Hiện nay, mạng lưới tiêu thụ của Công ty ngày càng được mở rộng, do đó Công ty có quan hệ thường xuyên với nhiều khách hàng. Doanh thu trả chậm thường xuyên với khách hàng. Điều này đòi hỏi kế toán phải nắm chính xác tình hình thanh toán với từng khách hàng nhằm đôn đốc khách hàng thanh toán tiền
hàng kịp thời tránh tình trạng bị chiếm dụng nhưng vẫn giữ được quan hệ tốt với khách hàng.
Khi hạch toán khoản phải thu khách hàng cần tôn trọng các quy định sau: - Thứ nhất là phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
- Thứ hai là phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phát sinh, số đã thu; số còn phải thu, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu lớn, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Thứ ba là đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế.
- Thứ tư là phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đã quý. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
- Thứ năm là phải tiến hành phân loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng hạn, quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
- Thứ sáu là phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của tài khoản phải thu, để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau.
- Thứ bảy: Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không phản ánh vào tài khoản này.