2.2.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là khâu đầu tiên và quyết định tất cả các công đoạn tiếp theo trong hoạt động đào tạo. Phƣơng pháp xác định nhu cầu đào tạo đang áp dụng chủ yếu dựa trên thông tin phản hồi cho các yêu cầu, đề xuất chủ quan của trung tâm đào tạo do các đơn vị gửi đến.
Có các hình thức xác định nhu cầu đào tạo nhƣ sau:
Trên cơ sở chiến lƣợc kinh doanh chung của BIDV Việt Nam và chi
nhánh nói riêng, Phòng tổ chức hành chính đƣa ra kế hoạch đào tạo phù hợp với mỗi phòng, cán bộ chuyên môn trong từng lĩnh vực để đáp ứng yêu cầu thực tế của công việc. Các phƣơng pháp đào tạo chủ yếu: học qua kinh nghiệm thực tế của ngƣời đi trƣớc, các lớp tập huấn về các lĩnh vực chuyên môn đƣợc tổ chức tại trung tâm đào tạo của BIDV, các lớp học đƣợc tổ chức qua mạng nội bộ…… và cuối mỗi đợt học đều có bài kiểm tra đánh giá chất lƣợng học của các học viên.
Các lớp do TTĐT tổ chức, TTĐT của BIDV Việt Nam lập kế hoạch đào tạo cho cả năm sau dựa trên nhu cầu do TTĐT khảo sát đó gửi công văn xuống cho chi nhánh là bảng có dạng nhƣ sau:
Bảng 2.11 Một số chuyên đề đào tạo trong năm 2013
TT Chuyên đề Số lớp Số ngày học Đối tƣợng
1 Kỹ năng giao tiếp và
phong cách giao dịch
2 10 Cán bộ mới
2 Thanh toán quốc tế 1 8 Cán bộ thuộc lĩnh vực
thanh toán quốc tế
3 Phòng chống rửa
tiền, rủi ro tín dụng
3 6 Cán bộ phòng Quan hệ
khách hàng
4 Quản trị ngân hàng 2 7 Ban lãnh đạo
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính - BIDV Hà Tĩnh)
Sau đó phòng tổ chức hành chính gửi cho các phòng để đăng ký đào tạo. Phòng tổ chức hành chính tổng hợp, trình giám đốc phê duyệt và gửi ra TTÐT.
Bản đăng ký chi nhánh gửi TTĐT nhƣ sau:
Bảng 2.12. Bảng biểu gửi trung tâm đào tạo khóa học TTQT tháng 5/2013
TT Chuyên đề đào tạo Số lƣợng học viên Họ và tên Chức vụ Công tác tại 1 Thanh toán quốc tế 1 Lê Thị Khánh Huyền Giao dịch viên Giao dịch khách hàng (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính - BIDV Hà Tĩnh)
Khi có lớp học TTĐT sẽ gửi công văn thông báo, nếu chi nhánh bố trí đƣợc ngƣời thì sẽ cử đi đào tạo, không thì gửi thông báo cho TTĐT là không cử cán bộ đi học.
Các chƣơng trình đào tạo do chi nhánh tổ chức thì căn cứ vào kế hoạch kinh doanh , mức độ phức tạp của công việc, đòi hỏi của công việc, phát sinh trong kinh doanh để tổ chức, kế hoạch đào tạo của BIDV Việt Nam mà TTĐT không tổ chức mà để cho chi nhánh tự tổ chức. Ví dụ: Khi BIDV Việt Nam đƣa ra các văn bản quy định mới hay khi các cơ quan chức năng của nhà nƣớc ban hành các văn bản pháp quy mới có liên quan đến công việc của chi nhánh, chi nhánh sẽ tổ chức học cho toàn bộ CB CNV toàn chi nhánh.
