1. Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế tôn Chứng từ ghi sổ
CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNG HỢP BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ QUỸ SỔ, THẺ CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC
BÂO CÂO KẾ TÔNNHẬT KÝ-SỔ CÂI NHẬT KÝ-SỔ CÂI
Ghi hăng ngăy Quan hệ đối chiếu
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tôn tổng hợp lă “Chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi số vừa mang đặc trưng cúa chứng từ (chứng từ thủ tục) vừa mang đặc trưng của loại Sổ tờ rời.
Nội dung vă kết cấu cúa Chưng từ ghi sổ:
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số hiệu...
Số lượng câc Chứng từ gốc đính kỉm ...
Diễn giải Số hiệu Tăi khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Cĩ
A 1 2 3 4
... ...
Cộng xxx
Ngăy ... thâng ... năm...
Người lập Kế tôn Trưởng (Họ, Tín vă chữ ký ) (Họ, Tín vă chữ ký )
Chứng từ ghi sổ do kế tôn lập trín cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp câc chứng từ gốc cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đânh số hiệu liín tục trong từng thâng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) vă cĩ chứng từ gốc đính kỉm, phải được kế tôn trưởng duyệt trước khi ghi văo sổ kế tôn.
Hình thức Chứng từ ghi sổ thích hợp với câc doanh nghiệp loại trung, số lượng câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh tương đối lớn. Hình thức năy rất dễ xử lý vă thuận tiện cho việc điện tôn hĩa cơng tâc kế tôn.
2. Câc loại sổ kế tôn trong hình thức Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ câi
- Câc sổ, thẻ kế tôn chi tiết
3. Nội dung, kết cấu vă phương phâp ghi sổ. a- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
* Nội dung: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lă sổ kế tôn tổng hợp dùng để ghi chĩp câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ năy vừa dùng để đăng ký câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cđn đối phât sinh.
* Kết cấu vă phương phâp ghi chĩp
Bộ (Sở):--- Đơn vị:---
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm ....
Chứng từ ghi sổ Trích Số
Số hiệu Ngăy Yếu tiền
1 2 3 4
Ngăy....thâng...năm...
Người ghi sổ Kế tôn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tín) (Ký, họ tín) (Ký, họ tín)
Ghi chú:
Cuối trang cộng lại vă ghi: Cộng sang trang Đầu trang sau ghi: Số trang trước chuyển sang
Cuối thâng, tổng cộng số phât sinh vă ghi số tiền bằng chữ
Cột 1: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ. Số hiệu cúa câc Chứng từ ghi sổ được qui định lấy theo số tự nhiín, đânh liín tục, bắt đầu lă số 01, hoặc 001, hoặc 0001 theo từng niín độ kế tôn. Chỉ cĩ những Chứng từ ghi sổ đê hoăn tất câc yếu tố mới được phĩp lăm căn cứ lưu hănh.
Cột 2: Ghi ngăy, thâng lập chứng từ ghi sổ
Cột 3: Trích yếu (ghi tĩm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phât sinh) Cột 4: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ
Cuối trang sổ phải ghi số cộng lũy kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang
Cuối thâng, cuối năm, kế tôn cộng tổng số tiền phât sinh trín sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cđn đối số phât sinh.
b- Sổ Câi
* Nội dung: Sổ câi lă sổ kế tôn tổng hợp dùng để ghi câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo tăi khoản kế tôn được qui định trong chế độ kế tôn âp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi trín sổ câi dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trín sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, câc sổ hoặc thẻ kế tôn chi tiết, vă dùng để lập bâo câo tăi chính.
* Kết cấu vă phương phâp ghi sổ Câi:
+ Kết cấu: Sổ câi của hình thức kế tôn chứng từ ghi sổ cĩ thể dưới dạng thiết kế khâc nhau:
Hoặc, mở riíng cho từng tăi khoản. Mỗi tăi khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chĩp câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh nhiều hay ít của từng tăi khoản.
Hoặc, mở chung trín một quyển sổ như Sổ Nhật ký - sổ Câi.
+ Phương phâp ghi sổ Câi mở riíng cho từng tăi khoản
Mẫu Sổ Câi theo hình thức Chứng từ ghi sổ khơng mang đặc trưng chuyín dùng, cĩ thể dùng mẫu Sổ Câi trong hình thức Nhật ký Sổ Câi.
Căn cứ văo Chứng từ ghi sổ để ghi văo sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi văo sổ Câi vă câc sổ, thẻ kế tôn chi tiết liín quan.
