Phân tích môi trường kinh doanh và môi trường nội bộ công ty với mục đích giúp công ty xác định những cơ hội, thách thức, ưu điểm cũng như khuyết điểm để làm cơ sở cho việc hình thành sứ mạng, mục tiêu và đưa ra giải pháp mang tính chiến lược của công ty. Công cụ ma trận SWOT gồm: Strengths (Ưu điểm); Weaknesses (Khuyết điểm); Opportunities (Cơ hội); Threats (Thách thức), là một công cụ giúp các nhà quản trị tổng kết các kết quả nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến công ty và đề ra các giải pháp một cách khoa học. Các bước xây dựng ma trận SWOT gồm:
Bước 1: Xác định những cơ hội và thách thức chính của công ty.
Các cơ hội và thách thức được rút ra từ việc công ty thực hiện nghiên cứu các nhân tố bên ngoài. Trong thực tế, công ty sẽ xác định được rất nhiều cơ hội và thách thức. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải lựa chọn những cơ hội và thách thức chủ yếu. Để làm được việc này, công ty cần sử dụng công cụ ma trận đánh giá các nhân tố bên ngoài (EFE Matrix) .
Bước 2: Xác định những ưu điểm và khuyết điểm chính của công ty.
Các ưu điểm và khuyết điểm chính của công ty được rút ra từ việc phân tích nhân tố bên trong thông qua quá trình đánh giá các vĩnh vực hoạt động khác nhau từ nội bộ công ty. Việc lựa chọn các ưu điểm và khuyết điểm chính được rút ra từ phân tích nội bộ thông qua công cụ ma trận (IFE Matrix). Cần lưu ý rằng, việc xem xét các lợi thế bên trong công ty (ưu điểm và khuyết điểm) phải so sánh trong mối tương quan với đối thủ cạnh tranh. Sẽ là vô nghĩa khi việc phân tích bên trong công ty không gắn với việc so sánh một cách có ý nghĩa. Các ưu điểm và khuyết điểm chính xác định xong sẽ được đưa lên các ô khác nhau trong ma trận SWOT.
Bước 3: Thực hiện việc phối hợp một cách có ý nghĩa giữa ưu điểm với cơ hội được đưa lên trên ma trận SWOT. Phối hợp này gọi là phối hợp S-O để cho ra nhóm giải pháp SO. Về mặt ý nghĩa, giải pháp SO cho thấy công ty cần sử
dụng ưu điểm của mình để tận dụng cơ hội bên ngoài. Tất cả các nhà quản trị đều mong muốn tổ chức mình ở vào vị trí này.
Bước 4: Thực hiện việc phối hợp một cách có ý nghĩa giữa ưu điểm với thách thức được đưa lên trong ma trận SWOT. Phối hợp này gọi là phối hợp S-T để cho ra nhóm giải pháp ST. Về mặt ý nghĩa, Giải pháp ST cho thấy công ty sử dụng ưu điểm của mình để né tránh hay giảm đi những thách thức từ tác động của nhân tố bên ngoài.
Bước 5: Thực hiện việc phối hợp một cách có ý nghĩa giữa khuyết điểm với cơ hội được đưa lên trong ma trận SWOT. Phối hợp này gọi là phối hợp W-O để cho ra nhóm giải pháp WO. Về mặt ý nghĩa, giải pháp WO cho thấy công ty nhanh chóng khắc phục khuyết điểm của mình để tận dụng các cơ hội lớn từ nhân tố bên ngoài.
Bước 6: Thực hiện việc phối hợp một cách có ý nghĩa giữa khuyết điểm với thách thức được đưa lên trong ma trận SWOT. Phối hợp này gọi là phối hợp W- T để cho ra nhóm giải pháp WT. Về mặt ý nghĩa, giải pháp WT cho thấy công ty nhanh chóng khắc phục khuyết điểm của mình để né tránh hay giảm đi những thách thức từ tác động của nhân tố bên ngoài.
Bảng 1.1: Ma trận SWOT [14]
SWOT
Cơ hội (O)
1. 2… Thách thức (T) 1. 2… Ưu điểm (S) 1. 2… Giải pháp S/O Sử dụng ưu điểm để tận dụng cơ hội Giải pháp S/T Tận dụng ưu điểm để vượt qua thách thức Khuyết điểm (W) 1. 2… Giải pháp W/O Hạn chế khuyết điểm để lợi dụng các cơ hội
Giải pháp W/T
Tối thiểu hoá khuyết điểm và né tránh thách thức. Ngoài các công cụ trên, trong quá trình xây dựng giải pháp cho công ty, cần sử dụng một số phương pháp bổ sung như: phương pháp chuyên gia, phương pháp điều tra ý kiến khách hàng kết hợp với nhau để việc đưa ra giải pháp của công ty đạt hiệu quả cao nhất.