Môi trường bên trong hệ thống là tất cả các yếu tố thuộc về hệ thống, có ảnh hưởng tới sự vận hành của hệ thống đó. Phân tích môi trường bên trong giúp nhà quản lý nhận biết được các điểm mạnh, yếu của hệ thống để có thể trả lời các cơ hội và đe dọa từ môi trường bên ngoài. Môi trường bên trong gồm các yếu tố cơ bản như: nguồn nhân lực, tài chính, cơ cấu tổ chức, tính khả thi của cơ chế, chính sách liên quan, ....
Quản lý nhà nước đối với hoạt động KĐCLDN đạt được hiệu lực, hiệu quả cao hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố bên trong, cụ thể:
- Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động KĐCLDN và sự phối hợp giữa các cơ quan liên quan có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả QLNN. Chức năng, nhiệm vụ của các Bộ ngành liên quan tới hoạt động KĐCLDN được phân định rõ và có sự phối hợp tốt giữa các cơ quan quản lý và các đơn vị, cơ quan thực hiện thì việc quản lý, vận hành hoạt động KĐCL sẽ đạt được hiệu quả cao. Ngoài ra, sự lãnh đạo của các nhà quản lý đặc biệt đội ngũ cán bộ làm việc có chất lượng, hiểu biết chuyên sâu về hoạt động KĐCLDN, trình độ chuyên môn đảm bảo điều kiện có thể tiếp thu kiến thức QLNN để áp dụng vào thực tế. Năng lực và trình độ hiểu biết về KĐCLDN của cán bộ tham gia quản lý và thực hiện hoạt động nhất là đối với những người liên quan đến xây dựng cơ chế, chính sách quản lý điều hành, hướng dẫn thực hiện có ảnh hưởng rất lớn đối với nhiệm vụ Quản lý nhà nước đối với hoạt động KĐCLDN.
- Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức phải hỗ trợ và tạo điều kiện dễ dàng cho việc thực hiện các chiến lược. Cơ cấu của một tổ chức cần được thiết kế để thích nghi tốt với sự thay đổi. Cơ cấu linh hoạt, không cứng nhắc là tốt nhất khi tổ chức trải qua sự thay đổi hoặc bởi sự đổi mới của tổ chức, trong khi cấu trúc chặt chẽ hiệu quả nhất.
21
- Tính khả thi của các cơ chế, chính sách liên quan có ảnh hưởng tới hiệu quả của Quản lý nhà nước đối với hoạt động KĐCLDN vì đó là phương thức, cách thức thực hiện QLNN, là yếu tố cần đảm bảo QLNN đối với hoạt đông có hiệu quả. Rõ ràng ban hành cơ chế, chính sách, theo dõi, xử lý kịp thời, dễ hiểu và dễ thực thi làm cho việc QLNN dễ dàng, đạt kết quả mong đợi.
- Yếu tố tài chính: là yếu tố quyết định đảm bảo yêu cầu hoạt động có hiệu lực, hiệu quả của tổ chức. Nguồn tài chính cho hoạt động có thể huy động từ ngân sách trung ương, địa phương, các thành phần kinh tế khác và từ vận động tài trợ qua các dự án quốc tế.
- Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực của một tổ chức liên quan đến số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ làm việc, phối hợp trong tổ chức đó. Chất lượng nguồn nhân lực phụ thuộc vào việc đào tạo, duy trì, sử dụng, tạo động lực làm việc cho nhân viên trong suốt quá trình hoạt động của tổ chức.
1.3. Một số nội dung quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động KĐCLDN tại các trƣờng nghề
1.3.1. Quản lý bộ máy tổ chức về hoạt động KĐCLDN
Tiêu chí đánh giá về bộ máy tổ chức cần trả lời được các câu hỏi: bộ máy tổ chức đã có phù hợp với nhiệm vụ của hoạt động không? Có đủ con người, bộ phận để thực hiện tất cả các chức năng, nhiệm vụ, công việc? Có quá nhiều cấp và phức tạp không? Có các kênh thông tin theo chiều ngang? Có thông suốt từ cấp Trung ương đến địa phương? Khả năng phối hợp và mô hình tổ chức đang sử dụng có chặt chẽ không?
