Để làm tốt chức năng trên thì cơng ty đã đề ra một số nhiệm vụ nhƣ sau:
Bảo vệ quyền lợi, giữ đúng chế độ tiền lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng cho cán bộ cơng nhân viên, tiền lƣơng phải trả đúng thời gian làm một lần vào ngày 5 hàng tháng, tạo cơng ăn việc làm ổn định, nâng cao trình độ văn hĩa, nghiệp vụ tay nghề cho cơng nhân.
Thực hiện đầy đủ và đúng thời gian việc nộp ngân sách Nhà nƣớc, tuân thủ các chính sách chế độ và luật Doanh nghiệp do Nhà nƣớc ban hành. Chấp hành nghiêm túc việc lập báo cáo, sổ sách, chứng từ kế tốn hàng tháng.
Làm tốt cơng tác bảo vệ an tồn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ mơi trƣờng, bảo vệ an ninh và làm trịn nghĩa vụ quốc phịng.
Tạo cơng ăn việc làm ổn định cho ngƣời lao động tại địa phƣơng và cả nƣớc, gĩp phần ổn định trật tự an ninh, đĩng gĩp cho ngân sách tỉnh hàng năm.
[Nguồn: Phịng nhân sự của cơng ty]
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của cơng ty TNHH Mitsuba M-Tech Việt Nam Co., LTD. Trải qua 15 năm phát triển, MMVC ngày càng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình tại thị trƣờng Việt Nam. Cơ cấu tổ chức của cơng ty ngày càng hồn chỉnh và đáp ứng yêu cầu của sự phát triển. Về tổ chức, bộ máy quản lý đƣợc của VC đƣợc điều hành bởi một tổng giám đốc chịu trách nhiệm tồn bộ hoạt động kinh doanh, quyền và nghĩa vụ trƣớc pháp luật.
Dƣới tổng giám đốc là giám đốc nhà máy, chịu trách nhiệm tồn bộ việc điều hành các phân xƣởng sản xuất của cơng ty. Giám đốc nhà máy phân quyền trực tiếp cho 2 phĩ giám đốc để chỉ đạo trực tiếp từng phịng ban liên quan. Một phĩ giám đốc điều hành hoạt động của bơ phận sản xuất. Một phĩ giám đốc điều hai phịng ban quan trọng: Phịng Quản Lý Chất Lƣợng, Phịng Kỹ Thuật. Mỗi phịng ban đều cĩ trƣởng phịng quản lý các cơng việc chức năng.
Đối với khối văn phịng, một phĩ giám đốc trực tiếp 3 bộ phận Hành Chánh, Kế Tốn, inh Doanh. Các trƣởng phịng bên dƣới sẽ báo cáo trực tiếp cho phĩ giám đốc hoặc tổng giám đốc tùy theo mức độ và tính chất cơng việc.
2.1.3. Tình hình nhân sự của cơng ty
Tổng Giám Đốc Giám Đốc Nhà Máy Phĩ Giám Đốc Phĩ Giám Đốc Phịng Hành Chánh Phịng Kế Tốn Phịng Kinh Doanh Phịng Sản Xuất Phĩ Giám Đốc Phịng Quản Lý Chất Lƣợng Phịng Kỹ Thuật Phịng Kế Hoạch Sản Xuất Phịng Dịch Thuật
Hiện tại cơng ty cĩ 2.365 lao động, trong đĩ cĩ 1.912 lao động nữ chiếm 81%. MMVC sử dụng chủ yếu là lạo động nữ vì đặc thù sản phẩm của cơng ty. Những sản phẩm điện tử nhỏ địi hỏi sử khéo léo, tỷ mỉ của lao động nữ.
Trình độ từ cao đẳng trở lên chỉ chiếm 1 lƣợng nhỏ, khoảng 7% trong tổng số lao động tại cơng ty. Cơng nhân kỹ thuật, trung cấp nghề chỉ chiếm khoảng 3% (71 ngƣời) trong cơng ty. Những cơng nhân này chịu trách nhiệm chủ yếu là bảo trì máy mĩc, nhà xƣởng và sửa chữa khuơn. Lao động phổ thơng chiếm đa số với 90% (2,316 ngƣời) trong cơ cấu lao động. Qua đây, ta cĩ thể nhận thấy lao động tay chân vẫn gĩp phần khá lớn trong hoạt động, mặc dù cơng ty đã đầu tƣ nhiều dây chuyền hiện đại.
