Z: giá thành sản phẩm C: CPPS trong kỳ
3.3.1. Hoàn thiện phần mềm kế toán
Xã hội ngày càng phát trỉển, cạnh tranh ngày càng gay gắt, công việc đòi hỏi con người phải xử lý nhanh, chính xác. Việc áp dụng phần mềm kế
toán là điều không thể thiếu với một công ty. Song lựa chọn phần mềm nào, có phù hợp hiệu quả không lại là điều mà các doanh nghiệp lưu tâm. Hiện tại, công ty Cổ phần Công nghệ Nền móng và xây dựng có áp dụng phần mềm do ông Phạm Quốc Lập trong hạch toán kế toán làm giảm khối lượng công việc đáng kể song phần mềm này còn hạn chế cần khắc phục. Theo em, công ty cần phải chú trọng đến những vấn đề sau:
Thứ nhất, công ty cần tuyển chọn, đào tạo các nhân viên có khả năng sử dụng thành thạo vi tính để có thể ứng dụng phần mềm trong toàn doanh nghiệp. Các kế toán viên phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng và phải được đào tạo kỹ năng tin học nhằm nâng cao chất lượng hạch toán và phát huy hết tác dụng của phần mềm. Chỉ khi kế toán viên hiểu được phần mềm kế toán đang sử dụng thì mới phát huy được hiệu quả của phần mềm vào công tác kế toán
Thứ hai, công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán và quản lý hiệu quả hơn, không phải tính toán thủ công trên Excel và có thể lập những báo cáo khác nhau: báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo tài chính cho cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty, còn kế toán quản trị cung cấp những thông tin cho nội bộ doanh nghiệp, từ đó nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định, vạch ra kế hoạch phát triển trong tương lai hoặc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm….Báo cáo quản trị vô cùng quan trọng với việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, công ty phải tận dụng tối đa khả năng của phần mềm để đưa ra những quyết định của nhà quản trị và yêu cầu quản lý của công ty. Nếu phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng không đáp ứng được yêu cầu quản lý thì công ty có thể lựa chọn những phần mềm khác
dụng triệt để phần mềm. Công ty nên mã hoá các chứng từ, tài khoản kế toán, các công trình xây dựng, có thể mã hoá theo mã số phân cấp, mã gợi nhớ, mã liên tiếp, mã tổng hợp
Thứ tư, công ty cần tổ chức hệ thống kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế toán. Môi trường kế toán máy có nhiều ưu điểm song cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro như thông tin bị mất, bị đánh cắp, hệ thống bị phá huỷ hay lỗi phần mềm….Do vậy, công ty cần thiết lập các hoạt động kiểm soát, xác lập kế hoạch an ninh, phân quyền truy cập, quy định rõ ai được tiếp cận thông tin gì, khi nào cần thông tin và thông tin lưu trữ ở đâu. Cụ thể như:
- Xác lập kế hoạch an ninh, quy định rõ ai được tiếp cận thông tin gì, khi nào cần thông tin và thông tin được lưu trữ ở đâu
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng của hệ thống: kiểm soát quá trình nhập liệu, kiểm soát truy cập, kiểm soát lưu trữ, kiểm soát máy tính cá nhân, kiểm soát mạng máy tính, internet, kiểm soát thông tin đầu ra