3. Kết cấu của khóa luận
3.2 Bài học từ việc áp dụng đấu thầu điện tử trong mua sắm công trên thế giới
Kinh nghiệm phát triển và triển khai E-GP của các quốc gia trên thế giới rất phong phú. Trong một số trƣờng hợp, đấu thầu điện tử đƣợc triển khai và áp dụng một cách nhanh chóng trong khi trong một số trƣờng hợp khác việc đƣa vào áp dụng lại khá chậm chạp. Một số trƣờng hợp việc áp dụng hoàn toàn bị đình trệ. Ví dụ nhƣ trên toàn Liên minh châu Âu EU, việc phát triển và ứng dụng rất chậm. Sau 10 năm tính tới 2012, đấu thầu điện tử tại EU theo ƣớc tính chỉ chiếm dƣới 5% tổng số giá trị đấu thầu.
Nhiều nƣớc tiên tiến, nhƣ Úc, Cannada, Đan mạch, Finland, Vƣơng quốc Anh, Mỹ đã phát triển các chiến lƣợc và xây dựng các hệ thống đấu thầu dành cho chính phủ gần 20 năm nay. Và gần đây còn các nƣớc khác nhƣ Argentina, Brazil, Chile, China, Mexico, Nealand, Singapore, Thailand hoặc đã có hoặc đang triển khai phát triển các hệ thống và chiến lƣợc e-GP để đổi mới đấu thầu điện tử.
Nghiên cứu một số nƣớc trên cho thấy rằng nếu môi trƣờng đấu thầu đang tồn tại đƣợc hỗ trợ tốt, thủ tục đấu thầu chặt chẽ, đang trong tiến trình tin học hóa (thƣơng mại điện tử) thì tức là trong điều kiện thuận lợi giúp chính phủ chuyển dịch sang mô hình eGP. Ngƣợc lại, nếu mức độ sẵn sàng thấp thì việc chấp nhận eGP sẽ yêu cầu cần xây dựng các hoạt động nâng cao mức độ sẵn sàng, cũng có nghĩa là chiến lƣợc triển khai đƣợc sử dụng sẽ khác đi và yêu cầu một khoảng thời gian dài hơn.
Việc triển khai đấu thầu điện tử có thể nghiên cứu thành công cũng nhƣ thất bại của các trƣờng hợp này. Bài học mấu chốt đó là đấu thầu điện tử không đơn thuần là việc áp dụng phần mềm hay phần cứng. Đấu thầu điện tử đòi hỏi sự thay đổi quy trình làm việc tại các bên mời thầu chính phủ và thay đổi kỹ năng đấu thầu tại khu vực công và tƣ. Hiếm có hệ thống đấu thầu nào đƣợc phát triển chỉ cho một cơ quan nhất định nào thành công mà không cần thay đổi lại khi cơ quan khác áp dụng.
Một số bài học của các nƣớc trong quá trình triển khai hoạt động đấu thầu điện tử để Việt Nam có thể tiếp thu, rút kinh nghiệm trong quá trình triển khai.
Bài học thứ nhất: Chi phí có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến tỷ lệ chấp thuận
Một trong những vấn đề gây nhiều tranh cãi nhất khi áp dụng liên quan đến chi phí và phí áp dụng. Tại một số quốc gia, thông thƣờng phí đi kèm với việc đăng ký trực tuyến, tải hồ sơ thầu, và chữ ký số… Trong các trƣờng hợp này, cách thức đƣợc ƣa thích hơn đó là không tính phí khi tải hồ sơ trong khi có thể tính phí khi nộp thầu. Cách thức này ƣu việt hơn bởi sẽ không làm giảm tính minh bạch (bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận hồ sơ thầu không mất phí) và cũng sẽ không giảm tính cạnh tranh. Đặc biệt, nhà thầu cũng mất phí trong trƣờng hợp họ nộp thầu bằng văn bản giấy.
