đưa văo lưu trữ vă hủy bỏ được gọi lă quâ trình luđn chuyển chứng từ. Cĩ thể khâi quât quâ trình năy qua những bước sau:
Bước 1: Lập hoặc tiếp nhận chứng từ
Khi lập chứng từ cần phải đảm bảo đầy đủ câc yếu tố qui định, việc ghi chĩp phải rõ răng vă chính xâc, gạch bỏ phần để trống vă khơng được sửa chữa, tẩy xĩa trín chứng từ.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
- Kiểm tra tính rõ răng, trung thực, đầy đủ của câc chỉ tiíu, câc yếu tố ghi trín chứng từ kếtôn tôn
- Kiểm tra tính rõ răng, trung thực, đầy đủ của câc chỉ tiíu, câc yếu tố ghi trín chứng từ kếtôn tôn
- Kiểm tra việc chấp hănh qui chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xĩt duyệtchứng từ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế
Khi kiểm tra chứng từ kế tôn nếu phât hiện cĩ hănh vi vi phạm chính sâch chế độ thể lệ kinh tế tăi chính của Nhă nước vă những quy định của doanh nghiệp thì phải từ chối việc xuất quĩ, xuất tăi sản, vật tư, hăng hĩa hoặc thanh tôn, đồng thời phải bâo câo với thủ trưởng để xử lý. Đối với những chứng từ kế tôn lập khơng đủ thủ tục; nội dung vă con số, chữ viết khơng rõ răng thì người kiểm tra hoặc người ghi sổ nhất thiết phải trả lại cho bín lập, nơi lập biết để lăm lại hoặc bổ sung thím thủ tục vă điều chỉnh, sau đĩ mới được dùng lăm căn cứ để ghi sổ kế tôn.
Bước 3: Phđn loại, sắp xếp vă hoăn chỉnh chứng từ
Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoăn chỉnh một số nội dung cần thiết để đảm bảo việc ghi sổ kế tôn nhanh chĩng vă chính xâc. Chứng từ được sắp xếp theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phât sinh, theo địa điểm phât sinh, theo phần hănh của bộ mây kế tôn, ghi số tiền cho những chứng từ chưa cĩ tiền, tổng hợp số liệu câc chứng từ cùng loại, lập chứng từ ghi sổ, v.v...
Bước 4: Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế tôn
Căn cứ văo nội dung mă chứng từ phản ânh, rồi định khoản vă ghi văo sổ tăi khoản kế tôn.
Bước 5: Lưu trữ vă hủy chứng từ
Chứng từ kế tôn vừa lă căn cứ phâp lý để ghi sổ kế tôn, vừa lă tăi liệu lịch sử kinh tế của đơn vị. Bởi vậy, sau khi ghi sổ vă kết thúc kỳ hạch tôn, chứng từ phải được chuyển văo khđu lưu trữ, bảo đảm an toăn, trânh mất mât. Hết thời hạn lưu trữ theo qui định, chứng từ kế tôn được đem ra hủy sau khi cĩ quyết định của Hội đồng đânh giâ tăi liệu lưu trữ.
Trong mọi trường hợp bị mất chứng từ gốc đều phải kịp thời bâo câo với thủ trưởng vă kế tôn trưởng đơn vị để cĩ biện phâp xử lý.
Riíng trường hợp mất hĩa đơn bân hăng, cung cấp dịch vụ, hoặc sĩc trắng phải bâo câo cho cơ quan thuế hoặc cơ quan cơng an địa phương biết để cĩ biện phâp xử lý nhằm lăm vơ hiệu hĩa câc chứng từ bị mất.
6.2. Kiểm kí
1. Khâi niệm:
Yíu cầu của kế tôn lă phải bảo đảm phản ảnh chính xâc số thực cĩ về câc loại tăi sản của doanh nghiệp, số dư tăi khoản ở sổ sâch kế tôn phải phù hợp với số thực cịn. Tuy nhiín, số liệu trín sổ kế tôn so với thực tế cĩ thể cĩ chính lệch do những nguyín nhđn sau:
- Khi thu, phât, đo lường khơng chính xâc.- Lập chứng từđ hoặc ghi sổ kế tôn sai sĩt. - Lập chứng từđ hoặc ghi sổ kế tôn sai sĩt. - Hao hụt tự nhiín trong quâ trình bảo quản. - Tham ơ, mất mât...