Công ty đã xây dựng quy trình quản lý dự án xây dựng công trình theo quy định của pháp luật và theo điều lệ của Công ty cũng như phù hợp nhất với điều kiện của tại Công ty mình, chính vì vậy mà việc thực hiện công tác quản lý được diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, đảm bảo các yêu cầu đã đề ra. Các phòng ban và bộ
phận có liên quan đều thực hiện nghiêm túc theo quy trình đã được hoạch định từ trước đó vì thế mà các dự án Công ty thực hiện đều đạt hiệu quả cao hơn trước đó. Với cách thức thực hiện theo quy trình đã hoạch định thì trong một số khâu quản lý đã tạo điều kiện rút ngắn tiến độ dự án cũng như nâng cao được chất lượng công trình, giao trả công trình đúng hạn cho khách hàng
Để tránh việc nhầm lẫn trong triển khai các quy trình quản lý đã được xây dựng, Công ty đã ban hành nhiều biểu mẫu cũng như xây dựng thêm một hệ thống các văn bản hỗ trợ cho các bộ phận quản lý dự án thực hiện công tác quản lý được dễ dàng hơn, đúng với quy định đã đưa ra.
Mặc dù vậy nhưng trong công tác quản lý dự án theo quy trình đã được xây dựng từ trước thì vẫn còn một vài điểm bất cập như giữa các phòng ban chưa có sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất và đây chính là nguyên nhân gây ra sự chồng chéo, phức tạp trong quản lý một
2.5. Thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty
2.5.1. Quản lý tổng thể:
Trước khi đi vào việc quản lý từng dự án cụ thể, Công ty đã xây dựng cho mình một quy trình quản lý dự án tổng thể. Các bước đó bao gồm lập kế hoạch, thu thập số liệu, xây dựng kế hoạch, phê duyệt, thực hiện kế hoạch, theo dõi thực hiện kế hoạch, phê duyệt, báo cáo. Ở tất cả các bước đều có các lãnh đạo cũng như các phòng ban phụ trách từng nhiệm vụ cụ thể để công tác quản lý dự án được đạt hiệu quả cao hơn. Đối với mỗi dự án thì công tác lập kế hoạch là rất quan trọng vì nó quyết định hướng đi cho doanh nghiệp ngay từ đầu có đúng không. Ban đầu các ban lãnh đạo Công ty sẽ yêu cầu các bên có liên quan lập kế hoạch tổng quan cho dự án, việc làm này nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng được chất lượng mà khách hàng cũng như chủ đầu tư yêu cầu theo hợp đồng đã ký. Các yêu cầu về lập kế hoạch sẽ do Giám đốc Công ty phụ trách sau đó được chuyển tới các bộ phận có liên quan để họ thực hiện theo. Nhân viên chuyên trách phòng kinh tế tổ chức sẽ tập hợp số liệu để cung cấp cho Giám đốc cũng như những bộ phận có liên quan cần, giúp họ hoàn thành tốt công
tác lập kế hoạch của mình, tránh được những sai xót từ việc thiếu thông tin dẫn tới những hậu quả không đáng có trong công tác triển khai kế hoạch. Các bộ phận phụ trách kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch dựa trên các yêu cầu mà Giám đốc đã đưa ra và trên những dữ liệu thông tin mà nhân viên chuyên trách phòng kinh tế tổ chức đã tập hợp. Giám đốc công ty sẽ xét duyệt xem kế hoạch đó có khả thi không hay có điểm gì không đúng với các yêu cầu đã được đặt ra, so sánh với các quy định của Công ty cũng như các quy định của pháp luật. Sau khi được phê duyệt, kế hoạch sẽ được chuyển tới các đơn vị để họ thực hiện, trong quá trình triển khai kế hoạch thì nhân viên chuyên trách sẽ theo dõi việc thực hiện kế hoạch.
Để có thể phản ứng kịp thời với những thay đổi trong kế hoạch của dự án, Công ty còn chủ trương xây dựng thêm một số nguyên tắc khác trong quản lý dự án như nhận diện, đánh giá các thay đổi xem thay đổi nào thực sự quan trọng và cần phải tìm biện pháp giải quyết ngay đồng thời quy trách nhiệm cho các bên có liên quan tới sự thay đổi này nếu như sự thay đổi này gây tổn hại cho quá trình thực hiện dự án. Công ty cũng phải xác định chi phí, thời gian, nhân lực để xử lý sự thay đổi đó sao cho đảm bảo cho lịch trình thực hiện kế hoạch diễn ra đảm bảo tiến độ.
2.5.2. Quản lý tiến độ thực hiện dự án
a. Công tác tư vấn lập dự án – tổng mức đầu tư:
Công tác tư vấn cũng là một khâu có ảnh hưởng lớn tới tiến độ thực hiện dự án, đặc biệt là tư vấn lập dự án – tổng mức đầu tư. Với lực lượng nhân sự trong Công ty, họ có thể lập được dự án cũng như tổng mức đầu tư nhưng có thể sẽ gặp phải một vài hạn chế, nguyên nhân do dự án có nhiều loại khác nhau, không phải dự án nào cũng có cách thức lập như nhau nên kinh nghiệm của cán bộ trong Công ty không thể có đầy đủ ở tất cả các lĩnh vực. Điều này đặt ra một yêu cầu là doanh nghiệp cần sự hỗ trợ từ các nhà tư vấn bên ngoài doanh nghiệp xong đây cũng là một bất lợi với Công ty vì nếu việc tư vấn đạt yêu cầu thì không ảnh hưởng đến dự án nhưng nếu việc tư vấn kém hiệu quả có thể khiến cho dự án bị chậm tiến độ. Bởi vì nếu không được thực hiện một cách cẩn thận thì việc lập dự án sẽ phải lập lại nhiều lần hay tổng mức đầu tư mà lập không đúng theo quy định pháp luật hiện hành cũng như yêu cầu của chủ đầu tư thì sẽ phải điều chỉnh lại.
Như vậy có thể nhận thấy rõ rằng, tiến độ thực hiện dự án phụ thuộc lớn vào chất lượng tư vấn và thời gian thẩm định phê duyệt các khía cạnh như lập dự án – tổng mức đầu tư,...Và có thể thấy rằng đối với một số dự án thì Ban chưa có sự lựa chọn nhà tư vấn phù hợp nên một số nhà tư vấn chưa thực sự thực hiện tốt phần công việc của mình.
b. Công tác thẩm định và xin phê duyệt dự án:
Để dự án đảm bảo các yêu cầu của khách hàng cũng như thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và của Công ty, mỗi một quyết định hay phần công việc quan trọng thì đều phải đệ trình lên các cơ quan cấp trên thẩm định và phê duyệt. Nhưng nếu công tác này mà thực hiện chậm trễ thì kéo theo tiến độ của dự án cũng sẽ bị chậm theo, ảnh hưởng tới việc giao trả công trình cho khách hàng. Nguyên nhân của sự chậm trễ có thể là do khách quan như việc xét duyệt giấy tờ của các cơ quan chức năng chậm, rườm rà, nhiều khâu, đòi hỏi nhiều thủ tục; nguyên nhân chủ quan như công tác quản lý chất lượng các nhà thầu tư vấn chưa được chặt chẽ nên phải làm đi làm lại nhiều lần ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công trình.
c. Công tác thỏa thuận với các cơ quan ban ngành, xin cấp đất giải phóng mặt bằng:
Việc xin các cơ quan ban ngành cấp phép đất để xây dựng công trình là một việc làm mất nhiều thời gian vì không chỉ từ khâu hoàn thành thủ tục giấy tờ đã mất nhiều thời gian mà ngay cả việc lập dự án, xin thẩm định dự án cũng chiếm một lượng lớn thời gian.
Công ty cũng gặp khá nhiều khó khăn trong công tác giải quyết việc giải phóng mặt bằng với người dân. Đôi khi việc làm này kéo dài trong nhiều tháng hay có khi kéo dài vài năm, nguyên nhân là do giá đất tăng cao hoặc mức giá mà công ty đưa ra chưa làm hài lòng người chủ sở hữu đất. Phần khác do chính quyền địa phương chưa phối hợp chặt chẽ với các hộ dân cũng như với Công ty nên không có sự thống nhất trong khâu giải phóng mặt bằng.
d. Quản lý tiến độ thiết kế công trình:
Thiết kế công trình là một việc làm hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng không chỉ đến tiến độ thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công trình, mặc dù vậy thì khâu thiết kế cũng không thể kéo dài mà vẫn phải hoàn thành trong một thời gian đã được xác định từ trước. Các cấp quản lý cần phải làm tốt công tác này, quản lý tiến độ thiết kế công trình chặt chẽ trong một hạn mức thời gian cho phép, giao từng nhiệm vụ cụ thể cho các đối tượng liên quan, gắn chặt chẽ trách nhiệm của họ với công việc. Để đạt được hiệu quả cao trong khâu này thì đòi hỏi phải làm tốt ngay từ khi lựa chọn các nhà tư vấn thiết kế, có như vậy sau khi đi vào việc thiết kế sẽ không gặp nhiều khó khăn như thiếu sự nhất quán giữa các bên thực thi và bên thiết kế hay đã chuẩn bị sẵn sự chủ động trong những trường hợp có sự thay đổi xảy ra. Tại Công ty công tác này đã thực hiện khá tốt, các cấp lãnh đạo luôn theo dõi, đôn đốc giám sát các thành viên tham gia thiết kế trong quá trình thiết kế sau đó phê duyệt, thẩm tra một cách kỹ lưỡng để hạn chế đến mức tối đa sự sai xót có thể có.
e. Quản lý tiến độ thi công của các nhà thầu thi công xây lắp:
Ban lãnh đạo dự án sẽ lập kế hoạch cụ thể cho từng bước công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc của dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép với những yêu cầu
về chất lượng đã định. Các kế hoạch được lập cụ thể sau đó phân giao cho các bộ phận có liên quan thực hiện, Công ty cũng tổ chức giám sát chặt chẽ công tác thi công công trình của các nhà thầu thi công, thường xuyên đôn đốc họ sao cho đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời gian quy định. Trong công tác quản lý thi công công trình một khó khăn mà Công ty nói riêng và nhiều công ty khác nói chung đều gặp phải đó là sự ảnh hưởng của yếu tố thời tiết, và để đảm bảo không bị gián đoạn thì Công ty cũng tổ chức làm thêm giờ hoặc thuê thêm nhân công,... Mặc dù đã xây dựng một kế hoạch cụ thể, phân giao trách nhiện rõ ràng và đưa ra những giải pháp chuẩn bị cho những tình huống xấu nhất nhưng tại một số dự án Công ty vẫn không đảm bảo được tiến độ như đã định. Nguyên nhân chủ yếu là do sự phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận thi công chưa thống nhất, đó có thể là sự mâu thuẫn về lợi ích giữa các tổ đội hoặc sự bất đồng quan điểm giữa các đội thi công với bộ phận hành chính trong Công ty. Một trong nhiều yếu tố khác cũng khiến cho tiến độ thi công bị chậm lại là giá cả vật liệu tăng cao trong khi ngân sách đã được giới hạn từ khi lập dự án nên nếu không có đủ chi phí thì buộc phải tạm ngừng thi công.
