Z: giá thành sản phẩm C: CPPS trong kỳ
3.3.5. Hoàn thiện kế toán CPNVLTT
Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp do đó để hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cần thực hiện tốt công tác quản lý chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp
a. Dự trữ và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu cho thi công
Dự trữ hay không dự trữ nguyên vật liệu là điều mà doanh nghiệp nào cũng có thể làm được, song làm tốt thì không phải là điều dễ. Nguyên vật liệu thế nào là vừa đủ, không gây tốn kém cho bảo quản, lưu kho? Cũng không thiếu gây chậm tiến độ thi công? Chính vì vậy, khi mua nguyên vật liệu, công ty cần căn cứ vào kế họach dự toán thi công, tiến độ thi công, từ đó có kế hoạch dự trữ vật tư cho phù hợp. Các bước lập dự toán cần phải tuân thủ nghiêm ngặt định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Khi nhập nguyên vật liệu, cần giám sát và kiểm định chất lượng, số lượng nguyên vật liệu thật kỹ càng để đảm bảo chỉ nhập những vật tư đủ tiêu chuẩn. Hiện nay, tại công ty đang áp dụng hình thức nhập mua - xuất thẳng, nhưng công ty nên hạch toán qua kho (hạch toán vào các tài khoản kho) thì việc hạch toán và quản lý sẽ hiệu quả hơn, sẽ tránh được sự gian lận giữa các đội trưởng, và giữa các đội trưởng với nhà cung cấp nhằm ăn bớt hoặc khai gian nguyên vật liệu.
- Công ty nên đặt ra mức tiền tối đa mà đội trưởng được phép chi và các khoản chi đều yêu cầu các đội trưởng có chứng từ và bằng chứng về các
khoản chi của mình. Hơn nữa để tiện theo dõi cho các khoản chi bằng tiền mặt và công việc hạch toán được nhanh gọn, công ty nên yêu cầu đội trưởng lập bảng kê chứng từ phát sinh kèm theo chứng từ chuyển về phòng kế toán. Có thể theo mẫu dưới đây:
Bảng 3.01:
Bảng kê chứng từ phát sinh công trình vĩnh yên
Thời gian từ 1/12/2011 đến 8/12/2011 Đội trưởng: Phạm Xuân Khởi
STT Chứng từ Số phát sinh
Ngày tháng Số hiệu
- Vì ở mỗi công trình đều có nhân viên bảo vệ cho từng máy thi công, nếu chỉ để họ bảo vệ một máy thì sẽ rất tốn kém và không tận dụng được tối đa năng suất làm việc. Mỗi công trình nên có một kho để bảo quản nguyên vật liệu, khi đội thi công có nhu cầu nguyên vật liệu có thể xuất ngay để dùng, kết hợp với giải pháp là thêm nhân viên kế toán ở đội thi công, nhân viên này sẽ lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và lập bảng xuất nhập tồn cho từng loại nguyên vật liệu rồi gửi về phòng kế toán. Như vậy, thứ nhất công ty vẫn quản lý được số nguyên vật liệu cũng như vật tư trong kho do kế toán đội phản ánh kịp thời. Thứ hai, có thể giảm bớt được công việc ở phòng kế toán ở công ty (vừa ở xa, lại vừa không giám sát được tình hình sử dụng)
b.
Tìm nhà cung cấp và quản lý sử dụng vật tư
Thứ nhất, khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp, công ty căn cứ vào bản dự toán đấu thầu, các thông số kỹ thuật của hợp đồng, bản thiết kế kỹ thuật để phòng vật tư lên kế hoạch tiêu dùng vật tư chi tiết. Phòng vật tư cần phân tích tình hình thị trường xem các loại vật tư có nguy cơ khan hiếm hay biến động giá lớn để lên kế hoạch thu mua hợp lý.
Phòng vật tư nên làm tốt công tác thu mua vật tư, tìm nguồn cung cấp nguyên liệu đảm bảo chất lượng, gần nơi thi công công trình, nên thiết lập tốt các mối quan hệ với những nhà cung cấp địa phương đáp ứng đủ tiêu chuẩn của công ty. Điều này sẽ rất thuận tiện cho thu mua vật liệu, có nguồn cung cấp ổn định, tránh tình trạng thiếu vật tư phục vụ thi công và giảm chi phí thu mua do các nhà cung cấp vật tư ở địa phương nơi thi công công trình. Mặt khác có thể xây dựng hình ảnh của công ty tốt hơn trên địa bàn. Đồng thời công ty nên giao cho phòng vật tư thường xuyên nghiên cứu, khảo sát giá cả, dự đoán về xu hướng biến động của giá cả nguyên vật liệu trên thị trường trong tương lai để có biện pháp giải quyết kịp thời.
Thứ hai, hiện nay việc thu mua với nhà cung cấp địa phương đều do đội trưởng thực hiện. Tuy nhiên việc này có thể tạo ra gian lận. Vì thế công ty cần cử cán bộ vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình xây dựng để ký hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ vật tư có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu, sau đó vận chuyển về kho của Công ty hoặc kho đặt tại công trường. Hình thức này áp dụng với các loại vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế hoặc công cụ dụng cụ dùng cho nhiều công trình
tư sử dụng, tránh sử dụng lãng phí, không đúng mục tiêu, tránh sự gian lận giữa các nhân viên đội trưởng và các nhân viên thi công....Ngoài ra công ty cần đẩy mạnh hơn nữa các chế độ khen thưởng cho các đội tiết kiệm vật tư tuỳ thuộc vào lượng vật tư tiết kiệm được mà có mức thưởng hợp lý để khuyến khích tinh thần các nhân viên đội thi công
Thứ ba, trong khâu thu mua vật tư, Công ty cần chú ý tới khâu thanh toán nên áp dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng không chỉ với những hóa đơn có giá trị lớn trên hai mươi triệu (phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng) mà nên thực hiện với tất cả các khoản chi. Như thế sẽ giúp công ty giảm được thất thoát, kiểm soát được các khoản chi phí bằng tiền, hạn chế gian lận hơn so với việc thanh toán bằng tiền mặt.
Thứ tư, để quản lý tốt số vật tư các đội xây lắp tự mua về tránh thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu thì công ty nên xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các đội xây lắp thực hiện hoặc thực hiện công tác khoán vật tư cho các đội.
Với hình thức khoán nguyên vật liệu là một hình thức tổ chức sản xuất tốt, giúp nâng cao trách nhiệm của đội trưởng trong việc thi công xây lắp các công trình đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng của từng công trình. Hiện tại công ty mới chỉ thực hiện khoán khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, còn chưa thực hiện khoán nguyên vật liệu trực tiếp. Vì vậy công ty nên thực hiện khoán nguyên vật liệu theo hướng nguyên vật liệu có giá trị vừa và nhỏ có thể khoán trực tiếp cho các đội xây lắp tự khai thác, tự lựa chọn nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng và phù hợp với công trình mà mình nhận khoán.
Đối với các nguyên vật liệu công ty không thực hiện khoán cho độ xây lắp thì cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu để quản lý tốt số
nguyên vật liệu đã giao cho các đội tránh mất mát, lãng phí nguyên vật liệu, nguyên vật liệu dùng không hết phải được đem về nhập kho của công ty và tiến hành ghi bút toán âm giảm chi phí nguyên vật liệu đã hạch toán vào công trình, hạng mục công trình. Công ty nên có biện pháp khuyến khích, khen thưởng công nhân khi họ tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu so với dự toán
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần chú trọng tới mức tiêu hao vật tư theo đơn giá quy định của Nhà nước mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình