Trước đây công tác quản lý rủi ro không được chú trọng ở Công ty nhưng thời gian gần đây do nhận nhiều công trình với quy mô lớn và mức độ phức tạp cao nên đòi hỏi cán bộ quản lý dự án chú ý đến công tâc này nhiều hơn. Tại các khâu lập dự án, thực hiện dự án, đưa dự án vào hoạt động khai thác thì Ban quản lý dự
án đều phải cập nhật những rủi ro có thể xảy ra, đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đó tới mục tiêu của dự án trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch phòng ngừa cho từng tình huống cụ thể. Những rủi ro mà các thành viên trong Ban hay gặp phải là vấn đề thỏa thuận với người dân trong giải phóng mặt bằng, hoặc giá cả vật liệu xây dựng tăng trong thời kỳ lạm phát trong khi tổng dự toán cho công trình đã được xây dựng từ trước,...Mặc dù công tác này đã được chú trọng ở Công ty nhưng còn thiếu sự phối hợp nhiệt tình ở các phòng ban khác, phần nào đã gây khó khăn cho công tác quản lý dự án, thậm chí còn làm ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, chi phí, tiến độ của dự án.
2.6. Nhận xét về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1
Thông qua viêc phân tích thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty ta thấy rằng công tác này được thực hiện khá tốt. Công ty nói chung và Ban quản lý dự án đầu tư nói riêng đã phối hợp để xây dựng được một quy trình quản lý dự án chi tiết, cụ thể, tại mỗi bước của quy trình đều quy định rõ quyền và
nhiệm vụ của các bên có liên quan, nhờ vậy mà Công ty giao trả công trình cho
khách hàng đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu. Các kế hoạch được xây dựng phục vụ cho quản lý dự án đều được các thành viên trong Ban thực hiện một cách nghiêm túc, công khai dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo của Giám đốc Ban, Phó Giám đốc Ban, nhờ vậy mà chất lượng của công tác quản lý dự án của Ban ngày càng được nâng cao rõ rệt, góp phần vào sự thành công của các dự án đầu tư. Các thành viên trong Ban luôn cố gắng nỗ lực để hoàn thiện các khâu, quy trình trong việc quản lý dự án nhưng vẫn gặp một vài khó khăn như đôi lúc không có được sự hỗ trợ từ các đơn vị khác, gây ra sự trì trệ làm ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ hoàn thành công trình. Quy trình quản lý được xây dựng nhiều khi chưa được sự thống nhất trong việc thực hiện giữa các phòng Ban với nhau nên khi xảy ra sự cố các bên thường không nhận rõ trách nhiệm về mình. Các cán bộ quản lý có năng lực, nhiều kinh nghiệm trong quản lý dự án nhưng vẫn cần trau dồi thêm kiến thức ngoài ngành để nâng cao sự kiểm soát ở nhiều lĩnh vực, nhiều khía cạnh khác nhau.
2.7. Ví dụ để làm rõ thực trạng quản lý dự án tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 qua công tác quản lý dự án” Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1”
- Tên công trình: Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1.
- Địa điểm công trình: Phường Trung Hòa – Quận Cầu Giấy – Thành phố Hà
Nội.
- Cơ quan chấp thuận đầu tư: UBND Thành phố Hà Nội.
- Chủ đầu tư: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1.
- Cơ quan quản lý dự án: Công ty thành lập Ban quản lý dự án trong thời
gian xây dựng và bảo hành công trình.
- Hình thức đầu tư: Đầu tư xây dựng mới đồng bộ, hiện đại.
- Quy mô đầu tư:
+ Tổng diện tích chiếm đất của dự án là 10,453,44 m2. + Diện tích xây dựng: 4181,37 m2.
+ Diện tích đường giao thông và cây xanh: 5.262,06 m2. + Diện tích sàn:
Tầng nổi có chức năng ở, văn phòng, công cộng: khoảng 62.720, 42 m2. Tầng kỹ thuật: khoảng 5.313 m2.
Tầng hầm: khoảng 18.851m2. + Mật độ xây dựng: 39.99% + Hệ số sử dụng đất: 5,99 lần.
+ Diện tích các căn hộ điển hình trung bình: từ 126 m2 đến 216 m2. + Số lượng căn hộ: 285 căn.
+ Diện tích sàn dịch vụ kinh doanh: 2.142 m2.
+ Quy mô dân số dự kiến: 1800 người (gồm khoảng 1450 người sống trong nhà chung cư và khoảng 350 nhân viên, người làm việc trong các văn phòng, thương mại và dịch vụ).
+ Tổng mức đầu tư dự kiến đã bao gồm cả lãi vay trong thời gian xây dựng sau VAT là 996.862.782.420 đồng.
2.7.1. Mục tiêu của dự án
Dự án đầu tư xây dựng Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1 được thực hiện nhằm đạt những mục tiêu sau:
- Thực hiện chủ trương của thành phố di dời các cơ sở sản xuất công nghiệp
khỏi khu vực các quận nội thành, chuyển đổi mục đích sử dụng sang các công năng phù hợp với khu vực nội thị (nhà ở, văn phòng, dịch vụ thương mại)
- Đầu tư xây dựng một khu hỗn hợp nhà ở và văn phòng cao cấp hiện đại đồng bộ về hệ thống hạ tầng xã hội và hạ tầng kỹ thuật, sử dụng đất hợp lý nhằm giải quyết nhu cầu phát triển nhà ở, văn phòng chung của Thành phố.
- Góp phần hiện thực hóa Quy hoạch chung Thủ Đô Hà Nội, quy hoạch chi tiết
quận Cầu Giấy.
- Sử dụng đất hợp lý hiệu quả, đúng chủ trương, mục đích, đem lại hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp từ việc kinh doanh nhà ở, văn phòng.
- Tạo việc làm cho doanh nghiệp trong thời gian xây dựng dự án cũng như
quản lý vận hành khi khai thác dự án sau này. Từ đó giải quyết thêm công việc làm cho người lao động, tạo được lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như tạo nguồn thu thuế ổn định, lâu dài đóng góp cho Ngân sách Thành phố.
2.7.2. Phân tích đánh giá hiện trạng của dự án
- Hiện trạng sử dụng đất đai: Tổng diện tích đất hiện đang được Vinaconex – 1 sử dụng theo quyết định do Thành phố cấp là 11, 467 m2, trong đó tổng diện tích khu đất để xây dựng công trình theo quy hoạch được duyệt là 10453,44 m2.
- Hiện trạng công trình kiến trúc: Hiện tại toàn bộ lô đất được sử dụng với
chức năng là đất nhà máy công nghiệp, đa phần diện tích là nhà xưởng một tầng, một số nhà phụ trợ nhỏ xây gạch một tầng và sân bãi trống. Tổng diện tích nhà xưởng hiện trạng là 4139 m2. Toàn bộ các nhà xưởng và trạm trộn bê tông sẽ được di dời, phá bỏ khi xây dựng các công trình của dự án.
- Hiện trạng các công trình hạ tầng kỹ thuật: Lối tiếp cận giao thông với dự án là từ phía vành đai 3 qua đường đi ranh giới phía Tây Bắc khu đất; theo thỏa thuận của Công ty Điện lực Hà Nội, nguồn điện cung cấp cho dự án lấy từ trạm riêng sẽ được bố trí trong tương lai; theo thỏa thuận của Công ty kinh doanh nước sạch, nguồn nước trong tương lai sẽ được cấp từ phía đường Láng Hòa Lạc.
Ta thấy rằng khu vực sẽ thi công công trình nằm trong khu vực có tốc độ đô thị hóa rất cao và sự phát triển của một loạt các công trình xây dựng với quy mô lớn như Trung tâm Hội nghị quốc gia, siêu thị Big C,...Và một đặc điểm đáng chú ý là phần đất đai mà công ty định tiến hành xây dựng không phải di dời các hộ dân cư. Công ty cũng có thể tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật có sẵn tại khu vực
này. Liền kề với khu đất chưa có nhiều công trình lớn nên công tác thi công công trình sẽ không sợ gây ảnh đến tính mỹ quan của các công trình xung quanh.