Tại Kazakhstan và một số quốc gia Trung Á và Đông Âu, họ xây dựng chính sách để thúc đẩy đấu thầu điện tử.Trong đó việc đăng ký là không mất phí và chữ ký điện tử cũng không mất phí.
Bài học thứ hai:Hệ thống tương đồng làm chậm tốc độ triển khai
Vấn đề phổ biến tại nhiều quốc gia đó là chính phủ vẫn cho phép nộp thầu bằng văn bản giấy ngay sau khi họ đã triển khai đấu thầu điện tử. Cách này giải quyết nhu cầu của các nhà thầu muốn điều chỉnh và giải quyết trƣờng hợp kết nối
66
yếu. Tuy nhiên, cách này cũng làm giảm tỷ lệ áp dụng của hệ thống và đi ngƣợc lại mục tiêu thúc đẩy đấu thầu điện tử. Cách tốt nhất là cho 2 hệ thống hoạt động song song nhƣng trong thời gian hạn chế, nhƣ từ 3-6 tháng.
Bài học thứ ba: E-GP cần thông qua một hệ thống đồng nhất
Trong một số trƣờng hợp, đấu thầu điện tử không triển khai theo phƣơng thức hợp tác chỉ trong chính phủ và phân chia hợp tác giữa các bộ ban ngành. Cách thức triển khai hợp tác trung tâm sẽ ƣu việt hơn về chi phí, hiệu quả, và khả năng tƣơng tác. Ví dụ phân chia nhiều các cơ quan sẽ tăng chi phí bảo mật và đòi hỏi nhà thầu phải giải quyết với nhiều bên. Hệ thống hợp nhất cho tất cả các cơ quan của chính phủ sẽ hiệu quả hơn.
Bài học thứ tư: Triển khai E-GP dưới hình thức PPP có thể dễ dàng thực hiện được
Nếu hệ thống E-GP đƣợc phát triển và hỗ trợ bởi đối tác PPP, quan trọng thoả thuận với chính phủ phải đảm bảo hiệu quả tƣơng xứng với chi phí. Hệ thống nếu đƣợc phát triển cho chính phủ cần thuộc sở hữu của chính phủ và tuân thủ theo ngôn ngữ mà đơn vị cung cấp trong nƣớc có thể làm tiếp cận đƣợc và dễ dàng trao đổi với nhau.
Bài học thứ năm: Cải cách chính sách ảnh hưởng tới việc triển khai E-GP
Các chính sách rõ ràng về chiến lƣợc mua sắm chung, tài liệu, phƣơng pháp cho kết quả tốt nhất. Vô hình chung, cách tiếp cận hợp nhất giữa chính phủ và đấu thầu điện tử có thể tạo ra hàng loạt các chính sách hiệu quả và các tiêu chuẩn, giảm ƣu tiên cạnh trạnh, mục tiêu và thúc đẩy lợi ích của tất cả các bên liên quan.
Tất cả đều có một loạt luật trực tiếp hoặc hỗ trợ đã đƣợc chuẩn bị và ban hành rất cẩn thận, đầu đủ nhằm đạt đƣợc các mục tiêu là công khai, minh bạch, cạnh tranh; hiệu quả và công bằng trong quá trình đấu thầu mua sắm sắm; đồng thời có các biện pháp; chế tài áp dụng đối với các hành động vi phạm.
Bài học thứ sáu – Cần có mô hình kinh doanh
Việc cung cấp và phát triển hệ thống đấu thầu điện tử là trƣờng hợp kinh doanh có tính cạnh tranh. Giai đoạn đầu E-GP cần đƣợc thực hiện theo cách tƣơng tự nhƣ với dự án khác với yêu cầu phân tích, chỉ rõ mục tiêu và thông số kỹ thuật, hồ sơ mời thầu tƣ vấn và đánh giá hiệu quả theo chi phí.
