- Giai đoạn 1984 đến nay: trƣờng Đại học Ngoại thƣơng ngày nay.
3.2.Những nguyờn tắc đƣợc chọn lựa để xõy dựng hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo tại trƣờng Đại học Ngoại thƣơng
P. T/CHỨC H/CHÍNH QL KHOA HỌC
3.2.Những nguyờn tắc đƣợc chọn lựa để xõy dựng hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo tại trƣờng Đại học Ngoại thƣơng
lƣợng đào tạo tại trƣờng Đại học Ngoại thƣơng
Hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo muốn thực hiện đƣợc tốt phải tuõn thủ cỏc nguyờn tắc quản lý chất lƣợng. Cỏc nguyờn tắc quản lý chất lƣợng (Quality Management Principles - QMP) đƣợc nhận biết để lónh đạo cao nhất cú thể sử dụng nhằm dẫn dắt tổ chức đạt đƣợc kết quả hoạt động cao hơn. Đú là sự tổng kết và khỏi quỏt húa những kinh nghiệm quản lý tiờn tiến thành cụng trờn thế giới. Những nguyờn tắc đƣợc chọn lựa để xõy dựng hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo bao gồm:
- “Định hƣớng vào khỏch hàng” đõy đƣợc coi nhƣ là nguyờn tắc quan trọng đầu tiờn vỡ chỉ cú khỏch hàng mới đem lại lợi ớch cho doanh nghiệp. Đối với cỏc tổ chức kinh doanh hàng húa và dịch vụ thỡ khỏch hàng của họ đƣợc xỏc định và phõn loại rất dễ dàng. Nhƣng đối với cỏc cơ sở giỏo dục thỡ cần phải xỏc định rừ ai là "khỏch hàng" chớnh của mỡnh để thiết lập cỏc biện phỏp thỏa món nhu cầu của họ. "Khỏch hàng" của trƣờng là sinh viờn, gia đỡnh sinh viờn và cỏc cơ quan sử dụng. Nhu cầu của họ khụng hoàn toàn đồng nhất vỡ vậy trƣờng phải xõy dựng đƣợc cỏc mục tiờu hƣớng tới khỏch hàng, phải thoả món về cơ bản cỏc yờu cầu của cỏc khỏch hàng và cố gắng dung hoà cỏc yờu cầu của cỏc khỏch hàng này.
- “Sự lónh đạo” là cần thiết để cung cấp sự thống nhất đồng bộ của mục đớch và đƣờng lối, tạo ra mụi trƣờng nội bộ lành mạnh để lụi cuốn mọi ngƣời trong việc đạt đƣợc cỏc mục tiờu của tổ chức.
72
Hoạt động của cỏc cơ sở giỏo dục sẽ khụng cú hiệu quả nếu khụng cú sự cam kết triệt để của lónh đạo. Lónh đạo cần phải thiết lập sứ mạng và chớnh sỏch chất lƣợng, và đƣa ra cỏc mục tiờu đào tạo hay là cỏc mục tiờu phục vụ cụng tỏc đào tạo. Lónh đạo phải chỉ đạo và tham gia xõy dựng cỏc mục tiờu cho cỏc bộ phận giỳp việc để thực hiện và hoàn thành mục tiờu chung của nhà trƣờng, và đề ra cỏc biện phỏp huy động sự tham gia và tớnh sỏng tạo của thành viờn để xõy dựng nõng cao chất lƣợng đào tạo của tổ chức. - “Sự tham gia của mọi ngƣời” là sự phối hợp giữa từng cỏ nhõn trong một tổ chức, giữa tổ chức này với tổ chức khỏc phỏt huy hiệu quả năng lực của mỗi cỏ nhõn cho lợi ớch của tổ chức.
Tất cả cỏc thành viờn của Trƣờng là nguồn lực quan trọng nhất, sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất cú ớch cho cụng tỏc đào tạo và nõng cao chất lƣợng.
