Để theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung cấp, nhân viên thu mua cĩ thể theo dõi trực tiếp trên hệ thống hoặc qua bảng dữ liệu Excel thống kê đơn hàng.
Nếu nhà cung cấp chƣa giao hàng, nhân viên thu mua sẽ gọi điện thoại trực tiếp, hoặc gửi email đến để kiểm tra lại thơng tin, đơn đốc tiến độ, xác nhận lại kế hoạch.
Bảng 2.3 Thống kê kết quả giao hàng của nhà cung cấp từ 2010 – 2012
2010 2011 2012 Tiêu chí Số đơn hàng Tỷ lệ (%) Số đơn hàng Tỷ lệ (%) Số đơn hàng Tỷ lệ (%) Tổng số đơn hàng 1375 100% 2718 100% 1815 100% Số đơn hàng giao hàng đúng tiến độ 1250 90.91% 2513 92.46% 1669 91.96% Số đơn hàng giao hàng trễ 125 9.09% 205 7.54% 146 8.04%
(Nguồn: Phịng kinh doanh của cơng ty)
Qua bảng dữ liệu thống kê tình hình hoạt động giao hàng của nhà cung cấp trong 3 năm trở lại đây, vẫn cịn nhiều đơn hàng bị giao trễ so với yêu cầu đặt ra. Nhiều nhà cung cấp vẫn chƣa cải tiến đƣợc vấn đề giao trễ đơn hàng so với yêu cầu. Những nguyên nhân chính của việc giao hàng trễ cĩ thể liệt kê nhƣ chi biết bên dƣới.
Năng lực của nhà cung cấp:
Khi cĩ vấn đề trở ngại xảy ra với nhà cung cấp, với chất lƣợng nguyên vật liệu, giá cả… cơng ty vẫn phải đặt hàng tại các nhà cung cấp này, khơng thể thay đổi ngay sang nhà cung cấp khác và chấp nhận rủi ro về mình. Sở dĩ cĩ điều này do: Một số nguyên vật liệu đƣợc cung cấp bởi 1 nhà cung cấp cĩ đăng ký bản quyền thiết kế, hoặc cơng nghệ độc quyền, khơng thể lấy mẫu của nhà cung cấp này chuyển sang cho nhà cung cấp khác sản xuất.
Ngay từ giai đoạn phát triển mẫu mã ban đầu chỉ lựa chọn đƣợc 1 nhà cung cấp, nếu thay đổi ngay sẽ phải mất thời gian đi tìm nhà cung cấp mới cĩ thể cung cấp chất lƣợng nguyên vật liệu đĩ.
Thời gian phát triển nguyên vật liệu khoảng vài tháng mà sự cố thƣờng phát sinh trong giai đoạn sản xuất hàng loạt cho nên nếu thay đổi nhà cung cấp sẽ khơng bảo đảm tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng.
Một số nhà cung cấp cĩ mối quan hệ lâu năm với cơng ty tuy nhiên chất lƣợng sản phẩm khơng đáp ứng đƣợc yêu cầu. Sản phẩm vẫn thƣờng phát sinh lỗi do máy mĩc, dây chuyền sản xuất khơng ổn định. Tuy nhiên, giá chào bán của các nhà cung cấp này thƣờng chào thấp hơn các cơng ty khác nên vẫn đƣợc ƣu tiên chọn lựa.
Chất lƣợng nguyên vật liệu:
Nhiều nhà cung cấp hiện tại kiểm sốt chất lƣợng sản phẩm chƣa đƣợc tốt. Trong giai đoạn phát triển mẫu mã ban đầu cĩ thể rất tốt do mẫu đƣợc sản xuất số lƣợng nhỏ nên nhà cung cấp cĩ thể kiểm sốt đƣợc chất lƣợng nhƣng khi vào trong sản xuất hàng loạt thì khơng đƣợc tốt nhƣ ban đầu do khơng kiểm sốt đƣợc chất lƣợng. Cũng vậy những nhà cung cấp mới thơng thƣờng chất lƣợng của nguyên vật liệu trong sản xuất hàng loạt chƣa ổn định.
Thơng tin về chất lƣợng hàng loạt do phịng Quản Lý Chất Lƣợng kiểm sốt, cịn bộ phận Thu Mua thì khơng theo dõi cho nên vẫn tiếp tục phát triển mẫu mã ở những chủ hàng mới này nếu thấy giá và điều kiện thanh tốn hợp lý.
Việc tìm kiếm, đánh giá nguồn cung cấp khơng tốt tất yếu dẫn đến chất lƣợng hàng hĩa khơng đạt yêu cầu. Cần phải đáp ứng kế hoạch sản xuất đã sắp xếp và ngày giao hàng đã xác nhận với khách hàng trong khi chỉ phát triển nguyên vật liệu tại 1 nguồn cung cấp trong khi nguyên vật liệu này lại khơng đạt chất lƣợng hoặc dịch vụ của nhà cung cấp khơng tốt. Bộ phận Quản Lý Chất Lƣợng khơng cịn lựa chọn nào khác là vẫn phải theo dõi chặt chẽ nhà cung cấp này để bảo đảm tiến độ sản xuất và đơi khi phải chấp nhận đặc biệt đối với nhà sản xuất đĩ.
Tất cả các nguyên vật liệu về kho đều phải qua giám định chất lƣợng nhƣng một số loại nguyên vật liệu itsuba chƣa cĩ tiêu chuẩn riêng cho mình về chất lƣợng nguyên vật liệu, chỉ dựa vào tiêu chuẩn của khách hàng hoặc nhà cung cấp, kiểm tra một số tiêu chuẩn tối thiểu. Một số loại vật liệu khơng cĩ máy mĩc để đo đƣợc theo yêu cầu nên chấp nhận kế quả đo đạt của nhà cung cấp. Do đĩ nguyên vật liệu chỉ đƣợc kiểm tra một số chỉ tiêu đơn giản, một số chỉ tiêu cần phải dùng thiết bị chuyên ngành thì phải chuyển đến phịng các phịng thí nghiệm để kiểm tra. Trong khi đĩ nguyên vật liệu rất nhiều, chi phí kiểm nghiệm cao cho nên thơng thƣờng dựa trên kinh nghiệm của ngƣời kiểm, nếu cảm thấy khơng an tồn về kết quả thì chuyển mẫu nguyên vật liệu đĩ tới phịng thí nghiệm.
Quản lý giao hàng chƣa chặt chẽ:
Đơn hàng phát hành với chi tiết rất cụ thể về ngày giao hàng, số lƣợng giao hàng. Sau đĩ đƣợc gửi cho nhà cung cấp theo thời gian cụ thể trong tháng. Nhà cung cấp kiểm tra đơn hàng và gửi lại thơng tin điều chỉnh về lịch giao hàng. Tuy nhiên, thơng tin về ngày giao hàng khơng đƣợc cập nhật vào hệ thống dẫn đến mỗi khi nhân viên kế hoạch cần thơng tin về nguyên vật liệu phải đi hỏi nhân viên thu mua.
Một số nhà cung cấp khi nhận đơn hàng, ký xác nhận giao hàng theo đúng lịch. Nhƣng đến ngày giao hàng họ khơng đáp ứng đủ số lƣợng hoặc tự ý điều chỉnh ngày giao mà khơng cĩ thơng báo. Nhân viên thu mua theo dõi nhà cung cấp khơng chặt chẽ nên ngày giao hàng của nguyên vật liệu bị trễ hơn những gì nhà cung cấp đã cam kết gây ảnh hƣởng tới tiến độ sản xuất. Khi xảy ra thiếu vật liệu trên dây chuyền, nhân viên thu mua mới nhận đƣợc thơng báo thiếu và phải hối thúc nhà cung cấp giao hàng gấp.
Khi nhà cung cấp giao hàng trễ, dẫn đến một số quy trình kiểm tra khơng thực hiện theo quy định. Ví dụ nhƣ khơng kiểm tra trƣớc nguyên vật liệu mà cho xuất hàng trực tiếp ra line để sản xuất. Quá trình kiểm tra tiến hành song song với việc sản xuất trên dây chuyền.
Hiện tại cơng ty cĩ thực hiện việc đánh giá tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhƣng quá trình thực hiện cịn chặt chẽ. Thƣờng sau một khoảng thời thì kết quả đánh giá mới đƣợc hồn thành. Kết quả này khơng đƣợc gửi cho nhà cung cấp, nên khơng cĩ yêu cầu nhà cung cấp khắc phục. Nhân viên thu mua chỉ tập trung vào giải quyết các sự cố giao hàng trƣớc mắt, khi gặp vấn đề cụ thể.