1.3.2. Về ban hành cơ chế, chính sách quản lý
Trong tổ chức thực hiện cơ chế chính sách đó thể hiện như thế nào? (tính kịp thời về thời gian, sự chi tiết trong hướng dẫn thực hiện); có thích hợp với tình hình của tổ chức không (tính tương thích)? Có giúp tổ chức thực hiện được mục tiêu (tính hiệu lực)? Có tạo nên sự nhất quán nội tại (tính thống nhất)? Có linh hoạt và thích
22
ứng với hoàn cảnh thay đổi (tính linh hoạt)? Có quy định và thực hiện theo dõi quản lý nhân lực như thế nào?
1.3.3. Về quy hoạch, kế hoạch phát triển hoạt động
Có quy hoạch, kế hoạch phát triển hoạt động trung hạn, dài hạn không? Quy hoạch, kế hoạch có phù hợp với thực tiễn không?
1.3.4. Về nguồn nhân lực (đội ngũ quản lý, chuyên gia), tài chính
Tiêu chí đánh giá về nguồn nhân lực, tài chính cần trả lời được các câu hỏi sau: Nhân lực có đủ về số lượng và đáp ứng về chất lượng không? Có các kỹ năng cần thiết không? Sự chọn lựa và bố trí công việc có thích hợp không? Các công tác phát triển nguồn nhân lực như: Hiệu lực đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Hiệu quả đào tạo và phát triển nguồn nhân lực như thế nào? Tài chính có đủ để thực hiện tất cả công việc cần thiết không?
1.3.5. Về tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt động KĐCL
Tiêu chí đánh giá công tác này cần trả lời được các câu hỏi sau: có lập kế hoạch tổ chức kiểm tra không? Có tiến hành kiểm tra, giám sát thường xuyên không? Có tổ chức họp định kỳ đánh giá rút kinh nghiệm? Việc xây dựng và ban hành hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá như thế nào? Việc phổ biến hệ thống theo dõi, giám sát kết quả thực hiện các hoạt động và hướng dẫn cách đánh giá kết quả, tác động cho các cơ quan liên quan như thế nào?
1.4. Kinh nghiệm của các nƣớc trên thế giới trong quản lý hoạt động KĐCL đào tạo
Hiện nay hoạt động kiểm định chất lượng đã trở thành một trong những chiến lược quan trọng nhằm đạt được các tiêu chuẩn chất lượng trong hệ thống giáo dục, kỹ thuật và dạy nghề. Hoạt động kiểm định hiện đang phát triển ở nhiều mức độ khác nhau tại các quốc gia. Một số quốc gia đã xây dựng được hệ thống
23
kiểm định từ thời gian khá lâu về trước như Ấn Độ, Thái Lan, Inđônêxia, Malaixia, Philippin.
Khi xây dựng một hệ thống kiểm định chất lượng tại một quốc gia cần phải xem xét bối cảnh chính trị, xã hội riêng của từng quốc gia đó. Đồng thời, cần phải phát triển các hệ thống tiêu chuẩn, quá trình và quy trình thực hiện kiểm định ở mức độ tương ứng. Sau đây là một số mô hình về cơ quan quản lý hoạt động kiểm định chất lượng tại các quốc gia:
1.4.1. Cơ quan kiểm định chất lượng quốc gia
Các cơ quan kiểm định quốc gia tồn tại với 4 hình thức tổ chức và nguồn kinh phí hoạt động chính.
- Cơ quan kiểm định trung ương: Cơ quan kiểm định trung ương thường trực thuộc cơ quan quản lý các lĩnh vực được phân công và được coi là cơ quan trực thuộc Chính phủ.
Với trường hợp của Ôtxtrâylia, cơ quan kiểm định quốc gia bao gồm các giám đốc phụ trách giáo dục đào tạo của các lãnh thổ/bang.
Một mô hình cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục khác gần tương tự như vậy là các cơ quan kiểm định trực thuộc các tỉnh và thành phố như ở CHLB Đức, Nga và Trung Quốc (ví dụ như cơ quan kiểm định Bắc Kinh và Thượng Hải). Không phải tất cả các cơ quan kiểm định trung ương nào cũng có thể độc lập đưa ra các quyết định của mình trong quá trình kiểm định.
Ở Việt Nam, Bộ giáo dục và Đào tạo quản lý kiểm định chất lượng trong lĩnh vực giáo dục phổ thông, giáo dục đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp; Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý kiểm định chất lượng trong lĩnh vực dạy nghề.