- “Tiếp cận theo quỏ trỡnh” cho phộp quản lý mọi nguồn lực, hoạt động nhƣ những quỏ trỡnh, nhƣ vậy kết quả sẽ đạt đƣợc một cỏch hiệu quả hơn. Mụ hỡnh quản lý mới đũi hỏi quản lý phải hƣớng vào khỏch hàng, từ đú tổ chức cụng việc theo quỏ trỡnh. Quản lý theo quỏ trỡnh hƣớng vào khỏch hàng chớnh là việc thiết kế ngƣợc cho cỏc tổ chức. Nú buộc cỏc tổ chức phải biết đƣợc những quỏ trỡnh của mỡnh là gỡ để xỏc định những đũi hỏi của khỏch hàng, từ đú tập trung tổ chức xung quanh những quỏ trỡnh cốt lừi nhằm đỏp ứng đƣợc những đũi hỏi đú.
Quỏ trỡnh đƣợc thiết kế từ yờu cầu của cụng việc, thực hiện thuận lợi hơn, làm giảm sai sút, giảm chi phớ, tiết kiệm thời gian và thỏa món khỏch hàng cao hơn.
- “Tiếp cận hệ thống ” nhằm xỏc định và quản lý một hệ thống cỏc quy trỡnh cú liờn quan lẫn nhau để đạt cỏc mục tiờu sẽ đúng gúp vào hiệu quả và hiệu suất của tổ chức.
Phƣơng phỏp hệ thống của quản lý là cỏch huy động, phối hợp toàn bộ nguồn lực để thực hiện mục tiờu chung của tổ chức.
73
- “Cải tiến liờn tục”, là mục tiờu thƣờng xuyờn của tổ chức.
Muốn cú đƣợc chất lƣợng đào tạo đỏp ứng đƣợc yờu cầu của khỏch hàng, nhà trƣờng phải đi đầu trong cụng tỏc cải tiến phƣơng phỏp đào tạo, nõng cao chất lƣợng bài giảng, đổi mới phƣơng phỏp quản lý. Sự cải tiến cú thể là từng bƣớc nhỏ hay nhảy vọt. Cỏch thức cải tiến cần phải bỏm chắc vào cụng việc thực tế của trƣờng đồng thời phải nghiờn cứu nhu cầu, thị hiếu của khỏch hàng và thụng qua khỏch hàng mà xỏc định đƣợc nội dung cần cải tiến. Sự cải tiến chất lƣợng đào tạo vừa là yờu cầu tự thõn của nhà trƣờng phải nõng cao chất lƣợng uy tớn để thu hỳt thớ sinh dự tuyển vừa là nhằm đỏp ứng chất lƣợng về nguồn lực cung cấp cho xó hội.
Sự cải tiến liờn tục này đƣợc thể hiện trong kế hoạch chiến lƣợc của nhà trƣờng bằng cỏc chu kỡ cải tiến phải nõng cao dần theo vũng xoỏy trụn ốc từ lợi ớch trƣớc mắt đến lợi ớch lõu dài.
- “Quyết định dựa trờn cỏc sự kiện”, vỡ cỏc quyết định cú hiệu quả đƣợc xõy dựng trờn cơ sở phõn tớch cú logic và thụng tin thực tế. Trong cỏc cơ sở giỏo dục cần phõn tớch sự thỏa món của khỏch hàng, cỏc yờu cầu của thị trƣờng lao động và cỏc yờu cầu khỏc của xó hội, sự thỏa món học…Việc đỏnh giỏ phải bắt nguồn từ chiến lƣợc của tổ chức, cỏc quỏ trỡnh quan trọng, cỏc yếu tố đầu vào và đầu ra của cỏc quỏ trỡnh.
- “Quan hệ cỏc bờn cựng cú lợi với nhà cung cấp” là mối quan hệ giữa một tổ chức và cỏc nhà cung cấp của tổ chức sẽ nõng cao năng lực của cỏc bờn để tạo ra giỏ trị.
