a. Nội dung công tác nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ quản lý
Công ty có một đội ngũ các cán bộ giàu kinh nghiệm, giỏi chuyên môn nhưng
điều kiện kinh doanh ngày càng thay đổi, môi trường cạnh tranh giữa các doanh nghiệp gay gắt đặc biệt phải cạnh tranh với các công ty nước ngoài nên Công ty cần phải bồi dưỡng thêm kiến thức cho các cán bộ thông qua việc đào tạo từ các khóa học để nâng cao sự hiểu biết của họ trong nhiều lĩnh vực hơn. Ngày nay, quản lý rủi ro trong các công ty được đề cao nhất là trong các công ty chuyên về lĩnh vực
xây dựng, với Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 thì đây quả là những khâu quản lý khá mới nên chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm trong khi môi trường cạnh tranh lại liên tục thay đổi, và đặc trưng của lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp là các công trình thường kéo dài nhiều năm nên thường gặp phải sự thay đổi là điều không tránh khỏi. Đó có thể là sự trượt giá của đồng tiền, hoặc sự khủng hoảng của nền kinh tế trong nước và thế giới vì vậy đòi hỏi người quản lý phải có đủ kiến thức để giải quyết rủi ro trong những tình huống xấu nhất.
Đối với cán bộ chủ chốt trong Ban quản lý dự án cần được nâng cao kiến thức ở nhiều lĩnh vực hơn để mở rộng tầm hiểu biết của họ phục vụ cho công tác quản lý được tốt hơn còn với các cán bộ chuyên môn tại Ban mà chưa có thời gian công tác dài thì họ cần được nâng cao về các kỹ năng, kỹ thuật, kiến thức nghiệp vụ để hoàn thành công việc được giao tại Ban cũng như ngoài công trường.
Đặc biệt, Giám đốc điều hành dự án cần phải được ban lãnh đạo Công ty cân nhắc, tuyển chọn kỹ càng nhất là đối với các dự án có quy mô lớn, họ phải là người có đủ năng lực, kiến thức, có khả năng phối hợp tốt, giao tiếp tốt với các bên có liên quan và phải có khả năng truyền đạt các nội dung về việc thực hiện các kế hoạch, yêu cầu mà ban lãnh đạo Công ty giao cho để có thể dự án có thể đạt hiệu quả cao nhất.
b. Điều kiện để nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ quản lý dự án
Công ty cần phải xây dựng cho mình một chiến lược đào tạo nguồn nhân lực rõ ràng, cụ thể và hợp lý với điều kiện của mình, đặc biệt ngay từ khâu tuyển chọn nhân viên là đã cần làm tốt công tác này rồi. Vì khâu này có ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc sau này. Trước đây, có một số cán bộ quản lý còn giải quyết công việc dựa vào kinh nghiệm là chủ yếu và kinh nghiệm của họ lại không thể có đầy đủ ở các lĩnh vực nên nhiều khi đưa ra các quyết định còn mang yếu tố chủ quan, không đạt chất lượng cao nên Công ty cần duy trì đội ngũ chuyên gia tư vấn tại Công ty và đặc biệt gồm cả đội ngũ chuyên gia tư vấn thuê ngoài, làm việc với các chuyên gia có uy tín thuê ngoài không chỉ giúp Công ty hoàn thành được
những dự án có quy mô lớn mà còn tạo điều kiện giúp cho chính những cán bộ trong Công ty tiếp xúc với họ sẽ nâng cao được chất lượng và đi chuyên sâu vào các lĩnh vực có liên quan đến dự án.
Để có thể nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ quản lý qua việc học tập, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ từ các khóa học thì đòi hỏi Công ty phải có một
nguồn kinh phí đào tạo dành riêng cho các cán bộ này. Muốn nâng cao năng lực
chuyên môn cho cán bộ quản lý thì tự bản thân các cán bộ cũng phải cố gắng, vận động, họ phải thực sự thích học, ham tìm hiểu kiến thức mới có như vậy thì Công ty mới không lãng phí một lượng tiền lớn để đào tạo họ.
