Do đặc thù Mitsuba là cơng ty sản xuất phụ tùng cho các doanh nghiệp xe máy, ơ tơ, nên quá trình triển khai sản phẩm mới phải phụ thuộc vào kế hoạch của các khách hàng đƣa ra. Khi cĩ thơng tin sản phẩm mới, khách hàng nhƣ cơng ty
Honda Việt Nam sẽ gửi thơng tin đặt phụ tùng, kế hoạch đặt mẫu, số lƣợng mẫu cho nhà cung cấp.
Mitsuba khi nhận kế hoạch sẽ làm bảng kế hoạch triển khai sản phẩm mới, tiến hành họp nội bộ để xác định các bƣớc cần thực hiện. Cụ thể một số nội dung cần thiết:
Phịng Quản Lý Chất Lƣợng tiến hành lấy bản vẽ từ hệ thống của tập đồn, kiểm tra các chi tiết cần phải sản xuất, chi tiết nào mua về lắp ráp.
Phịng Kinh Doanh tiến hành kiểm tra BO , xác định mã vật liệu nào cần mua về, xác định nhà cung cấp, tính giá bán cho sản phẩm.
Phịng Kế Hoạch Sản Xuất theo dõi cài đặt các thơng tin sản phẩm mới vào hệ thống, theo dõi lên kế hoạch sản xuất mẫu.
Phịng Sản Xuất triển tra lại máy mĩc, nếu cần bổ sung thêm máy mới, đào tạo cơng nhân thao tác, kiểm tra chất lƣợng mẫu.
Phịng Kỹ Thuật kiểm tra lại và lắp đặt máy mĩc nếu cần
Sau quá trình triển khai mẫu, nếu sản phẩm đƣợc khách hàng chấp nhận, sẽ tiến hành lên kế hoạch sản xuất hàng loạt. Khách hàng sẽ gửi thơng báo đặt hàng, số lƣợng dự kiến, đơn hàng chính thức.
2.3.2.2. Lập kế hoạch sản xuất
Căn cứ số lƣợng đặt hàng, phịng Kế Hoạch Sản Xuất của nhà máy lên kế hoạch, thực hiện theo yêu cầu đặt hàng. Việc lên kế hoạch đƣợc thực hiện chủ yếu bằng thao tác trên Excel. Nhân viên kế hoạch sẽ phân bổ số lƣợng sản xuất theo từng ca, dựa trên năng lực của dây chuyền. Để hồn thành phẩm cần phải cĩ nhiều bán thành phẩm với thời gian hồn thành khác nhau. Những bán thành phẩm này cĩ thể đƣợc sản xuất tại Mitsuba, mua ngồi hoặc gia cơng tại nhà cung cấp. Đối với với bán thành phẩm làm tại Mitsuba, nhân viên kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất trƣớc khi lắp ráp thành phẩm.
Các phịng cĩ một cuộc họp sản xuất hàng tháng vào ngày 25, để điều chỉnh lại kế hoạch của tháng sau. Sau khi đã thống nhất đƣợc số lƣợng sản xuất, nhân viên
kế hoạch sẽ nhập số lƣợng sản xuất của tháng tiếp theo vào trong hệ thống ERP. Từ hệ thống, các dây chuyền của phịng Sản Xuất tiến hành in lệnh sản xuất cho từng ca, từng ngày.
Do đặc thù cơng ty cĩ nhiều sản phẩm, số lƣợng đặt hàng của mỗi loại khác nhau. Cĩ loại khách hàng đặt thƣờng xuyên, số lƣợng nhiều và cũng cĩ loại khách hàng đặt theo lơ. Nên sẽ tùy thuộc vào sản phẩm, cơng ty sẽ lựa chọn sản xuất theo đơn hàng, sản xuất để tồn kho hoặc sản xuất theo mức tồn kho nhất định.
Hình 2.6 Kế hoạch sản xuất của 1 thành phẩm trong hệ thống
Đánh giá thực tế trong việc lập kế hoạch sản xuất cĩ nhiều vần đề trở ngại xảy ra, phịng Kế Hoạch Sản Xuất và phịng Sản Xuất chỉ lo giải quyết các trở ngại trƣớc mắt mà khơng nghĩ tới những kế hoạch dài hạn hay nhìn trƣớc các vấn đề cĩ thể xảy ra trong sản xuất để tìm giải pháp. Đơn hàng luơn nhận đƣợc trƣớc ngày giao hàng ít nhất 2 tháng và số dự báo cho 2 tháng đặt hàng tiếp theo. Nhƣ vậy kế hoạch sản xuất cũng cần đƣợc xếp trƣớc ít nhất 2 tháng, thế nhƣng hiếm khi quản
đốc quan tâm tới việc 2 tháng sau mình sẽ sản xuất những mã hàng nào, chỉ quan tâm tới kế hoạch của tháng hiện tại và xoay sở để thực hiện tốt kế hoạch đĩ. Vì thế tháng sau lại xoay lại vịng luẩn quẩn để giải quyết các trở ngại trƣớc mắt và các trở ngại cịn tồn đọng từ kế hoạch tháng trƣớc, khơng cĩ thời gian để chuẩn bị trƣớc cho kế hoạch của tháng sau.
Kế hoạch sản xuất ban đầu đƣợc sắp xếp theo năng suất của từng mã hàng và đƣợc chuyển cho các nhà máy để thực hiện. Mục tiêu của các nhà máy là phải bảo đảm thực hiện đúng kế hoạch sản xuất với năng suất chuẩn đã định trên kế hoạch cho từng mã hàng. Nhƣng trong quá trình thực hiện, cĩ rất nhiều vần đề xảy ra nhƣ năng suất thực tế khơng đạt theo năng suất mục tiêu hoặc phát sinh vần đề chất lƣợng nguyên vật liệu khơng tốt dẫn đến mất thời gian chờ giải quyết. Do đĩ kế hoạch sản xuất ban đầu khơng đƣợc thực hiện đúng.
Khi một mã hàng khơng thực hiện đúng kế hoạch đề ra thì sẽ dẫn tới sự tác động dây truyền cho những mã hàng khác đƣợc xếp phía sau. Nếu kỹ sƣ của từng phân xƣởng cĩ thể dự đốn trƣớc hay phát hiện ra vấn đề ảnh hƣởng tới tiến độ sản xuất thì thơng báo để thay đổi kế hoạch cho phù hợp. Nhƣ vậy sẽ khơng ảnh hƣởng tới kế hoạch sản xuất của những mã hàng khác. Nhƣng thực tế, các kỹ sƣ đã khơng cập nhật tình hình thực tế, tới khi tới ngày giao hàng mới báo cho bộ phận kế hoạch là mình khơng giao hàng đúng nhƣ kế hoạch. Bộ phận kế hoạch phải tiến hành điều chỉnh gấp kế hoạch sản xuất, cân đối để đảm bảo giao đủ hàng cho khách hàng.
Việc quản lý sản xuất cịn thực hiện tồn bộ bằng file Excel bởi nhân viên kế hoạch. Họ sẽ căn cứ theo đơn hàng của tháng hiện tại và lên kế hoạch chi tiết cho từng thành phẩm, giao hàng cho từng khách hàng. Kế hoạch Excel đƣợc nhập ngƣợc vào trong hệ thống để tạo ra lệnh sản xuất cho các bộ phận. Đối với kế hoạch của tháng tiếp theo, họ sẽ nhập giống nhƣ con số dự báo của khách vào trong hệ thống. Hệ thống sẽ chia đều số lƣợng ra sản xuất trong tháng và tính tốn nhu cầu. Nhƣ vậy chỉ cĩ kế hoạch sản xuất hiện tại cĩ thể kiểm tra chính xác. Cịn kế hoạch tƣơng lai khơng thể kiểm tra chính xác đƣợc do chƣa đƣợc nhân viên kế hoạch thực
hiện. Điều này gây khĩ khăn lớn đến quá trình mua hàng của bộ phận thu mua theo những lý do bên dƣới:
Thời gian đặt hàng cho nhà cung cấp nội địa là tối thiểu trƣớc 1 tháng. Nhà cung cấp nƣớc ngồi là 2, 3 hoặc 4 tháng. Nhu cầu đặt hàng đƣợc tính tốn bởi hệ thống ERP. Nhân viên thu mua chỉ cần kiểm tra hệ thống, phát hành đơn hàng và gửi đi cho nhà cung cấp. Nhƣng nhu cầu đặt hàng lại đƣợc tính tốn theo kế hoạch sản xuất bình quân, khơng phải sản xuất theo lơ hàng. Chính vì thế số đặt hàng gửi đến cho nhà cung cấp khơng ổn định mặc dù thực sự nhu cầu khơng biến động nhiều.
Khi kế hoạch sản xuất chính thức đƣợc nhập vào, nhu cầu sản xuất sẽ thay đổi. Do đĩ kế hoạch nguyên vật liệu ban đầu đặt cho nhà cung cấp khơng đƣợc chính xác nhƣ ban đầu. Nhân viên thu mua phải tiến hành điều chỉnh để đáp ứng sản xuất. Để đối phĩ với việc điều chỉnh thƣờng xuyên, nhân viên thu mua thƣờng kết hợp quá trình kiểm tra bằng Excel và điều chỉnh từ lúc phát hành đơn hàng.
2.3.2.3. Sản xuất
Phịng Sản Xuất căn cứ theo lệnh sản xuất để sắp xếp cơng nhân, máy mĩc hồn thành đúng yêu cầu. Nhân viên phịng Sản Xuất sẽ làm phiếu yêu cầu để xuất nguyên vật liệu từ kho vật liệu ra dây chuyền. Số lƣợng xuất ra dây chuyển sẽ đƣợc cân đối phù hợp với lệnh sản xuất. Điều này giúp đảm bảo khơng cĩ tồn kho nhiều trên dây chuyền sản xuất.
Hình 2.7 Lệnh sản xuất của 1 thành phẩm
Tại mỗi dây chuyền, ngồi kỹ sƣ trực tiếp quản lý hoạt động sản xuất để đảm bảo đƣợc trơi chảy, cơng ty cĩ cĩ động ngũ QC trên dây chuyền kiểm tra mẫu ngẫu nhiên thành phẩm, bán thành phẩm. Nếu kết quả mẫu đạt yêu cầu thì lơ hàng đĩ sẽ đƣợc phép đĩng gĩi. Nếu khơng đạt yêu cầu, những lơ hàng sẽ tạm dừng tồn bộ để điều tra nguyên nhân. Khi tìm ra nguyên nhân phát sinh lỗi, kỹ sƣ phối hợp các bộ phận khắc phục sự cố, sửa chữa thành phẩm trong trƣờng hợp lỗi khơng nghiêm trọng.
Quy trình sản xuất của cơng ty là một quy trình khép kín từ khi nhận nguyên vật liệu tới khi đĩng gĩi và phân phối tới khách hàng. Mỗi khâu và cơng đoạn trong quy trình sản xuất đều cĩ sự kiểm ra chất lƣợng để bảo đảm hàng sản xuất đúng chất lƣợng và tốn ít chi phí cho những sản phẩm hƣ qua mỗi cơng đoạn. Nếu khơng cĩ sự kiểm tra chất lƣợng sản phẩm trong từng cơng đoạn để phát hiện sản phẩm kém chất lƣợng thì sản phẩm đĩ sẽ tiếp tục đƣợc chuyển tới cơng đoạn tiếp theo trong sản xuất và nhƣ vậy tới cuối cùng nĩ sẽ bị loại do khơng đạt chất lƣợng và cơng ty sẽ tốn các chi phí sản xuất trong mỗi cơng đoạn cho việc sản xuất sản phẩm này.
Đặc biệt đội ngũ nhân viên quản lý sản xuất của cơng ty cĩ kinh nghiệm về quản lý và tay nghề kỹ thuật cao. Đồng hành với đội ngũ quản lý xƣởng sản xuất là các truyền trƣởng. Các truyền trƣởng này cũng là những ngƣời gắn bĩ với cơng ty từ năm trở lên. Đội ngũ này đƣợc huấn luyện và đào tạo từ những cơng nhân làm lâu năm, cĩ tay nghề cao nên họ cĩ thể tự giải quyết những trục trặc về kỹ thuật, về
chất lƣợng của sản phẩm trong sản xuất. Các truyền trƣởng chỉ đƣa các trở ngại trong sản xuất này cho quản đốc và đội ngũ kỹ thuật của cơng ty khi họ khơng tự giải quyết đƣợc cho các cơng nhân và gây ảnh hƣởng tới tiến độ sản xuất. Đội ngũ này đã gĩp phần giảm bớt áp lực cho các quản đốc để các quản đốc đầu tƣ thời gian cho quản lý nhân sự và đào tạo tay nghề cho cơng nhân mới.
2.3.2.4. Kiểm tra chất lƣ ng và nhập kho
Thành phẩm sau khi sản xuất xong sẽ đƣợc nhân viên QC trên dây chuyền kiểm tra lại chất lƣợng thành phẩm trƣớc khi cho phép nhập kho. Nếu chất lƣợng đảm bảo, họ sẽ đĩng dấu đạt chất lƣợng để lơ hàng đƣợc tiến hành thủ tục nhập kho thành phẩm.
Sau khi hồn tất sản xuất một lơ hàng, bộ phận sản xuất sẽ để riêng lơ thành phẩm ra khay riêng, quẹt lệnh sản xuất lên máy đọc mã vạch. áy đọc mã vạch liên kết trực tiếp với hệ thống ERP, giúp nhận biết lệnh sản xuất đã đƣợc hồn tất. Hệ thống ghi nhật tồn kho thành phẩm tăng thêm một số lƣợng theo lệnh sản xuất, trừ đi lƣợng tồn kho vật liệu tƣơng ứng với số lƣợng sản xuất cần. Dịng chạy thơng tin đƣợc diễn ra liên tục khi tem sản xuất đƣợc quẹt theo từng ca, từng ngày. Tồn kho thành phẩm và vật liệu đƣợc cập nhật liên tục trên phần mềm, giúp các bộ phận cập nhật thơng tin liên tục.
2.3.3. Hoạt động tồn trữ
Trong hoạt động chuỗi cung ứng phải cĩ khâu tồn trữ để duy trì hoạt động sản xuất và giao hàng ổn định. Hoạt động tồn trữ tại cơng ty Mitsuba M-tech bao gồm tồn trữ nguyên vật liệu, tồn trữ bán thành phẩm, và tồn trữ thành phẩm.
Đối với vật liệu, tồn kho tại cơng ty rất đa dạng từ kim loại từ đồng thau, sắt, thép, dây đồng, nam châm đến các chi tiết gia cơng cơ khí, các linh kiện điện tử, keo dán, nhựa… nên quá trình bảo quản rất khác nhau. Những vật liệu này đặc điểm chung là cần phải bảo quản trong mơi trƣờng độ ẩm thấp, nhiệt độ vừa phải. Cơng ty cũng xây dựng một kho lạnh để bảo quản các hĩa chất nhƣ keo, dầu để đảm bảo chất lƣợng vật liệu.
Thƣờng những vật liệu sẽ đƣợc duy trì tồn trữ một lƣợng ổn định trong kho để đáp ứng đơn hàng, trừ trƣờng hợp nghỉ lễ, hoặc đơn hàng biến động thất thƣờng. Nhà cung cấp thƣờng cung cấp khơng bị ảnh hƣởng theo mùa nên khi cĩ nhu cầu cĩ thể đặt thêm đƣợc. Trong những năm gần đây, cơng ty đã chuyển đƣợc nhiều mã vật liệu sang đặt nhà cung cấp nội địa nên cơng ty cũng giảm đƣợc một lƣợng lƣu trữ tồn kho.
Bảng 2.4 Phân tích tỷ lệ tồn kho nguyên vật liệu giai đoạn 2010 – 2012
Đơn vị tính: Đồng
2010 2011 2012 So sánh 2011/2010 So sánh 2012/2011
Tồn kho nguyên vật liệu 165,106,636,546 222,255,532,579 196,777,775,178 57,148,896,033 34.61% -25,477,757,401 -11.46% Tồn kho cơng cụ dụng cụ 41,633,709,354 60,759,364,010 46,275,526,001 19,125,654,656 45.94% -14,483,838,009 -23.84% Tồn kho nguyên bán thành phẩm 12,175,777,197 17,133,188,807 14,665,782,086 4,957,411,610 40.72% -2,467,406,721 -14.40% Tồn kho thành phẩm 89,279,109,217 28,816,197,326 114,336,145,780 39,537,088,109 44.28% -14,480,051,546 -11.24% Tổng giá trị tồn kho 308,195,232,314 428,964,282,722 372,055,229,045 120,769,050,408 39.19% -56,909,053,677 -13.27% Nguồn vốn 1,202,229,465,002 1,586,406,371,016 1,423,862,338,481 Tỷ lệ tồn kho/nguồn vốn 25.64% 27.04% 26.13% Tỷ lệ tồn kho nguyên vật liệu/tổng tồn kho 53.57% 51.81% 52.89%
Qua bảng phân tích ta thấy tồn kho nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng trong cơ cấu tồn kho với trên 50%. Giá trị tồn kho cịn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn, nên cần phải cĩ các phƣơng án giảm xuống. Cần lựa nghiên cứu các phƣơng pháp để giảm giá trị tồn kho.
