- Giai đoạn 1984 đến nay: trƣờng Đại học Ngoại thƣơng ngày nay.
P. T/CHỨC H/CHÍNH QL KHOA HỌC
3.3.5. Vận hành hệ thống quản lý chất lượngđào tạo theo triết lý TQM
Để vận hành hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo đó xõy dựng, trƣớc hết phải triển khai thực hiện theo kế hoạch chung và kế hoạch của từng bộ phận. Thực hiện phải đỳng những điều đó viết và phải tuõn thủ triết lý của TQM “Làm đỳng ngay từ đầu”.
Trong quỏ trỡnh thực hiện phải thƣờng xuyờn kiểm soỏt để cỏc quỏ trỡnh khụng đi chệch mục tiờu. Trong việc kiểm soỏt, từng thành viờn và lónh đạo của cỏc bộ phận giữ vai trũ rất quan trọng. Họ phải thƣờng xuyờn rỳt kinh nghiệm và hoàn thiện theo chu trỡnh P-D-C-A của Deming (Lập kế hoạch- Thực hiện- Kiểm tra- Hoàn thiện, cải tiến). Giai đoạn triển khai là giai đoạn phức tạp, tập hợp nhiều quỏ trỡnh và sử dụng cỏc nguồn lực để hoàn thành cỏc mục tiờu, và đặc biệt là để tạo đầu ra thoả món cỏc yờu cầu.
94
3.3.5.1. Lập kế hoạch tạo sản phẩm
Trƣớc tiờn kế hoạch đƣợc lập ra phải xỏc định đƣợc cỏc mục tiờu, yờu cầu đối với sản phẩm của quỏ trỡnh đào tạo của trƣờng. Tiếp theo cần cung cấp nguồn lực và thụng tin (tài liệu) cho cỏc quỏ trỡnh. Sau đú tiến hành cỏc hoạt động kiểm soỏt, giỏm sỏt cỏc quỏ trỡnh và sản phẩm. Cuối cựng lập hồ sơ về kiểm soỏt, kiểm tra để chứng tỏ rằng cỏc quỏ trỡnh và sản phẩm đỏp ứng nhu cầu.
Quỏ trỡnh tạo sản phẩm trong đào tạo cú thể mụ tả theo sơ đồ sau:
Bảng 3.3: Quỏ trỡnh tạo sản phẩm trong giỏo dục đại học
Vớ dụ: Sinh viờn đến nhận bằng tốt nghiệp.
Yờu cầu của sinh viờn: Muốn nhận bằng một cỏch nhanh nhất .
Thiết kế quy trỡnh từ khi sinh viờn đến tới khi sinh viờn nhận đƣợc bằng: trong 15 phỳt.
- Sinh viờn viết phiếu yờu cầu nhận bằng. - Trỡnh thẻ sinh viờn.
- Cỏn bộ quản lý tra cứu hồ sơ và lấy bằng. - Sinh viờn kiểm tra bằng.
- Sinh viờn ký nhận bằng, bảng điểm và cỏc chứng chỉ (nếu cú).
Khỏch hàng Yờu cầu (sự thoả món) Đầu vào Giỏo viờn, nhõn viờn CSVC kỹ thuật Thụng tin Sinh viờn Đào tạo Cỏc quỏ trỡnh đào tạo NCKH Dịch vụ phục vụ CĐ Kiểm soỏt, kiểm tra Đỏnh giỏ Cải tiến Đầu ra (SP) Cử nhõn Thạc sỹ Tiến sỹ Khỏch hàng Sự thoả món
95
Để cú quy trỡnh nhận bằng thuận lợi và nhanh nhất nhƣ trờn, nhà trƣờng phải cú quy trỡnh chuẩn bị bằng cho sinh viờn. Quy trỡnh đú đƣợc thực hiện ngay sau khi cú quyết định tốt nghiệp. Quy trỡnh nhƣ sau:
- Lập danh sỏch đăng ký để viết bằng (danh sỏch do Chủ nhiệm lớp lập, cú chữ ký của sinh viờn, chủ nhiệm lớp, trƣỏng hoặc phú phũng đào tạo).
- Thu 5 ảnh 3x4 của sinh viờn.