Các chƣơng trình do các tổ chức bên ngoài tổ chức: Đầu năm các
phòng ban cãn cứ vào các lớp học mà TTÐT dự kiến tổ chức trong năm để xác định các nghiệp vụ kiến thức nào cần thiết cho công việc mà TTÐT và chi nhánh không tổ chức đƣợc. Các phòng kiến nghị và phòng Tổ chức hành chính tập hợp đƣa vào kế hoạch đào tạo năm của chi nhánh. Khi một cơ sở đào tạo gửi thƣ giới thiệu chƣơng trình đào tạo cho chi nhánh. Phòng tổ chức hành chính xét thấy nằm trong kế hoạch đào tạo trong năm sẽ gửi cho giám đốc và các phòng ban, giám đốc phê duyệt cử ngƣời đi học.
Khi ngân hàng trung ƣơng có các hội thảo, tập huấn gửi thông báo
xuống chi nhánh yêu cầu cử ngƣời đi học và tham gia. Chi nhánh sẽ căn cứ vào số lƣợng và đối tƣợng đƣợc thông báo trong công văn gửi xuống để cử ngƣời đi dự.
Ngoài ra, TTĐT còn tổ chức các lớp học trực tuyến, các cán bộ nằm
trong diện đƣợc đào tạo sẽ đƣợc TTĐT gửi vào mail đăng nhập và mật khẩu vào chƣơng trình đào tạo để tải tài liệu, học và trao đổi những vƣớng mắc trong học tập và công việc với một số ngƣời phụ trách khóa đào tạo đó. Vào cuối khóa học sẽ có bài kiểm tra đánh giá kết quả học tập và gửi về cho chi nhánh.
Ƣu điểm: Các cách xác định nhu cầu đào tạo có hệ thống, chặt chẽ, phù hợp với kế hoạch đào tạo của TTĐT. Nó cũng linh động khi cán bộ có nhu cầu và có chƣơng trình phù hợp thì cho đi học.
Nhƣợc điểm: Do xác định nhu cầu đào tạo phụ thuộc nhiều vào TTĐT nên thiếu tính chủ động, chƣa thể cụ thể hóa, ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh khi có chƣơng trình đào tạo bất ngờ đƣợc ngân hàng trung ƣơng gửi xuống.
Độ tin cậy của thông tin dùng xác định nhu cầu đào tạo thấp vì phần lớn không phải là kết quả của quá trình điều tra chính xác, thậm chí có lúc còn làm chiếu lệ. Vì vậy nhu cầu mà TTĐT tổng hợp hàng năm để xây dựng kế hoạch đào tạo không chuẩn. Nội dung khảo sát nhu cầu đào tạo do TTĐT đề xuất còn đơn giản, nặng về số lƣợng mà chƣa quan tâm đến chất lƣợng. Việc đánh giá kết quả học tập nhiều lúc không chính xác vì có thể đƣợc sự trợ giúp của những ngƣời xung quanh khi làm bài kiểm tra cuối khóa.
Nguyên nhân: TTĐT chƣa có phƣơng pháp tiên tiến để xác định và đánh giá nhu cầu đào tạo khách quan và khoa học.
2.2.2.2. Lựa chọn đối tƣợng đào tạo
Việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo căn cứ vào quy hoạch cán bộ của chi nhánh, nhất là quy hoạch cán bộ nguồn cho các chức vụ lãnh đạo. Quy hoạch là việc lựa chọn cán bộ để đào tạo, bồi dƣỡng, chuẩn bị để bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại. Khi lựa chọ đối tƣợng đào tạo các cán bộ trong diện quy hoạch sẽ ƣu tiên cử đi học. Các chƣơng trình đào tạo sau đại học và các kiến thức nâng cao dành cho cán bộ cấp cao thì sẽ đƣợc ƣu tiên cho cán bộ đƣợc quy hoạch cho các chức vụ lãnh đạo.
Chủ yếu lựa chọn đối tƣợng sẽ do các trƣởng phòng, tổ trƣởng và giám đốc lựa chọn căn cứ vào tình hình thực tế của mình, một số tự làm đơn xin đi học. Việc lựa chọn căn cứ vào trình độ chuyên môn, độ tuổi và các lớp quy định cụ thể cho từng lớp học mà TTĐT gửi xuống.
Ƣu điểm: Đối tƣợng đƣợc cử đi học công khai, dân chủ đáp ứng nguyên vọng nâng cao trình độ của họ và yêu cầu của trụ sở chính
Nhƣợc điểm: Một số bộ phận cử ngƣời đi học không đúng đối tƣợng. Trình độ học viên tham gia khóa học thƣờng không đồng đều ảnh hƣởng đến chất lƣợng đào tạo.
Nguyên nhân: Một số bộ phận còn chƣa tính đến tác dụng của đào tạo đối với ngƣời lao động và khả năng nghề nghiệp của từng ngƣời. Các khóa học thƣờng không khảo sát đầu vào cho các học viên nên trình độ của họ thƣờng không đồng đều ảnh hƣởng lớn đến khả năng tiếp thu và chất lƣợng sau đào tạo. Còn tồn tại tƣ tƣởng chạy theo số lƣợng mà không quan tâm đến chất lƣợng thực nguồn nhân lực. Một số đi học là để nâng lƣơng.
2.2.2.3. Xây dựng chƣơng trình và lựa chọn phƣơng pháp đào tạo
Xây dựng chương trình đào tạo
Đối với chƣơng trình đào tạo do TTĐT tổ chức: trụ sở chính huy động các cán bộ có học hàm học vị, cán bộ giỏi nghiệp vụ tham gia xây dựng chƣơng trình đào tạo, các chƣơng trình có mời giảng viên ngoài từ các trƣờng đại học, viện nghiên cứu thì họ tự lên chƣơng trình theo yêu cầu nội dung cần truyền đạt cho học viên mà TTĐT đƣa ra. Các chƣơng trình học đƣợc cụ thể hóa đến từng nội dung, kiến thức, kỹ năng mà chƣơng trình sẽ cung cấp cho học viên. Tài liệu học tập đƣợc trụ sở chính, các giảng viên ngoài biên soạn đƣợc hội đồng khoa học BIDV phê duyệt, in và gửi các đơn vị để học viên nghiên cứu trƣớc khi học. Tài liệu cung cấp những kiến thức cần thiết, cụ thể về lĩnh vực chuyên môn hoạt động của ngân hàng, sát với thực tiễn nên rất thiết thực và hữu ích cho công tác đào tạo.
Đối với chƣơng trình đào tạo do chi nhánh tổ chức: các giảng viên kiêm chức, các giảng viên đƣợc mời tự xây dựng chƣơng trình phù hợp với yêu cầu nội dung cần truyền đạt cho ngƣời học, chƣơng trình đƣợc xây dựng đƣợc phòng tổ chức hành chính tổng hợp dƣới dạng văn bản giám đốc chi nhánh phê duyệt, sau đó tiến hành giám sát thực hiện. Chƣơng trình đào tạo của chi nhánh
tập trung vào các nghiệp vụ: quản trị ngân hàng, tín dụng, kế toán, thanh toán quốc tế, kiến thức ngân hàng cơ bản. kỹ năng giao tiếp khách hàng…
Ƣu điểm: Các chƣơng trình đƣợc xây dựng thiết thực và hữu ích cho công tác đào tạo. Xây dựng rõ ràng, nội dung phù hợp, kiến thức luôn đƣợc cập nhật.
Nhƣợc điểm: Chƣơng trình đào tạo tại chi nhánh nhiều khi còn dập khuôn, thiếu sáng tạo, kết cấu nhiều khi tƣơng tự nhau gây nhàm chán cho ngƣời học. Nội dung của TTĐT cung cấp hạn chế, do đối tác cung cấp thiết kế theo nhu cầu chung, chủ yếu là kiến thức cơ bản, ít kiến thức thực tế. Cho đến nay các chƣơng trình đào tạo phần lớn vẫn mang tính chất thiếu đâu bù đấy, đáp ứng những nhu cầu đào tạo trƣớc mắt, phát sinh, chƣa đƣợc xác định và xây dựng một cách hệ thống, khoa học, cụ thể:
- Chƣa có chƣơng trình đào tạo bắt buộc theo tiêu chuẩn CBNV quy
định trong quy chế cán bộ viên chức.
