- Giai đoạn 1984 đến nay: trƣờng Đại học Ngoại thƣơng ngày nay.
P. T/CHỨC H/CHÍNH QL KHOA HỌC
3.3.3. Phõn cụng xõy dựng thủ tục quy trỡnh cho từng lĩnh vực và cụng việc cụ thể theo từng lĩnh vực
việc cụ thể theo từng lĩnh vực
3.3.3.1. Ban lónh đạo
- Xõy dựng tầm nhỡn, sứ mạng và chớnh sỏch chất lƣợng. - Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của trƣờng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của trƣờng.
- Xõy dựng quyền hạn trỏch nhiệm của từng vị trớ lónh đạo trong Ban giỏm hiệu, đại diện lónh đạo, trƣởng đoàn đỏnh giỏ nội bộ, chuyờn gia đỏnh giỏ nội bộ, thƣ ký ban và cỏn bộ kiểm soỏt tài liệu của từng đơn vị.
- Xõy dựng sổ tay chất lƣợng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh Ban giỏm hiệu giải quyết cỏc yờu cầu của cỏc đơn vị /cỏ nhõn trong toàn trƣờng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh vận hành hệ thống quản lý chất lƣợng theo triết lý TQM trong toàn trƣờng.
- Hƣớng dẫn họp xem xột của lónh đạo.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu. - Xõy dựng thủ tục quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ. - Xõy dựng thủ tục quy trỡnh đỏnh giỏ nội bộ.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh kiểm soỏt cụng việc/ sản phẩm khụng phự hợp. - Xõy dựng thủ tục quy trỡnh hành động khắc phục.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh hành động phũng ngừa.
Vớ dụ: Bảng liệt kờ cỏc bƣớc thực hiện của Ban giỏm hiệu nhà trƣờng khi
xõy dựng sứ mạng, mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phỏc thảo sứ mạng của trƣờng dựa trờn cỏc chức năng, nhiệm vụ chiến lƣợc, cỏc nguồn lực và định hƣớng phỏt triển của nhà trƣờng. Sứ mạng đồng thời phải phự hợp và gắn kết với chiến lƣợc phỏt triển kinh tế- xó hội của địa phƣơng, của cả nƣớc và của ngành.
85
- Phỏc thảo mục tiờu chất lƣợng của trƣờng phự hợp với mục tiờu đào tạo trỡnh độ đại học quy định tại Luật giỏo dục và phự hợp với sứ mạng đó tuyờn bố của nhà trƣờng.
- Sửa chữa sứ mạng và mục tiờu cho phự hợp với tiờu chuẩn 1 tại Quy định về tiờu chuẩn đỏnh giỏ chất lƣợng giỏo dục trƣờng đại học do Bộ giỏo dục và đào tạo ban hành.
- Đảng uỷ nhà trƣờng nghiờn cứu, xem xột và thụng qua. - Đƣa lờn cụng bố rộng rói trờn Website của Trƣờng. - Triển khai thực hiện.
- Định kỳ, rà soỏt, bổ sung, điều chỉnh cho phự hợp với yờu cầu chất lƣợng của cơ quan chủ quản và phự hợp với sự phỏt triển của đất nƣớc.
3.3.3.2. Phũng tổ chức hành chớnh
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng (theo sự phõn cấp của Hiệu trƣởng).
- Hƣớng dẫn việc chỉnh sửa, phờ duyệt và ban hành chức năng, nhiệm vụ cỏc đơn vị trong trƣờng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh tuyển dụng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh đào tạo cỏn bộ viờn chức.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh đỏnh giỏ năng lực cỏn bộ viờn chức.
- Hƣớng dẫn việc giải quyết chế độ chớnh sỏch đối với cỏn bộ viờn chức. - Hƣớng dẫn việc thực hiện cụng tỏc văn thƣ lƣu trữ, quản lý con dấu tại
trƣờng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh nõng lƣơng cỏn bộ viờn chức và xột phụ cấp ƣu đói giỏo viờn.
86
viờn.
