biện pháp xử lý kịp thời.
2.3.2.2 Hạch toán kế toán liên quan đến khách hàng
Thực hiện: CB KT và Trưởng/Phó phòng Phòng KT
- CB KT chịu trách nhiệm thực hiện các bút toán hạch toán kế toán liên quan trực tiếp đến khách hàng như nhập/xuất ngoại bảng tài sản thuê tài chính, giải ngân, thu nợ, trích, hoàn đặt cọc …... theo yêu cầu của bộ phận QLN.
2.3.2.3 Giải ngân
Thực hiện: P. KH, bộ phận QLN
- Tùy từng thời kỳ cụ thể, Giám đốc Công ty sẽ có quy định cụ thể về việc thông báo kế hoạch giải ngân nhằm đảm bảo khả năng thu xếp vốn của Công ty.
- CBKH chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu giải ngân kiêm cam kết nhận nợ của khách hàng bằng văn bản.
- Sau khi kiểm tra tính phù hợp giữa yêu cầu giải ngân của khách hàng với các điều kiện giải ngân đã được thoả thuận với khách hàng tại Hợp đồng CTTC, Hợp đồng mua bán tài sản, CBKH lập Tờ trình chuyển tiền trình Trưởng/Phó P.KH ký kiểm soát.
- Thực hiện chuyển tiền:
•Tờ trình chuyển tiền sau khi được Trưởng/Phó P.KH ký kiểm soát
cùng các hồ sơ có liên quan được CBKH chuyển sang bộ phận QLN để CB QLN, và Trưởng/Phó phòng phụ trách bộ phận QLN thực hiện kiểm tra thủ tục giải ngân và ký xác nhận trên Tờ trình chuyển tiền. P.QLN chịu trách nhiệm hoàn thành việc kiểm tra thủ tục giải ngân.
•Tờ trình chuyển tiền sau khi được ký xác nhận đủ điều kiện giải ngân bởi bộ phận QLN trình tiếp lên Giám đốc Công ty/Giám đốc chi nhánh phê duyệt, sau đó chuyển tiếp Phòng KT để thực hiện chuyển tiền.
•Phòng KT thực hiện chuyển tiền theo tờ trình chuyển tiền đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- CB QLN theo dõi số liệu thực hiện trên hệ thống và thực hiện cập nhật hồ sơ.
- Trên cơ sở số tiền thực tế đã được giải ngân, CB QLN chịu trách nhiệm lập Lịch thanh toán kiêm Giấy nhận nợ trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày giải ngân cuối cùng và có đầy đủ hóa đơn để xác định giá trị của tài sản thuê tài chính, sau đó chuyển sang CBKH để lấy chữ kí của khách hàng.
2.3.2.4 Lưu giữ hồ sơ an toàn và bàn giao hồ sơ sang các Phòng nghiệp vụ
Thực hiện: CB QLN
•CB QLN là người chịu trách nhiệm lưu giữ chứng từ theo quy định
Hồ sơ khách hàng:
-Các giấy tờ liên quan đến pháp lý của khách hàng
-Báo cáo tài chính qua các năm (nếu có) Hồ sơ thuê tài chính:
-Giấy đề nghị thuê tài chính và /kiêm Phương án (Dự án) thuê tài
chính (bản
-gốc)
-Báo cáo thẩm định (bản gốc)
-Báo cáo rà soát rủi ro nếu có (bản gốc)
-Biên bản Họp HĐTD nếu có (bản gốc)
-Nghị quyết của HĐQT nếu có (bản sao y Công ty)
-Hợp đồng CTTC và các phụ lục (bản gốc)
-Lịch thanh toán tiền gốc kiêm giấy nhận nợ (bản gốc)
-Giấy chứng nhận đăng ký giao dịch bảo đảm (bản sao)
-Và toàn bộ các giấy tờ khác có quy định tại các Biên bản bàn giao hồ sơ Hồ sơ tài sản thuê tài chính:
-Hợp đồng mua bán tài sản (bản gốc)
-Hóa đơn mua hàng hoặc tờ khai Hải quan (trong trường hợp Công ty
