VI Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kì
LỆNH CHUYỂN CÓ
3.3.6. Hoàn thiện hạch toán công nợ phải thu
Hiện nay thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng, việc bán chịu xảy ra ngày càng nhiều, công ty nên lập khoản dự phòng phải thu khó đòi để đảm bảo tình hình tài chính ổn định khi có khoản nợ không đòi được.
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí của doanh nghiệp một khoản chi để khi có các khoản nợ khó đòi, không đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo kế toán tài chính như các khoản dự phòng khác. Mức lập dụ phòng đối với nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính.
* Tài khoản sử dụng: TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”
* Đối tượng và điều kiện: là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản nợ có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá
sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi và cần được xử lý.
* Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
* Xử lý khoản dự phòng:
- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập.
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch.
- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.
* Phương pháp hạch toán:
- Cuối niên độ kế toán, trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 642
- Sang niên độ kế toán tiếp theo, đối với các khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng nhưng đòi được thì ngoài bút toán phản ánh số thu hồi, kế toán còn phải phản ánh bút toán hoàn nhập dự phòng:
+ ) Nợ TK 111 Có TK 131 + ) Nợ TK 139 Có TK 642
- Các khoản phải thu khó đòi được xác định là không đòi được thì tiến hành xoá sổ:
+ ) Nợ TK 139 (nếu đã trích lập dự phòng) Nợ TK 642 (nếu chưa trích lập dự phòng)
Có TK131
+ ) Nợ TK 004 (Nợ khó đòi đã xử lý)
- Các khoản nợ khó đòi đã xoá sổ nhưng sau đó đòi lại được: + ) Nợ TK 111
Có TK711 + ) Có TK 004
Cuối niên độ kế toán tiếp theo, Nếu số dự phòng đã lập nhỏ hơn số dự phòng phải lập thì tiến hành trích lập thêm:
+) Nợ TK 642
Có TK 139 (số chênh lêch)
Nếu số dự phòng lớn hơn số phải lập thì tiến hành hoàn nhập dự phòng: +) Nợ TK 139
Có TK 642 (số chênh lệch) 3.3.7. Hoàn thiện về hệ thống sổ kế toán
- Hệ thống sổ kế toán tại Công ty được thiết kế tương đối đầy đủ và chính xác, tuy nhiên việc thiết kế mẫu sổ chi tiết cần phải rõ ràng hơn. Cụ thể là khi ghi sổ phần diễn giải của các nghiệp vụ phát sinh cần có sự rõ ràng, ghi tóm tắt nhưng vẫn phải thể hiện được nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
- Sổ chi tiết phát sinh công nợ cần được mở theo đúng quy định của Bộ tài chính để thuận tiện trong việc theo dõi và phân loại các loại nợ: nợ chưa đến hạn, nợ đến hạn và nợ quá hạn nhằm có biện pháp đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng, thu hồi nợ. Sổ chi tiết phát sinh công nợ được mở theo mẫu sau :