- Thu lệ phớ (bằng tốt nghiệp, chứng chỉ).
- Phũng Đào tạo làm giấy chứng nhận tốt nghiệp, bảng điểm tốt nghiệp. - Phũng Đào tạo bỏo cỏo xin mua phụi bằng, chứng chỉ, sổ phỏt bằng. - Viết bằng, chứng chỉ, dỏn ảnh vào bằng, chứng chỉ, sổ phỏt bằng. - Trỡnh ký, đúng dấu.
- Lƣu giữ.
3.3.5.2. Xỏc định và xem xột cỏc yờu cầu
- Xỏc định yờu cầu do khỏch hàng đƣa ra.
- Xỏc định yờu cầu ngầm hiểu (vớ dụ: yờu cầu về tầm vúc, phong thỏi...). - Yờu cầu về chế định và yờu cầu về phỏp luật liờn quan tới đầu ra. - Cỏc yờu cầu khỏc do trƣờng quy định.
- Xem xột cỏc yờu cầu liờn quan đến đầu ra. - Lƣu hồ sơ về kết quả xem xột.
Khi yờu cầu cú thay đổi thỡ cỏc văn bản tƣơng ứng phải sửa đổi và thụng bỏo cho những ngƣời cú liờn quan và cho khỏch hàng.
3.3.5.3. Thiết kế và phỏt triển quỏ trỡnh đào tạo
Trong quỏ trỡnh này phải định rừ:
- Cỏc giai đoạn thiết kế (thiết kế cỏc đầu vào, cỏc chƣơng trỡnh..). - Kiểm tra và xỏc nhận mỗi giai đoạn thiết kế.
- Trỏch nhiệm và quyền hạn đối với cỏc hoạt động thiết kế và phỏt triển. Nhà trƣờng phải quản lý và tổ chức phối hợp tốt giữa cỏc nhúm thiết kế. - Đầu vào của thiết kế là cỏc yờu cầu của khỏch hàng trong và khỏch hàng ngoài. Đầu ra của thiết kế phải thoả món cỏc yờu cầu đú. Cung cấp cỏc thụng
96
tin cần thiết cho cỏc quỏ trỡnh tiếp theo, xỏc định cỏc đặc tớnh cốt yếu đối với đầu ra (đào tạo những cử nhõn này cú những kiến thức gỡ? Kỹ năng gỡ? Phục vụ đƣợc trong những lĩnh vực nào...).
- Cỏc sản phẩm của giai đoạn thiết kế phải đƣợc kiểm soỏt, đỏnh giỏ nghiờm tỳc để đảm bảo chất lƣợng của cỏc thiết kế đú.
- Kết quả xem xột, đỏnh giỏ chất lƣợng thiết kế phải đƣợc lƣu vào hồ sơ. - Hội đồng đỏnh giỏ thiết kế gồm đại diện cỏc bộ phận chức năng cú tham gia vào cỏc giai đoạn của thiết kế.
- Trong quỏ trỡnh thực hiện, nếu cú thay đổi thiết kế phải đƣợc nhận biết và duy trỡ hồ sơ. Những thay đổi cũng đƣợc kiểm tra xem cú phự hợp khụng và phải đƣợc phờ duyệt trƣớc khi thực hiện.
3.3.5.4. Đào tạo và cung cấp dịch vụ đào tạo
Trƣờng phải lập kế hoạch tổ chức đào tạo, tiến hành dịch vụ đào tạo trong điều kiện đƣợc kiểm soỏt. Cỏc điều kiện cú thể kiểm soỏt bao gồm:
- Sự sẵn cú cỏc thụng tin mụ tả cỏc quỏ trỡnh và đặc tớnh của sản phẩm. - Sự sẵn cú cỏc hƣớng dẫn cụng việc.
- Cỏc thiết bị thớch hợp đi kốm phục vụ cho đào tạo.
- Quy trỡnh và hƣớng dẫn đỏnh giỏ sản phẩm trong quỏ trỡnh (tức là của mỗi học phần).
- Cỏc hoạt động của sản phẩm ra đời và sau đú (đỏnh giỏ sinh viờn tốt nghiệp và sau khi tốt nghiệp, tỡm việc làm, chất lƣợng hiệu quả làm việc).