Công ty nói chung và Ban quản lý nói riêng cần phải có chính sách đào tạo cán bộ công nhân viên cụ thể, rõ ràng, quy định rõ ngân sách cho các bộ phận, lượng chi phí cần cho từng đợt đào tạo. Muốn công tác này đạt hiệu quả cao thì Công ty cũng
cần phải có những biện pháp kiểm tra chặt chẽ, giám sát những người được cử đi
học.
Công ty cần xây dựng được các phương pháp để đánh giá chất lượng nhân viên thông qua việc thực hiện công việc và linh hoạt trong việc đổi mới các phương thức quản lý nhân viên cho phù hợp với điều kiện thực tế.
c. Lợi ích từ việc nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ quản lý dự án
Nhìn chung, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho cán bộ đóng vai trò khá quan trọng, công tác này được đánh giá là tiền đề để phát triển của Công ty cũng như nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho Công ty nói chung và việc thực hiện dự án thành công nói riêng. Trình độ của các cán bộ quản lý dự án được nâng cao điều đó có nghĩa là chất lượng thực hiện công việc không chỉ được đảm bảo mà còn nâng cao được uy tín của Công ty trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Việc đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao kiến thức cho cán bộ quản lý dự án giúp cho việc triển khai, giám sát dự án chặt chẽ sao cho được hoàn thành đúng hạn,
đảm bảo các yêu cầu đã đặt ra không chỉ dựa vào các kinh nghiệm và kiến thức có từ trước mà còn thông qua các kiến thức đã được bồi dưỡng thêm.
Trình độ của cán bộ nhân viên trong Công ty nói chung và của cán bộ quản lý dự án nói riêng mà được các đối tác đánh giá cao, điều đó thể hiện sức mạnh của Công ty, và với nguồn lực không chỉ lớn về số lượng, mạnh về chất lượng Công ty cũng chủ động hơn trong khi làm việc với các đối tác này đặc biệt là các cán bộ quản lý dự án có thể nhận biết được các nhà thầu, các nhà tư vấn, các tổ đội sản xuất,... có thực hiện đúng như các điều khoản trong hợp đồng đã cam kết hay không. Nếu thấy có sự cố xảy ra trong quá trình quản lý dự án thì họ có đủ khả năng, kiến thức để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời để tránh việc cản trở sự thực hiện dự án gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh và uy tín của Công ty.
3.2.3. Nâng cao công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
a. Nội dung công tác nâng cao công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
Để đảm bảo tiến độ của dự án thì đòi hỏi Công ty cần lập một kế hoạch cụ thể, phân bổ nhiệm vụ có liên quan tới dự án rõ ràng để hướng dẫn các phòng ban thực hiện. Kế hoạch đó càng chi tiết càng tốt, càng giúp cho người hoàn thành công việc được thuận lợi. Trong bản kế hoạch thể hiện đầy đủ nội dung công việc cần giao, công việc đó dành cho vị trí nào trong Ban quản lý, với công việc đó thì cần đảm bảo những yêu cầu kỹ thuật, an toàn lao động nào vì nếu không đảm bảo được những yếu tố này sau này sẽ mất nhiều thời gian để phổ biến lại cho các đội thi công xây dựng và nếu như có sự cố xảy ra do khâu triển khai kế hoạch không đầy đủ thì sẽ gây ảnh hưởng xấu đến thương hiệu Công ty, đến công trình đang thi công, và phải đền bù một khoản chi phí khá lớn cho người lao động không may gặp phải tai nạn. Kế hoạch nêu ra được các biến cố có thể xảy ra và những biện pháp khắc phục thì càng tốt, như vậy sẽ giúp các cán bộ của Ban và của Công ty chủ động trong giải quyết vấn đề. Có thể lập kế hoạch theo ngày, tháng, tuần, quý , sau đây là bảng mẫu của sổ giao việc hàng ngày mà Ban quản lý dự án đầu tư có thể áp dụng cho cả cán bộ ở văn phòng và cán bộ ngoài công trường:
Bảng 3.1: Sổ giao việc hàng ngày: Ngày tháng Nội dung công việc được giao Vị trí Những yêu cầu về kỹ thuật, an toàn lao động Kết quả kiểm tra Biện pháp khắc phục những thiếu sót Thời gian khắc phục Tổ trưởng ký tên
Đối với các cán bộ quản lý dự án ngoài công trường, có thể sử dụng nhật ký thi công để tiện cho công tác theo dõi, kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện dự án. Trong nhật ký thi công bao gồm các nội dung sau: Diễn biến thi công hàng ngày tại công trường, tình hình thực hiện từng công việc cụ thể; tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân công của các tổ đội xây dựng; thường xuyên cập nhật những sai lệch so với bản vẽ thi công để tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.