3.3.3.3. Phũng đào tạo
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh theo dừi việc thiết kế chƣơng trỡnh đào tạo, biờn soạn giỏo trỡnh và ngõn hàng đề thi của cỏc Khoa trong trƣờng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh lập thời khoỏ biểu cho từng học kỳ.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh quản lý điểm tổng kết mụn học và điểm thi tốt nghiệp, xột lờn lớp và cụng nhận tốt nghiệp.
- Hƣớng dẫn tổ chức hội giảng toàn trƣờng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh kiểm soỏt cỏc hoạt động liờn quan đến quỏ trỡnh thi. - Hƣớng dẫn viết/in bằng tốt nghiệp.
- Hƣớng dẫn tổ chức phỏt bằng tốt nghiệp.
- Hƣớng dẫn tổng hợp, cải tiến phƣơng phỏp giảng dạy.
- Hƣớng dẫn tổng hợp thăm dũ mức hài lũng của ngƣời học về mụn học.
Vớ dụ: Bảng liệt kờ cỏc bƣớc thực hiện của Phũng Đào tạo khi xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của Phũng.
Dựa trờn mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng, xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của Phũng.
- Phỏc thảo mục tiờu chất lƣợng của Phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng đồng thời đƣa ra cỏc mục tiờu riờng của Phũng cho phự hợp với chức năng quản lý và tổ chức thực hiện cụng tỏc đào tạo sinh viờn hệ chớnh quy đƣợc quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng (ban hành theo QĐ số 1792/QĐ-TCHC ngày 30 thỏng 12 năm 2006 của Hiệu trƣởng trƣờng Đại học Ngoại thƣơng).
87
- Sửa chữa mục tiờu cho phự hợp với cỏc điểm đƣợc quy định trong cỏc tiờu chuẩn 3,4,5 tại Quy định về tiờu chuẩn đỏnh giỏ chất lƣợng giỏo dục trƣờng đại học do Bộ giỏo dục và đào tạo ban hành.
- Trỡnh Đảng uỷ, Ban giỏm hiệu nhà trƣờng để đƣợc thụng qua. - Đƣa lờn cụng bố trờn Website của Trƣờng.
- Triển khai thực hiện.
- Định kỳ, rà soỏt, bổ sung, điều chỉnh cho phự hợp với yờu cầu chất lƣợng của trƣờng và yờu cầu đổi mới của xó hội.
3.3.3.4. Phũng cụng tỏc chớnh trị sinh viờn
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng.
- Hƣớng dẫn lập danh sỏch sinh viờn đƣợc hƣởng chớnh sỏch ƣu tiờn hàng năm và theo dừi thực hiện
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh tổ chức hoạt động văn hoỏ, văn nghệ, thể dục, thể thao hàng năm.
- Hƣớng dẫn, động viờn sinh viờn đúng học phớ.
- Xõy dựng thủ tục triển khai cỏc đợt sinh hoạt chớnh trị đối với sinh viờn. - Xõy dựng thủ tục quy trỡnh đỏnh giỏ kết quả rốn luyện sinh viờn.
- Hƣớng dẫn cỏc cụng việc tiếp nhận và giải quyết cỏc thụng tin phản hồi từ sinh viờn.
- Hƣớng dẫn kiểm soỏt sinh viờn ngoại trỳ.
- Hƣớng dẫn theo dừi thực hiện cỏc quy định về tiếp khỏch và tiếp sinh viờn. - Xõy dựng thủ tục quy trỡnh thăm dũ ngƣời sử dụng lao động về chất lƣợng
giỏo dục đào tạo của trƣờng.
- Hƣớng dẫn việc điều tra sinh viờn tốt nghiệp cú việc làm sau 6 thỏng.
88
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh lập kế hoạch nghiờn cứu khoa học hàng năm. - Xõy dựng thủ tục quy trỡnh đấu thầu cỏc đề tài nghiờn cứu khoa học.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh theo dừi, kiểm tra tiến độ và đỏnh giỏ thực hiện cỏc đề tài nghiờn cứu khoa học.
- Hƣớng dẫn tổ chức cỏc hội nghị, hội thảo.
3.3.3.6. Phũng hợp tỏc quốc tế
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng. - Hƣớng dẫn việc ký kết cỏc văn bản hợp tỏc quốc tế.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh theo dừi, kiểm tra tiến độ và đỏnh giỏ thực hiện cỏc dự ỏn hợp tỏc quốc tế.
- Hƣớng dẫn và thực hiện cỏc thủ tục tiếp đún cỏc đoàn khỏch quốc tế đến làm việc với trƣờng.
- Huớng dẫn tổ chức cỏc Hội nghị, Hội thảo quốc tế.
3.3.3.7. Phũng kế hoạch tài chớnh
Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng.
Quy định việc kiểm tra, giỏm sỏt cỏc hoạt động thu chi tài chớnh trong trƣờng. Hƣớng dẫn việc phõn tớch cỏc hoạt động thu chi và đề xuất ý kiến tham mƣu. Hƣớng dẫn việc lập thẻ tài sản cố định trong toàn trƣờng.
89
Hƣớng dẫn việc thực hiện theo dừi chi cỏc quy định về tiếp khỏch .
3.3.3.8. Phũng quản trị thiết bị
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng.
- Xõy dựng thủ tục cung ứng vật tƣ, thiết bị cho cỏc đơn vị trong trƣờng đó đƣợc phờ duyệt.
- Hƣớng dẫn việc bảo trỡ và vệ sinh cỏc trang bị (thuộc phũng quản lý) trong cỏc khoa, phũng của trƣờng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh quản lý xõy dựng cơ bản và sửa chữa thƣờng xuyờn, định kỳ hạ tầng cơ sở của trƣờng.
- Hƣớng dẫn việc chăm súc sức khỏe, sơ cứu ngƣời bệnh.
- Hƣớng dẫn theo dừi việc thực hiện cỏc quy định về tiếp khỏch, Cỏn bộ viờn chức và sinh viờn.
- Hƣớng dẫn theo dừi thiết bị phũng chống chỏy nổ. - Hƣớng dẫn việc quản lý chỡa khoỏ.
- Hƣớng dẫn việc tổ chức tuần tra.
3.3.3.9. Phũng quản lý dự ỏn
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của phũng.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của phũng phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú phũng. - Hƣớng dẫn việc ký kết cỏc dự ỏn của trƣờng.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh theo dừi, kiểm tra tiến độ và đỏnh giỏ thực hiện cỏc dự ỏn.
90
- Hƣớng dẫn việc tổ chức nghiệm thu cỏc dự ỏn.
- Huớng dẫn tổ chức cỏc Hội nghị, Hội thảo liờn quan đến cỏc dự ỏn.
3.3.3.10. Cỏc khoa chuyờn mụn
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của khoa.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của khoa phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú khoa (theo sự phõn cấp của Hiệu trƣởng).
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh thiết kế đề cƣơng mụn học. - Hƣớng dẫn việc lập kế hoạch giảng dạy của Khoa.
- Hƣớng dẫn việc lập kế hoạch và lịch trỡnh giảng dạy của giảng viờn. - Hƣớng dẫn việc giảng dạy trờn lớp.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh kiểm soỏt cỏc tiến độ đào tạo cỏc chuyờn ngành, cỏc mụn học.
- Hƣớng dẫn việc lập và thẩm định cỏc đề tài nghiờn cứu khoa học tại Khoa.
- Hƣớng dẫn việc kiểm soỏt sự hiện diện của sinh viờn vào và ra lớp của giảng viờn.
- Thực hiện thủ tục quy trỡnh đỏnh giỏ năng lực của giảng viờn trong việc tuyển giảng viờn mới.
- Hƣớng dẫn quản lý điểm thi và kết quả của mụn học.
- Hƣớng dẫn việc lập kế hoạch và thực hiện bảo trỡ thiết bị phục vụ giảng dạy (học kỳ, năm).
- Hƣớng dẫn việc thăm dũ ý kiến của sinh viờn về mụn học.
- Hƣớng dẫn việc theo dừi thực hiện cỏc quy định về tiếp khỏch và tiếp sinh viờn.
