khi các rủi ro đó có xảy ra, đưa ra được các biện pháp xử lý kịp thời.
Trong việc xây dựng và quản lý tốt các hợp đồng pháp lý sẽ giúp cho Công ty hạn chế được các tổn thất và rủi ro liên quan như về giá vật liệu xây dựng, thời điểm giao nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng, các điều khoàn về nghiệm thu chất lượng công trình,...
Thông qua việc đầu tư nâng cao công tác quản lý rủi ro công trình, Công ty qua đó còn có thể chia sẻ rủi ro với các nhà thầu, từ đó giảm bớt gánh nặng cho Công ty mà vẫn mang lại hiệu quả cao cho dự án.
3.2.8. Nâng cao mối quan hệ giữa các bên có liên quan trong quá trình quản lý dự ánquản lý dự ánquản lý dự án quản lý dự án
a. Nội dung công tác nâng cao mối quan hệ giữa các bên có liên quan trong quá trình quản lý dự án
Là một Công ty lớn, có thời gian hoạt động hơn 30 năm nên bộ máy tổ chức của Công ty được chia ra làm nhiều phòng ban, vì thế đôi khi sự phối hợp giữa các bên cũng gặp nhiều khó khăn. Để quản lý tốt các bên có liên quan trong quá trình thực hiện dự án thì ban lãnh đạo cần đưa ra các kế hoạch cụ thể, chi tiết, phân công từng công việc cụ thể cho các phòng ban. Tổ chức tốt cách thức thực hiện công việc
sao cho tạo được sự gắn kết giữa các đơn vị thực hiện dự án cao nhất đó có thể là giữa các phòng Đầu tư, phòng Tài chính - Kế toán, phòng Kinh tế thị trường,...
Ban lãnh đạo Công ty cũng như Ban quản lý dự án đầu tư cần tìm ra biện pháp để giải quyết xung đột, mâu thuẫn về lợi ích giữa các bên có liên quan tới công tác thực hiện dự án. Ban lãnh đạo trong Công ty cần phải đoàn kết, nhất trí các quan điểm tạo điều kiện để giải quyết công việc được nhanh hơn, các ý kiến đưa ra có trái ngược nhau đôi khi cũng là điều tốt nhưng nếu không tìm được tiếng nói chung thì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới thời gian thực hiện dự án. Các phòng ban, đơn vị cần có sự phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong công tác thực hiện cũng như quản lý dự án. Sự hỗ trợ nhau thực sự rất cần thiết vì nó không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án mà còn thể hiện sự đoàn kết, đồng lòng giữa các thành viên trong Công ty.
Đối với các nhà thầu hay các đội xây dựng thì Ban quản lý dự án cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hơn nữa, luôn luôn theo dõi xem chất lượng của các công việc có đạt yêu cầu đã đưa ra không thông qua việc cử số lượng cán bộ quản lý làm việc với các nhà thầu phù hợp, các cán bộ giám sát ở ngoài công trường làm cầu nối thông tin liên lạc với lãnh đạo Ban quản lý dự án và các tổ đội xây dựng.
Ban quản lý dự án có thể sử dụng ma trận sau để đánh giá các bên có liên quan:
Bảng 3.2: Ma trận đánh giá các bên liên quan:
Các bên có liên quan Quyền lực và mục tiêu của các bên liên quan đến công viêc của dự án Tác động của các bên liên quan đến dự án Vai trò của các bên liên quan trong dự án
Cách thức để thỏa mãn yêu cầu với các bên liên quan
b. Điều kiện để Ban quản lý có thể quản lý tốt các bên có liên quan trong quá trình quản lý dự án
Ban quản lý dự án cần phải liệt kê các bên liên quan trong dự án: đó là tất cả những cá nhân, tổ chức có liên quan tới các công việc của dự án; họ có ảnh hưởng, có quyền hành đối với dự án hay thậm chí còn bao gồm cả những người có mối quan tâm tới dự án. Việc xác định đúng và đủ các bên có liên quan giúp Công ty nói chung và Ban quản lý nói riêng chuẩn bị được các biện pháp ứng xử phù hợp với từng đối tượng.
Ban quản lý dự án cần xác định được đâu là đối tượng có ảnh hưởng lớn đối với dự án của mình, quan sát xem phản ứng của họ ra sao về dự án và đặc biệt cần
phải đưa ra cách thức liên lạc với họ một cách thuận lợi nhất.
Cần phải đánh giá được tầm quan trọng của các bên có liên quan để có cách
thức giải quyết cũng như đáp ứng các yêu cầu của họ cho phù hợp với từng mức độ.
c. Vai trò của công tác quản lý tốt các bên có liên quan trong quá trình quản lý dự án
Nếu thực hiện tốt công tác này tại Công ty thì dự án sẽ được triển khai và thực hiện hết sức thuận lợi. Thể hiện trên các khía cạnh sau:
Trong công tác thỏa thuận với các cơ quan ban ngành, xin cấp đất giải phóng mặt bằng, khi có sự phối hợp chặt chẽ giữa chính quyền địa phương với các hộ dân cư có đất và Công ty thì sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian lớn mà trước đây phải đàm phán, thỏa thuận với người dân.
Sự phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận thi công thống nhất, hạn chế được các mâu thuẫn, giải quyết được các xung đột về lợi ích sẽ phần nào thúc đẩy tiến độ thi công công trình diễn ra đúng tiến độ đã quy định và công tác quyết toán vốn đầu tư tại Công ty không gặp nhiều khó khăn, mất thời gian. Đặc biệt việc đánh giá chất lượng sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn nếu có được sự đồng nhất quan điểm, ý kiến từ Ban quản lý dự án và bộ phận đảm bảo chất lượng.
Việc quản lý đấu thầu và quản lý rủi ro cũng sẽ diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao nếu có sự phối hợp nhiệt tình từ các phòng ban khác trong Công ty như phòng Tài chính – Kế toán, phòng Đầu tư, phòng Nhân sự,...