- Giai đoạn 1984 đến nay: trƣờng Đại học Ngoại thƣơng ngày nay.
P. T/CHỨC H/CHÍNH QL KHOA HỌC
3.3.2. Cỏc bước chuẩn bị triển khai hệ thống quản lý chất lượngđào tạo
3.3.2.1. Xỏc định cỏc lĩnh vực cần quản lý.
Cỏc lĩnh vực cần quản lý trong trƣờng đại học bao gồm: - Chƣơng trỡnh đào tạo.
- Cỏc hoạt động nghiờn cứu khoa học và chuyển giao cụng nghệ. - Cỏc dịch vụ phục vụ cộng đồng.
79
- Mục tiờu của chƣơng trỡnh đào tạo.
- Chƣơng trỡnh đào tạo, kế hoạch giảng dạy và học tập.
* Hoạt động nghiờn cứu khoa học và chuyển giao cụng nghệ.
- Mục tiờu của hoạt động nghiờn cứu khoa học và chuyển giao cụng nghệ.
- Quản lý việc sử dụng kết quả nghiờn cứu khoa học và chuyển giao cụng nghệ
* Cỏc hoạt động phục vụ cộng đồng.
- Nhiệm vụ, mục tiờu và mục đớch của cỏc hoạt động phục vụ cộng đồng. - Giỏm sỏt, đỏnh giỏ cụng việc phục vụ cộng đồng của trƣờng.
3.3.2.1. Lập kế hoạch thực hiện quản lý chất lượng đào tạo
Lập kế hoạch thực hiện quản lý chất lƣợng đào tạo cho từng lĩnh vực cần quản lý theo chu trỡnh quản lý của Deming P-D-C-A.
Bản kế hoạch phải trả lời đƣợc cỏc cõu hỏi cho từng lĩnh vực, tiểu lĩnh vực, cỏc cụng việc cụ thể. Đõy là khõu cơ bản nhất. Cỏc cõu hỏi cú thể nhƣ sau:
- Làm cỏi gỡ? Mục tiờu đạt đƣợc. - Ai làm? Phõn cụng trỏch nhiệm. - Bao giờ làm? Thời gian hoàn thành. - Làm ở đõu? Bộ phận nào làm?
- Làm nhƣ thế nào? Phƣơng phỏp giải quyết.
Vớ dụ: Cụng tỏc nhập học cho sinh viờn.
Mục tiờu đạt đƣợc: Tiếp nhận sinh viờn mới một cỏch chu đỏo, cẩn thận, khụng sai sút.
Phõn cụng trỏch nhiệm: Phũng Quản lý Đào tạo
80
Bộ phận làm: Phũng Quản lý đào tạo, Phũng Cụng tỏc chớnh trị sinh viờn, Đoàn thanh niờn.
Phƣơng phỏp giải quyết: Xõy dựng quy trỡnh nhập học, phõn cụng cụng việc cụ thể cho cỏc thành viờn tham gia, chuẩn bị địa điểm, cơ sở vật chất...
3.3.2.2. Xõy dựng cỏc thủ tục quy trỡnh cho cỏc lĩnh vực, cho từng đầu việc. * Viết sổ tay chất lượng
Sổ tay chất lƣợng do Ban chỉ đạo viết, Ban Giỏm hiệu phờ duyệt. Đõy là tài liệu cung cấp những thụng tin nhất quỏn cho cả nội bộ và bờn ngoài về hệ thống quản lý chất lƣợng của trƣờng. Sổ tay chất lƣợng gồm:
- Hệ thống tổ chức quản lý chất lƣợng đào tạo của trƣờng: Hệ thống tổ chức quản lý chất lƣợng đào tạo của trƣờng hay cũn gọi là Hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo đƣợc minh hoạ bằng sơ đồ về cơ cấu quản lý chất lƣợng đào tạo của trƣờng. Sơ đồ cho thấy sự phối hợp thuận lợi giữa cỏc chức năng dọc và cỏc chức năng ngang (hay cũn gọi là cơ cấu ma trận).
Bảng 3.1: Cấu trỳc hệ thống quản lý chất lƣợng đào tạo.
Ban giám hiệu
Hiệu tr-ởng Phó Hiệu tr-ởng Phó Hiệu tr-ởng Chức năng dọc Chức năng ngang P. TCH C P. Đ ào t ạo P. Q LK H P. Q LD A P. H TQT P.CTCTS V P. KHTC P. Q TT B CáC KH O A THƯ V Iệ N CáC Tr ,t âm CáC BA N Marketing Chất l-ợng đầu ra Phó Hiệu tr-ởng Chất l-ợng giáo viên ++ +++ + + ++ +++ + + ++ ++ ++ + + ++ + + + + + + ++ + + + ++ ++ + + + + + + +++ + + +
81
Chỳ thớch: Dấu (+) cho thấy mối liờn hệ giữa chức năng dọc và ngang.
