Với việc Việt Nam đang ngày càng hội nhập với nền kinh tế Thế giới, ngày càng nhiều doanh nghiệp trong cũng như ngoài nước gia nhập vào thị trường, khiến mức độ cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt. Chính vì vậy, các doanh nghiệp đau nhau tạo ra những lợi thế cạnh tranh cho bản thân nhằm đẩy mạnh doanh thu. Và một trong các phương pháp hiệu quả là hình thành chính
sách bán chịu, với mục đích nâng cao sức mua của khách hàng. Tuy nhiên, chính sách này cũng đem lại những mặt hạn chế, đó là gia tăng các khoản phải thu và chi phí cho việc thu nợ của doanh nghiệp. Dựa vào số liệu thực tế trong Chương 2 của Công ty Cổ phần thiết bị y tế Medinsco, ta thấy do hiện tại Công ty chưa có chính sách cấp tín dụng cho khách hàng một cách cụ thể, hợp lý nên số dư khoản mục phải thu khách hàng đang ở mức cao, và có xu hướng tăng mạnh trong những năm gần đây. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến chi phí của Công ty tăng mạnh. Vì vậy, việc thiết lập chính sách tín dụng vô cùng quan trọng trong việc quản lý các khoản phải thu khách hàng.
Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toan và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng.
Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thu sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm quá thời hạn thanh toán.
Nếu khách hàng thanh toán chậm thì công ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mạng lại kết quả.
Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thoát, hỏng hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
Đối với các khoản nợ đang trong thời hạn thanh toán, ta nên ghi chi tiết thời gian mở tín dụng và thời gian hồi các khoản nợ theo dự kiến, dựa trên bản hợp đồng tín dụng được kí kết giữa hai bên. Còn đối với các khoản nợ quá hạn, tùy thuộc vào thời gian quá hạn để áp dụng các biện pháp quản lý. Ta có thể chia làm 3 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1 (thời gian quá nợ từ 1-15 ngày): thông báo với bên khách hàng về thời gian đáo hạn, số tiền nợ, số tiền phạt...qua điện thoại, fax, email
Giai đoạn 2 (thời gian quá nợ từ 16- 15 ngày): chủ động cử nhân viên trực tiếp xuống cơ sở kinh doanh của khách hàng đồng thời thông báo những biện pháp mạnh hơn nếu khách hàng tiếp tục kéo dài thời gian quá nợ.
Giai đoạn 3 (thời gian quá nợ từ 30 ngày trở lên): Gửi kiến nghị lên tòa án nếu như phía khách hàng không chủ động, cố tình phớt lờ với những yêu cầu của Công ty trong vấn đề thanh toán.
Bên cạnh nỗ lực thu hồi nợ, Công ty cũng cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng trong việc xử phạt với những khách hàng để quá nợ thanh toán dựa trên số tiền nợ, thời gian quá hạn. Công ty có thể dựa trên lãi suất huy động vốn của các ngân hàng làm thước đo để xác định số tiền phạt cho từng hợp đồng cụ thể.
Tóm lại để quản lý tốt khoản mục phải thu khách hàng, Công ty cần phải tạo lập một chu trình quản lý nợ chặt chẽ, xác định rõ thời gian của từng khoản nợ để có kế hoạch phù hợp.