2.7.3. Quản lý dự án Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1
a. Quản lý tiến độ thực hiện dự án:
- Do đây là một dự án có quy mô lớn và mức độ phức tạp cao nên ngay từ
khâu lập dự án – tổng mức đầu tư được chuẩn bị rất kỹ với các đơn vị tư vấn có
trình độ chuyên môn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực sâu rộng khiến cho khâu công việc này được tiến hành thuận lợi mà không phải chỉnh sửa nhiều lần, làm cho tiến độ dự án diễn ra đúng kế hoạch. Việc lập dự án và xác định tổng mức đầu tư được phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty đặc biệt với phòng kinh tế thị trường và phòng tài chính kế toán. Xác định tổng mức đầu tư chính xác thì sau khi phân bổ cho các đơn vị thi công công trình, Ban quản lý dự án đầu tư không mất nhiều thời gian phổ biến cũng như điều chỉnh lại những vấn đề phát sinh.
- Công tác thẩm định và xin phê duyệt dự án cũng được tiến hành nhanh chóng
để không ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện dự án. Công ty xin thỏa thuận với sở Kinh tế quy hoạch từ quý I/2007 đến quý II/2007; lập dự án đầu tư trình Sở Kế hoạch đầu tư xin cấp giấy chứng nhận đâu tư vào quý IV/2007 và cũng trong quý IV/2007 dự án đã được phê duyệt ngay.
- Dự án có quy mô lớn nhưng về diện tích đất sử dụng không liên quan nhiều đến đất của người dân nên công tác giải phóng mặt bằng không gặp nhiều khó khăn, kế hoạch đền bù giải phóng mặt bằng về cơ bản đã thực hiện xong vào quý I/ 2008.
- Thiết kế bản vẽ kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công được tiến hành từng bước song song với việc thi công công trình và hoàn thành vào quý I – quý II/2008.
- Tiến độ thi công xây lắp và hoàn thiện công trình được diễn ra hết sức khẩn trương mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình, được thực hiện quý II/2008 đến quý IV/2010.
Vì đây là công trình quy mô lớn và tính chất phức tạp cao nên các thành viên của Ban quản lý dự án thường xuyên cập nhật, theo dõi lịch trình thực hiện dự án như kế hoạch đã được xây dựng thông qua một số bước như theo dõi chặt chẽ lịch
trình thực hiện của dự án để xây dựng được một thời gian biểu sao cho hợp lý nhất; theo dõi sự biến động của lịch trình để có sự đối phó kịp thời nhất sao cho không
làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của dự án; thường xuyên tính toán, giám sát
xem dự án đang tiến hành đúng tiến độ hay chậm tiến độ so với lịch trình đã được xây dựng. Các số liệu được yêu cầu cập nhật hàng ngày, hàng tuần, hàng quý, hàng năm sau đó tập hợp lại qua quá trình phân tích, đánh giá sẽ trình lên ban lãnh đạo Công ty xem xét.
b. Quản lý chi phí dự án:
Tổng vốn đầu tư của dự án bao gồm chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí di dời và phá vỡ nhà xưởng hiện có; nộp tiền sử dụng đất, chi phí hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn xây dựng; chi phí khác; chi phí dự phòng; lãi vay trong thời gian xây dựng. Tổng vốn đầu tư của công trình này trước thuế là 917,293,600,025 đồng; sau thuế là 996,862,782,420 đồng.
Bảng 2.3: Phương án cơ cấu nguồn vốn
TT Nội dung chi phí Tỷ trọng
(%)
Giá trị ( trước VAT)
Triệu đồng
Tổng cộng vốn đầu tư trước VAT 100 917.293,6
Phân bổ nguồn vốn
1 Vốn tự có 15.04 138.000,0
2 Vốn ứng trước của khách hàng 72,56 665.567,5
3 Vốn vay thương mại 9%/ 6 tháng 12.40 113.726,1
Nguồn: Phòng Kinh tế thị trường.
Nhìn vào bảng trên ta thấy vốn ứng trước của khách hàng chiếm tỷ trọng cao nhất chính vì vậy mà công tác thu vốn cũng gặp khá nhiều khó khăn mặc dù sử dụng loại vốn này Công ty không mất chi phí lãi vay và quá trình thu nhận vốn đặt trước của khách hàng lại không diễn ra liên tục mà theo giai đoạn nên Ban quản lý dự án đã phải lập một kế hoạch phân bổ nguồn vốn cho các đơn vị thi công công trình cụ thể, chi tiết. Đối với phần vốn ứng trước của người mua nhà, việc huy động vốn như sau:
Vào quý IV/2008, Chủ đầu tư sẽ ký các thủ tục hợp đồng đối với khách hàng và thu tiền đặt cọc trước của khách hàng bằng 5% giá trị của căn hộ.
Quý I/2009, khách hàng đến Ban quản lý dự án đầu tư để tiếp nhận và hoàn thành hợp đồng đồng thời nộp tiếp 30% giá trị của căn hộ. Quý III/2009, khách hàng thanh toán tiếp 20% giá trị của căn hộ. Quý I/2010, khách hàng thanh toán tiếp 15% giá trị của căn hộ. Sau khi công trình hoàn thiện, Công ty sẽ mời khách hàng tiến hành nghiệm thu và sau khi đạt yêu cầu sẽ thanh toán tiếp 30% giá trị của căn hộ còn lại.
Mặc dù đã xây dựng được một kế hoạch phân bổ chi phí hợp lý cho các đội xây dựng và cử một số cán bộ trong Ban quản lý dự án giám sát trực tiếp tại công trường nhưng việc phát sinh chi phí là không tránh khỏi. Ở nhiều dự án công tác giải phóng mặt bằng chiếm một khoản tiền rất lớn nhưng dự án Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1 khoản tiền này chi ra không nhiều do không có liên quan tới đất ở của dân cư. Ban quản lý đã thực hiện nhiệm vụ của mình khá tốt, luôn giám sát các công việc sao cho chi phí không vượt quá tổng mức đầu tư thực hiện mà vẫn đảm bảo thời gian và chất lượng của công trình, không có tình trạng công trình phải tạm ngừng thi công vì thiếu vốn.
c. Quản lý chất lượng dự án:
Khu nhà được thiết kế theo hệ thống Tiêu chuẩn Việt Nam: Nhà vách cứng kết
hợp khung bê tông cốt thép, móng cọc khoan nhồi, tường gạch bao che, kết cấu khung sàn dầm truyền thống, mái bê tông cốt thép đổ tại chỗ.
Công trình thiết kế theo tiêu chuẩn: Cấp I Bậc chịu lửa: Cấp II
Cấp động đất: Cấp 7 (5 độ Richte)
Ở mỗi khâu, mỗi giai đoạn của công trình Ban quản lý dự án đều cử cán bộ theo dõi giám sát công trình, lập biểu mẫu cho công tác hiện trường, nhật ký thi công. Ngay từ khâu thiết kế xây dựng công trình, để đảm bảo đạt chất lượng cao Ban đã thuê các đơn vị tư vấn bên ngoài. Quá trình giám sát chất lượng thực hiện công việc có sự tham gia và kết hợp tốt giữa các bên liên quan vì thế mà Công ty đảm bảo được chất lượng công trình theo đúng thiết kế đã đề ra lại vừa hoàn thành công việc theo đúng tiến độ cho phép trong phạm vi ngân sách được duyệt. Chất lượng của các nhà thầu cũng được Ban quản lý chặt chẽ, tiến hành dự thầu một cách công khai. Trình tự quản lý chất lượng công trình được xây dựng theo dúng tiêu chuẩn TCXD 221:1998 – Hệ chất lượng trong xây dựng và có hướng dẫn chung về việc áp dụng các tiêu chuẩn TCVN/ISO 9000 cho các đơn vị thi công xây lắp. Chất lượng công trình này được đảm bảo khá tốt vì trước khi thi công các kỹ sư
xây dựng, kỹ thuật viên của Công ty đã tiến hành đọc bản vẽ kỹ thuật và lập thiết kế kỹ thuật thi công rất cẩn thận, nhất là đối với các kết cấu quan trọng đã kiểm tra và tính toán mức độ an toàn như: Căn cứ vào tính chất sử dụng, quy mô và tải trọng công trình thì kết cấu phần thân như sau:
Hệ kết cấu theo phương đứng bao gồm hệ cột và vách lõi chịu tải trọng thẳng đứng; Hệ kết cấu theo phương ngang được cấu tạo bởi hệ sàn cứng truyền tải trọng gió, tải trọng động đất vào vách, lõi cứng và một phần vào hệ cột khung theo độ cứng của cấu kiện
Kết cấu thép: Đối với thép hình, thép tấm thì sử dụng thép cường độ tính toán R = 2250kG/cm2.
Kết cấu tường xây: Các tường móng, tường biên, tường bao khu vệ sinh sử