- Ban lónh đạo và phõn cụng trỏch nhiệm trong Ban lónh đạo. + Cấp cao: Trỏch nhiệm, quyền hạn.
+ Cấp trung: Trỏch nhiệm, quyền hạn. + Cấp thấp: Trỏch nhiệm, quyền hạn.
- Chớnh sỏch chất lƣợng của trƣờng: đƣợc thể hiện qua ý đồ và định hƣớng chung của trƣờng liờn quan đến chất lƣợng đƣợc Hiệu trƣởng cụng bố chớnh thức.
- Mục tiờu chất lƣợng của trƣờng: đƣợc thể hiện qua cỏc mục tiờu chung và điều định tỡm kiếm hay nhằm tới cỏc mục tiờu cụ thể liờn quan đến chất lƣợng.
- Kế hoạch chất lƣợng: Tài liệu quy định cỏc thủ tục và nguồn lực kốm theo phải đƣợc ai ỏp dụng và khi nào ỏp dụng đối với một dự ỏn hay sản phẩm quỏ trỡnh hay hợp đồng.
82
Thủ tục là trỡnh tự và điều khoản để tiến hành một cụng việc. Cụng việc thuộc bộ phận nào thỡ bộ phận đú sẽ cú trỏch nhiệm xõy dựng quy trỡnh. Nội dung: - Thủ tục này cho đối tƣợng nào sử dụng.
- Đảm bảo yờu cầu gỡ. - Phạm vi ỏp dụng. - Cỏc bƣớc tiến hành. - Tài liệu tham khảo.
* Viết hướng dẫn cụng việc
Chỉ dẫn cần cú những điều kiện gỡ để thực hiện cụng việc.
* Cỏc quy định kỹ thuật, hồ sơ
+ Cỏc quy định: Cỏc quy định cú hai loại. - Quy định của cơ quan chủ quản.
- Quy định của trƣờng, của cỏc bộ phận trong trƣờng. Cỏc quy định cú thể gồm:
- Quy định về giờ giảng dạy, nghiờn cứu khoa học cho cỏc loại chức danh. - Quy định về trỏch nhiệm của giỏo viờn, giỏo viờn chủ nhiệm, cỏn bộ, nhõn viờn.
- Nội quy sử dụng trang thiết bị. - Nội quy sử dụng tài liệu, thụng tin.
- Quy định cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ chất lƣợng.
- Quy định đỏnh giỏ chất lƣợng giảng dạy của giỏo viờn. - Quy định cỏc biểu mẫu thống kờ.
....
Cỏcloại tài liệu trờn xếp theo số lƣợng và theo tần xuất sử dụng thỡ tăng dần từ 1-4, theo mức độ bao quỏt chung thỡ tăng dần từ 4 -1 và cú thể minh hoạ theo hỡnh vẽ sau:
Bảng 3.2: Cơ cấu tài liệu của hệ thống.
Sổ tay chất lƣợng Thủ tục (Quy trỡnh)
83
Tài liệu ở tầng II, III, IV thuộc cỏc bộ phận quản lý.
Tài liệu ở tầng I do Ban giỏm hiệu hoặc Ban chỉ đạo quản lý. Tất cả cỏc tài liệu đều đƣợc kiểm soỏt, cú nghĩa là:
- Tài liệu phải đƣợc lónh đạo cao nhất phờ duyệt (ký, đúng dấu) trƣớc khi ban hành.
- Khi cú bổ sung, sửa đổi phải cú phờ duyệt lại và thụng bỏo. - Đảm bảo sẵn cú khi cần dựng.
- Đảm bảo tài liệu luụn rừ ràng, dễ nhận biết.
- Cỏc tài liệu cú nguồn gốc từ bờn ngoài phải cú dấu hiệu riờng để nhận biết.
- Cỏc tài liệu lỗi thời phải đƣợc thụng bỏo huỷ hoặc thu hồi lƣu trữ trỏnh tỡnh trạng văn bản hết hiệu lực hoặc khụng phựhợp vẫn ỏp dụng thực hiện.
+ Hồ sơ.
Hồ sơ là tài liệu cung cấp bằng chứng về sự phự hợp của hệ thống quản lý chất lƣợng, của cỏc quỏ trỡnh, của sản phẩm với yờu cầu chất lƣợng đó quy định. Hồ sơ phải đƣợc kiểm soỏt, đƣợc bảo vệ và xỏc định thời gian lƣu giữ và huỷ bỏ. Hồ sơ phải đƣợc lƣu giữ một cỏch khoa học, dễ tra cứu.
84