Giải phóng mặt bằng là khâu chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quá trình thực hiện dự án nên Công ty nói chung và Ban quản lý dự án nói riêng cần lập kế hoạch cho công tác này cẩn thận, có thể ưu tiên các nguồn lực để nhanh chóng hoàn thành khâu này.
Giám sát chặt chẽ quá trình lắp ráp các trang thiết bị cho các hạng mục, bộ phận công trình về cả số lượng cũng như chất lượng các thiết bị đó thông qua các cán bộ trong Ban quản lý dự án được cử ra ngoài công trường.
Trong quá trình quản lý dự án nếu thấy dự án chậm tiến độ thì chủ nhiệm điều hành dự án phải vạch ra phần việc cần làm để cải thiện dự án. Các phương án có thể thực hiện là: Mượn tài nguyên từ các công tác đã thực hiện vượt mức yêu cầu; làm ngoài giờ; tăng ca; tăng nhân lực; tài nguyên thực hiện công tác; tổ chức làm gối đầu cho các công tác đã được lập kế hoạch làm nối tiếp( trong điều kiện có thể); thay đổi biện pháp thi công( nếu không ảnh hưởng tới chất lượng công trình); trong trường hợp cần thiết có thể thông báo cho chủ đầu tư biết rằng dự án có thể bị chậm tiến độ.
b. Điều kiện để nâng cao công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
Trước khi tiến hành lập kế hoạch các công việc có liên quan tới dự án, ban lãnh đạo dự án cần phải thực hiện việc nghiên cứu quy mô dự án, cũng như xem dự án gồm những hạng mục công trình nào có giống với các dự án trước đó đã thực hiện không. Bởi vì có thể dựa vào các dự án đó để rút ra các mặt hạn chế để tránh và tận dụng các mặt tốt để phục vụ cho công tác lập kế hoạch không chỉ có tính khả thi mà còn rút ngắn được thời gian cho công tác này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các cán bộ quản lý dự án cần phải thường xuyên cập nhật những thay đổi của pháp luật trong việc ban hành các văn bản, nghị quyết, xem xét sự thay đổi đó sẽ ảnh hưởng tới khâu nào, bước nào trong việc lập kế hoạch để từ đó xây dựng được một kế hoạch mang tính khả thi cao nhất.
Để có thể giám sát chặt chẽ quá trình thi công xây lắp thì đòi hỏi Ban quản lý dự án cần cử cán bộ có kinh nghiệm, làm việc hết sức khách quan phải có mặt thường trực tại công trường. Cần theo dõi , kiểm tra các số liệu một cách chính xác, cung cấp cho cán bộ tại Công ty theo những hạn mức thời gian đã quy định để nếu có sự cố xảy ra thì nhanh chóng có biện pháp khắc phục kịp thời.
c. Lợi ích từ việc nâng cao công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
Việc sử dụng các công cụ để nâng cao công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án đóng vai trò rất quan trọng. Vì một khi dự án không hoàn thành đúng tiến độ sẽ kéo theo một loạt các vấn đề phía sau như phải đền bù cho chủ đầu tư, cho khách hàng; gây mất uy tín trong kinh doanh với các đối tác,... và quan trọng hơn điều đó còn ảnh hưởng tới chi phí của dự án. Trong giai đoạn nền kinh tế lạm phát, giá cả nguyên vật liệu tăng cao mà thời gian thực hiện dự án kéo dài quá mức cho phép đôi khi còn làm cho dự án phải ngừng thi công do không có đủ chi phí cho xây dựng tiếp.
