a. Nội dung công tác kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý dự án
Công ty cần phải xây dựng và ngày càng hoàn thiện bộ máy quản lý dự án theo chiều hướng tinh giản gọn nhẹ, số lượng các cán bộ trong Ban không cần nhiều nhưng cần làm việc có hiệu quả. Ngoài ra cần phân công các cán bộ trong Ban một cách hợp lý để xử lý các công việc tại văn phòng và ngoài công trường sao cho công việc đạt kết quả cao nhất. Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể, rõ ràng, quy trách nhiệm cho các bên một cách chi tiết nhất để sau này tránh tình trạng khi có vấn đề xấu xảy ra không bên nào chịu nhận trách nhiệm về mình. Đối với những dự án có quy mô vừa và nhỏ thì Ban quản lý dự án có thể giữ bộ máy tổ chức như trước, tức là Ban sẽ gồm 15 người phụ trách các nhiệm vụ cụ thể đã được quy định trong bản mô tả công việc. Đối với các dự án có quy mô lớn hơn thì Ban quản lý cần thiết lập thêm một vị trí Phó giám đốc nữa nhằm đảm bảo công tác quản lý được tốt hơn, đảm bảo chất lượng hoàn thành công việc.
Nâng cao tính chuyên môn hóa trong công việc giữa các bộ phận kỹ thuật – an toàn, bộ phận kế toán – vật tư, bộ phận tổ chức – hành chính, cán bộ nào phụ trách công việc gì thì cần làm tốt công việc ấy, nâng cao các kỹ năng nghiệp vụ cho bản thân trong công việc. Mặc dù vậy nếu trong thời gian thực hiện dự án mà có quá nhiều công việc thì ban lãnh đạo Ban có thể yêu cầu một người giải quyết thêm một số công việc mà gần với chuyên môn của mình nhằm tránh việc tuyển thêm nhân sự gây lãng phí về tài chính cho Công ty. Không để cho các thành viên trong Ban quản lý dự án đợi đến sát nút rồi mới bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, vì khi đó nếu vấn đề phát sinh sẽ không còn thời gian trống để sửa chữa và sẽ bị trễ hạn bàn giao. Để
kiểm tra xem với cách thức tổ chức bộ máy quản lý dự án như vậy đã thực sự có hiệu quả chưa thì cần ghi nhận lại kết quả của các dự án xem xét lại cả nhóm làm việc và các nhiệm vụ thực thi sau đó mới đưa ra phương án giải quyết cụ thể.
b. Điều kiện để kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý dự án
Để đảm bảo công tác tổ chức quản lý dự án thì đòi hỏi nguồn nhân lực cần phải đầy đủ, khi thiếu nhân lực thì phải có ngay và khi dự án không cần phải huy động nhiều thì có thể bố trí cho cán bộ trong trong bộ phận chưa cần sử dụng làm việc hác hoặc thuyên chuyển sang bộ phận khác làm tạm thời. Tuyệt đối không được cắt giảm biên chế vì làm như vậy sau này khi cần dùng người, Công ty sẽ mất chi phí tuyển chọn, đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới, gây lãng phí về tiền của.
Mặc dù tiến hành công tác kiện toàn bộ máy quản lý dự án thì trong quá trình thực hiện Ban vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc như: các vị trí công việc vẫn phải phản ánh được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các cán bộ, công việc cần được phân công cụ thể; có phân cấp, phân trách nhiệm rõ ràng, đầy đủ, không chồng chéo, không bỏ sót. Quy mô từng bộ phận cơ cấu phải hợp lý, tương xứng với khối lượng công việc được phân công và đáp ứng được yêu cầu của ban lãnh đạo Công ty. Bộ máy tổ chức quản lý cần phải phù hợp với thực tiễn Công ty nói chung và quy mô dự án nói riêng vì điều này liên quan tới quản lý hành chính, ngân sách, trình độ của cán bộ quản lý,... Chú ý các cán bộ trong diện bồi dưỡng quy hoạch, cán bộ nữ, có tư duy sáng tạo, có trách nhiệm và hiệu quả cao trong công việc để thử thách rèn luyện.
Xây dựng tác phong làm việc cho các thành viên trong Công ty nói chung và các thành viên trong Ban quản lý nói riêng để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Thực hiện các công việc phải thể hiện được trách nhiệm của mình trong đó đặc biệt là các cán bộ ở ngoài công trường, họ là những người trực tiếp theo dõi các vấn đề liên quan tới dự án nên cần phải có mặt thường xuyên. Nghiệm thu công trình cần phải thực hiện công khai, minh bạch, không bao biện che dấu nếu như phần công trình nghiệm thu chưa đạt kết quả theo yêu cầu .
c. Lợi ích thu được từ việc kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý dự án
Công ty tiến hành kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý dự án thì việc này tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận với nhau trong giải quyết công việc, trách nhiệm được phân công rõ ràng nên nếu như có bất cứ vấn đề gì phát sinh trong quá trình thực hiện dự án thì việc quy trách nhiệm cho các bên có liên quan cũng dễ dàng hơn.
Tổ chức bộ máy quản lý theo hướng tinh giản, gọn nhẹ sẽ giúp Công ty tránh được những khoản chi phí không đáng có như chi phí tuyển chọn, đào tạo nhân sự mới vì khi thiếu nhân sự thì có thể sử dụng nhân sự từ các bộ phận khác có nhiệm vụ tương đương hay chỉ phải đào tạo lại nhân viên trong nội bộ Công ty, thậm chí là nhân viên trong Ban. Là người trong Công ty nên họ hiểu biết rõ được mục đích, sứ mệnh, định hướng phát triển của Công ty và quan trọng hơn là họ đã quen với môi trường làm việc cũng như tác phong làm việc tại Công ty.
Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý trong Công ty một cách hợp lý nhất sao cho tránh được sự chồng chéo trong liên lạc thông tin giữa các phòng ban, bộ phận, có như vậy công việc sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn vì quá trình tiếp nhận thông tin không hay bị gián đoạn tại một bộ phận nào đó. Đặc biệt khi cần giải quyết công việc mà phải thông qua nhiều phòng ban rồi mới quyết định được thì đôi khi sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của dự án.
3.2.2. Nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ quản lý đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công tycủa công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công tycủa công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty