Đại diện trong tố tụng dõn sự được hiểu là một quan hệ phỏp luật, một mối liờn hệ phỏp lý trong tố tụng dõn sự. Đú là mối liờn hệ giữa người đại diện với đương sự được đại diện. Đú là mối liờn hệ giữa người đại diện với đương sự được đại diện vỡ trong giao dịch dõn sự khụng phải trường hợp nào chủ thể cũng cú thể tự mỡnh xỏc lập, thực hiện giao dịch dõn sự mà trong nhiều trường hợp phải thụng qua hành vi của người khỏc để thực hiện giao dịch khỏc.
Theo khoản 3 Điều 139 BLDS năm 2005 và khoản 1 Điều 73 BLTTDS thỡ người đại diện trong tố tụng dõn sự bao gồm người đại diện theo phỏp luật và người đại diện theo ủy quyền. Điều 140 BLDS năm 2005 quy định: "Đại diện theo phỏp luật là đại diện do phỏp luật quy định hoặc cơ quan cú thẩm quyền quyết định". Khoản 1 Điều 142 BLDS năm 2005 quy định: "Đại diện theo ủy quyền là đại diện được xỏc lập theo sự ủy quyền giữa người đại diện và người được đại diện".
Bờn cạnh đú, Điều 76 BLTTDS quy định về việc chỉ định người đại diện theo quyết định của Tũa ỏn. So với PLTTGQCVADS năm 1989 thỡ chỉ định người đại diện trong tố tụng dõn sự là một quy định tương đối mới của BLTTDS năm 2004. Khi tiến hành tố tụng dõn sự, nếu đương sự là người bị hạn chế năng lực hành vi dõn sự mà khụng cú người đại diện hoặc người đại diện theo phỏp luật của họ thuộc một trong cỏc trường hợp quy định tại khoản 1
Điều 75 BLTTDS thỡ Tũa ỏn phải chỉ định người đại diện để tham gia tố tụng tại Tũa ỏn. Nhằm trỏnh nguy cơ quyền và lợi ớch hợp phỏp của đương sự sẽ bị vi phạm do khụng cú người đại diện hợp phỏp hoặc người đại diện hợp phỏp cú khả năng sẽ khụng bảo vệ được quyền, lợi ớch hợp phỏp của đương sự, phỏp luật đó quy định cho Tũa ỏn cú thẩm quyền chỉ định người đại diện cho đương sự. Điều này khụng chỉ cần thiết cho việc bảo đảm quyền lợi cho đương sự mà cũn gúp phần bảo đảm hiệu quả của việc giải quyết vụ ỏn. Việc chỉ định được thực hiện trong cỏc trường hợp:
+ Đương sự là người bị hạn chế năng lực hành vi dõn sự mà khụng cú người đại diện;
+ Người đại diện theo phỏp luật của người bị hạn chế năng lực hành vi cũng là đương sự trong cựng một vụ ỏn với người được đại diện mà quyền và lợi ớch hợp phỏp của họ đối lập với quyền và lợi ớch hợp phỏp của người được đại diện;
+ Người đại diện theo phỏp luật của người bị hạn chế năng lực hành vi đồng thời là người đại diện theo phỏp luật trong tố tụng dõn sự cho một đương sự khỏc mà quyền và lợi ớch hợp phỏp của đương sự đú đối lập với quyền và lợi ớch hợp phỏp của người được đại diện trong cựng một vụ ỏn.
Những quy định trờn cho ta thấy căn cứ làm phỏt sinh quan hệ đại diện là do quy định của phỏp luật, quyết định của cơ quan cú thẩm quyền (Tũa ỏn) hay quyết định của đương sự. Cụ thể:
- Trong đại diện theo phỏp luật, người đại diện theo quy định của phỏp luật tham gia tố tụng để bảo đảm quyền và lợi ớch của đương sự với đương sự được đại diện theo phỏp luật trong tố tụng dõn sự là người khụng cú năng lực hành vi dõn sự, chưa đủ năng lực hành vi dõn sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dõn sự. Đương sự trong trường hợp này "thường" khụng thể bảo vệ được những quyền, lợi ớch hợp phỏp trước Tũa ỏn nờn phỏp luật quy định phải cú người đại diện đứng ra bảo vệ quyền và lợi ớch hợp phỏp của họ.