Bài học thứ bảy: Chiến lược hiệu quả có thể tăng cường sự tiếp nhận từ nhà thầu và bên mời thầu
Chiến lƣợc này sẽ:
Tích hợp hiệu quả với các hoạt động kinh doanh
Đảm bảo hệ thống thân thiện với ngƣời dùng và có tính linh hoạt cao
Cung cấp quyền truy nhập trực tuyến vào khung thoả thuận
Hỗ trợ chính phủ và ưu tiên doanh nghiệp
Bài học thứ tám: Sự linh hoạt trong việc phát triển và cơ cấu hỗ trợ có thể nâng cao hiệu quả
Các yêu cầu về đấu thầu với từng cơ quan đều khác nhau. Chính vì thế tính linh hoạt trong việc phát triển và thực hiện của hệ thống phải có tính linh hoạt và nhận thức đƣợc yêu cầu đa dạng từ các bên liên quan và hỗ trợ.
Bài học thứ chín: Triển khai dịch vụ E-GP đòi hỏi nguồn lực nhiều kinh nghiệm
Đấu thầu điện tử đòi hỏi đội ngũ đa chức năng có thể:
Hiểu rõ chính sách mua sắm công và thực tiễn
Đánh giá và tái cấu trúc quy trình mua sắm
Hiểu rõ yêu cầu mua sắm và năng lực kỹ thuật
Phối hợp quản lý thay đổi
Phát triển chƣơng trình đào tạo
Các quốc gia đã xây dựng Chính phủ điện tử thành công đều có chung đặc điểm sau:
Việc áp dụng Công nghệ Thông tin vào việc quản lý mua sắm công theo cách nâng cao hiệu quả của quy trình, tăng cƣờng tính minh bạch và quản lý chính phủ, thúc đẩy phát triển kinh tế tại Việt Nam. Các mục tiêu này sẽ hình thành chỉ tiêu về thành công để đo lƣờng hiệu quả của chiến lƣợc.
68
Bảng 3.1: Các tiêu chí cần có khi thực hiện đấu thầu điện tử bao gồm STT đánh giá Tiêu chí Mô tả tiêu chí
1 Công khai minh bạch và cạnh tranh
Nhà thầu nhận đƣợc giá trị thông tin nhƣ nhau trong cùng một thời điểm; đảm bảo mọi nhà thầu có các điều kiện tƣơng đƣơng khi tham gia trong quy trình đấu thầu.
2 Công bằng
Trong mô tả đối với đấu thầu điện tử, không phân biệt hoặc đối xử giữa các nhà thầu với nhau; và thông tin phải sẵn sang và tƣơng thích với các nhà thầu.
3 Bảo mật Các yếu tốcần phải đảm bảo tính bảo mật nội dung của các hợp đồng đã đƣợc ký kết trƣớc thời hạn; và các thông tin sẽ đƣợc ghi log nếu có các yêu cầu truy cập.
4 Toàn vẹn Các thông tin về dữ liệu do nhà thầu cung cấp trong quy trình đấu thầu không đƣợc cập nhật hoặc thay đổi bởi các hành động không đƣợc xác thực.
5 Tƣơng thích
Công nghệ sử dụng phải đảm bảo sự tƣơng thích, thân thiện với nhà thầu cà không sử dụng những hạn chế mang tính đặc thù của quốc gia hay sự phân biệt về công nghệ để giới hạn sự truy cập của các nhà thầu.
6 Xác thực Cần có các biện pháp xác thực nhà thầu trong quy trình đấu thầu; tuy nhiên cũng phải có hệ thống cho phép giấu tên trong khi thực hiện các cuộc đấu giá.
7 Bảo vệ dữ liệu
Sử dụng các biện pháp về công nghệ đảm bảo dữ liệu tuân thủ tính bảo mật, toàn vẹn và xác thực.
Nguồn: Liên danh Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2008), Báo cáo khảo sát nước ngoài dự án Ứng dùng thương mại điện tử trong mua sắm Chính phủ.