Cỏc trƣờng cần tạo mối quan hệ hợp tỏc nội bộ với bờn ngoài trƣờng để đạt đƣợc mục tiờu chất lƣợng đó đề ra. Cỏc mối quan hệ nội bộ cú thể bao gồm cỏc mối quan hệ thỳc đẩy hợp tỏc giữa lónh đạo và cỏc thành viờn trong trƣờng, tạo lập cỏc mối quan hệ mạng lƣới giữa cỏc bộ phận trong trƣờng để tăng cƣờng sự linh hoạt, khả năng đỏp ứng nhanh cỏc yờu cầu cụng việc.
-Xõy dựng một quy trỡnh quản lý hợp lý, quy trỡnh bắt đầu bằng việc thu thập cỏc thụng tin về nhu cầu khỏch hàng.
74
-Hoạch định một hệ thống cỏc mục tiờu, cỏc chuẩn chất lƣợng phự hợp với khả năng của trƣờng và đỏp ứng đƣợc cỏc yờu cầu của khỏch hàng trong cỳng nhƣ khỏch hàng ngoài trờn cơ sở căn cứ vào cỏc điều kiện thực tế, cỏc tiềm năng của trƣờng.
-Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu. Xõy dựng hệ thống cỏc chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện mục tiờu.
-Phõn cụng giao nhiệm vụ quyền hạn đến từng tổ, từng cỏ nhõn để mọi cỏ nhõn cú thể tự xõy dựng kế hoạch chủ động thực hiện cụng việc của mỡnh.
-Kiểm tra giỏm sỏt thực hiện kế hoạch.
Khi xõy dựng hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo cho trƣờng Đại học Ngoại thƣơng, ngoài việc phải tuõn thủ những nguyờn tắc chung của hệ thống quản lý chất lƣợng cũng nhƣ phải tuõn theo cỏc nguyờn tắc cơ bản của TQM, cần phải tuõn theo cỏc nguyờn tắc mang tớnh truyền thống. Đú là nguyờn tắc tớnh kế thừa, nguyờn tắc tớnh thực tiễn, nguyờn tắc tớnh hiệu quả và nguyờn tắc tớnh bền vững. Để đảm bảo giữ gỡn đƣợc giỏ trị truyền thống của Trƣờng, trƣớc hết phải đảm bảo tớnh kế thừa. Chỳng ta khụng thể xõy dựng một cỏi mới hoàn toàn khi chỳng ta khụng biết cỏi hiện cú là gỡ, nú diễn ra nhƣ thế nào, cỏi nào cũn phự hợp cỏi nào cần phải chỉnh sửa hoặc thay thế. Núi túm lại chỳng ta khụng làm xỏo trộn, hay quỏ thay đổi những cỏi đó cú mà phải lựa chọn giải phỏp kế thừa cú chọn lọc Đú chớnh là sự kế thừa chọn lọc những cỏi đang cú của nhà trƣờng, chớnh là những điểm mạnh của trƣờng Đại học Ngoại thƣơng qua 47 năm xõy dựng và phỏt triển. Trờn cơ sở thực tế hiện nay của trƣờng về nhõn lực, tài lực và vật lực để xõy dựng hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo đú chớnh là thực hiện cỏc nguyờn tắc mang tớnh thực tiễn. Một điều khụng thể thiếu khi xõy dựng hệ thống quản lý chớnh là phải bỏm sỏt vào nguyờn tắc tớnh hiệu quả đú là hệ thống quản lý phải tạo ra đƣợc kết quả lớn nhất với chi phớ về nhõn lực, tài lực và vật lực nhỏ nhất. Và cuối cựng là đảm bảo đƣợc nguyờn tắc tớnh bền vững, tớnh nhõn văn trong hệ thống quản lý đú.