3. Kết cấu của khóa luận
1.2.8Mô hình chức năng hệ thống đấu thầu điện tử
Hệ thống đấu thầu điện tử bao gồm bốn thành phần chính, đấy là: Hệ thống đấu thầu điện tử (e-Tendering)
Hệ thống mua sắm trên mạng (e-Purchasing) Hệ thống quản lý hợp đồng điện tử (e-Contracting) Hệ thống thanh toán điện tử (e-Payment)
Đây là các thành phần lõi trong hệ thống đấu thầu điện tử, các thành phần này hoạt động và tƣơng tác với nhau trong chu trình khép kín từ đấu thầu điện tử đến thanh toán điện tử.
1.2.8.1 Các đối tượng tương tác với hệ thống đấu thầu điện tử
Bên bán là các nhà thầu hay các nhà cung cấp.
Bên mua là các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nƣớc trong mua sắm công (đối tƣợng này có thể đƣợc mở rộng cho các đối tƣợng không sử dụng ngân sách Nhà nƣớc nhƣng muốn quản lý quá trình mua sắm theo đúng Luật đấu thầu mua sắm hàng hóa).
Liên kết với hệ thống là các cơ quan Nhà nƣớc quản lý các vấn đề cấp chứng chỉ số, quản lý cơ sở hạ tầng CNTT, quản lý mua sắm hàng hóa tập trung, giám sát hoạt động của hệ thống tƣơng ứng với các cơ quan: Trung tâm chứng thực số Quốc gia (thành lập năm 2008), Bộ Thông tin và Truyên thông, Bộ Tài chính.
1.2.8.2 Mô tả chức năng hệ thống
Hệ thống đấu thầu điện tử
- Đăng ký ngƣời dùng và phát hành chứng chỉ chữ ký số: Cho phép đăng ký sử dụng hệ thống, cấp phát định danh, mật khẩu và phát hành chứng chỉ chữ ký số cho tất cả ngƣời dùng trong hệ thống.
- Chức năng chuẩn bị đấu thầu điện tử: cho phép chuẩn bị HSMT, thƣ mời thầu, công bố thông tin mời thầu.
- Chức năng nộp HSDT qua mạng: cho phép chuẩn bị và nộp HSDT - Chức năng mở thầu qua mạng: Cho phép mở các HSDT qua mạng - Chức năng đánh giá HSDT qua mạng: cho phép đánh giá HSDT, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu trúng thầu qua mạng
- Chức năng công bố kết quả đấu thầu điện tử: cho phép công bố kết quả đấu thầu điện tử
- Chức năng tìm kiếm qua mạng: tìm kiếm các thông tin liên quan đến đấu thầu điện tử.
- Chức năng quản lý nhà thầu: thiết lập cơ sở dữ liệu nhà thầu và quản lý năng lực các nhà thầu
Hệ thống quản lý hợp đồng điện tử
- Chức năng soạn thảo hợp đồng: cho phép lựa chọn mẫu hợp đồng, soạn thảo nội dung hợp đồng để ký hợp đồng thông qua môi trƣờng mạng
- Chức năng xem xét hợp đồng: cho phép các bên xem xét lại các điều khoản của hợp đồng, chỉnh sửa nội dung trong hợp đồng để thống nhất hợp đồng thông qua môi trƣờng mạng.
- Chức năng ký kết hợp đồng: cho phép kiểm tra các điều khoản đảm bảo thực hiện hợp đồng và ký kết hợp đồng thông qua môi trƣờng mạng
- Quản lý thực hiện hợp đồng: cho phép kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng thông qua môi trƣờng mạng.
30
sắm công).
- Chức năng tìm kiếm hàng hóa qua mạng: cho phép các đơn vị thực hiện mua sắm công tìm kiếm chủng loại hàng hóa, giá cả và thông tin chi tiết về hàng hóa.
- Chức năng đăng ký hàng hóa gồm:
+ Đăng ký, xóa, duyệt danh mục các loại hàng hóa cần mua qua mạng. + Chức năng đăng tải hình ảnh, tài liệu kèm theo và thông tin cần thiết cho các sản phẩm.
+ Chức năng duyệt mua các sản phẩm đăng ký
- Chức năng yêu cầu gửi hàng: các đơn vị thực hiện mua sắm công lựa chọn nhà cung cấp, đăng ký số lƣợng và yêu cầu gửi hàng.
- Chức năng quản lý gửi hàng: Quản lý các hàng hóa đƣợc gửi
Hệ thống thanh toán qua mạng
- Chức năng quản lý, nhận/ kiểm tra: chức năng cho phép kiểm tra tiến độ thực hiện Hợp đồng/ Đơn hàng nhƣ đã thực hiện hay chƣa, đang thực hiện hay đã hoàn thành.
- Chức năng quản lý thanh toán trong quá trình thực hiện hoặc sau khi hoàn thành hợp đồng/ đơn hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý yêu cầu thanh toán
- Quản lý hóa đơn thanh toán trong quá trình thực hiện hoặc sau khi hoàn thành thực hiện đơn hàng/ hợp đồng
- Tích hợp với các hệ thống thông tin tài chính, kiểm tra các loại thuế liên quan
- Quản lý việc hoàn tiền: quản lý việc hoàn trả tiền trong trƣờng hợp giá thực hiện hợp đồng/ đơn hàng thay đổi
Hiệu quả của việc quản lý mua sắm công bởi hệ thống ĐTQM sẽ đƣợc nâng cao thông qua quá trình tự động hoá và tái cấu trúc quy trình. Hệ thống sẽ cho phép chính phủ duy trình bức tranh rõ ràng về các hoạt động của chính phủ theo thời gian thực. Thông qua việc triển khai qua các chƣơng trình định rõ thời gian, hệ thống hoàn thiện sẽ bao gồm các chức năng sau :
Cổng thông tin đấu thầu sẽ cung cấp dịch vụ thông tin và giao dịch, cũng nhƣ quảng bá các cơ hội đầu thầu và mời thầu
Đăng ký nhà thầu sẽ ghi lại các thông tin cơ bản của nhà thầu quan tâm đến bất kỳ lĩnh vực nào của khu vực công
Đăng ký bên mời thầu sẽ ghi lại các thông tin của bên mời thầu tham gia vào đấu thầu điện tử và nhân viên đấu thầu đƣợc chỉ định
Thƣ viện hồ sơ điện tử cung cấp các hồ sơ và mẫu chuẩn để xây dựng hồ sơ trực tuyến
Hệ thống đấu thầu điện tử sẽ tạo điều kiện cho việc chuyển giao hồ sơ thầu điện tử, kế hoạch đầu thầu đƣợc đảm bảo bảo mật, quảng bá điện tử, định giá, trao thầu điện tử
Hệ thống mua sắm trực tiếp, đấu giá và định giá bao gồm hệ thống đặt hàng dựa trên danh sách (chuẩn CPV) và khung thoả thuận
Hệ thống thanh toán điện tử tạo điều kiện cho việc thanh toán hàng hoá, dịch vụ trực tuyến cho nhà thầu thông qua hệ thống đấu thầu điện tử bởi các cơ quan mua sắm công
Hệ thống quản lý thông tin đấu thầu bao gồm hệ thống phụ trợ chủ chốt và chức năng báo cáo
Hệ thống quản lý tiến độ bao gồm hệ thống quản lý hợp đồng
Quản lý kế hoạch đấu thầu và kiểm kê
Hỗ trợ
Trong toàn bộ quy trình đầu thầu, các yêu cầu về thông tin bao gồm:
Đăng ký nhà thầu bao gồm các cấp khả năng khác nhau, thuê, thông tin đăng ký, tiền xử lý, hợp đồng hiện tại, lịch sử hiệu quả thực hiện
Đăng ký bên mời thầu cho mỗi cơ quan: phê duyệt cho bên mời thầu các cấp độ uỷ quyền khác nhau, hạn chế mua sắm uỷ quyền, sử dụng hợp đồng, mã số bảng lƣơng, mã số HR
Đăng ký hợp đồng
Đăng ký lĩnh vực quan tâm theo lĩnh vự cho phép
32
Đăng ký giao dịch
Giao dịch/ thanh toán
Quy định mua sắm
Phân tích và báo cáo
Yêu cầu thông tin cũng kết nối với các yêu cầu khác bao gồm Kiểm kê và Tài chính.Thông tin đăng nhập đƣợc mô tả trong Bảng 4 trong đó có đăng ký bên mời thầu, hợp đồng, danh sách, nhà thầu, chức năng quản lý tiến độ, hệ thống thông tin kết nối các yếu tố lại với nhau. Hệ thống quản lý thông tin đấu thầu sẽ vận hành theo cơ sở tƣơng tác thời gian thực cho các bên mời thầu cho phép sử dụng hệ thống thông tin và quản lý thay vì hệ thống thông tin đơn thuần.