Một số bảng mà Ban quản lý dự án thường sử dụng để quản lý công tác thực hiện dự án
Bảng2.1: Mục tiêu tiến độ thi công tháng
TT Mục tiêu tiến độ thi
công ĐVT Khối lượng Mức độ hoàn thành Ghi chú
Người lập Chủ nhiệm công trình Thủ trưởng đơn vị
Nguồn: Ban quản lý dự án đầu tư. Bảng 2.2: Báo cáo tiến độ thi công tuần
Báo cáo tiến độ thi công tuần... Công trình...
Kỳ báo cáo: Tuần... từ ngày.... tháng.... đến ngày...tháng... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TT
Nội dung công
việc chủ yếu ĐVT Khối lượng KH TH Nhận xét Mục tiêu thực hiện tuần tiếp theo
Nguồn: Ban quản lý dự án đầu tư.
2.5.3. Quản lý chi phí dự án:
a. Nguyên tắc quản lý:
Công tác quản lý chi phí tại Công ty tuân theo nguyên tắc quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình được quy định tại Nghị định số 112/2009/ NĐ – CP.
Điều 3 trong Nghị định có quy định:
“Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình phải đảm bảo mục tiêu, hiệu quả dự án đầu tư xây dựng công trình và phù hợp với cơ chế kinh tê thị trường.
Quản lý chi phí theo từng công trình, phù hợp với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, các bước thiết kế, loại nguồn vốn và các quy định của Nhà nước.
Tổng mức đầu tư, dự toán xây dựng công trình phải được dự toán theo đúng phương pháp, đủ các khoản mục chi phí theo quy định và phù hợp độ dài thời gian
xây dựng công trình. Tổng mức đầu tư là chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình.
Chủ đầu tư xây dựng công trình chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý chi phí từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng.”
Công ty căn cứ vào các nguyên tắc mà Nhà nước đã ban hành để lập kế hoạch về chi phí cho phù hợp với từng dự án cụ thể.
Nội dung của công tác quản lý chi phí
Nghị định số 112/2009/ NĐ – CP quy định như sau:
“Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng.”
“Dự toán xây dựng công trình được xác định theo công trình xây dựng cụ thể và là căn cứ để chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Nội dung dự toán công trình bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng.”
Công ty có trách nhiệm lập đơn giá xây dựng công trình trên cơ sở giá thị trường hoặc định mức hao phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây dựng và kèm theo các yếu tố khác. Đây sẽ là căn cứ để làm cơ sở cho việc xác đinh tổng mức đầu tư và dự toán xây dựng công trình để quản lý chi phí.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán theo quy định, cơ quan thanh toán vốn đầu tư sẽ tiến hành công tác thanh toán vốn theo như đề nghị của chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của người chủ đầu tư, đồng thời nếu như có bên nào sai xót thì cần chỉnh sửa ngay hoặc bổ sung.
Các công trình xây dựng sau khi hoàn thành cần tiến hành công tác quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình. “Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong phạm vi dự án, thiết kế, dự toán được duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung theo quy định của hợp đồng đã ký kết, phù hợp với quy định của pháp luật. Đối với các công trình sử dụng vốn ngân sách
nhà nước, vốn đầu tư được quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trong công tác quản lý chi phí xây dựng, Nhà nước cũng quy định rõ quyền và trách nhiệm của người quyết định đầu tư, chủ đầu tư, nhà thầu đồng thời các tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí cũng phải có những điều kiện năng lực nhất định.”
b. Tình hình công tác quản lý chi phí tại Ban quản lý dự án đầu tư:
Phòng Kinh tế xây dựng có nhiệm vụ xác định, lập cơ cấu các loại chi phí có liên quan tới dự án công trình xây dựng và trình lên cấp trên của Công ty phê duyệt, sau khi được thẩm đinh và được chấp nhận, Ban quản lý dự án đầu tư sẽ tiếp nhận đồng thời triển khai theo kế hoạch đã vạch sẵn.
Trước đây, Công ty áp dụng mô hình khoán chi phí cho đội xây dựng, có nghĩa