Cột ghi ngăy thâng ghi sổ
Cột số hiệu vă ngăy, thâng của Chứng từ ghi sổ
Cột diễn giải nội dung câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh
Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Cĩ của tăi khoản văo câc cột phù hợp
Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột vă chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ (thâng, quý), cuối niín độ kế tôn phải khĩa sổ, cộng tổng số phât sinh Nợ vă tổng số phât sinh Cĩ, tính ra số dư của từng tăi khoản để lăm căn cứ lập Bảng cđn đối số tăi khoản vă câc bâo câo tăi chính.
Mẫu SỔ CÂI Năm ... Trang ... Tín tăi khoản... Số hiệu... Ngăy Chứng từ ghi sổ
Diễn Số hiệu Số tiền Ghi
Thâng Số Ngăy Giải TK Nợ Cĩ chú
Ghi sổ Hiệu Thâng Đối ứng
1 2 3 4 5 6 7 8
Ngăy....thâng...năm...
Người ghi sổ Kế tôn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tín) (Ký, họ tín) (Ký, họ tín)
c- Sổ, thẻ kế tôn chi tiết
* Nội dung: Sổ, thẻ kế tôn chi tiết lă sổ dùng để phản ânh chi tiết câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo từng đối tượng kế tôn riíng biệt mă trín sổ kế tôn tổng hợp chưa phản ânh được. Số liệu trín sổ kế tôn chi tiết cung cấp câc chỉ tiíu chi tiết về tình hình tăi sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động vă kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, vă lăm căn cứ để lập bâo câo tăi chính.
Trong hình thức kế tôn chứng từ ghi sổ, cĩ thể mở câc sổ, thẻ kế tôn chi tiết chủ yếu sau :
- Sổ tăi sản cố định;
- Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hăng hĩa.
- Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hăng hĩa). - Sổ chi phí sản xuất.
- v.v..
* Kết cấu vă phương phâp ghi chĩp: Mỗi đối tượng kế tôn cĩ yíu cầu quản lý vă phđn tích khâc nhau, do đĩ nội dung, kết cấu câc loại sổ vă thẻ kế tôn chi tiết được qui định mang tính hướng dẫn.
Tùy theo yíu cầu quản lý vă phđn tích, từng loại doanh nghiệp cĩ thể mở vă lựa chọn câc mẫu sổ kế tôn chi tiết cần thiết, phù hợp. Căn cứ để ghi sổ, thẻ kế tôn chi tiết lă chứng gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ vă ghi văo câc sổ kế tôn tổng hợp. Cuối thâng hoặc cuối quý phải lập bảng tổng hợp chi tiết trín cơ sở câc sổ vă thẻ kế tôn chi tiết để lăm căn cứ đối chiếu với sổ câi.
4. Trình tự ghi sổ kế tôn theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Hăng ngăy, căn cứ văo chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế tôn lập Chứng từ ghi sổ, sau đĩ đăng ký qua sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ rồi được dùng để ghi văo sổ Câi. Câc chứng từ gốc sau khi lăm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi văo câc sổ, thẻ kế tôn chi tiết.
Cuối thâng phải khĩa sổ tính ra tổng số tiền của câc nghiệp vụ kinh tế, tăi chính phât sinh trong thâng trín sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phât sinh Nợ, tổng số phât sinh Cĩ vă số Dư của từng tăi khoản trín Sổ Câi. Căn cứ văo sổ Câi lập bảng cđn đối tăi khoản.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trín Sổ Câi vă Bảng tổng hợp chi tiết (lập từ câc sổ kế tôn chi tiết) được dùng để lập câc bâo câo tăi chính.
Khi tiến hănh đối chiếu, kiểm tra phải dựa trín nguyín tắc cđn bằng về lượng, nghĩa là tổng số phât sinh Nợ vă tổng số phât sinh Cĩ của tất cả câc tăi khoản trín Bảng cđn đối tăi khoản phải bằng nhau vă bằng tổng số tiền phât sinh trín sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Tổng số dư Nợ vă tổng số dư Cĩ của câc tăi khoản trín Bảng cđn đối tăi khoản phải bằng nhau, vă số dư của từng tăi khoản trín Bảng cđn đối tăi khoản phải bằng số dư của từng tăi khoản tương ứng trín Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú: CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNG HỢP CÂC CHI TIẾT SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ QUỸ, THẺ KHO CÂC SỔ, THẺ CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC SỔ CÂI
BẢNG CĐN ĐỐI KẾ TÔN VĂ CÂC BÂO CÂO KẾ TÔN KHÂC CÂC BÂO CÂO KẾ TÔN KHÂC
BẢNG CĐN ĐỐI TĂI KHOẢN TĂI KHOẢN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi hăng ngăy Quan hệ đối chiếu