Nếu lập kế hoạch thực hiện các công việc có liên quan tới dự án tốt, tính khả thi cao thì đảm bảo được các công việc của dự án sẽ được hoàn thành đúng tiến độ, công việc không bị chồng chéo lên nhau. Việc giám sát chặt chẽ quá trình lắp ráp các trang thiết bị cho các hạng mục, bộ phận công trình về cả số lượng cũng như chất lượng các thiết bị đó sẽ không làm mất thời gian sửa chữa, lắp ráp lại nếu như các thiết bị đó không đạt yêu cầu hoặc có thể đưa ra các biện pháp để giải quyết kịp thời.
3.2.4. Nâng cao công tác quản lý chất lượng dự án
a. Nội dung của việc nâng cao công tác quản lý chất lượng dự án
Ban quản lý dự án đầu tư cần áp dụng thực hiện chế độ ba kiểm tra trong công tác quản lý chất lượng của công trình, đó là: Đội xây dựng tự kiểm tra; các cán bộ của Ban quản lý dự án ở ngoài công trường kiểm tra; công ty kiểm tra. Duy trì công tác nghiệm thu chất lượng công trình thường xuyên, giáo dục nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi người lao động, mọi thành viên trong Công ty về chế độ quản lý chất lượng công trình xây dựng theo quy định pháp luật và theo điều lệ công ty đã ban hành nhất là với các cán bộ chủ chốt, công nhân kỹ thuật bậc cao ở công trường.
Duy trì và tăng cường sự kiểm tra của nhà nước về chất lượng công trình xây dựng. Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ và đột xuất tại công trình xây dựng theo
nguyên tắc có trọng tâm, trọng điểm, tập trung vào khâu tổ chức giám sát trong quá trình thi công xây lắp, chất lượng thi công xây lắp của chủ đầu tư.
Biểu đồ xương cá là một công cụ được sử dụng để phân tích các mối quan hệ nhân quả tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết các vấn đề từ các nguyên nhân, những triệu chứng để nhận biết cho tới các giải pháp. Đây thực sự là một công cụ có ích trong khi phân tích cũng như quản lý chất lượng và khắc phục phòng ngừa các sự cố có thể xảy ra cho dự án.
Các cán bộ quản lý dự án có thể áp dụng biểu đồ xương cá để quản lý chất
lượng công trình:
- Bước 1: Vẽ biểu đồ xương cá.
- Bước 2: Liệt kê vấn đề chính cần phân tích .
- Bước 3: Đặt tên cho mỗi nhánh xương cá, ví dụ như: con người, máy móc, nguyên vật liệu,....Đó có thể là lĩnh vực phân tích hoặc là nguyên nhân gốc gây ra vấn đề.
- Bước 4: Sử dụng kỹ thuật “động não” để xác định các yếu tố ở từng lĩnh
vực nêu trên có thể ảnh hưởng đến vấn đề. Các cán bộ quản lý có thể tự đặt câu hỏi “ cái gì gây ra ?”
- Bước 5: Lập lại cách thức này với mỗi yếu tố của lĩnh vực để phát hiện các yếu tố nhánh phụ. Các cán bộ quản lý dự án về mặt chất lượng lại tiếp tục tự đặt câu hỏi “tại sao cái đó xảy ra ?”
- Bước 6: Tiếp tục làm như vậy cho đến khi không còn thông tin hữu ích nữa.
- Bước 7: Phân tích các kết quả của “xương cá” sau khi được các cán bộ
trong nhóm quản lý chất lượng dự án nhất trí với lượng thông tin thu được theo từng lĩnh vực cụ thể.
- Bước 8: Các cán bộ trong Ban quản lý dự án sẽ cùng thảo luận về mức độ
ảnh hưởng từ đó sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nguyên nhân đã được đánh giá,
phân tích và đó là những nguyên nhân gốc cần phải đưa ra các giải pháp khắc phục.
Sau đây là hình vẽ mô tả biểu đồ xương cá: