Dựa trên việc tham khảo các quy định và văn bản pháp luật hiện hành, Công ty đã xây dựng quy trình quản lý dự án cho mình để nâng cao công tác quản lý chi phí, tiến độ cũng như chất lượng của công trình xây dựng.
Phòng Đầu tư Ban quản lý dự án Hội đồng quản trị Lãnh đạo Công ty Phòng Đầu tư Phòng Đầu tư
Chủ trương đầu tư Xem
xét Bảo vệ đề cương
Phòng Đầu tư
Cơ quan quản lý NN có thẩm quyền
Đơn vị tư vấn Phòng Đầu tư
Cơ quan quản lý NN có thẩm quyền Phòng Đầu tư Cơ quan quản lý NN có thẩm quyền Hội đồng quản trị phê duyệt Phòng Đầu tư Phòng Đầu tư Ban quản lý dự án Phòng Đầu tư Ban quản lý dự án
Hình 2.3: Quy trình thực hiện quản lý dự án tại Công ty. Nguồn: Ban quản lý dự án đầu tư.
Quy trình thực hiện quản lý dự án bao gồm những nội dung cụ thể sau:
Bước 1: Tiến hành lập Ban quản lý dự án và gửi thông báo tới khách hàng, đối tác
- Người tiến hành: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc
- Thời gian tiến hành: là 2 ngày bắt đầu kể từ ngày hợp đồng được ký kết với khách hàng và đối tác.
- Nội dung bao gồm:
+ Thành lập Ban quản lý dự án đầu tư, thành phần nhân sự trong Ban bao gồm: Giám đốc dự án và các bộ phận cụ thể như bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh tế, bộ phận hành chính, bộ phận kỹ thuật,...
+ Sau khi Ban quản lý dự án được thành lập cần phải sử dụng văn bản để thông báo tới khách hàng.
Bước 2: Tiếp nhận hợp đồng và lập kế hoạch thực hiện nội bộ - Người tiến hành: Giám đốc Ban quản lý dự án.
- Thời gian tiến hành: 5 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập Ban quản lý dự án
- Nội dung thực hiện:
Thẩm định Thẩm tra Lập kế hoạch kỹ thuật và tổng dự toán Thẩm tra Phê duyệt Thực hiện dự án Lưu hồ sơ Thẩm định Lập kế hoạch thực hiện
+ Tiến hành nghiên cứu, phân tích kỹ các nội dung trong hợp đồng mà Công ty đã ký để xác định đúng, đủ các công việc mà Ban phải thực hiện, từ đó xác định rõ được trách nhiệm và nhiệm vụ của từng bộ phận, thành viên trong Ban.
+ Lập kế hoạch triển khai công việc:
Đó là kế hoạch từ khâu chuẩn bị đầu tư bao gồm như việc đền bù, giải phóng mặt bằng, lựa chọn nhà thầu, nhà tư vấn,... Xây dựng các kế hoạch quản lý chi phí, nhân lực, thời gian, kế hoạch quản lý thi công, kế hoạch nghiệm thu và bàn giao công trình cũng như các kế hoạch lập hồ sơ quyết toán, báo cáo bàn giao hồ sơ liên quan,...
Bước 3: Lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án - Người tiến hành: Giám đốc Ban quản lý dự án và các kỹ sư dự án.
- Thời gian tiến hành: 5 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập Ban quản lý dự án.
- Nội dung thực hiện:
+ Kế hoạch đấu thầu bao gồm các nội dung phân chia dự án thành các gói thầu, xác định giá gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu đối với từng gói thầu cụ thể, thời gian tổ chức đấu thầu và cách thức cũng như các tiêu chí lựa chọn nhà thầu.
+ Dựa vào các nội dung trong quyết định đầu tư, xây dựng tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án gồm các khâu từ công tác chuẩn bị đền bù, giải phóng mặt bằng,... đến khâu đấu thầu, thi công công trình chho đến khi nghiệm thu và bàn giao công trình, lập hồ sơ quyết toán.
Bước 4: Quản lý lựa chọn nhà thầu tư vấn và nhà thầu cung cấp thiết bị - Người tiến hành: Giám đốc Ban quản lý dự án và các kỹ sư dự án.
Trong việc lựa chọn nhà thầu, Công ty có thể lập Tổ chuyên gia chấm thầu. - Thời gian tiến hành: Bắt đầu ngay sau khi kế hoạch đấu thầu được phê duyệt. Thời gian thực hiện theo tiến độ dự án và kế hoạch đấu thầu đã được phê duyệt ở các bước trên.
- Nội dung thực hiện: Căn cứ vào Luật xây dựng, các quy định của pháp luật về đấu thầu hiện hành để tiến hành lập hồ sơ mời thầu, xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá, thành lập tổ tư vấn chấm thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, hoàn thiện hợp đồng,...Ngoài ra, nội dung thực hiện còn được tham khảo theo “ Quy trình lựa chọn nhà thầu” của Công ty.
Giám đốc Ban quản lý dự án có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các nội dung đã được xây dựng sau đó trình báo kết quả cho Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt.
Bước 5: Kiểm tra phương án thiết kế, dự toán, tổng dự toán; tiến hành các thủ tục đất đai; tiến hành giao nhận vật tư, thiết bị.
a. Kiểm tra phương án thiết kế, dự toán, tổng dự toán:
- Người tiến hành bao gồm các kỹ sư giám sát và các kỹ sư dự án làm công tác kiểm tra phương án thiết kế, dự toán; kiểm tra tổng dự toán.
- Thời gian tiến hành: Được bắt đầu ngay sau khi các nhà thầu tư vấn bàn giao kết quả thực hiện về phương án kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán,...
- Nội dung thực hiện:
Tiến hành lập và thiết kế các gói thầu sau đó trình cho Hội đồng quản trị xét duyệt, kiểm tra để lựa chọn phương án tối ưu. Sau khi có kết quả phê duyệt dự toán các gói thầu, các kỹ sư giám sát sẽ tiến hành kiểm tra tổng dự toán công trình và trình lên Hội đồng quản trị Công ty.
b. Tiến hành các thủ tục đất đai: - Người tiến hành: các kỹ sư dự án
- Thời gian thực hiện: được bắt đầu ngay sau khi lựa chọn được nhà thầu tư vấn
- Nội dung thực hiện:
+ Đối với công tác đền bù, giải phóng mặt bằng: Lập kế hoạch cụ thể cho công tác này và xây dựng các phương án có thể xảy ra để đảm bảo không ảnh hưởng nhiều đến tiến độ thi công công trình, phối hợp với các bên liên quan để giải quyết các vấn đề vướng mắc trong công tác này.
+ Tiến hành hoàn thiện các thủ tục giấy tờ theo sự hướng dẫn của cơ quan Nhà nước.
c. Tiến hành giao nhận vật tư thiết bị: - Người thực hiện là các kỹ sư dự án.
- Thời gian tiến hành được bắt đầu ngay sau khi lựa chọn được nhà thầu cung cấp cho Công ty các vật tư, thiết bị.
- Nội dung thực hiện: Công ty cần chuẩn bị tốt các kho bãi, nhà chứa để sẵn sàng tiếp nhận vật tư, thiết bị, có những phương pháp bảo quản thật tốt tránh để hỏng mà làm cho chi phí tăng.
Bước 6. Xin giấy phép xây dựng; các thủ tục khác về đầu tư có liên quan; quản lý lựa chọn nhà thầu thi công:
- Thời gian thực hiện được tiến hành ngay sau khi đã thực hiện xong các thủ tục về đất đai cũng như về thiết kế công trình, lựa chọn được nhà thầu thi công.
- Nội dung thực hiện: Đây là một phần công việc cũng hết sức quan trọng, nó cho hép công trình có được khởi công hay không, các thu tục về giất tờ đã thực sự đầy đủ chưa, còn loại giấy tờ gì cần bổ sung để có thể dưa công trình vào thi công trong một thời gian sớm nhất.
Bước 7. Tiến hành khởi công xây dựng công trình
- Người thực hiện là Giám đốc Ban quản lý dự án, các kỹ sư dự án, các kỹ sư giám sát.
