- Phòng Kế Hoạch: có nhiệm vụ tìm đối tác kinh doanh, tìm hiểu thị trường chuẩn bị nguồn hàng, lập kế hoạch kinh doanh và trình các phương án kinh doanh cho từng lô hàng. Đồng thời đây cũng là bộ phận tham mưu cho Giám đốc trong việc đưa ra quyết định kinh doanh và đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Phòng Kinh Doanh: thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: khai thác thị trường, tổ chức mua hàng về nhập kho, vận chuyển hàng hóa, nghiệp: khai thác thị trường, tổ chức mua hàng về nhập kho, vận chuyển hàng hóa, trực tiếp khai thác nguồn hàng theo nhu cầu thị trường.
- Phòng Kế toán: Là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán của doanh nghiệp.Thực hiện việc ghi chép tính toán phản ánh đầy đủ các loại sổ kế doanh nghiệp.Thực hiện việc ghi chép tính toán phản ánh đầy đủ các loại sổ kế toán, kê khai các khoản thuế hàng tháng, hàng quý. Đồng thời, theo dõi tình hình biến động của tài sản, các khoản phải thu, phải trả. Đây cũng là bộ phận lập báo cáo
tài chính hàng kỳ nhằm cung cấp cho đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp biết được tình hình tài chính của Doanh nghiệp, để từ đó đưa ra quyết định đầu tư hợp lý…
Thiết kế cơ cấu tổ chức của một công ty là một quá trình nghiên cứu và tìm hiểu những yếu tố ảnh hưởng đến công ty bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài. Việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng sẽ giúp công ty xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý để công ty có thể đứng vững trên thị trường và chiếm được lòng tin của khách hàng.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An là một doanh nghiệp kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau. Chính vì vậy, để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và đảm bảo công tác kế toán đạt hiệu quả cao thì Công ty Cổ phần Thương mại Nghệ An tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Nghĩa là toàn bộ công tác kế toán được tiến hành ở phòng kế toán. Với hình thức này sẽ đảm bảo chỉ đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng, đồng thời lãnh đạo của Công ty cũng nắm bắt và chỉ đạo kịp thời công tác kế toán tài chính.
Việc thiết kế một bộ máy kế toán phù hợp, hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách đáng tin cậy, kịp thời cho các đối tượng sử dụng.
(Nguồn: Phòng Kế Toán)
* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Kế toán:
- Kế toán trưởng: là người tổ chức và điều hành toàn bộ bộ máy kế toán của công ty. Người có trách nhiệm quản lý tài sản và nguồn vốn của công ty, chỉ đạo thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và ban giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình hạch toán kế toán theo đúng chế độ.Là người tổ chức công tác kế toán trong phạm vi toàn công ty, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện công tác hạch toán của các kế toán viên, cung cấp kịp thời thông tin cho Ban Giám đốc, Ngân hàng, nhà đầu tư,… phục vụ cho việc đưa ra quyết định nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Kế toán tổng hợp: làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Là người có nhiệm vụ tổng hợp số liệu do kế toán viên cung cấp. Thực hiện chỉ đạo giám sát bộ phận kế toán một cách tổng hợp.
- Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ: là người có trách nhiệm theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa, xác định tiêu thụ tồn kho hàng hóa. . Cuối ngày phải tổng hợp để báo cáo cho kế toán trưởng, cuối tuần phải tổng hợp báo cáo kiểm tra, đối chiếu và có trách nhiệm theo dõi doanh thu bán hàng. Tổng hợp hoá đơn mua hàng, tiêu thụ trong kỳ giám sát thực hiện kế hoạch mua hàng, bán hàng của Công ty.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán BH và công nợ CN Kế toán TSCĐ
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình các khoản phải thu, phải trả của công ty với các đơn vị có quan hệ kinh doanh và khách hàng trực tiếp mua hàng tại công ty. Đồng thời, kế toán thanh toán tình hình thu chi tiền mặt liên quan đến tiền lương, các khoản chi phí…
- Kế toán ngân hàng: là người có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng tiền gửi ngân hàng, tiền vay và các khoản thu- chi liên quan đến tiền gửi.
- Kế toán TSCĐ: Theo dõi và phản ánh kịp thời tình hiện có và tăng giảm vật tư, TSCĐ. Theo dõi hao mòn, khấu hao TSCĐ hiện có, đang sử dụng và đang quản lý. Tổ chức kế toán vật tư, TSCĐ khoa học, tuân thủ quy định của công ty và nhà nước.
+ Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua,bán, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty
* Chế độ kế toán tại Công ty:
- Niên độ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 1/1/N và kết thúc ngày 31/12/N của năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: là đồng Việt Nam (VNĐ). - Chế độ kế toán áp dụng: Để phù hợp với Công ty, Công ty thực hiện công tác kế toán theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