Trong những trường hợp này, luật phỏp sẽ quy định ai là người đại diện cho đương sự. Đú là lý do người đại diện này được gọi là người đại diện "theo phỏp luật". Vớ dụ: Theo khoản 1 Điều 141 và Điều 62 BLDS thỡ nếu đương sự chưa thành niờn (chưa đủ 18 tuổi), thỡ người đại diện theo phỏp luật là cha, mẹ. Nếu cha mẹ đều khụng cũn, bị mất năng lực hành vi hoặc bị Tũa ỏn hạn chế quyền cha mẹ, thỡ người đại diện sẽ là người anh, chị cả hoặc anh, chị lớn tuổi nhất... Ngoài ra, cỏc chủ thể khỏc như phỏp nhõn, hộ gia đỡnh, tổ hợp tỏc đều hoạt động thụng qua hành vi của những người nhất định mà phỏp luật quy định họ cú thẩm quyền đại diện cho chủ thể đú. Những người này cũng được gọi là người đại diện theo phỏp luật. Vớ dụ: Theo khoản 5 Điều 141 BLDS thỡ đại diện theo phỏp luật của hộ gia đỡnh là chủ hộ gia đỡnh, thay hộ gia đỡnh tham gia vào cỏc quan hệ tố tụng dõn sự.
- Trong trường hợp phỏp luật khụng quy định hoặc cú quy định nhưng người đại diện theo phỏp luật lại rơi vào trường hợp bị cấm đại diện thỡ Tũa ỏn cú thể chỉ định một người đại diện theo phỏp luật cho đương sự...theo yờu cầu của một trong cỏc bờn đương sự. Trong đại diện theo sự chỉ định của Tũa ỏn, tuy đương sự cũng là người bị hạn chế năng lực hành vi tố tụng dõn sự nhưng khỏc với đương sự trong đại diện theo quy định của phỏp luật, đương sự được chỉ định người đại diện theo quyết định của Tũa ỏn là người khụng cú người đại diện (người đại diện theo phỏp luật của họ đó chết hoặc khụng đủ điều kiện để làm người đại diện) hoặc đó cú người đại diện cho họ nhưng người đại diện của họ lại thuộc một trong cỏc trường hợp phải thay đổi người đại diện tại khoản 1 Điều 75 BLTTDS. Vớ dụ theo điểm A khoản 1 Điều 75, Điều 76 BLTTDS và Điều 62, 70 BLDS thỡ trong trường hợp ly hụn giữa người vợ và người chồng bị hạn chế năng lực hành vi tố tụng. Tũa ỏn sẽ chỉ định cha mẹ của người chồng mất năng lực hành vi tố tụng dõn sự làm người đại diện.
- Trong đại diện theo ủy quyền, đương sự cú đầy đủ năng lực hành vi tố tụng dõn sự cú thể đảm bảo được quyền và lợi ớch hợp phỏp của họ khi
tham gia tố tụng dõn sự nhưng do họ bận hoặc do những nguyờn nhõn khỏc mà họ khụng tham gia tố tụng dõn sự được, họ cú thể thỏa thuận ủy quyền nhờ người khỏc đại diện cho mỡnh. Việc ủy quyền của đương sự trong trường hợp này được thực hiện thụng qua thỏa thuận được ghi nhận trong văn bản ủy quyền. Văn bản này thường được gọi là Hợp đồng ủy quyền hay Giấy ủy quyền cho người đại diện của họ. Văn bản là căn cứ phỏp lý để xỏc định phạm vi ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo ủy quyền khi tham gia tố tụng dõn sự. Việc xỏc lập văn bản ủy quyền và giải quyết cỏc tranh chấp phỏt sinh phải tuõn theo cỏc quy định của phỏp luật về hoạt động ủy quyền.