Nhân viên thu mua thuộc phịng Kinh Doanh sẽ dựa vào các yêu cầu kỹ thuật của từng loại vật liệu để tìm kiếm những đối tác mới. Sau khi cĩ các bƣớc giới thiệu hoạt động của hai cơng ty, nhân viên thu mua sẽ tiến hành gửi bản vẽ chi tiết và các yêu cầu cần thiết. Nhà cung cấp sẽ sản xuất thử mẫu và gửi đến cho Mitsuba. Mẫu này sẽ đƣợc phịng Quản Lý Chất Lƣợng đánh giá và đƣa ra kết quả. Nếu kết quả đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhân viên thu mua sẽ tiến hành xúc tiến mua hàng từ nhà cung cấp này. Hai bên sẽ tiến hành đàm phán lại về giá mua, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn, hợp đồng nguyên tắc… ỗi nhà cung cấp sẽ đƣợc cấp một mã số để quản lý trong hệ thống ERP. Những thơng tin cơ bản nhƣ địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng… cũng đƣợc thu thập và cập nhật vào hệ thống.
Quá trình tìm kiếm nhà cung cấp cĩ thể thơng qua giới thiệu từ đối tác, tự chào mời, Internet hoặc báo chí. Nhiều nhà cung cấp hiện tại là các đối tác sẵn cho của tập đồn itsuba ở Nhật, nên khi họ xây dựng nhà máy ở Việt Nam, họ trở thành nhà cung cấp của cơng ty một cách nhanh chĩng. Hiện tại, cơng ty chƣa cĩ một tiêu chuẩn cụ thể để sàng lọc nhà cung cấp, mà vẫn chủ yếu đánh giá dựa vào chất lƣợng sản phẩm mẫu.
Do cơng ty chƣa cĩ phịng Thu ua riêng biệt, nhiệm vụ tìm kiếm nguyên vật liêu mới, nhà cung cấp mới chƣa đƣợc hiệu quả. Bộ phận Thu Mua hiện tại vẫn chú trọng xử lý các cơng việc liên quan đến kế hoạch đặt hàng, theo dõi giao hàng. Trong khi đĩ, nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng đặt hàng cĩ thể chuyển giao cho phịng Kế Hoạch Sản Xuất.
Nhân viên phụ trách cơng việc thu mua ít hiểu biết về kỹ thuật nên chƣa phát huy nhiều vai trị, trách nhiệm trong cơng việc. Nhiệm vụ đánh giá đặc tính của nguyên vật liệu chuyển giao cho phịng Quản Lý Chất lƣợng đảm nhiệm. Chính vì vậy, quá trình tìm kiếm nguyên vật liệu mới hoặc tìm nguồn vật liệu khác mất khá
nhiều thời gian. Nhân viên thu mua vẫn cịn thiếu những kỹ năng về phân tính báo giá, đánh giá các thành phần trong báo giá, đàm phán với nhà cung cấp giảm giá theo từng phần. Đa số những kỹ năng thu thập đƣợc là do quá trình làm việc, chƣa đƣợc đào tạo bài bản theo chƣơng trình.
Xác định nhu cầu v át đơ
Để quản lý xuyên suốt hoạt động của cơng ty, trong đĩ cĩ hoạt động quản lý đơn hàng, cơng ty sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resources Planning). Sản phẩm cốt lõi đang áp dụng lại cơng ty cĩ tên gọi là R/3 – một sản phẩm của tập đồn S P, chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Cơng ty bắt đầu triển khai sử dụng từ tháng 1/2012, dƣới sự quản lý chung của cơng ty mẹ ở Nhật Bản.
Khi thực hiện quá trình tính tốn số liệu đặt hàng, hệ thống ERP căn cứ trên những dữ liệu cần thiết và thơng số cần thiết để thực hiện quá trình MRP. Những thơng số quan trọng cĩ thể liệt kể ra: số đặt hàng và dự báo của khách hàng, bảng định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill Of Material), thời gian sản xuất mỗi cơng đoạn, lịch sản xuất của cơng ty, tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho thành phẩm, số đơn hàng vật liệu đã phát hành.
Bảng thống kê đặt hàng của khách hàng do nhân viên kinh doanh lập, sau đĩ nhân viên kinh doanh sẽ nhập vào trong hệ thống ERP, đồng thời nhân viên kinh doanh gửi số liệu này cho phịng Kế Hoạch Sản Xuất (PC) & phịng Sản Xuất (PD).
Sau khi nhận đƣợc số lƣợng đặt hàng và forecast của khách hàng từ bộ phận Kinh Doanh (SA), vào cuối mỗi tháng nhân viên PC sẽ nhập kế hoạch sản xuất cho tháng sau và kế hoạch sản xuất dự kiến 3 tháng kế tiếp vào hệ thống, ngồi ra từ ngày PC nhập kế hoạch này đến kỳ nhập sau nếu cĩ sự thay đổi số lƣợng đƣợc thơng báo từ SA thì PC sẽ cập nhật lại kế hoạch sản xuất dự kiến cho tháng đĩ.
Quá trình hoạch định nguyên vật liệu (MRP) giúp tính tốn những yêu cầu cần thiết của thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu và thời gian sản xuất hoặc mua về. Từ yêu cầu đặt hàng và dự báo để tính đƣợc thời điểm phải cĩ thành phẩm, số lƣợng cần cĩ. Hệ thống tiếp tục tính tốn thời điểm cần cĩ của bán thành phẩm và vật liệu dựa vào BO . Sau khi cân đối tồn kho, những yêu cầu mua hàng tự động xuất hiện cho từng mã vật liệu (PurReq – Purchase Requisition). Nhân viên mua hàng tiến hành kiểm tra những yêu cầu này để phát hành đơn hàng đặt thêm, hoặc đơn hàng thơng thƣờng. Những yêu cầu nào cần thiết phát hành thì sẽ đƣợc đƣa vào danh sách phát hành trong hệ thống. Sau đĩ, nhân viên mua hàng xuất đơn hàng từ hệ thống, kiểm tra lại chi tiết trên đơn hàng: mã vật liệu, số lƣợng, ngày giao hàng, điều kiện thanh tốn… và tiến hành gửi bằng email hoặc fax đến cho nhà cung cấp. Đơn hàng thƣờng phát hành vào ngày 5, 10, 15 và 25 hàng tháng, tùy thuộc vào lịch làm việc của cơng ty. Nhà cung cấp căn cứ trên đơn hàng để gửi lại kế hoạch giao hàng cụ thể. Nhân viên mua hàng xem xét kế hoạch giao hàng và thơng báo cho bộ phận kho thuộc phịng Kế Hoạch Xuất Sản theo dõi nhận hàng.
Quản lý tỷ lệ tồn kho an tồn:
Tùy thuộc vào đặc thù của nguyên vật liệu và nhà cung cấp, nhân viên thu mua sẽ quy định một mức tồn kho nhất định. Vật liệu mua từ nhà cung cấp nƣớc ngồi cĩ mức tồn kho 1 tháng theo nhu cầu sản xuất bình quân của 1 tháng. Vật liệu mua từ nhà cung cấp nội địa cĩ mức tồn kho từ 7 đến 15 ngày sản xuất. Nhu cầu sản xuất bình quân đƣợc tính bằng bình quân nhu cầu của 3 tháng tiếp theo kể từ tháng hiện tại. Nhu cầu của 3 tháng tiếp theo căn cứ theo số dự báo đặt hàng của khách hàng. Số lƣợng tồn kho đƣợc tính bằng cơng thức dƣới đây:
Số lƣợng tồn kho an tồn = nhu cầu sản xuất 1 tháng x số ngày tồn kho/30 ngày
Sau khi tính tốn ra đƣợc số lƣợng tồn kho an tồn cụ thể cho từng mã vật liệu trên dữ liệu Excel, nhân viên thu mua sẽ cài đặt con số này vào hệ thống ERP. hi tính tốn quá trình đặt hàng, tồn kho hiện tại sẽ trừ đi một lƣợng tƣơng ứng với con số an tồn. Do đĩ, những yêu cầu mua hàng sẽ xuất hiện sớm hơn với thực tế thiếu hàng, đảm bảo một khoảng thời gian an tồn cho vật liệu về. Việc thực hiện cài đặt tồn kho an tồn chỉ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm làm việc của nhân viên thu mua, chứ chƣa cĩ quá trình phân tích dựa trên các số liệu tài chính.
Hiện tại về quy trình phát hành đơn hàng cho nhà cung cấp đã tiến hành một cách bài bản, theo quy trình giống nhƣ các cơng ty khác trong tập đồn. Nếu các nhà cung cấp tuân thủ đúng tiến độ giao hàng, chất lƣợng sản phẩm khi giao, đầu vào của chuỗi cung ứng sẽ hoạt động liên tục, khơng bị gián đoạn. Hệ thống ERP cập nhật tiến độ giao hàng liên tục, giúp theo dõi quá trình hoạt động của nhà cung cấp. Bộ phận kho vật liệu phối hợp với bộ phận thu mua theo dõi tồn kho vật liệu, cĩ những bƣớc điều chỉnh kịp thời.
2.3.1.3. Theo dõi giao hàng
Để theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung cấp, nhân viên thu mua cĩ thể theo dõi trực tiếp trên hệ thống hoặc qua bảng dữ liệu Excel thống kê đơn hàng.
Nếu nhà cung cấp chƣa giao hàng, nhân viên thu mua sẽ gọi điện thoại trực tiếp, hoặc gửi email đến để kiểm tra lại thơng tin, đơn đốc tiến độ, xác nhận lại kế hoạch.
Bảng 2.3 Thống kê kết quả giao hàng của nhà cung cấp từ 2010 – 2012
2010 2011 2012 Tiêu chí Số đơn hàng Tỷ lệ (%) Số đơn hàng Tỷ lệ (%) Số đơn hàng Tỷ lệ (%) Tổng số đơn hàng 1375 100% 2718 100% 1815 100% Số đơn hàng giao hàng đúng tiến độ 1250 90.91% 2513 92.46% 1669 91.96% Số đơn hàng giao hàng trễ 125 9.09% 205 7.54% 146 8.04%
(Nguồn: Phịng kinh doanh của cơng ty)
Qua bảng dữ liệu thống kê tình hình hoạt động giao hàng của nhà cung cấp trong 3 năm trở lại đây, vẫn cịn nhiều đơn hàng bị giao trễ so với yêu cầu đặt ra. Nhiều nhà cung cấp vẫn chƣa cải tiến đƣợc vấn đề giao trễ đơn hàng so với yêu cầu. Những nguyên nhân chính của việc giao hàng trễ cĩ thể liệt kê nhƣ chi biết bên dƣới.
Năng lực của nhà cung cấp:
Khi cĩ vấn đề trở ngại xảy ra với nhà cung cấp, với chất lƣợng nguyên vật liệu, giá cả… cơng ty vẫn phải đặt hàng tại các nhà cung cấp này, khơng thể thay đổi ngay sang nhà cung cấp khác và chấp nhận rủi ro về mình. Sở dĩ cĩ điều này do: Một số nguyên vật liệu đƣợc cung cấp bởi 1 nhà cung cấp cĩ đăng ký bản quyền thiết kế, hoặc cơng nghệ độc quyền, khơng thể lấy mẫu của nhà cung cấp này chuyển sang cho nhà cung cấp khác sản xuất.
Ngay từ giai đoạn phát triển mẫu mã ban đầu chỉ lựa chọn đƣợc 1 nhà cung cấp, nếu thay đổi ngay sẽ phải mất thời gian đi tìm nhà cung cấp mới cĩ thể cung cấp chất lƣợng nguyên vật liệu đĩ.
Thời gian phát triển nguyên vật liệu khoảng vài tháng mà sự cố thƣờng phát sinh trong giai đoạn sản xuất hàng loạt cho nên nếu thay đổi nhà cung cấp sẽ khơng bảo đảm tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng.
Một số nhà cung cấp cĩ mối quan hệ lâu năm với cơng ty tuy nhiên chất lƣợng sản phẩm khơng đáp ứng đƣợc yêu cầu. Sản phẩm vẫn thƣờng phát sinh lỗi do máy mĩc, dây chuyền sản xuất khơng ổn định. Tuy nhiên, giá chào bán của các nhà cung cấp này thƣờng chào thấp hơn các cơng ty khác nên vẫn đƣợc ƣu tiên chọn lựa.
Chất lƣợng nguyên vật liệu:
Nhiều nhà cung cấp hiện tại kiểm sốt chất lƣợng sản phẩm chƣa đƣợc tốt. Trong giai đoạn phát triển mẫu mã ban đầu cĩ thể rất tốt do mẫu đƣợc sản xuất số lƣợng nhỏ nên nhà cung cấp cĩ thể kiểm sốt đƣợc chất lƣợng nhƣng khi vào trong sản xuất hàng loạt thì khơng đƣợc tốt nhƣ ban đầu do khơng kiểm sốt đƣợc chất lƣợng. Cũng vậy những nhà cung cấp mới thơng thƣờng chất lƣợng của nguyên vật liệu trong sản xuất hàng loạt chƣa ổn định.
Thơng tin về chất lƣợng hàng loạt do phịng Quản Lý Chất Lƣợng kiểm sốt, cịn bộ phận Thu Mua thì khơng theo dõi cho nên vẫn tiếp tục phát triển mẫu mã ở những chủ hàng mới này nếu thấy giá và điều kiện thanh tốn hợp lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc tìm kiếm, đánh giá nguồn cung cấp khơng tốt tất yếu dẫn đến chất lƣợng hàng hĩa khơng đạt yêu cầu. Cần phải đáp ứng kế hoạch sản xuất đã sắp xếp và ngày giao hàng đã xác nhận với khách hàng trong khi chỉ phát triển nguyên vật liệu tại 1 nguồn cung cấp trong khi nguyên vật liệu này lại khơng đạt chất lƣợng hoặc dịch vụ của nhà cung cấp khơng tốt. Bộ phận Quản Lý Chất Lƣợng khơng cịn lựa chọn nào khác là vẫn phải theo dõi chặt chẽ nhà cung cấp này để bảo đảm tiến độ sản xuất và đơi khi phải chấp nhận đặc biệt đối với nhà sản xuất đĩ.
Tất cả các nguyên vật liệu về kho đều phải qua giám định chất lƣợng nhƣng một số loại nguyên vật liệu itsuba chƣa cĩ tiêu chuẩn riêng cho mình về chất lƣợng nguyên vật liệu, chỉ dựa vào tiêu chuẩn của khách hàng hoặc nhà cung cấp, kiểm tra một số tiêu chuẩn tối thiểu. Một số loại vật liệu khơng cĩ máy mĩc để đo đƣợc theo yêu cầu nên chấp nhận kế quả đo đạt của nhà cung cấp. Do đĩ nguyên vật liệu chỉ đƣợc kiểm tra một số chỉ tiêu đơn giản, một số chỉ tiêu cần phải dùng thiết bị chuyên ngành thì phải chuyển đến phịng các phịng thí nghiệm để kiểm tra. Trong khi đĩ nguyên vật liệu rất nhiều, chi phí kiểm nghiệm cao cho nên thơng thƣờng dựa trên kinh nghiệm của ngƣời kiểm, nếu cảm thấy khơng an tồn về kết quả thì chuyển mẫu nguyên vật liệu đĩ tới phịng thí nghiệm.
Quản lý giao hàng chƣa chặt chẽ:
Đơn hàng phát hành với chi tiết rất cụ thể về ngày giao hàng, số lƣợng giao hàng. Sau đĩ đƣợc gửi cho nhà cung cấp theo thời gian cụ thể trong tháng. Nhà cung cấp kiểm tra đơn hàng và gửi lại thơng tin điều chỉnh về lịch giao hàng. Tuy nhiên, thơng tin về ngày giao hàng khơng đƣợc cập nhật vào hệ thống dẫn đến mỗi khi nhân viên kế hoạch cần thơng tin về nguyên vật liệu phải đi hỏi nhân viên thu mua.
Một số nhà cung cấp khi nhận đơn hàng, ký xác nhận giao hàng theo đúng lịch. Nhƣng đến ngày giao hàng họ khơng đáp ứng đủ số lƣợng hoặc tự ý điều chỉnh ngày giao mà khơng cĩ thơng báo. Nhân viên thu mua theo dõi nhà cung cấp khơng chặt chẽ nên ngày giao hàng của nguyên vật liệu bị trễ hơn những gì nhà cung cấp đã cam kết gây ảnh hƣởng tới tiến độ sản xuất. Khi xảy ra thiếu vật liệu trên dây chuyền, nhân viên thu mua mới nhận đƣợc thơng báo thiếu và phải hối thúc nhà cung cấp giao hàng gấp.
Khi nhà cung cấp giao hàng trễ, dẫn đến một số quy trình kiểm tra khơng thực hiện theo quy định. Ví dụ nhƣ khơng kiểm tra trƣớc nguyên vật liệu mà cho xuất hàng trực tiếp ra line để sản xuất. Quá trình kiểm tra tiến hành song song với việc sản xuất trên dây chuyền.
Hiện tại cơng ty cĩ thực hiện việc đánh giá tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhƣng quá trình thực hiện cịn chặt chẽ. Thƣờng sau một khoảng thời thì kết quả đánh giá mới đƣợc hồn thành. Kết quả này khơng đƣợc gửi cho nhà cung cấp, nên khơng cĩ yêu cầu nhà cung cấp khắc phục. Nhân viên thu mua chỉ tập trung vào giải quyết các sự cố giao hàng trƣớc mắt, khi gặp vấn đề cụ thể.
2.3.1.4. Kiểm tra nhận hàng và nhập kho
[Nguồn: Phịng kế hoạch sản xuất của cơng ty]
Hình 2.5 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại cơng ty
Đơn hàng sau khi gửi cho nhà cung cấp, họ sẽ căn cứ theo yêu cầu sắp xếp gửi hàng đến cơng ty theo ngày yêu cầu. Nhà cung cấp nội địa khi giao hàng cần phải cĩ phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho, trên đĩ thể hiện đầy đủ chi tiết: mặt hàng giao, số lƣợng giao, số đơn hàng theo đơn hàng của Mitsuba. Nhà cung cấp nƣớc khi giao hàng sẽ chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: hĩa đơn (Invoice), chi tiết đĩng gĩi (Packing List), kết quả đánh giá hàng hĩa, vận đơn. Trên hĩa đơn cũng thể
Nguyên vật liệu vào
Kiểm tra nhận hàng
Đĩng mộc dấu ngày nhập kho Sắp xếp hàng hĩa theo FIFO Nhập dữ liệu vào hệ thống & Excel
Lập biên bản chờ xử lý
Đạt yêu cầu
hơng đạt yêu cầu
hiện tên hàng, số lƣợng giao, số đơn hàng. hi hàng hĩa đến kho của Mitsuba, nhân viên kho tiến hành kiểm tra hàng hĩa, nhập số lƣợng thực tế nhận vào hệ thống ERP. Hệ thống ghi số lƣợng nhập kho, cập nhật tồn kho từ thời điểm nhận, đồng thời chuyển giá trị của lơ hàng vào hạng mục kiểm tra để chờ thanh tốn.
2.3.1.5. Thanh tốn
Hầu hết việc thanh tốn cho nhà cung cấp của itsuba đều áp dụng bằng phƣơng pháp chuyển tiền T/T. Thời gian thanh tốn thƣờng là 30 ngày đối với nhà cung cấp nội địa, 45 hoặc 60 hoặc 90 ngày đối với nhà cung cấp nƣớc ngồi, tùy thuộc vào điều kiện thỏa thuận trên báo giá. Sau khi vật liệu đã đƣợc nhập kho, bộ