- Chƣa có chƣơng trình đào tạo chuyên sâu để đào tạo những cán bộ
giỏi trở thành các chuyên gia đầu nghành.
- Chƣa có chƣơng trình đào tạo kiến thức kinh tế, kỹ thuật của các
nghành, lĩnh vực mà BIDV đang đầu tƣ.
- Chƣa có chƣơng trình đào tạo đạo đức nghề nghiệp, truyền thống
doanh nghiệp cho CBNV.
Các chƣơng trình đào tạo hiện nay chủ yếu là ngắn hạn, chuyên đề lặp lại, thiếu tính hệ thống, kế tục và nâng cao, cơ cấu chƣa hợp lý. Một số chƣơng trình đƣợc triển khai rộng, khẩn trƣơng tốn kém, không mang lại hiệu quả nhƣ ngân hàng bán lẻ….
Nguyên nhân: Tŕnh độ cán bộ TTĐT và giảng viên kiêm chức chi nhánh chƣa đáp ứng để thiết kế, giám sát, đánh giá nội dung đào tạo có yêu cầu cao. Cơ sở đào tạo bên ngoài mời chào chƣơng trình có sẵn. TTĐT chƣa
tham mƣu, đề xuất xây dựng, cải tiến làm tốt hơn các chƣơng trình đào tạo hiện có. Một số chƣơng trình đào tạo chƣa thiết thực, triển khai nóng vội, đào tạo sớm nhƣng chƣa sử dụng ngay nên kiến thức kỹ năng dần mai một.
Lựa chọn phƣơng pháp đào tạo
Chi nhánh sử dụng cả phƣơng pháp đào tạo trong và ngoài công việc: chi nhánh cử cán bộ đi học tại các lớp do TTĐT tổ chức sau đó về chỉ dẫn cho các cán bộ có liên quan khác trong chi nhánh. Vì các lớp đào tạo của TTĐT mở tập trung chủ yếu vào giờ hành chính nên số cán bộ cử đi học ít. Việc sử dụng phƣơng pháp này chỉ đáp ứng nhu cầu trƣớc mắt, áp dụng cho các chƣơng trình học đơn giản, không quá phức tạp và trong thời gian ngắn, thƣờng diễn ra khi BIDV có những thay đổi trong quy trình, nghiệp vụ.
Các hình thức đào tạo chủ yếu: Cử cán bộ đi học các lớp do TTĐT tổ chức, tổ chức các bài giảng, tổ chức và tham gia các hội nghị, hội thảo, đi học tập tham quan khảo sát thực tế.
Và hơn một năm nay BIDV thƣờng xuyên tổ chức các lớp học qua mạng
nội bộ. Theo đó, các lớp học trên mạng đƣợc tổ chức rộng rãi nên thu hút đƣợc sƣ tham gia của nhiều ngƣời hơn, các cán bộ tham gia học sẽ đƣợc gửi tài liệu, tên đăng nhập và mật khẩu để vào học và làm bài thi, cũng nhƣ sẽ đƣợc TTĐT giải đáp những vƣớng mắc khi đọc tài liệu và các công việc thực tế làm liên quan đến nội dung đào tạo.
Ƣu điểm: Chƣơng trình này phù hợp với đặc thù của chi nhánh, cũng nhƣ thu hút đƣợc sự tham gia của nhiều ngƣời. và cán bộ sẽ nắm bắt đƣợc quy trình, nghiệp vụ mới một cách nhanh hơn và xử lý công việc tốt hơn. Vì sau mỗi đợt học đều có bài kiểm tra đánh giá nên mọi ngƣời sẽ tích cực học hỏi và nắm bắt quy trình tốt hơn.
Nhƣợc điểm: Cử cán bộ đi học sau đó về truyền đạt laị chỉ đáp ứng nhu cầu trƣớc mắt và trong thời gian ngắn. Hình thức đào tạo chƣa phong phú tập
trung vào một số hình thức truyền thống, không có sự sáng tạo. Ngoài ra, việc học qua mạng nhiều khi không đánh giá đúng thực chất kết quả học tập nhân viên do có trƣờng hợp làm bài hộ.
Nguyên nhân: Do phụ thuộc vào TTĐT và BIDV Việt Nam, thí điểm chƣơng trình mới đòi hỏi nhiều thời gian, nhân lực, tài chính và độ rủi ro cao.
2.2.2.4. Dự tính chi phí đào tạo
Nguồn kinh phí cho công tác đào tạo của chi nhánh bao gồm: Do BIDV duyệt cho công tác đào tạo hàng năm, thu học phí, tiền ăn ở, tài liệu, dụng cụ học tập và các khoản thu khác .
Đối với các lớp học do TTĐT tổ chức: TTĐT chi theo văn bản của Tổng giám đốc BIDV VN sau khi đào tạo, trung tâm báo nợ về chi nhánh.
Với các lớp do chi nhánh tổ chức hoặc cử đi học bên ngoài: Trong kế hoạch đào tạo các năm có dự trù kinh phí cho công tác đào tạo cả năm. Khi có một lớp học chuẩn bị tổ chức thì phòng tổ chức hành chính sẽ dự trù kinh phí và trình giám đốc phê duyệt kinh phí.
Việc dự trù kinh phí phụ thuộc: quỹ cho hoạt động đào tạo, chƣơng trình đào tạo, quy đinh của BIDV. Chi nhánh Hà Tĩnh chi trả hầu hết các hoạt động đào tạo của cán bộ viên chức trong chi nhánh. Mức kinh phí cho một cán bộ đi tham gia các lớp đào tạo lớn, đảm bảo mức bồi dƣỡng cao làm cho CBNV trong chi nhánh có thêm động lực tham gia học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ.
Ví dụ: Dự trù kinh phí cho nhân viên tham gia lớp học thanh toán quốc tế tại TTĐT từ ngày 3 đến ngày 10 trong tháng 6/2012 nhƣ sau:
- Tiền ăn: 130.000đ/ ngƣời x 8 ngày = 1.040.000d
- Tiền ở: 350.000đ/ ngƣời/ ngày x 8 ngày = 2.800.000đ
- Đi lại: 500.000đ/ 1 khóa học
- Chi thêm: 50.000đ/ ngƣời/ngày x 8 ngày = 400.000đ
Nhƣ vậy tổng chi phí cho 1 nhân viên tham gia khóa học TTQT là: 7.440.000đ
Bảng 2.13. Kinh phí dành cho đào tạo qua các năm Chỉ tiêu Năm 2009 2010 2011 2012 Tổng kinh phí dự trù (đồng) 370.000.000 402.000.000 450.000.000 490.000.000 Tổng kinh phí (đồng) 360.500.800 401.545.000 470.253.500 520.016.800 Tổng CBVN (ngƣời) 105 109 123 131 Tổng CBNV tham
gia đào tạo (ngƣời) 60 65 73 80
Tổng kinh phí đào tạo bq 1 CBNV
(đồng/ngƣời/năm) 6.008.347 6.177.615 6.441.829 6.500.210
Kinh phí đào tạo bq 1 ngƣời
(đồng/ngƣời/lớp) 3.433.341 3.683.899 3.823.199 3.969.594
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán - BIDV Hà Tĩnh)
Nhận xét: Ta thấy có sự chênh lệch giữa chi phí dự trù và chi phí thực tế do các lớp ở TTĐT mà chi nhánh không chủ động đƣợc và do sự biến động giá cả.
Ngoài ra, cần nên xem xét tính cả chi phí cơ hội để xác định thời điểm đào tạo, hình thức đào tạo phù hợp khi bố trí CBNV đi đào tạo mà không làm ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
2.2.2.5. Lựa chọn và đào tạo giảng viên
Chi nhánh sử dụng cả giảng viên kiêm chức và giảng viên ngoài
Khái niêm giảng viên kiêm chức: Giảng viên kiêm chức là các chuyên viên, cán bộ của BIDV đang công tác tại các đơn vị thuộc hệ thống BIDV, có