1. Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế tôn Nhật ký - Sổ Câi
Theo hình thức năy, câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh được đồng thời ghi chĩp theo trình tự thời gian vă theo nội dung kinh tế (theo tăi khoản kế tôn) trong cùng một quâ trình ghi chĩp, trín cùng một quyển sổ kế tôn tổng hợp duy nhất lă sổ Nhật ký-Sổ câi.
Căn cứ để ghi văo Sổ Nhật ký - Sổ Câi lă câc chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Hình thức Nhật ký - Sổ Câi thích hợp với câc đơn vị sản xuất kinh doanh, câc đơn vị hănh chânh sự nghiệp cĩ qui mơ hoạt động nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phât sinh tương đối ít, bộ phận kế tôn ít người lăm, cơng tâc kế tôn đơn giản
2.. Câc loại sổ kế tôn chủ yếu trong hình thức Nhật ký - Sổ Câi
CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNGHỢP CHI BẢNG TỔNGHỢP CHI TIẾT SỔ QUỸ SỔ,THẺ CHI TIẾT SỔ CÂI
SỔ NHẬT KÝ CHUNG vă câc nhật ký đặc biệt (nếu cĩ)
BẢNG CĐN ĐỐI TĂI KHOẢN KHOẢN
CÂC BÂO CÂOKẾ TÔN KẾ TÔN
Ghi hăng ngăy Quan hệ đối chiếu
- Nhật ký - Sổ Câi
- Câc sổ, thẻ kế tôn chi tiết - Sổ quỹ
3. Nội dung, kết cấu vă phương phâp ghi sổ
a- Nhật ký - Sổ Câi
* Nội dung :- Nhật ký - Sổ Câi lă sổ kế tôn tổng hợp dùng để phản ânh tất cả câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo trình tự thời gian vă hệ thống hĩa theo nội dung kinh tế (theo tăi khoản kế tôn).
- Số liệu ghi trín Nhật ký - Sổ Câi dùng để lập câc Bâo câo tăi chính
* Kết cấu sổ
Nhật ký - Sổ Câi lă sổ kế tôn tổng hợp duy nhất gồm 2 phần : phần Nhật ký vă phần Sổ Câi.
Mẫu SỔ NHẬT KÝ - SỔ CÂI Năm ...
Chứng từ Số TK... TK...
Số
Hiệu Ngăythâng Diễn giải Phâtsinh Nợ Cĩ Nợ Cĩ
1 2 3 4 5 6 7 8 Số đầu ... ... ... Cộng số phât sinh Số dư....
Ngăy... thâng.... năm ....
Người ghi sổ Kế tôn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tín) (Ký, họ tín) (Ký, họ tín)
- Phần Nhật ký được dùng để phản ânh câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo trình tự thời gian, gồm cĩ câc cột : cột “ ngăy thâng ghi sổ”, cột “số hiệu”, cột “ngăy thâng của chứng từ”, cột “diễn giải” nội dung nghiệp vụ vă cột “số tiền phât sinh”.
- Phần Sổ Câi: cĩ nhiều cột; trước hết lă cột "Số hiệu câc tăi khoản ghi đối ứng Nợ, đối ứng Cĩ"; sau đĩ cĩ nhiều cột, mỗi tăi khoản ghi 2 cột: Cột ghi Nợ, cột ghi Cĩ. Số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc văo số lượng câc tăi khoản sử dụng ở đơn vị kế tôn.
Phần Sổ Câi dùng để phản ânh câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo nội dung kinh tế (theo tăi khoản kế tôn)
* Phương phâp ghi sổ:
- Ghi chĩp hăng ngăy
Hăng ngăy, mỗi khi nhận được chứng từ kế tôn, người giữ Nhật ký - Sổ Câi phải kiểm tra tính chất phâp lý của chứng từ. Căn cứ văo nội dung nghiệp vụ ghi trín chứng từ để xâc định tăi khoản ghi Nợ, tăi khoản ghi Cĩ. Sau đĩ ghi câc nội dung cần thiết của chứng từ văo Nhật ký - Sổ Câi.
Mỗi chứng từ kế tôn được ghi văo Nhật ký - Sổ Câi trín một dịng, đồng thời cả ở 2 phần: phần Nhật ký vă phần sổ Câi.
- Tổng hợp vă kiểm tra đối chiếu số liệu cuối thâng: Cuối thâng, cuối quý, sau khi phản ânh toăn bộ câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh văo Nhật ký - Sổ Câi, nhđn viín giữ sổ
tiến hănh khĩa sổ, cộng tổng số Phạt sinh ở phần Nhật ký; cộng tổng số phât sinh Nợ, cộng tổng số phât sinh Cĩ vă tính số dư cuối thâng (hoặc quý) của từng tăi khoản ở phần sổ Câi.
Đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu trín Nhật ký - Sổ Câi, bằng câch lấy tổng số phât sinh Nợ vă tổng số phât sinh Cĩ của tất cả câc tăi khoản phản ânh ở phần sổ Câi đối chiếu với tổng số Phât sinh ở phần Nhật ký. Vă lấy tổng số dư Nợ của tất cả câc tăi khoản đối chiếu với tổng số dư Cĩ của tất cả câc tăi khoản trín Nhật ký - Sổ Câi. Khi kiểm tra đối chiếu câc số liệu nĩi trín, phải đảm bảo nguyín tắc cđn đối sau đđy :
= =
=
b- Câc Sổ, thẻ kế tôn chi tiết
* Nội dung
Sổ, thẻ kế tôn chi tiết lă sổ dùng để phản ânh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo từng đối tượng kế tôn riíng biệt mă trín sổ kế tôn tổng hợp chưa phản ânh được.
Số liệu trín sổ kế tôn chi tiết dùng để phản ânh, phđn tích tình hình tăi sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động vă kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vă lăm căn cứ để lập Bâo câo tăi chính.
Trong hình thức kế tôn Nhật ký-Sổ Câi, cĩ thể mở câc sổ vă thẻ kế tôn chi tiết chủ yếu sau đđy:
- Sổ tăi sản cố định; - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hăng hĩa; - Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hăng hĩa); - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; - Thẻ tính giâ thănh sản phẩm, dịch vụ; - Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả; Sổ chi tiết tiền gởi, tiền; - Sổ chi tiết thanh tôn : với người bân, người mua, với ngđn sâch Nhă nước, thanh tôn nội bộ...- Sổ chi tiết câc khoản đầu tư chứng khôn; - Sổ chi tiết tiíu thụ; - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
* Kết cấu vă phương phâp ghi chĩp trín Sổ, Thẻ chi tiết
- Kết cấu của từng loại sổ, thẻ kế tôn chi tiết được thiết lập phụ thuộc văo tính chất của câc đối tượng kế tôn vă yíu cầu cung cấp thơng tin phục vụ cơng tâc quản lý vă lập Bâo câo tăi chính. Mỗi đối tượng kế tôn cĩ yíu cầu cung cấp thơng tin phục vụ cơng tâc quản lý khâc nhau, do đĩ, nội dung, kết cấu câc loại sổ vă thẻ kế tôn chi tiết được qui định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yíu cầu quản lý câc doanh nghiệp cĩ thể mở vă lựa chọn câc mẫu sổ kế tôn chi tiết cần thiết vă phù hợp.
- Hăng ngăy, căn cứ văo chứng từ kế tôn, để ghi văo câc sổ hoặc thẻ kế tôn chi tiết liín quan ở câc cột phù hợp.
Tổng cộng Số phât sinh Ơû phần nhật ký Tổng số PS nợ của Câc TK ở Sổ câi Tổng số PS cĩï của Câc TK ở Sổ câi Tổng số dư nợ Của tất cả Câc TK Tổng số dư cĩ Của tất cả Câc TK
- Cuối thâng hoặc cuối quý, phải tổng hợp số liệu vă khĩa câc sổ vă thẻ kế tôn chi tiết. Sau đĩ, căn cứ văo câc sổ vă thẻ kế tôn chi tiết, lập câc Bảng tổng hợp chi tiết.
Số liệu trín câc Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra đối chiếu với số phât sinh Nợ, số phât sinh Cĩ vă Số dư cuối thâng của từng tăi khoản trín Nhật ký-sổ Câi.
Mọi sai sĩt phât hiện trong quâ trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời theo đúng câc phương phâp sửa chữa sai sĩt quy định trong chế dộ sổ kế tôn.
Câc bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu vă chỉnh lý số liệu được sử dụng, để lập câc bâo câo tăi chính.
4. Trình tự ghi sổ kế tôn theo hình thức sổ Nhật ký - Sổ Câi
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TÔN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÂI
Ghi chú:
- Hằng ngăy, căn cứ văo chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế tôn ghi văo Nhật ký - Sổ câi, sau đĩ ghi văo sổ, thẻ kế tôn chi tiết.
- Cuối thâng, phải khĩa sổ vă tiến hănh đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - sổ Câi vă Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ câc sổ, thẻ kế tôn chi tiết).
- Về nguyín tắc, số phât sinh Nợ, số phât sinh Cĩ vă số dư cuối kỳ của từng tăi khoản trín sổ Nhật ký - sổ Câi phải khớp đúng với số liệu trín Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tăi khoản tương ứng.
