Ma trận đánh giá các nhân tố bên ngoài là công cụ cho phép đánh giá mức độ tác động chủ yếu của nhân tố bên ngoài đến công ty. Ma trận đánh giá các nhân tố bên ngoài được triển khai theo năm bước:
- Bước 1: Lập danh mục các nhân tố có vai trò quyết định đối với sự thành công của công ty như đã nhận diện trong quá trình đánh giá các nhân tố môi trường bên ngoài, bao gồm từ 10 đến 20 nhân tố cả cơ hội và thách thức.
- Bước 2: Xác định mức độ quan trọng 0,0 (không quan trọng) đến 1,0 (rất quan trọng) cho mỗi nhân tố.
- Bước 3: Xác định hệ số từ 1 đến 4 cho từng nhân tố. Cách xác định hệ số này dựa vào mức độ tác động của các nhân tố này đối với hiệu quả của giải pháp
hiện tại ở công ty hay cho thấy cách thức mà các giải pháp hiện tại của công ty phản ứng với các nhân tố. Trong đó: 4 là phản ứng tốt nhất, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình, và 1 là phản ứng dưới trung bình.
- Bước 4: Tính điểm cho từng nhân tố bên ngoài, bằng cách làm phép nhân (mức độ quan trọng của nhân tố với hệ số dành cho nhân tố đó).
- Bước 5: Cộng tổng điểm của toàn bộ danh mục các nhân tố để xác định tổng số điểm quan trọng cho công ty. Tổng số điểm quan trọng là 2,5 cho thấy khả năng phản ứng đối với môi trường là trung bình, nếu tổng số điểm quan trọng nhỏ hơn 2,5 thì khả năng phản ứng đối với môi trường là yếu, nếu tổng số điểm quan trọng lớn hơn 2,5 cho thấy khả năng phản ứng là tốt, tích cực.
+ Ưu điểm: hình thành bức tranh tổng quát về các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của công ty.
+ Hạn chế: việc cho điểm từng nhân tố cũng như xác định mức độ quan trọng của các nhân tố còn mang tính chủ quan.