trực tiếp nhập khẩu) (bản sao)
-Biên bản bàn giao tài sản (bản gốc)
-Giấy chứng nhận/ Hợp đồng bảo hiểm (bản sao)
-Giấy tờ tài sản cầm cố thế chấp (bản sao)
•CB QLN là người chịu trách nhiệm chuyển các giấy tờ cần thiết tới
các bộ phận/phòng nghiệp vụ có liên quan đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về quy chế lưu giữ chứng từ theo quy định:
Lưu trữ chứng từ kế toán: Việc bàn giao hồ sơ sang Phòng KT phải
được thực
hiện tối thiểu 2 ngày trước ngày trả nợ đầu tiên của khách hàng, bao gồm các
giấy tờ sau:
-Hợp đồng CTTC và các phụ lục (bản gốc)
-Hợp đồng mua bán (kinh tế) (bản gốc)
-Hóa đơn (hoặc Tờ khai Hải quan trong trường hợp Công ty trực tiếp
-nhập khẩu) (bản sao)
-Biên bản bàn giao tài sản (bản sao)
Lưu trữ các bản gốc liên quan đến tài sản Công ty tại Phòng Hành
chính - Nhân sự tại TSC/Phòng Tổng hợp tại Chi nhánh
-Giấy tờ xác nhận quyền sở hữu (bản gốc)
-Hóa đơn (hoặc Tờ khai Hải quan trong trường hợp Công ty trực tiếp
-nhập khẩu) (bản gốc)
-Giấy chứng nhận đăng kí giao dịch đảm bảo (bản gốc)
-Hợp đồng/Giấy chứng nhận bảo hiểm đối với máy móc thiết bị (bản
-gốc)
-Giấy tờ tài sản cầm cố thế chấp (bản gốc) (nếu có)
•Việc bàn giao có thể thực hiện nhiều lần. Các lần bàn giao đều phải có Biên bản bàn giao
với đầy đủ chữ ký của CB QLN và các phòng tác nghiệp có liên quan.
•Trong trường hợp giải quyết yêu cầu tạm thời mượn tài liệu ra khỏi két/tủ, trên cơ sở sự chấp thuận bằng văn bản của Trưởng phòng cán bộ mượn tài liệu và Giám đốc Công ty/ Giám đốc Chi nhánh, cán bộ phụ trách quản lý tài liệu phải vào sổ đăng ký mượn tài liệu và đảm bảo được hoàn trả theo thời gian đã thống nhất.
2.3.2.5 Kiểm tra giám sát khách hàng sau cho thuê
Thực hiện: bộ phận QLN và P.KH
- Kể từ ngày bàn giao tài sản cho thuê, định kỳ ít nhất 6 tháng/lần CBKH phải thực hiện các nội dung sau:
Đánh giá tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh của
khách hàng;
Kiểm tra việc tuân thủ của khách hàng đối với các cam kết tại Hợp đồng
CTTC;
Kiểm tra tình trạng thực tế của tài sản thuê;
Thời điểm thực hiện tái tục bảo hiểm tài sản cho thuê;
Gia hạn Bản sao đăng ký phương tiện vận tải (nếu có) để gửi cho
khách hàng;
Phát hiện các dấu hiệu bất thường, có rủi ro (nếu có)…
- Sau khi kiểm tra, CBKH phải lập Báo cáo kiểm tra đính kèm Biên bản kiểm tra (nếu có) và trình Trưởng/ Phó P.KH có ý kiến. Báo cáo/Biên
bản kiểm tra sau đó phải được bàn giao cho CB QLN để lưu giữ cùng hồ sơ khách hàng.
- Bộ phận QLN chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện kiểm tra sau cho thuê của P.KH thông qua việc lập báo cáo định kỳ hàng tháng gửi P.KH danh sách các khách hàng chưa được thực hiện một/ một vài/ toàn bộ các công việc nêu trên.
- Trường hợp phát hiện có dấu hiệu rủi ro, Trưởng/Phó P.KH phải đề xuất biện pháp xử lý và trình Giám đốc Chi nhánh/Giám đốc Công ty thông qua.
2.3.2.6 Thu nợ- Xử lí nợ quá hạn - Thanh lý hợp đồng CTTC
Thực hiện: P.KH, bộ phận QLN, Phòng KT, P. CN
Thu nợ
- CB QLN chịu trách nhiệm lập Thông báo thanh toán tiền thuê theo chu kỳ thay đổi lãi suất được quy định tại Hợp đồng CTTC, gửi 01 bản đến khách hàng và 01 bản lưu hồ sơ.
- Ít nhất 7 ngày trước ngày đến hạn thu nợ của khoản CTTC, CB QLN có trách nhiệm (i) in bảng kê danh sách các khoản nợ đến hạn chuyển tới P.KH, (ii) in Thông báo thanh toán tiền thuê theo định kì trả nợ quy định tại Hợp đồng CTTC trình Trưởng/Phó phụ trách bộ phận QLN ký, gửi 01 bản đến khách hàng, gửi 01 bản đến Phòng KT và 01 bản lưu hồ sơ.
- Căn cứ bảng kê danh sách các khoản nợ đến hạn, và nhằm tạo điều kiện cho khách hàng có thời gian thu xếp trả nợ, CBKH chủ động đánh giá khả năng trả nợ thực tế của khách hàng và bằng mọi phương thức có thể (điện thoại, gửi thư, fax…) đảm bảo khách hàng nhận được thông tin về số nợ phải trả trước ít nhất 02 ngày làm việc trước ngày đến hạn phải trả của khoản nợ.
- CBKH chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, liên lạc thường xuyên với khách hàng để tìm hiểu khả năng và dự định trả nợ của khách hàng vào ngày đáo hạn.
Lưu ý: Các trường hợp khác liên quan đến việc sử dụng tiền ký quỹ của khách hàng, P.KH sẽ chịu trách nhiệm lập tờ trình trình Giám đốc cho ý kiến.
Hạch toán tiền thuê
- Cán bộ KT thực hiện hạch toán và xuất hóa đơn theo quy định cho các khoản tiền thuê được khách hàng thanh toán trực tiếp tại Công ty hoặc bằng chuyển khoản (khi có đủ thông tin về khoản nợ được trả qua thông tin trực tuyến trên trang web) và số tiền thanh toán đủ trả cho 01 kỳ trả nợ. Cán bộ KT chịu trách nhiệm gửi hóa đơn CTTC cho khách hàng chậm nhất trong vòng 3 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn.
- Trường hợp những khoản tiền thuê được chuyển đến nhưng không đủ thông tin để hạch toán, Cán bộ KT thực hiện thông báo ngay cho P.KH để kiểm tra, xác định.
- Cán bộ KT thông báo cho CBKH những trường hợp khách hàng đã thanh toán tiền thuê song chưa đủ so với số tiền thuê thực tế phải thanh toán (nếu có).
Xử lí nợ quá hạn:
- Khi khoản cho thuê tài chính chuyển thành nợ quá hạn, bộ phận QLN thông báo ngay cho P.KH để P.KH tiếp tục nhắc nợ khách hàng và đề xuất giải pháp xử lý.
- Tùy từng khoản cho thuê, định kì 1 tuần, 10 ngày hay tối đa 1 tháng/một lần CBKH phải tiếp tục lập và gửi Thông báo nhắc nợ đến khách hàng cho tới khi khách hàng hoàn tất nghĩa vụ trả nợ.
- Trường hợp xét thấy cần thiết, hoặc tối đa sau ba lần nhắc nợ, CBKH phải đề xuất với Trưởng/Phó P.KH tổ chức làm việc với đại diện có thẩm quyền của khách hàng để đòi nợ trực tiếp.
- Mọi diến biễn trong suốt quá trình theo dõi khoản cho thuê quá hạn, CBKH phải kịp thời báo cáo Trưởng/Phó P.KH để có các biện pháp xử lí kịp thời.
- Trường hợp xét thấy khoản CTTC bị quá hạn kéo dài và khả năng thu nợ gặp nhiều khó khăn, Trưởng/Phó P.KH cân nhắc và chủ động trình Giám đốc Công ty/Giám đốc Chi nhánh quyết định chuyển sang Phòng Công nợ để xử lý tiếp.
- CBKH thông báo cho CB QLN những khoản CTTC được chuyển giao sang Phòng Công nợ để CB QLN biết và phối hợp thực hiện các công việc có liên quan đến khoản CTTC.
2.4 Các phương pháp thẩm định dự án đầu tư xây dựng tại Công ty
2.4.1. Phương pháp thẩm định theo trình tự
Thẩm định trong lĩnh vưc xây dựng nói riêng và trong các lĩnh vực nói chung, phương pháp này chủ yếu được áp dụng trong nội dung thẩm định tài chính, phi tài chính về Chủ đầu tư. Đây là phương pháp khá quan trọng trong khâu thẩm định. Việc thẩm định theo trình tự giúp cho cán bộ thẩm định có thể đánh giá một dự án từ khái quát đến chi tiết. Khi dự án bị loại bỏ trong khâu thẩm định tổng quát thì sẽ không cần phải tiến hành thẩm định các nội dung tiếp theo.
Công ty sẽ tiến hành thẩm định theo một trình tự từ tổng quát đến chi tiết, kết luận trước làm tiền đề cho kết luận sau, từ đó đưa ra quyết định đồng ý hay bác bỏ khoản cho vay dự án đầu tư. Phương pháp này được đánh giá là phương pháp dạt hiệu quả cao và tiết kiệm được cả chi phí lẫn thời gian.
Thẩm định tổng quát là việc xem xét tổng quát các nội dung của một dự án trước khi đi vào các nội dung chi tiết. Khi thẩm định tổng quát khía cạnh tài chính, sẽ cho biết được quy mô nguồn vốn, doanh thu, chi phí….từ đó có thể đánh giá tổng quát về tài chính dự án, hiểu một cách tổng thể về
dự án trên phương diện tài chính., biết được những nội dung nào thiếu, những nội dung không cần thiết… xem xét dự án đó nên bác bỏ hay tiếp tục thẩm định chi tiết hơn.
Thẩm định chi tiết: đây là các bước thực hiện khi dự án được thông qua sau khi thẩm định tổng quát. Các chi tiết nhỏ như đơn giá hay sản lượng hoặc các khoản mục chi phí, phương pháp tính lãi vay, khấu hao, dòng tiền, … sẽ được thẩm định chi tiết, kỹ càng. Từng nội dung đều đưa ra ý kiến đồng ý hay không đồng ý , chấp nhận hay cần phải sửa đổi. Các chỉ tiêu tài chính được thẩm định bằng phương pháp này như hoàn trả vốn vay, chỉ tiêu lợi nhuận.
2.4.2. Phương pháp so sánh các chỉ tiêu
Phương pháp so sánh các chỉ tiêu là phương pháp được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực xây dựng vì trong ngành xây dựng có rất nhiều các chỉ tiêu làm căn cứ để so sánh thẩm định các dự án.
Các chỉ tiêu chủ yếu được dùng làm căn cứ so sánh:
- Các quy chuẩn trong thiết kế, xây dựng, các điều kiện tài chính mà dự án có thể chấp nhận được.
- Các quy chuẩn, quy chuẩn về công nghệ kỹ thuật của trang thiết bị so với các tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế. Giá cả công nghệ, thiết bị đó, đặc biệt là hàng nhập khẩu.
- Tiêu chuẩn về chất lượng nẫu mã bảo hành…sản phẩm của dự án mà thị trường yêu cầu.
- Các chỉ tiêu tổng hợp như: NPV,IRR,B/C,T…
- Các định mức về tiêu hao năng lượng, nguyên – nhiên vật liệu, tiền lương, chi phí quản lý, …theo định mức của ngành xây dựng, định mức kinh tế - xã hội hiện hành.
Phương pháp so sánh chỉ tiêu được sử dụng trong nội dụng phân tích tài chính và phân tích kỹ thuật cả Công ty. Phương pháp này được áp dụng một cách rộng rãi và phổ biến do nó đều có những chuẩn mực tính toán và sử dụng một cách đơn giản tiện lợi.
2.4.3. Phương pháp phân tích độ nhạy
Phân tích độ nhạy của dự án giúp cho Công ty có thể chọn được những