91
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của khoa.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của khoa phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Trƣởng, phú khoa.
- Tham mƣu và giỳp Hiệu trƣởng trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện cụng tỏc đào tạo cỏc hệ đào tạo khỏc của trƣờng (trừ hệ đào tạo đại học và cao đẳng chớnh quy).
- Tổ chức xõy dựng kế hoạch tuyển sinh và quản lý cụng tỏc tuyển sinh theo quy định của Bộ giỏo dục và đào tạo.
- Hƣớng dẫn việc lập kế hoạch và lịch trỡnh giảng dạy của giảng viờn. - Hƣớng dẫn việc giảng dạy trờn lớp.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh kiểm soỏt cỏc tiến độ đào tạo cỏc chuyờn ngành, cỏc mụn học.
- Xõy dựng ngõn hàng đề thi trắc nghiệm.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh cải tiến cỏc phƣơng phỏp giảng dạy.
- Hƣớng dẫn việc kiểm soỏt sự hiện diện của sinh viờn vào và ra lớp của giảng viờn.
- Thực hiện thủ tục quy trỡnh đỏnh giỏ năng lực của giảng viờn trong việc tuyển giảng viờn mới.
- Hƣớng dẫn quản lý điểm thi và kết quả của mụn học.
- Hƣớng dẫn việc lập kế hoạch và thực hiện bảo trỡ thiết bị phục vụ giảng dạy (học kỳ, năm).
- Hƣớng dẫn việc thăm dũ ý kiến của sinh viờn về mụn học.
- Phối hợp với cỏc địa phƣơng quản lý tốt cụng tỏc tuyển sinh cũng nhƣ quỏ trỡnh đào tạo, cấp bằng hệ khụng chớnh quy tại cỏc địa phƣơng.
- Hƣớng dẫn việc theo dừi thực hiện cỏc quy định về tiếp khỏch và tiếp sinh viờn.
92
đồng thời xõy dựng kế hoạch đào tạo của những năm tiếp theo.
3.3.3.12. Thư viện
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của Thƣ viện.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của Thƣ viện phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Giỏm đốc và phú giỏm đốc thƣ viện.
- Thực hiện quy trỡnh tham mƣu và giỳp Hiệu trƣởng trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến tổ chức thực hiện cụng tỏc thƣ viện và phục vụ bạn đọc.
- Xõy dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và trỡnh Hiệu trƣởng ban hành cỏc quy định về cụng tỏc thƣ viện, phục vụ bạn đọc và hƣớng dẫn, tổ chức thực hiện cỏc quy định đú.
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh quản lý và giới thiệu cỏc giỏo trỡnh sỏch bỏo đỏp ứng với mục tiờu đào tạo của Trƣờng.
- Xõy dựng quy trỡnh quản lý mƣợn/trả tài liệu thụng qua hệ thống mỏy tớnh và mỏy đọc mó vạch.
- Xõy dựng hệ thống tra cứu hiện đại đỏp ứng yờu cầu nhanh và chớnh xỏc. - Lập kế hoạch và hƣớng dẫn bảo trỡ cỏc thiết bị và tài sản của thƣ viện.
3.3.3.13. Cỏc Trung tõm
- Xõy dựng mục tiờu chất lƣợng của Trung tõm.
- Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu chất lƣợng của Trung tõm phự hợp với mục tiờu chất lƣợng của Trƣờng.
- Phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm của Giỏm đốc và phú giỏm đốc trung tõm. - Thực hiện quy trỡnh tham mƣu và giỳp Hiệu trƣởng trong việc quản lý,
tổng hợp, đề xuất ý kiến tổ chức thực hiện cỏc cụng tỏc cụ thể tại trung tõm theo chức năng và nhiệm vụ.
93
- Xõy dựng thủ tục quy trỡnh và trỡnh Hiệu trƣởng ban hành cỏc quy định về cụng tỏc đào tạo, phối hợp đào tạo hoặc hỗ trợ đào tạo tại cỏc trung tõm.
- Lập kế hoạch quản lý, bảo trỡ, sửa chữa cơ sở vật chất do trung tõm quản lý.