Bảng 2.1 Cơ cấu nguồn nhân lực của cơng ty cuối năm 2012
1. Phân theo giới tính
Lao động nữ 1,912
Lao động nam 453
2. Trình độ lao động
Đại học, Cao đẳng: 155
Cơng nhân Kỹ thuật, trung cấp nghề (kể cả cơng nhân đƣợc đào tạo tại Cơng ty): 74
Lao động phổ thơng: 2,136
Tổng cộng 2,365
[Nguồn: Phịng nhân sự của cơng ty]
Tuy vậy, cơng ty luơn chú trọng các hoạt động đào tạo nội bộ để nâng cao kiến thức, kỹ năng cho nhân viên. Đào tạo thao tác và kiểm tra lại sau mỗi sáu tháng cho cơng nhân tại dây chuyền. Cử nhân viên kỹ thuật và kỹ sƣ đi đào tạo ngắn hạn trong nƣớc và nƣớc ngồi. Trình độ của nguồn nhân lực ngày càng gia tăng theo thời gian.
Bảng 2.2 Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 So sánh 2011/2010 So sánh 2012/2011
Doanh thu 2,505,497,357,390 3,306,138,375,440 2,967,389,695,732 800,641,018,050 31.96% -338,748,679,708 -10.25%
Giá vốn hàng bán 2,139,517,524,270 2,902,789,493,636 2,508,927,987,741 763,271,969,366 35.67% -393,861,505,895 -13.57%
Lãi gộp 365,979,833,120 403,348,881,804 458,461,707,991 37,369,048,684 10.21% 55,112,826,187 13.66%
Chi phí bán hàng 44,518,977,207 63,477,856,808 55,786,926,280 18,958,879,601 42.59% -7,690,930,528 -12.12%
Chi phí quản lý doanh nghiệp 26,409,572,879 32,069,542,242 33,234,764,592 5,659,969,363 21.43% 1,165,222,350 3.63% Lãi từ hoạt động sản xuất
kinh doanh 295,051,283,034 307,801,482,754 369,440,017,119 12,750,199,720 4.32% 61,638,534,365 20.03% Thu nhập khác 34,010,373,448 49,922,689,469 37,389,110,166 15,912,316,021 46.79% -12,533,579,303 -25.11% Chi phí khác 94,182,011,878 83,975,914,736 78,042,348,998 -10,206,097,142 -10.84% -5,933,565,738 -7.07% Lợi nhuận khác -60,171,638,430 -34,053,225,267 -40,653,238,832 26,118,413,163 -43.41% -6,600,013,565 19.38% Lãi lỗ trƣớc thuế 234,879,644,604 273,748,257,487 328,786,778,287 38,868,612,883 16.55% 55,038,520,800 20.11%
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho chúng ta thấy:
Mặc dù năm 2011 là năm ảnh hƣởng nặng bởi suy thối tế, nhƣng thị trƣờng xe gắn máy nội địa vẫn phát triển mạnh, nên kết quả kinh doanh năm 2011 tăng mạnh so với năm 2010. Bên cạnh đĩ cơng ty cũng đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu sản phẩm sang các thị trƣờng nhƣ Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia để tăng doanh thu. Tuy nhiên sang năm 2012, tác động của suy thối kinh tế đã ảnh hƣởng đến tình hình kinh doanh của cơng ty, doanh thu đã giảm 10.25% so với năm 2011. Thị trƣờng xe máy nội địa phát triển chậm lại, làm khách hàng chính của cơng ty là Honda, Yamaha, Suzuki giảm doanh số xuống.
Nhờ những chính sách kịp thời của cơng ty, nhƣ thực hiện hoạt động VA (Value nalysis) để thực hiện giảm chi phí của cơng ty xuống. Nên mặc dù doanh số giảm xuống, nhƣng mức lợi nhuận của cơng ty trong năm 2012 lại tăng trƣởng mạnh. Sản phẩm của cơng ty luơn giữ đƣợc chất lƣợng tốt, với giá cả phù hợp nên vẫn đƣợc khách hàng tin tƣởng. Khách hàng tiếp tục phát triển những sản phẩm mới cho cơng ty sản xuất.
2.2. Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại cơng ty TNHH Mitsuba M-tech Việt Nam Việt Nam
Hoạt động chuỗi cung ứng của cơng ty bắt đầu từ quá trình hoạt đơng các yếu tố đầu vào cho đến hoạt động quản lý khách hàng. Các bƣớc của hoạt động chuỗi cung ứng bao gồm: hoạt động mua hàng, hoạt động sản xuất, hoạt động tồn trữ, hoạt động phân phối & hoạt động quản lý khách hàng.
Hình 2.2 Mơ hình hoạt động chuỗi cung ứng tại cơng ty TNHH Mitsuba M-tech Việt Nam
2.2.1. Hoạt động mua hàng
Thu mua là một khâu quan trọng trong hoạt động Chuỗi Cung Ứng. Chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố đầu vào trong hoạt động chuỗi cung ứng tại cơng ty bao gồm: nguyên liệu chính, nguyên vật liệu phụ (các hĩa chất phục vụ sản xuất), phụ tùng máy mĩc thay thế, nhiên liệu cho máy mĩc.
Hoạt động mua hàng tại cơng ty đƣợc tách ra làm hai mảng riêng biệt: nhân viên thu mua thuộc phịng kinh doanh chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu, vật tƣ phục vụ sản xuất; phịng Kỹ Thuật phụ trách mua phụ tùng, vật liệu phụ cho dây chuyền sản xuất. Do muốn đi vào chi tiết quy trình của hoạt động thu mua, nên tác giả sẽ viết chi tiết về quy trình mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
Hoạt động mua hàng
Hoạt động sản xuất
Hoạt động tồn trữ
Hoạt động phân phối
Hoạt động quản lý khách hàng
Hoạt động thu mua tại cơng ty bao gồm nhiều bƣớc: xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, phát hành đơn hàng và theo dõi tiến độ giao hàng, đánh giá chất lƣợng, thanh tốn cho nhà cung cấp.
[Nguồn: Phịng kinh doanh của cơng ty]
Hình 2.3 Quy trình mua hàng nguyên vật liệu tại cơng ty TNHH Mitsuba M-tech Việt Nam
Hiện tại cơng ty đã cĩ đƣợc một hệ thống những nhà cung cấp truyền thống. Hiện tại cơng ty cĩ 103 nhà cung cấp bao gồm cả nội địa và nƣớc ngồi. Nhiều nhà cung đã làm việc với cơng ty từ khi mới thành lập. Mitsuba luơn tạo điều kiện xây dựng mối quan hệ gắn bĩ, hợp tác hai bên cùng phát triển. Bên cạnh đĩ itsuba
Xác định nhu cầu mua hàng dựa vào số liệu đặt hàng của khách hàng và năng lực
sản xuất
Phê duyệt
Phát hành đơn hàng
Theo dõi xác nhận từ nhà cung cấp & theo dõi giao hàng
Kiểm tra nhận hàng và nhập kho
cũng khơng ngừng tìm kiếm các nhà cung cấp mới để thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
2.3.1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp
Nhân viên thu mua thuộc phịng Kinh Doanh sẽ dựa vào các yêu cầu kỹ thuật của từng loại vật liệu để tìm kiếm những đối tác mới. Sau khi cĩ các bƣớc giới thiệu hoạt động của hai cơng ty, nhân viên thu mua sẽ tiến hành gửi bản vẽ chi tiết và các yêu cầu cần thiết. Nhà cung cấp sẽ sản xuất thử mẫu và gửi đến cho Mitsuba. Mẫu này sẽ đƣợc phịng Quản Lý Chất Lƣợng đánh giá và đƣa ra kết quả. Nếu kết quả đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhân viên thu mua sẽ tiến hành xúc tiến mua hàng từ nhà cung cấp này. Hai bên sẽ tiến hành đàm phán lại về giá mua, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn, hợp đồng nguyên tắc… ỗi nhà cung cấp sẽ đƣợc cấp một mã số để quản lý trong hệ thống ERP. Những thơng tin cơ bản nhƣ địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng… cũng đƣợc thu thập và cập nhật vào hệ thống.
Quá trình tìm kiếm nhà cung cấp cĩ thể thơng qua giới thiệu từ đối tác, tự chào mời, Internet hoặc báo chí. Nhiều nhà cung cấp hiện tại là các đối tác sẵn cho của tập đồn itsuba ở Nhật, nên khi họ xây dựng nhà máy ở Việt Nam, họ trở thành nhà cung cấp của cơng ty một cách nhanh chĩng. Hiện tại, cơng ty chƣa cĩ một tiêu chuẩn cụ thể để sàng lọc nhà cung cấp, mà vẫn chủ yếu đánh giá dựa vào chất lƣợng sản phẩm mẫu.
Do cơng ty chƣa cĩ phịng Thu ua riêng biệt, nhiệm vụ tìm kiếm nguyên vật liêu mới, nhà cung cấp mới chƣa đƣợc hiệu quả. Bộ phận Thu Mua hiện tại vẫn chú trọng xử lý các cơng việc liên quan đến kế hoạch đặt hàng, theo dõi giao hàng. Trong khi đĩ, nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng đặt hàng cĩ thể chuyển giao cho phịng Kế Hoạch Sản Xuất.
Nhân viên phụ trách cơng việc thu mua ít hiểu biết về kỹ thuật nên chƣa phát huy nhiều vai trị, trách nhiệm trong cơng việc. Nhiệm vụ đánh giá đặc tính của nguyên vật liệu chuyển giao cho phịng Quản Lý Chất lƣợng đảm nhiệm. Chính vì vậy, quá trình tìm kiếm nguyên vật liệu mới hoặc tìm nguồn vật liệu khác mất khá
nhiều thời gian. Nhân viên thu mua vẫn cịn thiếu những kỹ năng về phân tính báo giá, đánh giá các thành phần trong báo giá, đàm phán với nhà cung cấp giảm giá theo từng phần. Đa số những kỹ năng thu thập đƣợc là do quá trình làm việc, chƣa đƣợc đào tạo bài bản theo chƣơng trình.
Xác định nhu cầu v át đơ
Để quản lý xuyên suốt hoạt động của cơng ty, trong đĩ cĩ hoạt động quản lý đơn hàng, cơng ty sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resources Planning). Sản phẩm cốt lõi đang áp dụng lại cơng ty cĩ tên gọi là R/3 – một sản phẩm của tập đồn S P, chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Cơng ty bắt đầu triển khai sử dụng từ tháng 1/2012, dƣới sự quản lý chung của cơng ty mẹ ở Nhật Bản.
Khi thực hiện quá trình tính tốn số liệu đặt hàng, hệ thống ERP căn cứ trên những dữ liệu cần thiết và thơng số cần thiết để thực hiện quá trình MRP. Những thơng số quan trọng cĩ thể liệt kể ra: số đặt hàng và dự báo của khách hàng, bảng định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill Of Material), thời gian sản xuất mỗi cơng đoạn, lịch sản xuất của cơng ty, tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho thành phẩm, số đơn hàng vật liệu đã phát hành.
Bảng thống kê đặt hàng của khách hàng do nhân viên kinh doanh lập, sau đĩ nhân viên kinh doanh sẽ nhập vào trong hệ thống ERP, đồng thời nhân viên kinh doanh gửi số liệu này cho phịng Kế Hoạch Sản Xuất (PC) & phịng Sản Xuất (PD).
Sau khi nhận đƣợc số lƣợng đặt hàng và forecast của khách hàng từ bộ phận Kinh Doanh (SA), vào cuối mỗi tháng nhân viên PC sẽ nhập kế hoạch sản xuất cho tháng sau và kế hoạch sản xuất dự kiến 3 tháng kế tiếp vào hệ thống, ngồi ra từ ngày PC nhập kế hoạch này đến kỳ nhập sau nếu cĩ sự thay đổi số lƣợng đƣợc thơng báo từ SA thì PC sẽ cập nhật lại kế hoạch sản xuất dự kiến cho tháng đĩ.
Quá trình hoạch định nguyên vật liệu (MRP) giúp tính tốn những yêu cầu cần thiết của thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu và thời gian sản xuất hoặc mua về. Từ yêu cầu đặt hàng và dự báo để tính đƣợc thời điểm phải cĩ thành phẩm, số lƣợng cần cĩ. Hệ thống tiếp tục tính tốn thời điểm cần cĩ của bán thành phẩm và vật liệu dựa vào BO . Sau khi cân đối tồn kho, những yêu cầu mua hàng tự động xuất hiện cho từng mã vật liệu (PurReq – Purchase Requisition). Nhân viên mua hàng tiến hành kiểm tra những yêu cầu này để phát hành đơn hàng đặt thêm, hoặc đơn hàng thơng thƣờng. Những yêu cầu nào cần thiết phát hành thì sẽ đƣợc đƣa vào danh sách phát hành trong hệ thống. Sau đĩ, nhân viên mua hàng xuất đơn hàng từ hệ thống, kiểm tra lại chi tiết trên đơn hàng: mã vật liệu, số lƣợng, ngày giao hàng, điều kiện thanh tốn… và tiến hành gửi bằng email hoặc fax đến cho nhà cung cấp. Đơn hàng thƣờng phát hành vào ngày 5, 10, 15 và 25 hàng tháng, tùy thuộc vào lịch làm việc của cơng ty. Nhà cung cấp căn cứ trên đơn hàng để gửi lại kế hoạch giao hàng cụ thể. Nhân viên mua hàng xem xét kế hoạch giao hàng và thơng báo cho bộ phận kho thuộc phịng Kế Hoạch Xuất Sản theo dõi nhận hàng.
Quản lý tỷ lệ tồn kho an tồn:
Tùy thuộc vào đặc thù của nguyên vật liệu và nhà cung cấp, nhân viên thu mua sẽ quy định một mức tồn kho nhất định. Vật liệu mua từ nhà cung cấp nƣớc ngồi cĩ mức tồn kho 1 tháng theo nhu cầu sản xuất bình quân của 1 tháng. Vật liệu mua từ nhà cung cấp nội địa cĩ mức tồn kho từ 7 đến 15 ngày sản xuất. Nhu cầu sản xuất bình quân đƣợc tính bằng bình quân nhu cầu của 3 tháng tiếp theo kể từ tháng hiện tại. Nhu cầu của 3 tháng tiếp theo căn cứ theo số dự báo đặt hàng của khách hàng. Số lƣợng tồn kho đƣợc tính bằng cơng thức dƣới đây:
Số lƣợng tồn kho an tồn = nhu cầu sản xuất 1 tháng x số ngày tồn kho/30 ngày
Sau khi tính tốn ra đƣợc số lƣợng tồn kho an tồn cụ thể cho từng mã vật liệu trên dữ liệu Excel, nhân viên thu mua sẽ cài đặt con số này vào hệ thống ERP. hi tính tốn quá trình đặt hàng, tồn kho hiện tại sẽ trừ đi một lƣợng tƣơng ứng với con số an tồn. Do đĩ, những yêu cầu mua hàng sẽ xuất hiện sớm hơn với thực tế thiếu hàng, đảm bảo một khoảng thời gian an tồn cho vật liệu về. Việc thực hiện cài đặt tồn kho an tồn chỉ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm làm việc của nhân viên thu mua, chứ chƣa cĩ quá trình phân tích dựa trên các số liệu tài chính.
Hiện tại về quy trình phát hành đơn hàng cho nhà cung cấp đã tiến hành một cách bài bản, theo quy trình giống nhƣ các cơng ty khác trong tập đồn. Nếu các nhà cung cấp tuân thủ đúng tiến độ giao hàng, chất lƣợng sản phẩm khi giao, đầu