Hệ thống kho bãi của cơng ty đƣợc tổ chức bài bản, với 3 kho nguyên vật liệu và một kho thành phẩm, tổ chức theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. Nguyên vật liệu đƣợc phân chia hợp lý đến từng kho để dễ dàng vận chuyển ra sản xuất. Thủ tục giao nhận nguyên vật liệu của kho chặt chẽ, ít thất thốt. Tất cả các nguyên vật liệu khi xuất khỏi kho đều phải qua hệ thống ERP, lập phiếu xuất kho. Bộ phận kế tốn sẽ đối chiếu chứng từ xuất kho, đảm bảo hoạt động FIFO chính xác.
Để phục vụ cho hoạt động tồn trữ, bảo quan hàng hĩa, cơng ty đã đầu tƣ trang thiết bị hồn chỉnh cho kho bãi. Các loại xe nâng 1,500 kg, 2,500 kg chạy điện đƣợc bảo dƣỡng thƣờng xuyên để đáp ứng đủ yêu cầu nâng dỡ hàng. Các xe nâng tay phục vụ cho cơng nhân kéo hàng ra khỏi kho một cách dễ dàng. Xe nâng tay hỗ trợ đa năng trong nhiều trƣờng hợp xe nâng khơng thể vào đƣợc hoặc kéo hàng với khoảng cách ngắn. Các kể hàng đƣợc bố trí thẳng hàng và hợp lý để cơng nhân quản lý FIFO. Tại đầu mỗi kệ hàng, cơng ty cho bố trí bảng lớn ghi số lơ của các loại vật liệu. Điều này giúp dễ dàng kiểm tra thơng tin hàng hĩa, tránh sai sĩt. Bên cạnh đĩ, kho cũng đƣợc trang bị thêm máy in phục vụ cơng tác in tem dán, máy vi tính xử lý số liệu trên hệ thống, máy scan ghi lại dữ liệu & máy chụp dùng ghi hình hàng hĩa.
2.3.4. Hoạt động phân ph i
Phân phối liên quan đến việc vận chuyển hàng hĩa, sản phẩm từ nhà sản xuất đến khách hàng. Quá trình phân phối hiệu quả giúp tạo đƣợc uy tín cho khách hàng. Với đặc điểm là một cơng ty sản xuất linh kiện, nên kênh phân phối hàng hĩa chỉ liên quan đến B2B (Business to Business). Cơng ty cĩ 2 nhĩm khách hàng là nội địa và nƣớc ngồi nên cần phải cĩ 2 kênh hoạt động riêng.
Những khách hàng nƣớc ngồi thƣờng là các chi nhánh của tập đồn itsuba ở các quốc gia khác nhau nhƣ ở Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia, Thái Lan, Mỹ, Châu Âu… do đĩ quy trình nhận hàng của họ sẽ tƣơng đối giống nhau.
Thành phẩm đƣợc nhập vào kho thành phẩm sau khi hồn tất các cơng đoạn sản xuất. Phịng Kinh Doanh hàng tuần đều gửi lịch xuất hàng cho những tuần tiếp theo đến các phịng ban khác. Lịch xuất hàng liệt kê những lơ hàng sắp xuất, ngày xuất hàng ra kho, khách hàng, chi tiết từng mặt hàng. Bộ phận kho thành phẩm thuộc phịng Kế Hoạch Sản Xuất lên kế hoạch đĩng gĩi hàng hĩa theo thùng, kiện, dán tem nhãn, phù hợp với số lƣợng trong lịch xuất hàng. Sau đĩ thơng báo chi tiết