- Thời gian tiến hành là sau khi đã có giấy phép xây dựng và lựa chọn được nhà thầu thi công công trình.
- Nội dung: Xem xét lại các vấn đề có liên quan để có thể thi công công trình mà không gặp khó khăn.
Bước 8: Quản lý hợp đồng, quản lý thi công, quản lý giám sát thi công:
- Người tiến hành là Giám đốc Ban quản lý dự án đầu tư và các kỹ sư dự án, các kỹ sư giám sát.
- Thời gian tiến hành là ngay sau khi khởi công.
- Nội dung: Các bộ phận quản lý cần phải thường xuyên theo dõi xem việc thi công công trình có được thực hiện theo đúng điều khoản hợp đồng đã quy định hay không, giám sát quá trình thi công có diễn ra đúng tiến độ; đảm bảo an toàn lao động cho công nhân và giải quyết các phát sinh nếu có xảy ra.
Bước 9: Tổng hợp các số liệu thực hiện dự án để báo cáo cho khách hàng và các đối tác của Công ty.
- Người thực hiện là các kỹ sư giám sát và các kỹ sư dự án. - Thời gian tiến hành: Được tiến hành theo định kỳ.
- Nội dung:thực hiện theo mẫu “ hướng dẫn và biểu mẫu tổng hợp số liệu báo cáo khách hàng trong tư vấn quản lý dự án” do Công ty đưa ra.
Bước 10: Kiểm tra, chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình: - Người tiến hành: là các kỹ sư kiểm định độc lập
- Thời gian thực hiện: ngay sau khi công trình đã được thi công và hoàn thành xong.
- Nội dung: Những cá nhân tham gia kiểm định chất lượng công trình họ phải tiến hành một cách kỹ lưỡng sao cho chất lượng từng phần của công trình phải đảm bảo như các điều khoản trong hợp đồng đã quy định và được Công ty cam kết.
Bước 11: Nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng
- Thời gian tiến hành là ngay sau khi công trình đã hoàn thành.
- Nội dung: Sau khi nghiệm thu thấy công trình đạt chất lượng như các điều khoản trong hợp đồng thì Công ty tiến hành bàn giao cho khách hàng.
Bước 12: Hồ sơ báo cáo quyết toán:
- Người thực hiện là Giám đốc Ban, cá kỹ sư dự án, các kỹ sư giám sát.
- Thời gian tiến hành là sau khi thực hiện việc nghiệm thu và bàn giao công trình.
- Nội dung là lập và lưu trữ các hồ sơ tài liệu có liên quan tới việc thanh quyết toán trong xây dựng công trình để thuận lwoij cho việc thanh toán cũng như kiểm tra sau này.
Bước 13: Bàn giao hồ sơ và thông báo tới khách hàng:
- Người thực hiện là Giám đốc Ban và các kỹ sư dự án cũng như kỹ sư giám sát công trình.
- Thời gian tiến hành: Khi báo cáo quyết toán đã được ban lãnh đạo Công ty phê duyêt.
- Nội dung: Bàn giao hồ sơ cho các đối tượng có liên quan và tới khách hàng để họ kiểm tra xem có đúng theo các điều khoản hợp đồng những việc mà Công ty đã làm, để từ đó mà có sự điều chỉnh kịp thời.
Bước 14: Tổng kết, thanh lý hợp đồng và rút kinh nghiệm, lưu trữ các hồ sơ cần thiết:
- Người tiến hành: Giám đốc Ban, kỹ sư dự án, kỹ sư giám sát, kỹ sư kiểm định.
- Thời gian tiến hành là khi báo cáo cuối cùng đã được khách hàng chấp nhận.
- Nội dung: Tổng kết, đúc rút kinh nghiệm từ những khó khăn cũng như sai sót cho các công trình sau tránh không gặp phải những vấn đề tương tự như vậy nữa. Các hồ sơ cần thiết cũng sẽ được cất giữ đảm bảo,với những hồ sơ quan trọng thì tiến hành trình lên các cấp lãnh đạo để họ xét duyệt, kiểm tra.