24
Mô hình cơ quan kiểm định phối hợp chính phủ với các cơ sở đào tạo được thực hiện khá phổ biến ở Đông Âu/Trung Âu bắt đầu từ năm 1990 mà tiêu biểu là Rumani, Hunggari và Estonia. Cơ quan kiểm định này được chính phủ cấp kinh phí hoạt động nhưng nằm dưới sự quản lý của các cơ sở đào tạo. Mô hình này đảm bảo được quyền độc lập, tự chủ trong quá trình kiểm định, tránh tình trạng đưa ra những quyết định mang tính trung hoà.
- Cơ quan kiểm định phi chính phủ:
Mặc dù hoạt động kiểm định chuyên môn thường mang tính chất độc lập và không phụ thuộc vào chính phủ, nhưng thực tế chỉ có một số ít mô hình kiểm định cơ sở đào tạo mang tính độc lập thực sự. Một số mô hình cơ quan kiểm định chất lượng phi chính phủ như:
+ Mô hình trong hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục tại Mỹ: Cơ quan kiểm định phi chính phủ hiện tại đang tiến hành kiểm định cho 6.000 trường phổ thông, dạy nghề, đại học và hàng chục nghìn chương trình đào tạo thông qua hoạt động kiểm định của các cơ quan kiểm định độc lập quốc gia và khu vực.
+ Mô hình trong hệ thống kiểm định tại Newzealand: Cơ quan kiểm định phi chính phủ là cơ quan kiểm định độc lập được thành lập và quản lý bởi Hiệp hội Hiệu trưởng các trường (New Zealand Vice Chancellor’s Association). Kinh phí cho cơ quan kiểm định và quá trình thực hiện kiểm định sẽ lấy từ các trường có nguyện vọng đăng ký kiểm định.
Các cơ sở đào tạo tại Mỹ có quan điểm không muốn sự can thiệp của chính phủ vào hoạt động kiểm định với lập luận rằng chỉ có cơ chế hoạt động kiểm định độc lập mới hoàn toàn không phụ thuộc vào chính phủ, kể cả độc lập về tài chính. Tuy nhiên, do bối cảnh của hầu hết các quốc gia là kinh phí của các trường đều lấy từ ngân sách chính phủ và vì thế mà mong muốn tự chủ về tài chính cho các trường là không thể thực hiện được.
25
- Cơ quan kiểm định liên kết chính phủ và phi chính phủ (Parallel Governmental and Non-Governmental):
Tại một số quốc gia vẫn còn tồn tại các cơ quan kiểm định hoạt động trên cơ chế liên kết giữa chính phủ và thành phần tư nhân.
Nhận định: Hiện tồn tại 4 loại hình cơ quan kiểm định như trên nhưng trong tương lai tốt nhất vẫn nên là cơ quan kiểm định độc lập để tự chủ trong việc đưa ra quyết định. Chỉ như vậy mới có thể gây dựng được uy tín, sự tôn trọng và đáng tin cậy. Ví dụ, cơ quan kiểm định quốc gia có thể hoạt động theo hình thức “tập trung trung ương” (như tại Ôtxtrâylia các thành viên trong cơ quan kiểm định đều là những người phụ trách về giáo dục-dạy nghề tại các bang/lãnh thổ) và có quyền tự mình đưa ra các quyết định của mình. Những cơ quan khác thuộc Chính phủ có sử dụng kết quả của quá trình kiểm định cho những vấn đề như đưa ra quyết định cho phép một cơ sở đào tạo/chương trình đào tạo đi vào hoạt động hoặc quyết định tài trợ mà sẽ không tham gia vào quá trình đưa ra quyết định về kiểm định. Mâu thuẫn lợi ích ở bất cứ mức độ kiểm định nào, đặc biệt là ở cấp quốc gia, đều làm mất sự tự chủ và hiệu quả chung của công tác kiểm định.
Hai mô hình tổ chức nổi bật hiện đang phổ biến trên toàn thế giới, đó là: - Cơ quan kiểm định hoạt động theo hình thức tập trung.
- Cơ quan kiểm định hoạt động theo hình thức phối hợp giữa chính phủ và các trường.
Trong cả hai hình thức này, kinh phí hoạt động đều được cấp từ phía chính phủ. Hình thức cơ quan kiểm định hoạt động phối hợp giữa chính phủ và các trường sẽ duy trì được tính độc lập và tự chủ trong mọi quyết định mà không chịu ảnh hưởng của bất cứ lí do chính trị nào mặc dù người Ôtxtrâylia lập luận rằng mô hình thứ nhất là lý tưởng bởi nó phù hợp với nhu cầu của họ. Hầu hết các hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục, dạy nghề quốc gia được thành lập thông qua việc tham gia vào dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ. Hình thức tổ chức kết
26
hợp hoạt động giữa Chính phủ và các trường được sử dụng khá phổ biến (Rumani, Hunggari, Malaixia, Inđônêxia, Achentina và Chilê). Tuy nhiên, trong một số hệ thống kiểm định chưa có nhiều thành phần cá nhân tham gia (Trung Quốc, Việt Nam và Mông Cổ) và hầu như không có sự khác biệt nhiều giữa hình thức tập trung và hình thức phối hợp.
Một ví dụ khác, ở Hà Lan đã tồn tại đồng thời 3 hình thức kiểm định song song, đó là:
- Kiểm định cơ sở đào tạo theo cơ chế tập trung;
- Kiểm định chương trình đào tạo theo cơ chế phi chính phủ được quản lý bởi một tổ chức duy nhất do hiệp hội nghề nghiệp tài trợ;
- Kiểm định phi chính phủ dưới sự quản lý của hội đồng Hiệu trưởng các cơ sở đào tạo và với kinh phí từ các cơ sở đào tạo (thực ra kinh phí của các cơ sở đào tạo cũng từ ngân sách chính phủ).
Tại Canada, quá trình kiểm định cơ sở đào tạo được tiến hành bởi chính quyền địa phương (cấp tỉnh), còn hoạt động kiểm định cơ sở đào tạo được quản lý trên toàn quốc bởi các hiệp hội nghề nghiệp không trực thuộc Chính phủ.
Ngoài ra, ở một số nước mô hình hoạt động kiểm định chính phủ và phi chính phủ do các cơ quan kiểm định “được chứng nhận” đạt tiêu chuẩn quốc gia được cho phép thực hiện chức năng kiểm định. Tại Mỹ, nơi mà toàn bộ hoạt động kiểm định đều do các tổ chức độc lập/phi chính phủ thực hiện thì không chỉ chính quyền liên bang mà còn cả cơ quan kiểm định độc lập/phi chính phủ ở cấp quốc gia sẽ chịu trách nhiệm kiểm định các cơ quan kiểm định trên. Ở Chilê, cơ quan kiểm định chương trình đào tạo của chính phủ đã phát triển hệ thống công nhận quốc gia cho các hội nghề nghiệp - những tổ chức mà sau đó được phép tiến hành hoạt động kiểm định chương trình đào tạo.
Tại Ấn Độ, Hội đồng công nhận quốc gia Ấn Độ (NBA) chịu trách nhiệm về kiểm định chương trình giáo dục kỹ thuật. số các chương trình được công nhận
27
bởi NBA so với số lượng các chương trình đã được phê duyệt bởi Hội đồng giáo dục kỹ thuật Ấn Độ (AICTE) trong các ngành khác nhau như kỹ thuật và công nghệ, dược, kiến trúc, quản lý khách sạn, quản trị kinh doanh, ...
Các đặc điểm của kiểm định chương trình giáo dục kỹ thuật ở Ấn Độ [Đại học Victoria của Wellington, Tạp chí Giáo dục Kỹ thuật châu Âu] gồm các nội dung gần giống với kiểm định chất lượng dạy nghề ở Việt Nam:
• Quá trình công nhận là tự nguyện.
• Không có lợi ích ngay lập tức/khuyến khích các tổ chức/chương trình được công nhận.
• Không có mối đe dọa/phạt cho tổ chức/chương trình không được công nhận hoặc không công nhận tìm kiếm.
• Quá trình công nhận là phức tạp, tốn thời gian và lao động.
• Chuẩn mực công nhận là cứng nhắc và không đưa vào xem xét độ tuổi và vị trí của tổ chức/chương trình.
• Tổ chức với các điểm yếu sợ bị tiếp xúc.
• Nhiều tổ chức ưu tú có thể có những nghi ngờ về quá trình kiểm định chất lượng trong đảm bảo chất lượng và thậm chí xem xét rằng các học giả là ngoài công nhận.
• NBA vẫn xây dựng năng lực đủ để đưa lên công nhận và công nhận lại một số lượng lớn các chương trình giáo dục kỹ thuật sẵn có trong nước.
Một số điểm mạnh trong các giao thức và thủ tục tiếp theo NBA được liệt kê dưới đây:
• Chức năng NBA thông qua hội đồng quản trị, ban ngành và các đội đến thăm, bao gồm những viện sĩ xuất sắc và kỹ sư của đất nước (các Hội đồng Giáo dục kỹ thuật Ấn Độ 2004).